Cómo elegir el software de gestión de instalaciones adecuado: IWMS, CMMS, CAFM y EAM explicados

Si está leyendo este blog, las diferencias entre CAFM y CMMS no son solo académicas; necesita saberlo para decidir cuál conseguir. Así que, empecemos cambiando el título a ¿Cuál es el adecuado para mí, software de gestión de instalaciones asistido por computadora o software de gestión de mantenimiento computarizado?

Sí, ese nuevo título es demasiado largo, pero tiene la ventaja de ser más preciso. Y la mejor forma de encontrar la respuesta es trabajar hacia ella. Empecemos con lo básico.

¿No son CAFM y CMMS básicamente lo mismo?

No, no realmente. Pero es fácil ver por qué la gente podría pensar que lo son. En trazos generales, realizan las mismas tareas. Ambas soluciones de software le ayudan a rastrear, gestionar e informar sobre sus operaciones. Y logran estas tareas aprovechando algunas de las mismas tecnologías. Las versiones modernas tienden a usar una base de datos central basada en la nube, optimizando el proceso de recopilación de datos y asegurando que todo se mantenga actualizado en tiempo real y accesible desde cualquier escritorio o dispositivo móvil conectado a Internet a través de una aplicación dedicada.

Para ver más allá de estas similitudes a las diferencias, ayuda hacer la misma pregunta pero cambiar CAFM y CMMS. Por ejemplo, podemos preguntar: ¿No son un Tesla y un carrito de golf básicamente lo mismo? En trazos generales, realizan la misma tarea. Ambos mueven personas y cosas de A a B. Y lo logran usando la misma tecnología, un motor eléctrico. Pero en cuanto saca ese Tesla a un campo de golf, siente las diferencias de inmediato.

Así que aunque ambas soluciones de software comparten algunas características y tecnologías, son diferentes. Reducido a una línea, la diferencia es que un CAFM se centra más en maximizar el uso del espacio mientras que un CMMS se centra más en maximizar el tiempo de actividad de los activos.

Así que no son lo mismo. Y la diferencia es el enfoque. En este punto, vale la pena elaborar algunas definiciones básicas de otras plataformas relacionadas para evitar confusión. De hecho, podemos ver cuatro plataformas diferentes pero relacionadas.

¿Qué es IWMS?

Sistema integrado de gestión del lugar de trabajo

Con características para todo, desde gestión de cartera inmobiliaria hasta creación de planos de planta, esta es su navaja suiza para la gestión de instalaciones.

¿Qué es CAFM?

Gestión de instalaciones asistida por computadora

Le ayuda a centrarse en el lugar de trabajo físico con características para crear planos de planta y maximizar la utilización del espacio.

¿Qué es EAM?

Gestión de activos empresariales

Piense en gestión de activos de la cuna a la tumba, incluyendo todo, desde el proceso de planificación hasta el mantenimiento y luego la disposición y reemplazo final. EAM incorpora datos de toda la organización para mostrarle el verdadero costo total de propiedad, lo cual es importante para inteligencia de negocio y tomar decisiones difíciles de reparar o reemplazar.

¿Qué es CMMS?

Sistema computarizado de gestión de mantenimiento.

Guardamos el mejor para el final. El CMMS está más enfocado en organizar el departamento de mantenimiento con gestión de órdenes de trabajo y programación y seguimiento de mantenimiento preventivo.

¿Cómo se comparan?

Ahora que tenemos las definiciones, puede ser útil comparar algunas de ellas para entender mejor cómo son algo similares pero diferentes. Básicamente, necesita asegurarse de conseguir la que mejor se adapte a sus necesidades específicas.

Es lo mismo que comprar un auto. Digamos que necesita un vehículo para moverse por la ciudad. No todo va a funcionar para usted, aunque. Un biplaza es perfecto si solo son dos, pero está mejor con una camioneta si necesita transportar a su familia de cinco.

EAM vs. CMMS

Dentro de cada EAM hay un CMMS, así que si tuviera que dibujar la relación, tendría EAM como un círculo gigante y CMMS como un círculo interior más pequeño. Probablemente ni siquiera tenga sentido usar «versus» aquí; no es realmente una relación de uno u otro. En su lugar, puede pensarlos como «más» y «un poco menos».

IWMS vs. CMMS

El CMMS está más enfocado en mantenimiento, y puede pensarlo como algo que el departamento de mantenimiento usa para optimizar y fortalecer sus flujos de trabajo de órdenes de trabajo. El IWMS es probablemente mejor como una solución que vive un paso más arriba (pero no mejor) en el proceso. Así, un gerente de instalaciones puede usarlo para organizar solicitudes de toda la organización, algunas de las cuales luego pasa al departamento de mantenimiento.

IWMS vs. CAFM

Depende a quién pregunte, pero una distinción común es simplemente la escala. Después de crecer más allá de cierto tamaño y necesitar supervisión adicional, un IWMS tiene más sentido.

Bueno, no son exactamente lo mismo, pero hay mucha superposición, así que si consigo un CAFM o un CMMS, ¿básicamente consigo lo que necesito?

Desafortunadamente, no. En su lugar, termina consiguiendo tanto no suficiente de lo que necesita como demasiado de lo que no.

No suficiente de lo que necesita: Si lo que necesita es un conjunto de características que optimice y fortalezca su programa de mantenimiento preventivo, un CAFM se queda corto. Y si necesita gestionar acuerdos de arrendamiento inmobiliario complejos en múltiples instalaciones, un CMMS lucha para entregar.

Demasiado de lo que no: Recuerde, los proveedores modernos tanto de CAFM como de CMMS usan el modelo de software como servicio (SaaS), lo que significa que en lugar de comprar el software se suscribe a una suscripción. Hay muchas ventajas de este sistema para usted, incluyendo el hecho de que el proveedor está invertido en su éxito continuo tanto como usted. Necesitan que esté contento con su software para que renueve su suscripción. Pero SaaS también significa que si elige un CAFM cuando necesita un CMMS, hay costos continuos por características que no está usando.

¿Cuáles son los casos de uso y características de CAFM?

Buena pregunta. Y como el término se ha convertido en un paraguas para una serie de tipos diferentes de software de gestión de instalaciones, casi podemos preguntar igual de fácilmente: ¿Qué no es una característica de un CAFM? Reduzcamos la lista a dos realmente importantes.

CAFM y planificación de espacios

Comienza con planos de planta detallados del espacio de oficina, incluyendo escritorios, activos y equipos. Los gerentes de instalaciones pueden asegurar que el espacio se use eficientemente y que los trabajadores estén adecuadamente acomodados. Por ejemplo, si hay una nueva contratación en el departamento de ingeniería, el gerente de instalaciones puede asegurar que hay espacio para un nuevo escritorio. También pueden usar el software para facilitar el traslado de un escritorio del almacenamiento a la oficina. Para los trabajadores existentes, la planificación de espacios cubre la gestión y seguimiento de espacios flexibles, como salas de reuniones y áreas de descanso. El software recopila datos valiosos sobre quién usa qué, qué se está aprovechando efectivamente y qué se está desperdiciando.

CAFM y distanciamiento físico

Los gerentes de instalaciones ahora enfrentan desafíos relacionados con la lucha contra la propagación de la COVID-19, y una forma es garantizar el distanciamiento social entre empleados en el lugar de trabajo. Como el software ya tiene datos sobre diseños de oficina y dónde se sientan las personas, los gerentes de instalaciones pueden usarlo para garantizar distancias seguras reasignando escritorios instantáneamente. Los gerentes también pueden controlar el acceso con gestión de visitantes y escalonar los horarios de llegada de empleados. También pueden crear y gestionar controles de bienestar y recopilar datos para rastreo de contactos.

¿Cuáles son los casos de uso y características de CMMS?

Volviendo a trazos generales. Los jefes de mantenimiento usan CMMS para tomar el control de sus programas de mantenimiento, incluyendo:

• Aumentar el tiempo de actividad
• Reducir costos de mantenimiento
• Controlar inventario
• Aumentar visibilidad y rendición de cuentas
• Extender ciclos de vida de activos y equipos

Veamos cómo lo hacen con los módulos específicos en una solución CMMS.

CMMS y gestión de órdenes de trabajo

En el núcleo de cualquier buen CMMS está la gestión integral de órdenes de trabajo. Comienza con el portal en línea abierto, donde la gente puede enviar sus solicitudes de mantenimiento sin tener que rastrear números de teléfono o direcciones de correo electrónico del departamento de mantenimiento. La ventaja para el departamento de mantenimiento es que ya no tienen que lidiar con mensajes aleatorios que carecen de los detalles que necesitan para generar y priorizar tareas de mantenimiento correctamente.

En el caso de una tarea a demanda, el equipo de mantenimiento puede generar rápidamente una orden de trabajo repleta de toda la información que los técnicos necesitan para trabajar eficientemente y cerrar rápido, incluyendo:

• Datos e historiales completos de activos y equipos
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Piezas y materiales asociados
• Imágenes digitales, manuales O&M y garantías asociadas
• Mapas de sitio y planos de planta interactivos

La comunicación funciona en ambas direcciones, con técnicos capaces de subir comentarios tanto a órdenes de trabajo como a tareas. También pueden subir imágenes, permitiéndoles solicitar inspecciones visuales remotas antes de cerrar.

CMMS y mantenimiento preventivo

Los departamentos de mantenimiento usan una variedad de estrategias de mantenimiento en sus activos, y el mantenimiento preventivo es uno de los más populares. En lugar de esperar a que los activos y equipos funcionen hasta el fallo, los técnicos usan una combinación de inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo para encontrar y arreglar pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.

El software CMMS facilita la configuración, programación y seguimiento de un programa de mantenimiento preventivo. Una vez que las tareas se cargan en el software, los PMs basados en calendario y medidor se generan y asignan automáticamente. Las métricas de mantenimiento asociadas e indicadores clave de rendimiento (KPIs) también se rastrean automáticamente, y el software puede generar informes repletos de datos para mejor visibilidad y rendición de cuentas. Por ejemplo, el jefe de mantenimiento puede ver exactamente cuántos PMs se perdieron en un período de tiempo dado.

Mirar datos de órdenes de trabajo y PM de activos ayuda al departamento a afinar el programa. Por ejemplo, tiene un montacargas que se descompone aproximadamente una vez cada dos meses. En lugar de mantener el horario actual de inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo cada tres meses, puede aumentar la frecuencia a cada seis semanas.

¿Cuál es el adecuado para mí, CAFM o CMMS?

La respuesta a casi toda pregunta interesante en la vida es la misma: Depende. Como cada sistema aborda un conjunto diferente de desafíos, necesita elegir el que mejor cumpla con sus necesidades específicas.

Empiece mirando los problemas que necesita arreglar. Es lo mismo que cuando va al médico, y la primera pregunta que hacen es «¿Qué le pasa?». Si no sabe qué está mal, elegir la medicina correcta es casi imposible.

Una vez que tiene una lista de problemas que necesita resolver, puede decidir cuál es el adecuado para usted,

Próximos pasos

La mejor manera de decidir es hablar con alguien de la industria. Todo lo que necesita hacer es encontrar el proveedor adecuado.

Hippo tiene muchas formas de ayudar. Podemos responder sus preguntas, ayudarle a reservar una demostración en vivo del software, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Resumen del CEO

Elegir la plataforma correcta para rastrear, gestionar e informar sobre sus operaciones de instalaciones se reduce a encontrar la que mejor cumpla con sus desafíos actuales. Para CMMS y CAFM, hay algo de superposición, pero los dos son lo suficientemente diferentes como para que necesite asegurarse de conseguir el correcto. Así que, ¿cuál debería elegir? Los sistemas CMMS son mejores para gestión de órdenes de trabajo y configurar, programar y rastrear programas de mantenimiento preventivo. Los sistemas CAFM son a menudo mejores para gestión de espacios, incluyendo planificación de espacios y garantizar distanciamiento físico. Así que, un CMMS le ayuda a asegurar que el AC funciona en la oficina, mientras que un CAFM le ayuda a asegurar que los escritorios están lo suficientemente separados.