Lograr el éxito con CMMS: cómo asegurar la aceptación del equipo de mantenimiento

La implementación exitosa de CMMS no se trata solo de poner el software en marcha. Un buen proveedor de software CMMS hace eso todo el tiempo con flujos de trabajo cuidadosamente diseñados y claramente establecidos. En su lugar, el éxito a menudo se reduce a su capacidad para obtener aceptación en toda la organización, especialmente del equipo de mantenimiento. Los necesita invertidos en la victoria.

Pero si nunca ha tenido que construir aceptación, ¿por dónde puede empezar?

Preguntando a los expertos. Así que, veamos qué dicen los entrenadores más exitosos del mundo sobre liderar equipos a la victoria. Si una gran parte de una implementación de CMMS depende de la aceptación, vale la pena ver qué dicen los entrenadores famosos sobre organizar un equipo ganador.

Empecemos con lo básico: entender el papel de todos en el proceso. Porque antes de poder hacer que el equipo trabaje junto, necesita una idea de la posición de todos, especialmente la suya.

Piense en las personas y sus posiciones para construir aceptación del software CMMS

«Creo que lo más importante sobre entrenar es que tienes que tener una sensación de confianza sobre lo que estás haciendo. Tienes que ser un vendedor, y tienes que hacer que tus jugadores, particularmente tus líderes, crean en lo que estás intentando lograr en la cancha de baloncesto».

– Phil Jackson, Baloncesto

Si usted es el vendedor, es su trabajo venderles a todos los beneficios del software CMMS. Entonces, ¿cuál es la mejor forma de venderle a todos? No lo haga. Nunca intente venderle a todos de la misma manera la misma idea. En su lugar, piense en las partes interesadas y luego adapte un nuevo argumento para cada una.

Imagine que su equipo de béisbol recreativo acaba de ganar el campeonato de la liga, y están buscando salir a cenar para celebrar.

Todos en el equipo son partes interesadas porque todos se ven afectados por la decisión. Al mismo tiempo, cada uno tiene un nivel diferente de influencia e interés. ¿Por qué?

Uno de ellos ha aceptado invitar a todos, así que tiene mucho que decir en a dónde van. Además, tiene antojo de comida china. Otro es alérgico al pescado, lo que le da influencia extra para elegir a dónde no ir. El compañero tranquilo piensa que cualquier cosa está bien. De hecho, tienen sobras en la nevera que podrían calentar y comer solos frente al TV. El que eligió la última vez que el equipo salió a cenar ahora tiene casi cero voz, pero realmente ama la pizza y espera que ahí es donde todos quieran ir.

Oficialmente hay cuatro tipos de partes interesadas:

• Baja influencia, alto interés
• Baja influencia, bajo interés
• Alta influencia, bajo interés
• Alta influencia, alto interés

Cada organización será un poco diferente en términos de quién juega qué papel, pero aún así probablemente tratará con los cuatro tipos.

Su director ejecutivo podría ser alta influencia pero bajo interés. Básicamente, están mayormente al margen pero pueden matar fácilmente el proyecto si no les gusta lo que ven. Así que podrían no sentarse en las demostraciones de software, pero sí revisan las características y costos antes de la decisión final. Y a menudo es lo mismo con el equipo de TI interno. Una plataforma CMMS moderna es un servicio de suscripción basado en la nube. El proveedor hace todo el trabajo pesado de TI, incluyendo configurar la base de datos, ejecutar los servidores y actualizar el software. Eso significa que su departamento de TI generalmente no estará involucrado en el proceso de selección hasta cerca del final cuando puedan tener preguntas sobre seguridad de datos y contraseñas.

¿Qué pasa con baja influencia, bajo interés? El tipo en compras que verifica sus números de presupuesto de inventario podría no importarle cómo obtiene sus números, solo que los entregue a tiempo.

Mirando las posibilidades de que su implementación sea un éxito con altas tasas de adopción continuas, el equipo de mantenimiento es alta influencia y alto interés. Están directamente afectados por el nuevo CMMS. Y necesitan aprender a usarlo y luego usarlo consistentemente antes de poder ver cualquier ROI real.

Entonces, ¿cómo puede presentar exitosamente al equipo de mantenimiento la idea de un nuevo CMMS?

Hable con los técnicos de mantenimiento de formas que importen para el éxito del CMMS

«Si tienes algo crítico que decirle a un jugador, prefácelo diciendo algo positivo. De esa manera, cuando llegues a la crítica, al menos sabes que estará escuchando».

– Bud Grant, Fútbol Americano

Si quiere que la gente escuche, necesita hablar directamente a sus intereses. ¿Está seguro de que al equipo de mantenimiento le importa cuánto dinero puede ahorrar el departamento con nuevo software de gestión de órdenes de trabajo? ¿Cree que también están preocupados por el dinero que el departamento desperdicia en control de inventario débil?

Probablemente no.

Pero en lo que puede estar seguro es que están cansados de tener que ir y venir a la oficina de mantenimiento a recoger nuevo papeleo. Y no les gusta con qué frecuencia tienen que improvisar en una orden de trabajo porque no tienen fácil acceso a manuales e historiales de mantenimiento y reparación.

Sabe que desearían que el departamento estuviera haciendo más mantenimiento preventivo en lugar de correr apagando incendios con interminables e impredecibles órdenes de trabajo a demanda. Es naturaleza humana simple: no conocer su horario es estresante. Quieren ver el trabajo viniendo de semanas de distancia y saber que tendrán los datos y piezas que necesitan justo cuando los necesiten.

Así que cuando está presentando al equipo de mantenimiento la idea de un CMMS, es importante enfocarse en las formas en que les beneficia directamente.

Y luego, una vez que el equipo está entusiasmado con el nuevo software y quiere que la implementación sea un éxito, necesita abordar cualquier miedo que puedan tener. Recuerde, la aceptación es partes iguales de entusiasmo y confianza. El equipo necesita querer el CMMS y sentir que pueden dominarlo.

Programe suficiente tiempo para practicar CMMS y apunte a la práctica perfecta

«La clave no es la voluntad de ganar. Todo el mundo tiene eso. Es la voluntad de prepararse para ganar lo que es importante».

– Bobby Knight

La práctica no hace la perfección. Solo la práctica perfecta hace la perfección.

– Vince Lombardi

Una vez que ha vendido al equipo en los beneficios que los afectan directamente, es hora de empezar a aumentar su confianza con capacitación.

Puede aumentar significativamente sus posibilidades de que todo vaya bien eligiendo un CMMS que sea tanto fácil de aprender como fácil de usar. El diseño UX cuidadoso ayuda mucho. Menos complicado, más rápido el equipo puede sumergirse y empezar a usarlo. Además, asegúrese de que el proveedor tenga un buen historial con capacitación.

Asegúrese de preguntar:

• ¿Ofrecen opciones in situ y en línea?
• ¿Qué recursos tienen disponibles para autoestudio?
• ¿Pueden trabajar con diferentes tipos de aprendices?
• ¿Qué opciones hay para actualizaciones y capacitación en nuevas características?
• ¿Tienen experiencia capacitando tanto a los expertos en tecnología como a los tecnofóbicos?

Hay una metáfora deportiva más que podemos lanzar aquí, y es la idea de «gamificación». Puede ayudar a su equipo a entusiasmarse con la capacitación agregando límites de tiempo, puntos y premios.

Así que, en lugar de decirle al equipo que tienen que completar los videos de capacitación para una cierta fecha, puede asignar un valor de puntos a cada hito de capacitación y otorgar premios a los técnicos con más puntos. Luego llévelo más allá de las etapas de capacitación e implementación para ayudar a asegurar tasas de adopción más altas. Por ejemplo, un cliente de Hippo da bonificaciones a los técnicos basadas en sus tiempos de finalización de recursos rastreados en el CMMS.

Puede ganar incluso a los más acérrimos resistentes en el equipo de mantenimiento con la motivación correcta.

Próximos pasos

¿Listo para aprender más sobre construir aceptación para una implementación exitosa de CMMS? O, ¿todavía está al principio del proceso y quiere una visión general básica de sus opciones, incluyendo características y precios?

Independientemente de qué tan avanzado esté en el proceso, Hippo está aquí para ayudar. Contáctenos y podemos responder sus preguntas, ayudarle a reservar una demostración en vivo del software, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Un resumen rápido y completo de esta publicación del blog

Un buen proveedor ya tiene el lado técnico bajo control cuando se trata de configurar su CMMS. Pero para una implementación exitosa, necesita más que la solución técnica correcta. También necesita cuidar el factor humano, construyendo aceptación en toda la organización. Empiece pensando en las personas en términos de los cuatro tipos de partes interesadas, y luego asegúrese de hablar con la gente de formas que puedan entender fácilmente, lo que significa enfocarse en sus intereses personales. El CEO quiere escuchar sobre ahorro de costos. Pero el equipo de mantenimiento se gana hablando sobre mejor programación que hace la vida más predecible, menos estresante. Y asegúrese de organizar suficiente tiempo para practicar. La aceptación es partes iguales de entusiasmo y confianza. Tiene que preparar a sus jugadores para el éxito con la capacitación correcta.