Software de mantenimiento frente a hojas de cálculo de mantenimiento

Las empresas que dan sus primeros pasos hacia el mantenimiento preventivo a menudo comienzan con hojas de cálculo de mantenimiento caseras. Una hoja de cálculo de mantenimiento le permite registrar órdenes de trabajo, documentar los próximos ciclos de mantenimiento y usar filtros para manipular los datos y producir listas de trabajos completados. Sin embargo, las hojas de cálculo no se comunican entre sí y no pueden enviar notificaciones a los técnicos sobre el terreno. Esto significa que los gerentes y técnicos de mantenimiento deben confiar en otros sistemas como correo electrónico, teléfono, buscapersonas, calendarios, rastreadores fuera de línea, esquemas, manuales o incluso notas adhesivas para obtener una imagen completa del trabajo que debe realizarse.

Si bien agregan más valor que solo lápiz y papel, las hojas de cálculo tienen limitaciones obvias.

Por otro lado, el software de mantenimiento como los sistemas de administración de mantenimiento computarizados (CMMS) permite al administrador de la instalación, los técnicos y los clientes rastrear el estado del mantenimiento de sus activos y los costos asociados de ese trabajo en un sistema integral.

9 ventajas de un CMMS sobre una hoja de cálculo de mantenimiento

1. Activadores automatizados de MP

El software de mantenimiento preventivo ayuda a reducir los errores humanos al garantizar que los MP se activen cuando deben cumplir con los requisitos reglamentarios o de los fabricantes. Un buen sistema CMMS también puede activar PM en función de una serie de activadores de mantenimiento, incluidos el tiempo, el medidor y el evento.

2. Auditoría y cumplimiento

Un CMMS digitaliza su rastro de papel. Las órdenes de trabajo se documentan electrónicamente sobre la marcha, lo que facilita la auditoría.

3. Análisis e informes

Normalmente, un CMMS informará indicadores clave de rendimiento (KPI) como MTBF, MTTR y disponibilidad con poco esfuerzo. Los KPI se utilizan para evaluar la eficacia de las operaciones actuales, para tomar decisiones organizativas y de personal, y para determinar si los activos deben repararse o reemplazarse. Los informes integrados le permiten refinar los procesos de mantenimiento y mejorar la disponibilidad de los activos, mejorando en última instancia sus resultados finales.

4. Acceder

Las hojas de cálculo de mantenimiento se encuentran en un disco personal en una computadora de escritorio, con un acceso bastante limitado. Con un CMMS basado en la nube, los datos se almacenan en un servidor remoto y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar a través de Internet. La mayoría del software CMMS moderno también viene con una aplicación móvil para que pueda acceder a su CMMS a través de su teléfono o tableta en el campo.

5. Centralización

Planifique, controle, pronostique, mida el rendimiento, evalúe e informe todo desde un sistema.

6. Información en tiempo real

Vea las actividades de mantenimiento de su organización en tiempo real. Los gerentes pueden ver qué activos están fuera de línea, quién está trabajando en qué y qué aún se debe hacer.

7. Comunicación

Las solicitudes de trabajo enviadas al sistema se pueden enviar a las personas adecuadas al instante. Los técnicos reciben notificaciones automáticamente para que sepan el trabajo pendiente.

8. Base de datos centralizada

Su CMMS es una base de datos de toda la información, documentos, manuales, esquemas e imágenes y materiales del equipo. No es necesario que sus técnicos lleven consigo esquemas o manuales voluminosos. Con el tiempo, esto se convierte en un depósito de datos históricos sobre sus activos, lo que le brinda una imagen más completa del rendimiento de un activo a lo largo del tiempo.

9. Gestión de la cadena de suministro

Un CMMS rastreará automáticamente el inventario de piezas, administrará proveedores y vendedores sin esfuerzo y lo ayudará a mantener optimizados los costos de inventario. Cuando se consumen piezas durante las órdenes de trabajo, el CMMS agota los niveles de existencias en tiempo real. No es necesario volver al escritorio y actualizar esas tarjetas de stock. Si las existencias caen por debajo de los niveles mínimos, el sistema notificará a los usuarios o proveedores requeridos para iniciar el proceso de reorden.

Si bien una hoja de cálculo de mantenimiento es la opción más barata a corto plazo, es inflexible y no reacciona a lo que sucede en su instalación. Por lo tanto, su capacidad para minimizar los costos asociados con el tiempo de inactividad, el almacenamiento de piezas y el tiempo de generación de informes de gestión es, en el mejor de los casos, baja.

Un CMMS agiliza y automatiza todo esto, y muchas soluciones se pueden personalizar para adaptarse a sus procesos de mantenimiento, sin importar el tamaño de su organización. Cualquier empresa en cualquier sector del mercado puede implementar eficazmente un CMMS para una gestión de activos eficiente.

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