10 Estrategias Comprobadas para Optimizar la Gestión de Órdenes de Trabajo y Triunfar en los Negocios

En las últimas tres décadas, la gestión de operaciones empresariales ha evolucionado enormemente. Condiciones económicas fluctuantes, mayor competencia en el mercado y el avance hacia la tecnología informática son los principales responsables de que empresas de todos los sectores adopten un enfoque de operaciones "más inteligente". Para seguir siendo rentables y competitivas, las empresas reconocen la necesidad de mayor eficiencia mediante ahorro de recursos, materiales y tiempo. Un aspecto clave de la gestión de operaciones efectiva es la gestión eficiente de órdenes de trabajo. A continuación, diez consejos para mejorar ese proceso:

1. Considera cambiar de métodos basados en papel a formatos digitales.

Las hojas de cálculo ofrecen una excelente solución de gestión de mantenimiento para operaciones pequeñas y medianas que procesan menos de 20 órdenes de trabajo mensuales. Se crean con programas como Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Permiten capturar, mostrar y manipular datos organizados en columnas y filas. Están diseñadas para datos numéricos y cadenas de texto cortas, y mostrar relaciones de datos gráficamente. Por otro lado, para instalaciones mayores —las que gestionan más de 20 órdenes mensuales—, un software de seguimiento de órdenes de trabajo como un GMAO es la opción óptima, ya que estos sistemas rastrean órdenes, generan informes precisos rápidamente y determinan instantáneamente qué activos requieren mantenimiento preventivo o reparaciones. Innovaciones recientes incluyen interfaces seguras en la nube, accesibilidad móvil mediante smartphones y tabletas y operación totalmente sin papel, haciendo estos sistemas aún más atractivos.

2. Diferencia entre mantenimiento reactivo y preventivo

El mantenimiento reactivo se realiza cuando un equipo falla inesperadamente. Las operaciones se detienen hasta que se repara. A veces requiere pedir una pieza si no hay stock. Por otro lado, el mantenimiento preventivo implica revisar equipos mientras funcionan, con el propósito de hacer puestas a punto y reemplazar piezas pequeñas para evitar averías inesperadas. Como el mantenimiento preventivo puede programarse durante tiempos de inactividad operativa y cuando las piezas necesarias están a mano, las interrupciones se minimizan y se prolonga la vida útil de los equipos.

3. Implementa un plan de mantenimiento preventivo

Es importante desarrollar un plan de mantenimiento preventivo para reducir el mantenimiento reactivo no planificado. Así se reducen costes, se asignan mejor los recursos y la gestión del tiempo se vuelve más eficiente. Programando mantenimiento preventivo, los gerentes pueden asignar técnicos a equipos según tiempos de bajo uso y también por ubicación en la instalación, de modo que varias piezas puedan recibir servicio simultáneamente.

4. Asocia la orden de trabajo a los activos

Al planificar un programa de mantenimiento preventivo y luego al revisar todo el historial, vincular órdenes de trabajo a activos es una estrategia beneficiosa. Esto implica asociar un edificio y ubicación con sus equipos (ej. unidades en azotea: extractor, manejador de aire, aire acondicionado). Estableciendo estas asociaciones, los gerentes reducen el tiempo de los técnicos e identifican equipos según su ubicación en informes de historial de mantenimiento.

5. Establece y usa plantillas y procedimientos operativos estándar

Dado que la eficiencia y rentabilidad son objetivos primarios, tiene sentido que los gerentes de mantenimiento implementen procedimientos que ayuden. Crear plantillas de listas de verificación y protocolos elimina la incertidumbre para los técnicos y asegura el cumplimiento de estándares operativos para cada equipo. Las plantillas estandarizadas de órdenes de trabajo reducen errores y confusiones, aumentando la probabilidad de que se procesen correctamente.

6. Usa dispositivos móviles para gestionar órdenes de trabajo

Los dispositivos móviles son una excelente herramienta de gestión de órdenes de trabajo al añadir portabilidad que ahorra tiempo. Con la app de órdenes de trabajo, los gerentes pueden enviar órdenes desde el campo sin esperar a volver a su ordenador de sobremesa. Las órdenes se envían sobre la marcha, acortando el tiempo de respuesta. Al usar un GMAO, los técnicos pueden crear, modificar o actualizar órdenes directamente desde sus teléfonos o tabletas. Estos sistemas tienen capacidades integradas de cámara y código de barras que reducen errores y vuelven a ahorrar tiempo al pedir piezas. Con el escaneo móvil de códigos de barras, ya no es necesario buscar en bases de datos de fabricantes con palabras clave y filtros para manuales; las órdenes se crean con precisión escaneando un código con smartphone o tableta.

7. Establece fechas de vencimiento realistas

Porque el tiempo es dinero, establecer tiempos de reparación realistas es vital. Estimando con precisión cuánto tiempo estará un equipo fuera de servicio, los gerentes de mantenimiento pueden hacer planes de programación alternativos para mantener las operaciones globales.

8. Cuando sea posible, asigna trabajo a técnicos internos

Dado que las reparaciones pueden ser costosas, lo mejor es buscar la forma más rentable. Empresas grandes con numerosos activos probablemente encuentren que tener técnicos propios sea la solución más asequible en términos de ahorro de tiempo y coste total. Los técnicos internos están disponibles de inmediato, minimizando el tiempo de inactividad. Con este enfoque, los gerentes gestionan la rendición de cuentas, monitorizan tiempos de finalización, registran costes de mano de obra, observan tendencias de reparación y planifican el futuro. Para operaciones pequeñas, puede ser más rentable usar técnicos externos que contratar personal interno. Al hacer revisar varios equipos a la vez (con un programa preventivo), la subcontratación se vuelve óptima.

9. Rastrea gastos externos de proveedores y vendedores

Para evaluar si un técnico interno está justificado, rastrear gastos externos de proveedores y vendedores junto con el coste de inactividad de equipos puede ayudar. Cuando los costes de servicios de reparación externos (incluyendo compra de sus piezas) superan el coste de contratar un técnico de plantilla, la solución queda clara.

10. Rastrea y registra todos los costes, piezas, suministros, mano de obra, contratistas externos

Al evaluar costes operativos totales, los relacionados con suministros, mano de obra y contratistas externos son factores importantes. Rastreando estos costes en el tiempo, los gerentes de mantenimiento pueden tomar decisiones informadas sobre cómo asignar mejor fondos y recursos en el futuro.

Conclusión

Mantener los equipos de una empresa funcionando eficientemente es probablemente el objetivo más importante de los gerentes de mantenimiento. Simplificar y agilizar órdenes de trabajo es un medio para alcanzarlo. Conocer los activos de una instalación y sus ubicaciones, desarrollar un plan de mantenimiento preventivo programado, crear plantillas estandarizadas de órdenes de trabajo e incorporar tecnología móvil minimiza errores y tiempos de inactividad innecesarios. Además, estas estrategias ayudan a prolongar la vida útil de los equipos y mejorar la gestión del tiempo y la mano de obra, reduciendo costes totales y aumentando márgenes de beneficio. Encontrar el vehículo óptimo para órdenes de trabajo, sea una hoja de cálculo o un software, es un primer paso importante hacia la eficiencia operativa.