Cómo implementar software CMMS con éxito: guía paso a paso probada

Ha decidido obtener software CMMS para más tiempo de actividad y mejor seguimiento. Pero como nunca ha implementado uno antes, el proceso puede parecer intimidante. La buena noticia es que el equipo de Hippo ha completado muchas implementaciones exitosas de CMMS. Estamos aquí para ayudar. Aquí le explicamos cómo.

Cuando se trata de implementación de software CMMS, no hay garantías. De hecho, algunos estiman que la tasa de fracaso en todas las industrias es tan alta como el 80%.

¿Qué pasos puede tomar para asegurar el éxito?

Según la especialista en implementación de Hippo, Carla Prentice, cómo piensa sobre sus datos es tan importante como qué hace con ellos.

Antes de incluso comenzar su implementación CMMS, cambie cómo piensa sobre los datos

Aquí hay algunos pasos importantes que puede tomar incluso antes de comprometerse completamente a obtener un CMMS:

1. Comience a tratar los datos como valiosos.
2. Desarrolle procesos para mantenerlos seguros
3. Intente aprovecharlos para una mejor toma de decisiones.

No importa si es una gran operación o un pequeño empresario que hace malabares con múltiples roles; siempre puede comenzar con lo básico. Rastree todos esos viejos manuales O&M en papel, planos y garantías. Aunque todavía pueda estar trabajando con órdenes de trabajo basadas en papel o hojas de cálculo, que pueden ser lentas y propensas a errores, intente conservar la mayor cantidad posible de sus datos. Mantenga su papeleo en un solo lugar y haga copias de seguridad de esos archivos informáticos. Luego revise sus órdenes de trabajo a demanda, buscando tendencias. Por ejemplo, si el fregadero del baño del tercer piso tiene una fuga cada tres meses, intente programar un PM para revisarlo cada dos meses y medio.

Trabajar con estos métodos más antiguos es frustrante, pero ayuda a todos a entender el papel de los datos y apreciar lo que pueden ofrecer.

Una vez que esté listo para implementar un CMMS, todo se trata de planificar con anticipación y hacer las cosas en el orden correcto.

Construya el equipo de implementación de software CMMS adecuado

Independientemente del tamaño de su organización, necesita involucrar a las personas correctas en la configuración de la base de datos del CMMS.

Después de trabajar en muchos proyectos, Carla ahora siempre anima a las organizaciones a pensar en formas de crear y fomentar la aceptación, el apoyo interno para el proyecto. Pregúntese:

• ¿Quién necesita apoyar el proyecto para que sea un éxito?
• ¿Quién va a ser el más difícil de convencer?
• ¿Cómo puedo demostrar el valor del proyecto para ellos?

Para esa última pregunta, intente adaptar su argumento. Al hablar con técnicos, céntrese en cómo un buen CMMS hace la vida menos estresante. Cuando puede planificar el trabajo con anticipación, hay menos sorpresas porque está encontrando y solucionando pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. Pero con otras personas en la organización, podría explicar cómo el software le ayuda a rastrear el gasto, que siempre es el primer paso para reducir costos.

En la experiencia de Carla, los técnicos senior rara vez necesitan convencimiento. El mito del «veterano» que rechaza la tecnología y se niega a cambiar es solo eso, un mito. De hecho, los técnicos senior a menudo son los mejores puntos de contacto entre Hippo y la organización. Saben todo sobre la instalación y están entusiasmados con la estandarización y optimización de flujos de trabajo.

Sobre todo, el equipo necesita tener un sentido de propiedad tanto de la implementación como de la base de datos final del CMMS. Porque son ellos quienes eventualmente la usan más, necesitan asegurarse de que refleje sus flujos de trabajo y objetivos.

Y es en el siguiente paso donde logran que eso suceda.

Decida cómo va a organizar los datos en el software CMMS

A Carla le encanta jugar juegos de computadora donde construyes mundos virtuales. Cuando trabaja con equipos para configurar bases de datos, quiere que imaginen que están jugando junto a ella. «Les pido que imaginen cómo van a organizar todo. ¿Cuál es la base? ¿Cómo se sostiene todo junto?».

Diseñe una arquitectura de información con una jerarquía clara

Vale la pena definir primero esos términos. Arquitectura de información simplemente significa cómo organiza sus datos. Jerarquía de información es cómo trata algunos datos como más importantes.

Imagine que ha decidido limpiar el garaje. Ahora, ¿cuál es el mejor lugar para poner la cortadora de césped? Debe ir junto a la puerta trasera porque entonces es fácil empujarla al patio trasero. ¿Qué pasa con el gato de repuesto? Rara vez lo usa, así que puede ir al fondo de un estante bajo. Ahora está seguro y fuera del camino. Para cada artículo, encuentra un lugar que coincida con cómo lo usa.

Básicamente es lo mismo para sus datos. Necesita encontrar formas de organizarlos que coincidan con cómo los usa. Según Carla, muchas personas toman estas decisiones basadas en su industria. Por ejemplo, los fabricantes se centran en activos y equipos. Los hoteles, sin embargo, prefieren una arquitectura basada más en la ubicación.

Carla anima al equipo a caminar por la instalación y pensar en cómo van a organizar sus datos. ¿Por habitación? ¿Por departamento? Dentro de una habitación, ¿van a dividir los activos en líneas de producción? ¿Deberían subdividir cada línea de producción en piezas de equipo discretas? Estas son decisiones importantes porque cómo organiza los datos afecta cómo rastrea sus programas de mantenimiento.

Asigne un nombre a todo lo que necesita mantener y rastrear

Como los nombres son una gran parte de la arquitectura, a Carla le gusta empezar a hablar de ellos temprano en el proceso. «Podemos usar IDs de activos y números de serie, pero también necesita pensar en términos del usuario final. ¿Cómo van a saber que están trabajando en el equipo correcto?».

Quiere que el equipo de implementación dé el salto de hablar sobre «la habitación con tres calderas» a «Caldera Uno, Caldera Dos y Caldera Tres». Parece muy básico, y lo es. Pero también es crítico. Si quiere rastrear sus activos con precisión, necesita formas de hablar sobre ellos con precisión.

Piénselo así: ¿Cuál es lo primero que aprende un médico en la facultad de medicina? Los nombres de todas las partes del cuerpo.

Carla tiene muchas ideas sobre lo que puede hacer para tener éxito. También tiene consejos sobre cómo evitar algunos obstáculos comunes.

Dése una cantidad razonable de tiempo para terminar la implementación del CMMS

Cuánto tiempo toma depende de muchos factores, incluyendo:

• Industria
• Calidad de los datos existentes
• Número de activos y equipos
• Tamaño del equipo de implementación

También depende de la edad del equipo. Si tiene una instalación más nueva con equipos modernos, es más fácil rastrear IDs de activos y números de serie. Y a menudo, puede descargar o solicitar manuales digitales y esquemas directamente del sitio web del fabricante. Pero con equipos más antiguos, alguien podría tener que ir copiando nombres de placas de identificación rayadas.

El tamaño y número de instalaciones también juega un papel. Carla da ejemplos en ambos extremos del espectro: una operación de fabricación pequeña a escala de una habitación vs. una comunidad cerrada con muchos edificios distribuidos en múltiples ubicaciones.

La clave no es apresurarse y planificar de manera realista. Una de las formas importantes en que Carla ayuda a los equipos de implementación es trabajando con ellos para establecer cronogramas razonables y hitos alcanzables.

Desarrolle programas de mantenimiento preventivo y otros después de tener sus datos en su lugar

A veces, las organizaciones tienen un plan de mantenimiento preventivo existente que quieren usar como base para su base de datos CMMS. El problema es que intentan moverse en la dirección equivocada.

Primero, necesita tener sus activos, equipos e inventario configurados en la base de datos. Necesita tener todo nombrado y organizado. Luego puede comenzar a configurar inspecciones y tareas programadas.

No puede programar un PM para inspeccionar un activo si ese activo no tiene un nombre en el sistema. No hay forma de incluir las piezas y materiales asociados del PM si no ha agregado el inventario a la base de datos.

Puede pensar en un programa de mantenimiento preventivo como el techo de la casa que está construyendo. No es posible hacer el techo primero.

Próximos pasos

Algunas organizaciones eligen hacer gran parte del trabajo ellas mismas. Los especialistas en implementación de Hippo las guían a través del proceso, pero la organización hace el trabajo pesado cuando se trata de recopilar los datos. Por ejemplo, Carla puede enseñar rápidamente a cualquiera cómo subir imágenes para que cada registro contenga una foto de su activo asociado. Pero depende de alguien en la organización ir al activo, tomar esa foto y subirla.

Para otras organizaciones, tiene mucho más sentido traer auditores profesionales in situ, y Hippo también ofrece esa opción. Pero la única forma de saber qué opción funciona mejor para su situación específica es contactar y conectar.

Cuanto más sepamos sobre sus desafíos y objetivos, más podremos ayudar.