Cómo un programa de órdenes de trabajo impulsa la eficiencia y la rentabilidad

Dos de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas hoy en día son mantener el ritmo de la competencia y, al mismo tiempo, lidiar con márgenes operativos cada vez más ajustados. Las demandas del mercado, las cambiantes tendencias del sector y la evolución tecnológica ejercen una presión adicional sobre los propietarios de negocios para mantenerse a la vanguardia. Dado que es probable que estos y otros factores de estrés persistan, es fundamental que las empresas aborden los aspectos sobre los que tienen control. Una forma es centrarse en el lado operativo, asegurando que sus departamentos de mantenimiento funcionen con la máxima eficiencia.

Procesamiento de órdenes de trabajo en tiempo real

El enfoque tradicional para gestionar órdenes de trabajo generalmente implica redactar una copia impresa que se coloca en un escritorio o en la bandeja de entrada de un técnico de mantenimiento. Allí permanece hasta que se visualiza. Dado que el personal de mantenimiento está ocupado con otros trabajos, esto puede significar horas o incluso días hasta que se recupera. Durante este intervalo, los técnicos pueden no ser conscientes de su urgencia, ubicación y si se necesitan repuestos para abordar el problema. Esto equivale a tiempo vital perdido que puede resultar en interrupciones en los ciclos de producción, afectando directamente el resultado final de la empresa. Los programas automatizados de órdenes de trabajo transmiten las órdenes en tiempo real; es decir, se reciben instantáneamente. Al enviarse a través del software CMMS, toda la información relevante sobre una reparación queda identificada: ubicación, tipo de reparación, prioridad y lista de repuestos necesarios, si los hubiere.

Gestione órdenes de trabajo sobre la marcha

Una innovación reciente en los CMMS es la incorporación de la aplicación de órdenes de trabajo. Con acceso móvil, el personal de mantenimiento puede utilizar todas las funciones del software a través de una app en un smartphone o tablet desde donde se encuentre. Requiere solo servicio celular o WiFi, el sistema de órdenes de trabajo puede utilizarse para abordar problemas de mantenimiento sin necesidad de regresar a una estación de computadora en la instalación. Esto significa que las órdenes de trabajo pueden iniciarse sin demoras innecesarias.

Acceda a documentos importantes: imágenes, manuales y planos

Un problema al que se enfrentan las empresas con un gran número de activos es mantener su seguimiento. En términos de gestión de mantenimiento, cuando se detecta que un equipo necesita servicio, poder identificarlo con precisión es vital. En una instalación grande, a menudo ocurren errores al localizar el activo y la situación problemática o al pedir repuestos. Los CMMS remedian estos problemas de las siguientes maneras:

• Permiten cargar planos de la instalación en el sistema para que, cuando se identifica un equipo que necesita servicio, su ubicación exacta pueda marcarse en la orden de trabajo.
• Facilitan tomar una foto de la pieza defectuosa en un equipo que también puede añadirse a la orden de trabajo.
• Incorporan capacidades de escaneo de código de barras que hacen que pedir repuestos sea rápido, fácil y preciso. Ya no hay demoras causadas por transcribir incorrectamente números de serie o tener que buscarlos.

Herramientas simples de búsqueda e informes

La belleza del software de gestión de mantenimiento automatizado (también conocido como software de gestión de instalaciones) es que, una vez que todos los datos de activos se han ingresado en el sistema, crear órdenes de trabajo requiere poco más que un clic del ratón o un toque en un dispositivo móvil. Las operaciones de órdenes de trabajo son accesibles desde el escritorio del CMMS mediante menús desplegables intuitivos y fáciles de usar. Los usuarios no requieren habilidades técnicas para gestionar órdenes de trabajo de principio a fin. Con un sistema de órdenes de trabajo, el personal de mantenimiento puede crear una orden, identificar su ubicación, pedir repuestos, rastrear el estado de la orden e crear informes cuando se completa la reparación. Todas estas tareas se realizan con el CMMS. Los enfoques tradicionales de gestión de mantenimiento no tienen estas capacidades integradas y en tiempo real.

Calendario de programación de órdenes de trabajo del software CMMS de Hippo

Los beneficios obtenidos al implementar un sistema de órdenes de trabajo a través de CMMS forman solo una parte de lo que el software ofrece a las empresas. Dado que los departamentos de mantenimiento son esenciales para mantener los ciclos de producción funcionando como deberían, contar con las mejores herramientas para lograrlo es fundamental. En general, los sistemas automatizados ofrecen a los propietarios de negocios una solución de gestión de mantenimiento que, cuando se utiliza según su diseño, garantizará la operación segura de una instalación, mejorará su calidad de producción y añadirá meses, si no años, a la vida útil de sus equipos. Juntos, esto se traduce en operaciones empresariales mejoradas que, a su vez, impactan positivamente en el resultado final.