Maximice el ROI de su CMMS: 5 pasos esenciales para optimizar su programa de mantenimiento

Obtenga el máximo de su programa de mantenimiento

Cuando una organización decide avanzar en la compra de CMMS (sistema computarizado de gestión de mantenimiento) o actualizar uno existente, implica mucha deliberación. Es un hecho establecido que invertir en un CMMS involucra tanto tiempo como dinero. Aquí hay cinco pasos que recomendamos para ayudar a una organización a obtener el mayor retorno de inversión y optimizar el uso del software de mantenimiento preventivo.

Paso uno: Asegure una aceptación fuerte y temprana de gerencia y usuarios

Como cualquier otra herramienta de gestión empresarial, los software CMMS solo pueden hacer su trabajo si la gente los hace parte de sus rutinas diarias. Para mejorar las tasas de adopción, se requiere retroalimentación de usuarios y gerencia sobre lo que se quiere y necesita del sistema. Luego, esa entrada se usa al investigar opciones de software y proveedores. Esto ayudará a asegurar que el sistema CMMS seleccionado sea el mejor ajuste con los flujos de trabajo y prácticas empresariales actuales, así como con las necesidades de quienes lo usarán. Además, una vez que el nuevo sistema esté en marcha, los gerentes de proyecto podrán liderar con el ejemplo y animar a sus compañeros a usar el sistema efectivamente.

Paso dos: Conéctelo a otros sistemas cuando sea posible

Vincular sistemas empresariales ayudará al usuario a tomar mejores decisiones y evitar la molestia de reingresar datos de un sistema a otro. El usuario podrá evitar la tarea innecesaria de entrada duplicada de datos que consume tiempo y es propensa a errores. Al trabajar en un sistema único conectado, los datos se actualizarán automáticamente. Usando este método, el usuario siempre trabajará con los datos más actualizados.

Compartir y comunicar dentro y entre departamentos se vuelve mucho más fácil. Con un programa de mantenimiento integrado, todos tienen acceso a los mismos datos. Ya no es necesario exportar información de un sistema y luego reformatearla antes de compartirla con colegas. Al reducir el tiempo en tareas administrativas, queda tiempo mejor invertido en otras cosas como desarrollo de productos, marketing y crecimiento del negocio. Las ganancias de productividad son un resultado importante del uso de sistemas CMMS.

Paso tres: Establezca expectativas claras e invierta en capacitación

Cuando se compra cualquier programa de mantenimiento, es crucial establecer expectativas de uso desde el inicio. Sin esto, el usuario puede no alcanzar plenamente sus resultados empresariales. Al identificar metas de uso específicas, los miembros del equipo estarán más inclinados a usar el software al máximo y estar satisfechos con los resultados.

Aparte de identificar sus expectativas, también es importante asegurar que el personal sepa usar el sistema con capacitación práctica para lograr estas metas. La capacitación debe orientarse a satisfacer las necesidades únicas de los miembros del equipo o departamento. Tener materiales de capacitación disponibles después de la primera sesión en vivo es un recurso de referencia útil. Dar seguimiento con otra sesión programada seis meses después de que el sistema esté en vivo es una buena idea. La capacitación adicional, una vez que el personal ya está familiarizado con el sistema, es útil porque da a los usuarios oportunidad de resolver nuevas dudas y permite a la gerencia reforzar sus expectativas.

Paso cuatro: Use paneles personalizados para llevar la información más importante al frente

En el entorno acelerado de hoy, tener acceso rápido y fácil a las solicitudes de mantenimiento cruciales es crítico para las operaciones exitosas de la instalación. Aquí es donde entran en juego los paneles de software de gestión de instalaciones. Muchos, incluido el nuestro en Hippo CMMS, ofrecen paneles personalizables que muestran rápidamente datos esenciales. Esto facilita el trabajo de muchas formas, como reducir la necesidad de leer informes extensos y tener acceso listo a órdenes de trabajo, uso de equipos y listas de inventario. Tener este tipo de información a primera vista ahorra tiempo, mientras asegura que las decisiones se basen en los datos más recientes. Con herramientas de gestión empresarial como CMMS, las empresas tendrán la confianza de que las decisiones importantes se basarán en datos precisos y actualizados.

Hippo CMMS lleva los paneles tradicionales a un nivel completamente nuevo. Con ellos, puede:

• Importar manuales de assets, imágenes y otra información para acceso fácil.
• Almacenar mapas de rutas y planos para mejor mantenimiento de flotas
• Crear pantallas personalizadas según las necesidades de su negocio
• Ver resúmenes interactivos de órdenes de trabajo
• Recopilar toda la información de assets y equipos (desde imágenes de modelos hasta etiquetas) en planos interactivos

Estos paneles son ideales para grandes organizaciones multi-instalación en Salud, gobierno, hoteles, restaurantes, retail e industrias educativas.

Paso cinco: Realice revisiones regulares del sistema

Hacer mantenimiento preventivo en el CMMS es un ejercicio importante pero a menudo pasado por alto. Idealmente, programe revisiones rutinarias en el CMMS cada seis meses. Algunas cosas a considerar son:

• ¿Mi software está actualizado?
• ¿Obtengo los informes que necesito?
• ¿Hay otras cosas que podríamos automatizar con el software?

Al ejecutar estas revisiones rutinarias, también es buen momento para evaluar si los usuarios actuales tienen preguntas, o si nuevos empleados necesitan capacitación en el sistema.

Siguiendo estas prácticas de mantenimiento preventivo, estará en buen camino para aprovechar al máximo su CMMS.

Hippo CMMS se esfuerza por ser líder en gestión de mantenimiento simple. Esto se logra desarrollando software fácil de usar, rentable y el mejor soporte para nuestros clientes. Si desea explorar nuestro software líder en la industria, ¡puede probarlo gratis por 30 días!

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