Implementación de CMMS: Guía de 5 pasos para una gestión de mantenimiento fluida

Durante las últimas dos décadas, los sistemas de Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) han sido la solución preferida para un número creciente de clientes en un amplio espectro de sectores industriales, corporativos y de servicios. Y existen buenas razones para ello. Para empezar, los CMMS son sistemas de gestión automatizados sofisticados y robustos que utilizan miles de puntos de datos que, en cualquier momento, proporcionan al usuario una visión general de la operación de una instalación o, alternativamente, el estado de una pieza individual de equipo. Estos sistemas tienen la capacidad de monitorizar niveles de inventario, rastrear y gestionar órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y, lo más importante, pueden determinar instantáneamente qué activos de la empresa requieren mantenimiento preventivo (MP). Es esta última característica —el mantenimiento preventivo— la que forma el epicentro y el aspecto más valorado de los CMMS. La introducción de los MP en el software de gestión de mantenimiento ha sido responsable de prolongar la vida útil de los equipos, mejorar la organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra, y en última instancia, reducir costos operativos e incrementar las ganancias de la empresa.

Por potentes que sean los CMMS, su rendimiento óptimo y los ahorros de costos resultantes solo pueden lograrse a través de una implementación adecuada y un uso consistente del sistema. Cuando se trata de un plan de implementación de CMMS, esto se refiere a hacer que el software de gestión esté completamente operativo. Esto implica una serie de pasos que incluyen planificación del sistema, integración de datos, desarrollo y programación de MP, capacitación del personal y soporte técnico continuo. Sin una implementación adecuada del software CMMS, incluso el sistema más rico en funciones quedará corto de sus objetivos previstos.

A continuación se presentan cinco consejos sobre la implementación de software CMMS para garantizar que el sistema funcione como debe.

Resumen rápido de los 5 pasos de implementación de CMMS

1. Obtenga información y retroalimentación del personal de mantenimiento
2. Evalúe los recursos de la empresa y establezca metas realistas de implementación de CMMS
3. Determine roles y permisos de usuario
4. Desarrolle un programa de mantenimiento preventivo (MP)
5. Realice una incorporación y capacitación exhaustiva de usuarios

Entendamos cada paso en detalle.

1. Obtenga información y retroalimentación del personal de mantenimiento

Incluso antes de comprar un sistema CMMS, es esencial que todos los miembros del personal estén completamente comprometidos con un enfoque de gestión de mantenimiento. Este es el primer paso para asegurar una implementación exitosa de CMMS. Obtener información de quienes usarán el sistema garantizará que tenga las características que mejor se adapten a las necesidades, desafíos y objetivos de la empresa, ya sea reducir costos de mantenimiento reactivo o correctivo, disminuir el tiempo de inactividad de los equipos o reducir la utilización de técnicos. También es durante este tiempo que el equipo de mantenimiento debe decidir cómo se personalizaría el CMMS a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, esto implica identificar qué activos, inventario y usuarios se incluirán en la base de datos del sistema. Estas decisiones tendrán un gran impacto en el alcance de la operación del sistema CMMS, así como en cuánto tiempo y qué tan involucrada será la fase de integración de datos de la implementación.

2. Evalúe los recursos de la empresa y establezca metas realistas de implementación de CMMS

Como se señaló, durante la fase de implementación de un sistema automatizado, todos los datos críticos sobre inventario, activos y usuarios se ingresan en el software CMMS. Este es un momento en que los propietarios de negocios deben evaluar cuidadosamente sus propias capacidades. Hay varias opciones disponibles para esta fase de implementación de software CMMS basadas en las necesidades, tiempo y recursos de los clientes. Algunos clientes que tienen el tiempo y los recursos técnicos internos pueden preferir realizar la integración de datos por su cuenta. Cuando existe una base de datos de activos e inventario existente, esta puede migrarse al nuevo CMMS por el cliente o con la asistencia de técnicos proporcionados por el proveedor. Los proveedores de CMMS ofrecen a los clientes una variedad de soportes en forma de auditorías internas o soporte técnico remoto y telefónico para fines de implementación de CMMS.

Ya sea que los propietarios de empresas elijan realizar su propia auditoría de activos e inventario o que un especialista técnico del proveedor lo haga por ellos, aquí hay algunos parámetros para cronogramas realistas para estos procesos:

• Empresas con 0-100 activos = 30 días
• Empresas con 200 activos = 45 días
• Empresas con 201-500 activos = 90 días

3. Determine roles y permisos de usuario

Muchos sistemas CMMS permiten a los gerentes de mantenimiento asignar diferentes niveles de acceso al software CMMS. Esto significa que algunos usuarios pueden tener acceso a todas las partes del sistema, mientras que otros (quizás en grados variables) no lo tendrán. Esto es particularmente útil cuando los usuarios difieren según sus roles, responsabilidades e incluso ubicaciones de sitio. Los gerentes de mantenimiento deben considerar estas variables al asignar acceso de usuario durante el proceso de implementación de CMMS.

4. Desarrolle un programa de mantenimiento preventivo (MP)

Un programa de mantenimiento preventivo personalizado es la característica más valorada de los CMMS. Por esa razón y también porque no hay dos empresas iguales, debe configurarse para satisfacer las necesidades únicas de una organización. Su desarrollo es un aspecto crítico de la implementación de CMMS. Esta parte del proceso implica revisar los historiales de reparación de equipos mientras se tiene en cuenta el ciclo de producción de la empresa. Al hacerlo, los equipos pueden priorizarse según la edad y/o frecuencia de reparación. Por otro lado, los programas de mantenimiento preventivo pueden programarse durante tiempos de bajo uso y/o fechas de inspección.

5. Realice una incorporación y capacitación exhaustiva de usuarios

Estas dos funciones de implementación de software CMMS nunca deben pasarse por alto ni minimizarse, porque sin ellas todos los demás esfuerzos podrían resultar inútiles. La efectividad de un sistema de gestión de mantenimiento depende en gran medida del uso consistente y apropiado por parte del personal de mantenimiento. La incorporación y el soporte técnico continuo son dos formas de asegurar que el CMMS esté haciendo el trabajo para el que está destinado. Al igual que con los soportes descritos anteriormente, muchos proveedores de CMMS también incluyen en sus paquetes de sistema una variedad de recursos de incorporación y continuos para ayudar a los usuarios en el uso del sistema al inicio y a lo largo del tiempo. Estos recursos están disponibles como manuales en línea, videos, correo electrónico, chat y grabaciones de seminarios web, así como soporte telefónico.

No hay duda de que los CMMS son excelentes productos de gestión de mantenimiento. Sin embargo, a pesar de sus historiales probados, ninguno alcanzará su potencial sin una implementación adecuada del sistema que incluya capacitación de usuarios. Al considerar el costo total de los sistemas de gestión de mantenimiento, los propietarios de negocios deben sopesar los costos de servicios en el tiempo y personal necesario para la implementación de software CMMS contra los costos asociados con servicios de soporte adicionales a través de un proveedor. Una revisión cuidadosa de los objetivos, presupuesto y recursos de una empresa guiará a los propietarios de negocios en la selección de los servicios de incorporación e implementación de CMMS con el mejor ajuste. Invertir en servicios de implementación de CMMS, ya sea internos o a través de un proveedor, asegura una configuración adecuada del sistema, mientras que los soportes de incorporación conducen a una mayor adopción por parte de los usuarios, que a su vez conduce a eficiencia operativa, mayor vida útil de los equipos, reducción de costos y un mayor ROI.