Por Qué el CMMS Supera a las Hojas de Cálculo: 10 Ventajas Clave

Las hojas de cálculo son comúnmente usadas por gerentes de instalaciones y mantenimiento para rastrear los activos y operaciones que supervisan. En la superficie, parecen una solución razonable.

• La mayoría de las empresas cuentan con aplicaciones de hojas de cálculo basadas en computadora.
• Son un gasto esperado y no necesitan presupuestarse.
• La mayoría de empleados están familiarizados con su uso, por lo que son una solución fácil que requiere poca o ninguna capacitación.
• Las hojas de cálculo tienen capacidades de informes bastante poderosas y pueden crear gráficos que impresionan a la alta gerencia.
• Gerentes de instalaciones y mantenimiento pueden compilar hojas de datos de activos y equipos principales, inventario, servicios públicos, ubicaciones, proveedores, vendedores, empleados, inquilinos y clientes.

Con todos estos beneficios, ¿por qué los gerentes buscarían sistemas como sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), sistemas de gestión de instalaciones asistidos por computadora (CAFM) o software de gestión de instalaciones (FMS)? Después de todo, estos sistemas son mucho más caros (comparados con MS Excel), menos familiares y requieren mucho tiempo y esfuerzo para implementar y capacitar al personal.

Sí, parece que los beneficios de las hojas de cálculo son vastos, pero no deberíamos descartar los beneficios de CMMS tan rápido, y de hecho, deberíamos considerar abrazarlos como parte de nuestras operaciones. A continuación, 10 razones por las que los gerentes deberían usar software CMMS en lugar de hojas de cálculo:

1. Mejora del servicio al cliente para inquilinos y clientes

Las empresas que brindan servicios a inquilinos y otros clientes pueden mejorar el servicio con software de gestión de instalaciones y CMMS. Estos sistemas permiten a inquilinos, personal y otros clientes enviar solicitudes de servicio en tiempo real y que se enruten automáticamente al proveedor. Los clientes pueden recibir actualizaciones de estado por email y verificar fácilmente el progreso. Las hojas de cálculo no pueden ofrecer esto, y si los gerentes quieren mantener a los clientes informados del estado de sus solicitudes, deben hacerlo manualmente. Actualizar manualmente a los solicitantes requiere mucho tiempo, es poco fiable y propenso a errores. En última instancia, los clientes e inquilinos estarán más satisfechos con una empresa que use un sistema de gestión de mantenimiento o instalaciones que los mantenga actualizados sobre sus solicitudes.

2. Acceso fácil a documentos críticos

La gestión de instalaciones actúa como un centro centralizado para documentos importantes. Las personas que trabajan en departamentos de instalaciones y mantenimiento a menudo necesitan acceder a documentos críticos como planos, manuales de operación, garantías, imágenes, contratos de proveedores y vendedores, contratos de arrendamiento, facturas, órdenes de compra y más. Todos estos documentos se almacenan y acceden fácilmente dentro de la base de datos. Sin software, puede pasar horas o incluso días buscando un manual de operación o un dibujo mecánico. Las hojas de cálculo fallan en comparación con el software de gestión de instalaciones y CMMS cuando se trata de gestionar y acceder a documentos importantes.

3. Alertas y recordatorios por email automatizados

Una de las mayores ventajas que CMMS y FMS tienen sobre las hojas de cálculo es su capacidad para enviar notificaciones y alertas automatizadas a diferentes partes. El software puede configurarse para enviar emails y mensajes de texto cuando eventos importantes están por vencer. Notificaciones se envían cuando se hacen solicitudes de servicio, ítems de inventario alcanzan un umbral crítico, se necesita mantenimiento preventivo, inspecciones están pendientes, garantías se acercan a su vencimiento, o ocurre una avería.

Además, se envían alertas automáticas cuando el trabajo no ha sido respondido dentro de un período específico. Por ejemplo, si un técnico ha sido notificado de que un ascensor está fuera de servicio pero no ha respondido en una hora, el gerente de instalaciones será notificado permitiéndole actuar rápido. Usar hojas de cálculo resulta en gerentes reactivos que a menudo actúan cuando ya es tarde. Mientras que el software de mantenimiento permite a gerentes y técnicos ser proactivos, evitar averías y responder más rápido.

4. Mantenimiento preventivo mejorado

El software de mantenimiento de edificios tiene funciones de mantenimiento preventivo y programado que activan automáticamente órdenes de trabajo según un calendario establecido. Algunos sistemas incluso activan tareas cuando lecturas han alcanzado un umbral crítico (PM basados en medidores). Notificaciones pueden enviarse antes del evento programado y cuando el mantenimiento es debido. Si el trabajo no se ha completado, se envían alertas a supervisores. Sin software, el mantenimiento preventivo puede fácilmente quedar desatendido, resultando en más tiempos de inactividad frecuentes y costos de reparación más altos. Las hojas de cálculo llegan hasta documentar cuándo está programado el mantenimiento preventivo e inspecciones, pero no van mucho más allá. Si el mantenimiento preventivo es prioridad en su organización, probablemente sea mejor no depender de hojas de cálculo.

5. Capacidades de informes mejoradas

Todos sabemos que si es competente con hojas de cálculo puede crear informes increíbles. La alta gerencia se impresiona cuando se les presentan gráficos de pastel, barras y diagramas de dispersión. Demuestra que sabe su trabajo y puso esfuerzo en la presentación.

El software de gestión de instalaciones y mantenimiento ofrece capacidades de informes comparables y más. Además de poderosas herramientas de redacción de informes, los paquetes vienen con informes predefinidos. Estos son informes requeridos por gerentes incluyendo: órdenes de trabajo vencidas, mantenimiento preventivo e inspecciones próximas, costos mensuales de mantenimiento, costos y utilización de mano de obra, análisis de ciclo de vida de equipos, niveles de inventario, por nombrar algunos. Imagine el tiempo que tomaría a alguien construir correctamente estos informes en una hoja de cálculo.

Los informes también pueden programarse y enviarse automáticamente por email cuando se requieran. Para gerentes que aman sus hojas de cálculo, los informes de CMMS pueden extraerse y modificarse usando funciones de hojas de cálculo. Muchos sistemas de mantenimiento también tienen paneles personalizables permitiendo a usuarios ver datos en tiempo real sobre indicadores clave de desempeño (KPIs).

6. Accesibilidad

En los últimos diez años hemos visto un cambio hacia software basado en web permitiendo acceso a través de navegador. Esto básicamente da a usuarios acceso en cualquier lugar, en cualquier momento, siempre que haya conexión a internet. Más recientemente, con la proliferación de internet inalámbrico, los usuarios de software pueden acceder a su base de datos desde smartphones o tabletas. Las mismas notificaciones y alertas por email ahora pueden recibirse remotamente, sin restringir a usuarios a computadoras de escritorio. Esto resulta en tiempos de respuesta más rápidos, menos papel y mejor comunicación. Cuando se trata de CMMS vs hojas de cálculo, este nivel de accesibilidad no es alcanzable con hojas de cálculo.

7. Acreditación LEED

Implementar software de gestión de instalaciones y CMMS son reconocidos como formas efectivas de reducir el consumo de energía de edificios. CAFM permite a gerentes informar fácilmente sobre sistemas que funcionan mal y tomar decisiones oportunas sobre cuándo actualizar equipos o requerir mantenimiento. El software de mantenimiento viene equipado con herramientas de informes que identifican equipos fallando y permiten a gerentes ver tendencias. El valor que el software agrega a programas de mantenimiento preventivo se ve como un paso hacia operaciones de edificios más verdes. Por eso tener un sistema de software de mantenimiento en lugar le da a la instalación un punto hacia la acreditación LEED.

8. Agregar nuevos registros

El software de gestión de instalaciones y mantenimiento hace un mejor trabajo registrando eventos comparado con hojas de cálculo. Cuando se envía una solicitud de servicio, el software automáticamente registra el nombre del solicitante, info de contacto, hora y fecha. También registra quién respondió y cuándo. De hecho, el software registra automáticamente cada transacción. Imagine hacer esto con una hoja de cálculo involucrando múltiples personas agregando registros. Sería casi imposible.

9. Gestión de órdenes de trabajo

CMMS y FMS tienen la capacidad de optimizar todo el proceso de órdenes de trabajo usando software de órdenes de trabajo, algo no posible con hojas de cálculo. Con software de mantenimiento, personal y clientes pueden enviar solicitudes, que pueden aprobarse (o rechazarse) y despacharse a personal de mantenimiento y proveedores externos. El software registra automáticamente hora de solicitud, cuándo fue recibida y cada transacción a lo largo del proceso. Fotos, facturas y otros documentos importantes pueden agregarse a órdenes de trabajo para referencia. Gerentes de mantenimiento pueden extraer fácilmente datos sobre tiempo de respuesta, tiempo de finalización y costos involucrados. Como se mencionó, notificaciones y alertas por email se generan manteniendo a todas las partes actualizadas sobre el estado. Mejores procesos de gestión de órdenes de trabajo también resultan en tiempos de respuesta más rápidos y reducen el tiempo de inactividad de equipos.

10. Reducción de costos

Si actualmente usa hojas de cálculo, es probable que cosas se estén cayendo por las grietas. El mantenimiento preventivo no se realiza como se planeó. Existe una relación inversa entre mantenimiento preventivo y no planificado. El tiempo de inactividad y costos de reparación disminuyen a medida que aumenta el mantenimiento preventivo y planificado. Hay ahorros de costos con mejor documentación e informes sobre desempeño de proveedores y técnicos, utilización de mano de obra y desempeño de equipos. CMMS y FMS también tienen herramientas de gestión de inventario que permiten a empresas optimizar niveles de inventario, manteniéndolo bajo pero teniendo suministros disponibles cuando se necesitan —otro ahorro. Proporcionar a gerentes poderosas herramientas de informes de mantenimiento les permite tomar mejores decisiones que ahorran dinero a la empresa.

Típicamente, los sistemas de software de mantenimiento muestran ROI en menos de un año y se puede esperar una reducción del 5-15% en costos de mantenimiento. La reducción es aún mayor si no hay sistema preventivo o planificado y el mantenimiento es reactivo. Muchas variables intervienen en cálculos de ROI, pero dados los beneficios de CMMS descritos, una implementación adecuada de CMMS o software de gestión de instalaciones puede ser un gran ahorro de costos.

NOTA DEL AUTOR: Entendemos su escepticismo; una empresa de CMMS diciéndole por qué el software de mantenimiento es genial puede ser un poco desagradable. Sin embargo, mantenemos no solo nuestro propio sistema CMMS, sino soluciones de software de mantenimiento en general. Y no tiene que creer nuestra palabra, haga clic aquí para leer una de muchas historias de éxito de clientes.