Principales Características de GMAO para Optimizar Operaciones de Mantenimiento

Características de software GMAO que necesitas

Un número creciente de empresas en un amplio espectro de sectores industriales, de servicios y corporativos ha llegado a darse cuenta de que su enfoque de "lápiz y papel" o hoja de cálculo para gestión de mantenimiento ya no es suficiente. Mayor competencia en el mercado, demandas económicas y cambios tecnológicos son las razones principales por las que las empresas buscan mejorar su estrategia de mantenimiento. Con el objetivo de funcionar mejor, más rápido, más inteligente y más ágil, las empresas se motivan para encontrar formas de mejorar la eficiencia operativa reduciendo costes, ahorrando tiempo y recursos y, en última instancia, logrando un mayor retorno de inversión (ROI). Por todas estas razones, los propietarios se orientan cada vez más hacia el Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) como solución.

Para quienes consideran un sistema de mantenimiento automatizado, seleccionar un software GMAO puede parecer abrumador al principio, especialmente dado el creciente número de proveedores online. Un buen punto de partida es primero entender qué es el software GMAO y luego familiarizarse con las características disponibles. Con esa información, se pueden tomar decisiones informadas sobre encontrar un sistema que sea el ajuste correcto para tu empresa, sus objetivos de mantenimiento y presupuesto.

¿Qué es un Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO)?

Para empezar, el software GMAO se describe mejor como un grupo de sistemas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que en cualquier momento pueden proporcionar al usuario una visión general de la operación de una instalación o el estado de un equipo individual. Estas potentes herramientas robustas ofrecen a las empresas la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente qué activos requieren mantenimiento preventivo o reparaciones. Esta última característica —mantenimiento preventivo (MP)— representa la base del software de mantenimiento. La capacidad de programar órdenes de trabajo de MP usando configuraciones variables y personalizables, enviar notificaciones remotas sobre órdenes pendientes, en curso o atrasadas, y generar informes de MP instantáneamente es el atractivo principal para la mayoría de empresas que desean no solo mejorar eficiencia y reducir costes, sino también tomar decisiones sobre sus operaciones a medida que avanzan.

Lista de Características de GMAO

Todos los software de gestión de mantenimiento automatizados básicamente hacen lo mismo: control de inventario, órdenes de trabajo, programas de MP e informes. Las diferencias se relacionan principalmente con cómo se despliega el sistema y la versatilidad con que se realizan sus funciones. A continuación, la lista de características de software GMAO más buscadas por propietarios:

GMAO On-premise vs Web-based — Los sistemas GMAO están disponibles en dos formatos básicos: software basado en la nube y software standalone instalado on-premise. Cada uno es un excelente sistema que difiere solo en cómo se gestiona y despliega. Los sistemas standalone requieren instalación en ordenadores de la empresa. También requieren ciertas especificaciones de sistema, software de seguridad y soporte técnico interno para mantenimiento y actualizaciones. Por otro lado, el software basado en la nube se accede a través del servidor del proveedor con todo el mantenimiento y actualizaciones proporcionados remotamente. Aparte de las diferencias de coste (costes iniciales mayores para standalone y costes a largo plazo mayores para cloud), los sistemas standalone pueden ofrecer más control sobre seguridad y mantenimiento de datos; pero a coste añadido. Los sistemas basados en la nube quitan el trabajo, la preocupación y los costes añadidos de mantenimiento y actualizaciones.

Capacidades de Acceso al Sistema — Para propietarios con grandes organizaciones, poder asignar diferentes niveles de acceso es importante. Por ejemplo, los gerentes de mantenimiento pueden tener acceso completo mientras que los técnicos tienen acceso limitado a características o áreas específicas.

Accesibilidad desde Dispositivos Móviles — Una de las características más atractivas del software GMAO es la capacidad de crear órdenes de trabajo, verificar inventario, pedir piezas o generar informes sobre la marcha. Poder acceder al panel GMAO en cualquier dispositivo con Internet es un gran ahorro de tiempo comparado con tener que volver a la oficina. La accesibilidad móvil GMAO reduce retrasos innecesarios en muchos frentes.

Escaneo de Códigos de Barras y Capacidad Fotográfica — Junto con la accesibilidad móvil vienen otras dos características integradas importantes: escaneo de códigos de barras y fotos. Ambas son extremadamente ventajosas porque reducen errores y confusiones innecesarios. Los técnicos pueden fotografiar equipos que necesitan reparación y escanear la imagen del código de barras de una pieza para reemplazo. Órdenes de trabajo y/o pedidos de piezas precisos pueden hacerse inmediatamente sin retrasos por errores sobre qué equipo necesita servicio o pidiendo la pieza equivocada.

Dibujos Arquitectónicos — Poder acceder a dibujos arquitectónicos (representación de un diseño como vistas de planta y/o elevación de un edificio o estructura) desde el panel GMAO proporciona otra forma de identificar la ubicación exacta de un equipo que necesita servicio. Además, el plano de la instalación notará, entre otras cosas, todas las instalaciones eléctricas y de fontanería. Estos pueden ser vitales al hacer alteraciones que impliquen mover, actualizar o reemplazar equipos.

Implementación, Onboarding y Soporte Continuo — Un aspecto crítico de cualquier sistema de software GMAO es asegurar que el sistema opere como está destinado y que el personal de mantenimiento lo use apropiadamente. Aquí es donde el acceso a soporte fiable y oportuno de un proveedor GMAO puede marcar la diferencia entre éxito y fracaso. La fase de implementación es crítica e implica introducir datos de inventario, activos y usuarios, así como configurar MP según sea necesario. Si esta fase no se hace bien, el sistema no rendirá bien sin importar lo informados que estén los usuarios. Por eso, los proveedores ofrecen opción de auditorías in situ o soporte técnico remoto y telefónico. También hay variedad de recursos de onboarding y continuos para usuarios: manuales online, vídeos, email, chat, grabaciones de webinars y soporte telefónico para abordar preocupaciones operativas o refrescar tareas no rutinarias.

Conclusión
A medida que crece la población de usuarios de software de gestión de mantenimiento, también lo hace el número de proveedores. Por eso, los propietarios se sirven mejor familiarizándose con formatos de sistemas, características de software GMAO y calendarios de precios que diferencian uno de otro. La clave es alinear los objetivos de gestión de mantenimiento de tu empresa con el producto correcto, punto de precio y servicios de soporte.