Entendiendo el CMMS: la clave para una gestión de mantenimiento inteligente

En el empuje implacable por obtener el máximo valor de los activos, las organizaciones continúan presionando a sus departamentos de mantenimiento para hacer más con menos. Pero la solución es trabajar de manera más inteligente, no más dura. Y comienza con el software CMMS.

¿Qué es un CMMS?

Como puede usarlo para alcanzar diferentes objetivos, hay diferentes formas de describir el software computarizado de gestión de mantenimiento. En un nivel, es software sofisticado que captura y aprovecha miles de puntos de datos para ofrecer todo, desde una visión general amplia de la operación de una instalación hasta insights exhaustivos en piezas individuales de equipo. En términos de funcionalidad, el software CMMS ofrece a las empresas la capacidad de monitorear niveles de inventario, gestionar órdenes de trabajo, configurar y programar programas de mantenimiento preventivo, y generar rápidamente informes precisos.

Pero en otro nivel, es simplemente la solución que necesitan los gerentes de mantenimiento. Automatizar procesos y optimizar flujos de trabajo hace su vida menos estresante al hacer su jornada laboral más predecible.

¿Cómo funciona un CMMS?

La forma más fácil de entender cómo funciona es mirar primero dos métodos antiguos de gestión de mantenimiento: papel y hojas de cálculo.

Con papel, siempre corre el riesgo de perder datos o corromperlos. Cada vez que garabatea una nueva orden de trabajo, hay una buena probabilidad de que esté incluyendo errores. E incluso si copia todo perfectamente, luego hay una buena probabilidad de que alguien vaya a perder ese papel, su única copia de esos datos críticos.

Con hojas de cálculo, es el problema opuesto. Las posibilidades de copiar y pegar datos malos siguen ahí, pero ahora a menudo tiene demasiadas copias de los mismos datos. ¿Por qué es esto un problema? Porque tan pronto como alguien actualiza la información en una copia, todas las otras copias desconectadas están fuera de sincronía. Al final, todos en el equipo están trabajando desde su propia versión de la verdad. Todos están fuera del circuito, pero nadie se da cuenta.

Las soluciones CMMS modernas resuelven ambos problemas facilitando la captura de datos y luego manteniéndolos seguros, protegidos y buscables. Puede pensar en el CMMS como teniendo dos partes estrechamente conectadas, una base de datos y una interfaz que el departamento de mantenimiento usa para interactuar con la base de datos. Como todos los datos están en un solo lugar, todos están trabajando con la misma información. Y cada vez que alguien en el equipo agrega o actualiza los datos, todos pueden ver los cambios en tiempo real. Finalmente, todos están mantenidos estrechamente en el circuito.

Diferencia entre modelo SaaS y «on-prem»

Un aspecto importante del software moderno de gestión de mantenimiento es cómo se vende; básicamente, no lo compra en absoluto. En su lugar, los proveedores de CMMS usan el modelo de negocio SaaS (software como servicio) donde paga una tarifa de suscripción por acceso al software. Es casi lo mismo que Netflix.

No está comprando películas individuales de Netflix. En su lugar, paga por acceso al catálogo rotativo. Eso significa que no necesita máquinas especiales en casa. Todo lo que necesita es acceso a Internet. Depende de Netflix ocuparse de todos los servidores y software. Para usted, no hay nada que cuidar y nada que actualizar. Y Netflix sigue agregando nuevas películas y características. Mientras su suscripción esté activa, puede ver tantas películas como quiera, pero una vez que termina, pierde el acceso.

Aquí está la parte diferente. Con un proveedor de CMMS, está agregando muchos de sus propios datos al sistema. Si decide terminar la suscripción, esos datos siguen siendo suyos. Puede llevárselos.

Los sistemas antiguos eran on-prem, o locales, lo que significaba que usted era responsable de configurar y ejecutar la infraestructura de TI requerida. Volviendo a la analogía de Netflix, los sistemas antiguos eran como cuando solía comprar DVDs. Dependía de usted conseguir el reproductor, y si se rompía, luego dependía de usted repararlo o reemplazarlo. La desventaja obvia era que la única forma de actualizar era gastando más en más tecnología. Cuando la industria decidió moverse a Blu-Ray, dependía de usted comprar la nueva máquina.

¿Cuáles son las diferencias entre un CMMS y un EAM?

Generalmente, las diferencias entre CMMS y EAM se reducen al alcance. Básicamente, un EAM tiene más características y, por eso, más personas de más departamentos lo usan.

Puede pensar en EAM como una forma de gestionar un activo de la cuna a la tumba, desde las etapas iniciales de planificación y diseño hasta cuando la organización lo desmantela y desecha.

El software CMMS tiene un alcance más enfocado, y los departamentos de mantenimiento lo usan para organizar y rastrear todos los aspectos de mantenimiento y reparaciones para activos y equipos.

Para soluciones EAM modernas, generalmente hay un CMMS completo dentro para que las empresas puedan gestionar activos durante su etapa de vida útil.

¿Qué industrias usan CMMS?

Una amplia gama de organizaciones de varios tamaños en todas las industrias usan soluciones CMMS, incluyendo:

• Fabricación
• Alimentos y bebidas
• Gestión de instalaciones
• Salud
• Hoteles y complejos turísticos
• Organizaciones sin fines de lucro
• Comercio minorista y restaurantes
• Educación
• Municipalidades
• Deportes y recreación
• Instituciones religiosas
• Comunidades de jubilados

No hay límite de tamaño para implementar un CMMS. De hecho, los propietarios de pequeñas empresas que son operaciones de una persona pueden beneficiarse de los flujos de trabajo optimizados que entregan las soluciones CMMS.

¿Cuáles son los beneficios de un CMMS?

Hay una larga lista de beneficios, pero vale la pena intentar reducirlo todo a una frase corta.

El beneficio del software CMMS es que hace su vida menos estresante al hacer su jornada laboral más predecible.

¿Cómo le ayuda a alcanzar este objetivo? Es a través de una combinación de características interrelacionadas.

Reduzca costos y estrés con mantenimiento preventivo

Para muchas organizaciones, el módulo de mantenimiento preventivo en los sistemas de software CMMS es el principal atractivo.

Un programa de mantenimiento preventivo bien planificado asegura condiciones óptimas para todos los activos de la empresa a través de inspecciones y tareas de mantenimiento programadas regularmente, extendiendo la vida útil de los equipos mientras ahorra tiempo y dinero. Cuando puede encontrar y arreglar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes problemas, puede evitar averías que reducen la productividad y aumentan los costos.

Puede establecer horarios de mantenimiento preventivo para todos sus activos y equipos basados en recomendaciones del fabricante, horarios de inspección e historiales de rendimiento de equipos. Lo mejor de todo, puede programar el trabajo para cuando le funcione a usted. Por ejemplo, en una planta de fabricación, puede hacer que el equipo realice inspecciones y tareas rutinarias cuando la línea ya está programada para estar fuera de línea. Y nunca tiene que preocuparse por perder PMs porque el software envía alertas relacionadas con el trabajo próximo.

Aumente el tiempo en llave con aplicación móvil de mantenimiento

Una tendencia creciente son las aplicaciones móviles de mantenimiento, permitiendo al personal de mantenimiento acceder a datos y características desde cualquier dispositivo conectado, desde cualquier ubicación. Los técnicos pueden verificar nuevas asignaciones, acceder a órdenes de trabajo abiertas y PMs, y capturar y subir datos críticos, incluyendo imágenes y notas de órdenes de trabajo y tareas.

En lugar de tener que correr de vuelta a la oficina para recoger y dejar papeleo, los técnicos pueden acceder a todo mientras se mantienen en movimiento, haciéndolos tanto más eficientes como autosuficientes.

Lleve a los técnicos exactamente donde necesitan estar con mapas de sitio y planos de planta

El software moderno de gestión de mantenimiento proporciona diferentes formas de ver y entender sus datos. En algunos casos, necesita ver sus costos de inventario en forma de lista. En otros, es más fácil entender su horario de PM trazado en un calendario.

Los mapas de sitio y planos de planta son otra forma de visualizar sus activos y operación.

Para técnicos nuevos, son un recurso invaluable mientras aprenden su camino por las instalaciones. En lugar de tener que asignarlos a seguir a técnicos más experimentados, pueden completar órdenes de trabajo independientemente. Y para gerentes de mantenimiento, los mapas de sitio y planos de planta pueden ayudarles a programar trabajo de manera más eficiente. Por ejemplo, si ya sabe que su técnico va a realizar un PM en un activo junto a la piscina en la azotea, también puede asignarles algunas inspecciones y tareas para el bar junto a la piscina.

Acceda a datos instantáneamente con escaneo de códigos de barras

Con la aplicación móvil del software CMMS, los técnicos pueden usar la cámara integrada del dispositivo para escanear códigos de barras en activos para acceder instantáneamente a información crítica, todo desde números de serie hasta PMs abiertos y órdenes de trabajo.

En muchas industrias, los técnicos necesitan trabajar en activos que se ven todos iguales. Piense en las unidades de AC en el techo de un edificio de apartamentos o las cintas transportadoras en una planta de fabricación. También están las camas en una instalación de salud, las hidrolavadoras en un lavado de autos, y los televisores y proyectores en las aulas de una escuela.

En cada caso, puede ser difícil para el técnico saber en qué activo trabajar. Un escaneo rápido les dice exactamente qué hacer y dónde hacerlo.

Ajuste procesos y demuestre cumplimiento con informes automatizados

La base de datos central facilita la captura de datos, manteniendo a todos actualizados y en el circuito.

Pero puede hacer más con sus nuevos datos confiables, incluyendo usar el CMMS para aprovecharlos en toma de decisiones basada en datos accionables. Con el módulo de informes, puede generar informes automatizados repletos de gráficos fáciles de leer y métricas e KPIs de mantenimiento perspicaces. Una vez que puede ver claramente a dónde va su presupuesto, puede pivotar adecuadamente para encontrar nuevas eficiencias. Además, poder realmente ver y entender el panorama general de mantenimiento le ayuda a tomar las decisiones correctas en activos y equipos específicos, incluyendo cuándo tiene más sentido reemplazar que reparar.

Y esos informes tienen más que solo usos internos. Cuando se trata de cumplimiento, siempre hay dos partes: ser conforme y demostrar que es conforme. Con registros de fácil acceso de todas sus actividades de mantenimiento, incluyendo un registro de actividad para cada orden de trabajo, puede demostrar rápida y exhaustivamente el cumplimiento con regulaciones, directrices y mejores prácticas gubernamentales y de asociaciones industriales. Obtiene una instalación más segura y evita multas costosas.

¿Hay una guía de compra de CMMS, o cómo puedo encontrar el CMMS adecuado para mí?

El proceso de todos es un poco diferente, pero hay algunos pasos que puede seguir al elegir un CMMS.

Primero, piense en los desafíos que enfrenta actualmente. ¿Qué de sus procesos de mantenimiento quiere cambiar? ¿Qué le está dando más problemas? Para muchos departamentos de mantenimiento, el problema principal es la dependencia del mantenimiento reactivo, donde el equipo solo arregla activos y equipos después de que han fallado. Para otros departamentos, los problemas podrían estar más relacionados con el seguimiento ineficiente de recursos e inventario.

Una vez que tiene su lista de dolores de cabeza, puede buscar remedios específicos. Una investigación rápida en línea puede darle una idea de las principales características de CMMS y cómo cada una puede ser una cura para sus problemas específicos. A partir de ahí, es hora de contactar a proveedores para obtener una comprensión más completa.

Recuerde, sin embargo, que hay más en un CMMS que una lista básica de características. También necesita mirar la experiencia de usuario completa, que es mucho más amplia de lo que muchos asumen al principio. De hecho, la experiencia de usuario cubre todas sus interacciones con el proveedor de CMMS. Necesita pensar en las personas y procesos que ofrecen para ayudarle a implementar el sistema y capacitar a sus técnicos. Luego, una vez que el CMMS está en marcha, qué tipos de soporte están disponibles.

Próximos pasos

La mejor manera de decidir es hablar con alguien de la industria. Todo lo que necesita hacer es encontrar el proveedor adecuado.

Hippo tiene muchas formas de ayudar. Podemos responder sus preguntas, ayudarle a reservar una demostración en vivo del software, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Resumen para directores ejecutivos

Las soluciones de software CMMS ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener activos críticos en línea por menos dinero al optimizar procesos y capturar y aprovechar datos confiables. A diferencia de los sistemas de gestión antiguos, un CMMS moderno vive en la nube, asegurando que todos tengan acceso a datos actualizados. Las organizaciones de todas las industrias pueden ver beneficios concretos de los sistemas, incluyendo más tiempo de actividad y menos tiempo y dinero desperdiciados. Al elegir un CMMS, es importante considerar no solo las características sino también la experiencia completa del usuario, incluyendo implementación, capacitación y soporte continuo.