Guía experta: Transforme su gestión de mantenimiento para mayor eficiencia

¿Necesita mejorar su gestión de mantenimiento pero no sabe por dónde empezar?

Hablamos con el ejecutivo de cuentas de Hippo CMMS, Lindsey Hawkes, sobre los grandes desafíos que enfrentan los gerentes de instalaciones y algunos de los pasos concretos que puede tomar para facilitar su vida.

Deje de depender del mantenimiento reactivo

Cuando estaba creciendo, ser bombero parecía el mejor trabajo del mundo. Pasear en un camión gigante, sirenas sonando. Correr hacia incendios para salvar gente, todos animando.

Pero con el mantenimiento, es diferente. «Lo último que quiere hacer es pasar todo el día corriendo apagando incendios», dice Lindsey.

La solución es pasar al mantenimiento preventivo, donde puede encontrar y solucionar pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. Con la combinación correcta de inspecciones y tareas de mantenimiento, puede asegurar más tiempo de actividad, menos estrés.

Comience a rastrear y aprovechar datos

Si tuviera que nombrar sus diez herramientas de mantenimiento más importantes actuales, ¿los datos harían la lista? Si no, se está perdiendo oportunidades para mejorar.

«Con datos confiables, puede empezar a tomar mejores decisiones», explica Lindsey.

¿Cómo funciona? Haga esta prueba simple.

¿Cuántas de estas preguntas puede responder sobre sus operaciones de mantenimiento?

• ¿Qué técnico cerró más órdenes de trabajo el mes pasado?
• ¿Cuántos PMs cerró el equipo la semana pasada?
• ¿Cuánto gastó en total en piezas y materiales?
• ¿Qué activo le cuesta más mantener en funcionamiento?

Con los datos correctos e informes automatizados, podría responderlas todas fácilmente.Y con las respuestas, podría tomar medidas concretas para mejorar el desempeño de su departamento.

Apoye a los técnicos con las herramientas que necesitan

En el tema de herramientas, ¿está apoyando a su equipo de mantenimiento con las herramientas que necesitan para trabajar de manera más eficiente? Cuando se trata de cosas como martillos, piezas y materiales, por supuesto, tiene lo básico cubierto. Pero, ¿qué pasa con las herramientas más técnicas que podrían estar usando para aumentar el tiempo en llave.

«Las aplicaciones móviles de mantenimiento significan que los técnicos no están perdiendo tiempo yendo y viniendo buscando papeleo», explica Lindsey.

En un flujo de trabajo tradicional de órdenes de trabajo, los técnicos tienen que pasar primero por la oficina a recoger sus órdenes de trabajo. Desde allí, se dirigen al activo asignado. Si todo sale perfectamente según el plan, cuando terminan tienen que volver todo el camino para conseguir otra orden de trabajo.

Si algo sale mal y necesitan obtener aclaraciones o pedir ayuda, son múltiples idas y vueltas, perdiendo tiempo y creando retrasos.

Con una aplicación móvil, es mucho más fácil para ellos mantenerse en movimiento, haciendo más en menos tiempo. Pueden acceder a nuevas órdenes de trabajo directamente desde cualquier dispositivo móvil, como un teléfono celular o tableta conectada. Y si tienen alguna pregunta, pueden agregar comentarios a las órdenes de trabajo o tomar fotos usando la cámara integrada antes de subirlas a la orden de trabajo.

Y hay un beneficio adicional para usted también, dice Lindsey. Como la aplicación facilita que los técnicos capturen datos en tiempo real, obtiene datos mejores y más confiables. Si los técnicos tienen que esperar hasta que vuelvan a la oficina antes de poder escribir cosas o ingresarlas en una computadora de escritorio, siempre corre el riesgo de que olviden o recuerden mal algo crítico. Con la aplicación, pueden agregar datos al sistema de inmediato, cuando están frescos en su mente y aún son precisos.

Implemente una solución CMMS o EAM

Para la mayoría de las organizaciones, la mejor manera de pasar al mantenimiento preventivo, empezar a aprovechar datos y obtener más de los técnicos es implementando ya sea software computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) o una solución de gestión de activos empresariales (EAM).

Pero eso crea un nuevo desafío: ¿Cómo puede elegir entre un CMMS y un EAM?

El mejor lugar para empezar es mirando de cerca los problemas específicos que quiere arreglar. Antes de poder elegir la solución correcta, necesita entender sus problemas. Es como cuando va al médico. Antes de que puedan darle la medicina correcta, primero tienen que averiguar qué lo está enfermando.

Conozca sus necesidades

«Sepa qué problemas está intentando resolver», explica Lindsey. A partir de ahí, puede decidir cuál es la mejor solución, un CMMS o un EAM.

Llegar a la respuesta correcta (de nuevo, como con su médico), es tanto un arte como una ciencia, así que su mejor apuesta es trabajar a través del proceso con profesionales de la industria. Tienen el conocimiento y la experiencia que necesita para obtener la plataforma que funcione mejor para usted.

Pero Lindsey dice que muchos gerentes de instalaciones pueden empezar preguntándose si sienten que tienen problemas con el equipo o las máquinas. Básicamente, cuando piensa en dónde le gustaría ver mejoras, ¿es en cómo trabaja el equipo o en cómo funcionan los activos?

Generalmente, un CMMS es excelente para ayudarle a obtener más del equipo debido a todas las formas en que apoya a sus técnicos de mantenimiento y optimiza sus flujos de trabajo. Las soluciones EAM son excelentes para ayudarle a obtener más de sus activos debido a todas las formas en que puede convertir datos sin procesar en inteligencia de negocio accionable.

Obtenga solo lo que necesita

Lindsey dice que es importante que los gerentes de instalaciones no se pasen con la solución. Como cuando va al médico, quiere obtener la medicina justa para mejorar. Nadie necesita operaciones completas y puñados de pastillas si solo tienen un caso de resfriado común.

«Encuentre la solución más fácil que aún resuelva sus problemas», explica.

Si se trata principalmente de gestionar solicitudes de mantenimiento, optimizar flujos de trabajo de órdenes de trabajo y configurar, programar y rastrear inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo, debería buscar un CMMS que sea fácil de aprender, fácil de usar y funcione directamente de la caja, sin integraciones complicadas y ajustes finos.

La ventaja es que tiene un camino más corto hacia un retorno de inversión sólido, dice Lindsey. «Reduce el costo de gestión del cambio».

Con Hippo, por ejemplo, la implementación puede ser tan rápida como 30 a 60 días. Los técnicos lo aprenden rápido porque es fácil. Luego siguen usándolo porque es fácil y útil. Y el departamento de mantenimiento no tiene que invertir tiempo y energía modificándolo para satisfacer sus necesidades. Simplemente funciona directamente de la caja.

Pero si necesita características adicionales e informes más robustos, empieza a tener sentido optar por un EAM. Volviendo a la analogía del médico: si tiene algo más serio que un resfriado común, necesita medicina más fuerte.

Con un EAM, su camino hacia el retorno de inversión es más largo, pero es importante recordar que un camino más corto no lo llevará a donde quiere estar.

Próximos pasos

Ahora que sabe algunas de las preguntas correctas que debería hacerse, es hora de empezar a hablar con profesionales para obtener las mejores respuestas.

Hippo está aquí para ayudarle a obtener la solución que mejor funcione para usted, incluyendo responder sus preguntas sobre software de gestión de mantenimiento, ayudarle a reservar una demostración en vivo del software, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Resumen

Los gerentes de instalaciones y mantenimiento enfrentan muchos desafíos, pero hay pasos que pueden tomar para mejorar las operaciones generales. Primero, deben pasar al mantenimiento preventivo y adelantarse a los problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. Segundo, pueden empezar a usar datos como herramienta para una mejor toma de decisiones. Hablando de herramientas, pueden preparar mejor a los técnicos para el éxito dándoles una aplicación móvil que les ayude a aumentar la productividad. Una gran parte de hacer que todo esto suceda es implementar ya sea un EAM o un CMMS. Al mirar de cerca sus necesidades, los gerentes pueden elegir la plataforma que resuelva sus problemas con el retorno de inversión más rápido posible.