Diez consejos para que las empresas mejoren la gestión de órdenes de trabajo

Durante las últimas tres décadas, la gestión de operaciones de la empresa ha evolucionado mucho. Las condiciones económicas fluctuantes, el aumento de la competencia en el mercado y un movimiento hacia la tecnología informática son en gran parte responsables de que las empresas de todos los sectores adopten un enfoque de operaciones "más inteligente". Para seguir siendo rentables y competitivas, las empresas reconocen la necesidad de aumentar la eficiencia empresarial mediante el ahorro de recursos, materiales y tiempo. Un aspecto clave de la gestión eficaz de las operaciones es la gestión eficaz de las órdenes de trabajo. Los siguientes son diez consejos para mejorar ese proceso:

1. Considere cambiar los métodos de administración de operaciones basados ​​en papel a formatos digitales.

Las hojas de cálculo ofrecen una excelente solución de gestión de mantenimiento de órdenes de trabajo para operaciones pequeñas y medianas que procesan menos de 20 órdenes de trabajo al mes. Una hoja de cálculo se crea usando un programa de computadora como Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Cuando se utiliza un software de hoja de cálculo, los datos organizados en columnas y filas se pueden capturar, mostrar y manipular. Las hojas de cálculo están diseñadas para contener datos numéricos y cadenas de texto cortas, así como para mostrar relaciones de datos gráficamente. Por otro lado, para instalaciones más grandes, aquellas que administran más de 20 órdenes de trabajo mensuales, un software de seguimiento de órdenes de trabajo como un Software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) es una opción más óptima porque estos sistemas pueden rastrear órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos, y determinar al instante cuál de sus activos requiere mantenimiento preventivo o reparaciones. Las innovaciones recientes en el software incluyen interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad móvil a través de teléfonos inteligentes y tabletas y la ausencia total de papel, lo que hace que estos sistemas sean aún más atractivos para las empresas.

2. Diferenciar entre mantenimiento reactivo y preventivo

El mantenimiento reactivo se lleva a cabo cuando una pieza del equipo falla inesperadamente. En este caso, las operaciones cesan hasta que el equipo sea reparado. A veces, esto puede requerir que se pida una pieza necesaria si no está en stock. Por otro lado, el mantenimiento preventivo consiste en revisar el equipo mientras aún está funcionando con el fin de realizar ajustes y reemplazar piezas pequeñas para evitar averías y fallas inesperadas. Dado que el mantenimiento preventivo se puede programar durante el tiempo de inactividad de las operaciones y cuando las piezas necesarias están disponibles, las interrupciones en las operaciones se minimizan y la vida útil de los equipos se puede extender.

3. Implementar un plan de mantenimiento preventivo

Es importante desarrollar un plan de mantenimiento preventivo con el fin de disminuir el mantenimiento reactivo no planificado. Al hacerlo, los costos pueden reducirse, los recursos pueden asignarse mejor y la gestión del tiempo puede volverse más eficiente. Al programar el mantenimiento preventivo, los gerentes de las instalaciones pueden enviar técnicos para que trabajen en las piezas del equipo en función de los tiempos de uso bajos y también por ubicación de la instalación, de modo que se puedan reparar varias piezas al mismo tiempo.

4. Asociar la orden de trabajo a los activos

Al planificar un programa de mantenimiento preventivo y luego al revisar todo el historial de mantenimiento, vincular las órdenes de trabajo a los activos puede ser una estrategia beneficiosa. Esto implica asociar un edificio y una ubicación con su equipo (es decir, unidades en la azotea, como extractores de aire, controladores de aire, aire acondicionado). Al establecer estas asociaciones, los gerentes pueden reducir el tiempo de los técnicos y también identificar equipos según su ubicación en sus informes de historial de mantenimiento.

5. Establecer y utilizar plantillas y procedimientos operativos estándar

Dado que la eficiencia y la rentabilidad son los objetivos principales, tiene sentido que los gerentes de mantenimiento implementen procedimientos que ayuden en este proceso. La creación de plantillas de listas de verificación y protocolos para el mantenimiento elimina las conjeturas de los técnicos y garantiza que cumplan con los estándares operativos para cada equipo. Las plantillas de mantenimiento de órdenes de trabajo estandarizadas reducen los errores y la confusión al mismo tiempo que aumentan la probabilidad de que se procesen como se debe.

6. Use dispositivos móviles para administrar órdenes de trabajo

Los dispositivos móviles son una excelente herramienta de gestión de mantenimiento de órdenes de trabajo al agregar portabilidad a la tarea que ahorra tiempo. Con la aplicación de órdenes de trabajo, los gerentes de mantenimiento pueden enviar órdenes de trabajo en el campo sin tener que esperar a volver a sus computadoras de escritorio para hacerlo. En otras palabras, las órdenes de trabajo se pueden enviar sobre la marcha, acortando el tiempo de respuesta. Al usar un CMMS, los técnicos pueden crear, modificar o actualizar una orden de trabajo directamente desde sus teléfonos o tabletas. Además, estos sistemas tienen capacidades integradas de cámara y código de barras que reducen los errores y, una vez más, ahorran tiempo al pedir piezas. Con el escaneo de códigos de barras de acceso móvil, ya no es necesario buscar en las bases de datos de los fabricantes de equipos con palabras clave y filtros para manuales. En cambio, las órdenes de trabajo se pueden crear con precisión cuando se escanea fácilmente un código de barras con un teléfono inteligente o una tableta.

7. Establezca fechas de vencimiento realistas

Debido a que el tiempo es dinero, es vital establecer un tiempo de reparación realista. Al estimar con precisión la cantidad de tiempo que un equipo estará fuera de servicio, los gerentes de mantenimiento pueden hacer planes de programación alternativos con el objetivo de mantener las operaciones generales.

8. Cuando sea posible, asigne el trabajo a técnicos internos

Dado que las reparaciones pueden ser costosas, es mejor buscar la forma más rentable de realizarlas. Las grandes empresas con numerosos activos probablemente encontrarán que tener sus propios técnicos internos es la solución más asequible en términos de ahorro de tiempo y costo general. Los técnicos internos están fácilmente disponibles, lo que minimiza el tiempo de inactividad del equipo. Con este enfoque, los gerentes de mantenimiento pueden administrar la responsabilidad, monitorear el tiempo de finalización, registrar los costos de mano de obra y observar las tendencias de reparación y planificar para el futuro. Para operaciones pequeñas, puede ser más rentable utilizar técnicos de terceros en lugar de contratar proveedores de servicios internos. Al tener varios equipos reparados a la vez (cuando se utiliza un programa de mantenimiento preventivo), la subcontratación del servicio es una opción óptima.

9. Realice un seguimiento de los gastos externos de proveedores y vendedores

En un esfuerzo por evaluar si se justifica un técnico de reparación interno, puede ser útil realizar un seguimiento de los gastos externos de los proveedores y vendedores junto con el costo del tiempo de inactividad del equipo. Cuando los costos de utilizar los servicios de reparación de terceros (incluida la compra de sus piezas) superan el costo de contratar a un técnico de planta, la solución se vuelve clara.

10. Seguimiento y registro de todos los costos, piezas, suministros, mano de obra, contratistas externos

Al evaluar los costos operativos generales, los costos relacionados con suministros, mano de obra y contratistas externos son factores importantes a considerar. Al hacer un seguimiento de estos costos a lo largo del tiempo, los gerentes de mantenimiento pueden tomar decisiones informadas sobre cómo asignar mejor los fondos y recursos en el futuro.

Conclusión

Mantener el equipo de una empresa funcionando de manera eficiente es probablemente el objetivo más importante de los gerentes de mantenimiento. Simplificar y agilizar las órdenes de trabajo es un medio para lograr ese objetivo. Conocer los activos de una instalación y sus ubicaciones, desarrollar un plan de mantenimiento preventivo programado, crear plantillas de órdenes de trabajo estandarizadas e incorporar tecnología de dispositivos móviles puede minimizar los errores y el tiempo de inactividad innecesario del equipo. Además, estas estrategias ayudan a prolongar la vida útil de los equipos y mejorar la gestión del tiempo y la utilización de la mano de obra y, en última instancia, reducen los costes generales y aumentan los márgenes de beneficio. Encontrar el vehículo de órdenes de trabajo óptimo, ya sea una hoja de cálculo o un software de órdenes de trabajo, es un primer paso importante para lograr la eficiencia operativa.