Dominando la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos: 5 Pasos Comprobados para una Implementación Fluida

El interés en software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) está aumentando tras las disrupciones sin precedentes del año pasado, que expusieron lo crítico que es el acceso en tiempo real a datos contractuales para responder eficazmente a riesgos y oportunidades emergentes.

Según una encuesta reciente de Forrester, "CLM ha pasado universalmente de ser un 'bueno tener' a un 'crítico tener' en un mundo post-COVID". Esto no es sorprendente, considerando estimaciones de World Commerce & Contracting que la gestión ineficiente de contratos cuesta a las empresas más del 9% de los ingresos anuales totales.

Los contratos son la base de cada relación comercial. Un sistema efectivo de gestión de contratos puede ayudar a las empresas a reducir costos y acelerar el tiempo de comercialización, todo mientras asegura cumplimiento y minimiza riesgo. Sin embargo, como con toda tecnología, hay decisiones clave que determinarán el valor que una organización obtiene al implementar un sistema CLM.

A continuación, cinco pasos que una empresa debe tomar para asegurar una implementación exitosa de CLM.

1. Establece los Cimientos

A menudo se dice que "no planificar es planificar fallar". Cualquier implementación tecnológica exitosa comienza con planificación cuidadosa y una comprensión clara del impacto que la nueva solución tendrá en el negocio. Debido a que los contratos representan múltiples partes interesadas en geografías, desde adquisiciones y ventas hasta legal y TI, una organización necesita ser cuidadosa sobre quién se incluye en la selección, implementación y proceso de escalado de CLM. Cada división dentro de la organización tiene una perspectiva diferente sobre CLM. Cuanto más buy-in tenga una organización inicialmente en el proceso, más probable es que invierta en la elección correcta y más fácil será escalar futuras capacidades de gestión de contratos a medida que la empresa crece y las necesidades del negocio evolucionan.

Las empresas también necesitan entender los procesos contractuales actuales para anticipar cómo un sistema CLM impactará los flujos de trabajo antes de invertir en él. Evaluar la contratación en toda la organización ayudará a descubrir flujos de trabajo de contratación ineficientes que un sistema CLM puede resolver rápidamente. Por el contrario, también revela áreas donde los procesos de contratación son altamente complejos o de bajo volumen. Es aconsejable esperar hasta que la solución se escale para abordar estas áreas.

Las organizaciones pueden entonces comenzar a definir cómo se ve el éxito y establecer metas para mejoras que las partes interesadas quieren ver. Establecer puntos de referencia de indicadores clave de rendimiento (KPIs) como tiempo de respuesta contractual, y reportar mejoras en áreas clave de gestión de contratos, ayuda a construir confianza en el sistema. Además, crear puertas de etapa realistas con hitos discretos para el viaje de CLM ayuda a mantener a los equipos de implementación en camino, y asegura que todas las partes estén alineadas con el progreso.

2. Selecciona la Tecnología Adecuada

Como con cualquier compra de tecnología, las organizaciones deberían considerar un sistema CLM una inversión. Eso significa que debería ofrecer capacidades que aborden las necesidades inmediatas de una empresa, mientras también incluye tecnologías avanzadas como inteligencia artificial y blockchain para asegurar que el sistema pueda abordar el crecimiento y requisitos futuros de la empresa.

Pero es más que solo la tecnología en sí; las organizaciones deberían buscar un proveedor de CLM que pueda servir como asesor de confianza y socio. Incluso el mejor software sirve de poco valor si es demasiado difícil de usar, o no entrega los resultados necesarios para asegurar la confianza de las partes interesadas. Elegir un socio de CLM experimentado con un historial comprobado de implementaciones rápidas y exitosas puede ayudar a las empresas a lograr un retorno de inversión rápido.

La contratación es la última frontera que las organizaciones están abordando en su viaje de transformación digital. Como tal, es vital para las empresas evaluar y buscar un proveedor de CLM que continúe invirtiendo en su oferta, y que estas tecnologías se integren sin problemas con los sistemas empresariales existentes en toda la organización para optimizar operaciones y acelerar el negocio.

3. Invierte en Capacitación

No importa qué tan avanzada sea una herramienta tecnológica, o qué tan revolucionario será su impacto en el negocio, si nadie la usa. Esto debe permanecer al frente de la mente cuando las empresas comiencen a implementar un nuevo sistema CLM. Afortunadamente, hay numerosas opciones para capacitar al personal de manera efectiva y eficiente.

Primero y ante todo está el proveedor de CLM. Expertos en la funcionalidad de sus productos están mejor equipados para ofrecer a los usuarios la capacitación presencial y guías de usuario necesarias que asegurarán una adopción fluida. Busca un socio tecnológico que ofrezca programas de "entrenar al entrenador" que ayuden a preparar empleados selectos en áreas de función central con conocimiento profundo del producto. Estos "super usuarios" pueden ayudar a compañeros a obtener el máximo de la tecnología. Además, si se usa un socio de servicios para la implementación, confía en sus capacitadores certificados para ayudar a poner al equipo en marcha.

Adicionalmente, las herramientas de adopción digital que proporcionan orientación contextualizada y personalizada dentro de la aplicación están ganando popularidad con empresas que buscan acelerar la capacitación y mejorar la incorporación y productividad del usuario final. Los empleados pueden aprender el software mientras completan tareas diarias únicas para sus diversos roles en la organización.

4. Implementa una Estrategia de Dos Puntas

El tiempo es todo cuando se trata de implementar tecnología en toda la organización. Asegúrate de que no haya otras implementaciones tecnológicas ocurriendo en otras partes de la organización que puedan distraer a los empleados de aprender el sistema CLM, que también puede incluir nuevos flujos de trabajo.

Por lo tanto, comenzar un lanzamiento de funciones de contratación simples a través del negocio permite a los empleados familiarizarse con el nuevo sistema sin ser abrumados por características y funciones complejas desde el principio. Esta implementación simplificada ayudará a construir confianza y buy-in entre partes interesadas y empleados por igual.

Simultáneamente, para esos selectos "super usuarios" identificados antes en el proceso de implementación, comparte las capacidades completas, ya que esto ayuda a crear un equipo central de campeones de CLM que pueden evangelizar el sistema a otros. También sirven como expertos internos del sistema que pueden ayudar a asegurar la adopción e identificar oportunidades de mejora.

5. Reporta tu Éxito

Una vez que la implementación se ha lanzado, es vital ver cómo la organización está rindiendo contra sus metas. Ya sea que una empresa elija comenzar con un proyecto donde pueda asegurar una victoria rápida, o decida abordar un problema que fue problemático en toda la organización, demostrar progreso incremental ayudará a generar impulso para el sistema CLM.

Por ejemplo, una empresa multinacional de servicios de TI implementó CLM para ayudar a mejorar la forma en que los compromisos contractuales se capturan y monitorean para optimizar la línea de base. La empresa ha mejorado el cumplimiento contractual al agilizar y automatizar la gestión de compromisos de acuerdos de nivel de servicio y declaraciones de trabajo. Como resultado, la empresa ha reducido su tiempo de ciclo contractual previo de dos semanas en un 50% a 60%, permitiéndole acelerar el tiempo de comercialización.

Sea cual sea la meta, las organizaciones deberían trabajar con su proveedor de CLM no solo para establecer puntos de referencia de los KPIs iniciales identificados en el proceso de planificación, sino también crear reportes a 30, 60 y 90 días para documentar cómo estos KPIs han cambiado desde que se implementó el sistema. A medida que esos puntos de referencia evolucionen, es imperativo continuar mostrando el éxito de la implementación, para que las partes interesadas continúen viendo el valor de la inversión.

Para empresas considerando un sistema CLM como parte de su viaje de transformación digital, el momento es ahora. Gartner estima que las negociaciones contractuales se volverán 30% más rápidas para 2023 debido a avances en tecnología de gestión de contratos.

Si bien implementar nueva tecnología puede ser desalentador, el valor que una organización obtiene depende de cinco cosas clave:

• Planificación cuidadosa para asegurar que todas las partes interesadas estén involucradas y el éxito sea medible,
• Elegir el socio tecnológico adecuado,
• Invertir en capacitación y cultivar campeones internos,
• Un enfoque de dos puntas para la implementación, y
• Una forma clara de reportar rendimiento contra KPIs.

Es importante recordar ser realista sobre tiempos y expectativas al implementar un sistema CLM. Si una empresa sigue estos pasos centrales, podrá demostrar valor temprano para el proyecto y asegurar buy-in de partes interesadas clave que pagará dividendos por años.

Bernadette Bulacan es vicepresidenta y evangelista principal con Icertis.