Impulse la eficiencia de su organización sin fines de lucro con software CMMS

Cuando cada dólar proviene de donaciones, la presión por reducir costos es constante. Como resultado, las organizaciones sin fines de lucro suelen recortar áreas que no son de atención directa al cliente, como el mantenimiento. Lamentablemente, esto puede aumentar los costos, ya que el mantenimiento reactivo constante y la desorganización consumen tiempo valioso de voluntarios y empleados. Con averías frecuentes y sin recursos para solucionarlas, su organización se vuelve menos efectiva y puede perder el foco en su misión principal.

El negocio de gestionar una organización sin fines de lucro

Mantener las instalaciones controlando los costos desafía a muchas organizaciones, pero la naturaleza del trabajo sin fines de lucro lo hace aún más difícil. Las pequeñas ONG pueden no tener un gerente de mantenimiento a tiempo completo, y las que lo tienen a menudo dependen de voluntarios para la mayor parte del trabajo de mantenimiento y reparación. La asistencia es impredecible y no siempre hay suficientes personas para completar las tareas, sin mencionar la dificultad de encontrar voluntarios con las habilidades adecuadas para realizar reparaciones.

También es complicado comunicar qué necesita hacerse, ya que alguien que acude una o dos veces por semana no comprenderá todas las necesidades de mantenimiento. Y si algo se rompe y solo tiene uno o dos voluntarios que saben arreglarlo, puede que nadie esté disponible; tendría que esperar a su próximo día de voluntariado o buscar un contratista externo.

Muchas ONG usan equipos antiguos donados que se averían con más frecuencia, y sus instalaciones pueden no estar en buen estado, requiriendo más mantenimiento que edificios nuevos. Pero con restricciones presupuestarias impredecibles, siempre existe la tentación de posponer las tareas de mantenimiento el mayor tiempo posible.

Aunque las subvenciones y campañas de donaciones ayudan a financiar programas importantes, estos fondos suelen asignarse a un proyecto específico y no pueden usarse para reparaciones o mantenimiento de instalaciones. En resumen: depende de voluntarios inexpertos (y a veces poco fiables) para mantener equipos e instalaciones obsoletas con un presupuesto ajustado.

¿Qué es el software CMMS?

Un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) es un software que agiliza todos los aspectos de sus responsabilidades de mantenimiento. Facilita:

• Programar y automatizar tareas de mantenimiento en un calendario digital
• Ofrecer un portal sencillo de solicitudes de órdenes de trabajo para clientes, personal y voluntarios
• Rastrear órdenes de trabajo y crearlas sobre la marcha mediante una app móvil CMMS
• Generar órdenes de trabajo programadas para proveedores externos
• Monitorear el rendimiento de equipos y trabajadores y generar informes

"Sin software, el personal de mantenimiento se ve obligado a gestionar con métodos manuales, como órdenes de trabajo en papel, hojas de cálculo y calendarios", explica Taylor Short, investigador de mercado CMMS en Software Advice, un sitio que compara y revisa software CMMS y otro software empresarial.

El CMMS lo utilizan desde pequeñas empresas hasta corporaciones multinacionales, pero la complejidad de algunos sistemas de gestión de mantenimiento puede hacerlos imprácticos para la mayoría de las ONG. Hippo CMMS está diseñado para ser lo suficientemente fácil de usar para la organización sin fines de lucro más pequeña, pero lo suficientemente robusto para grandes organizaciones con necesidades complejas.

¿Organiza recaudaciones de fondos o eventos de prensa en sus instalaciones?

Sin importar lo caótico que sea entre bastidores, su organización debe verse impecable durante una recaudación o evento mediático. El edificio debe estar impecable, la climatización controlada y cualquier daño antiestético en las instalaciones debe estar reparado.

Además, es posible que deba configurar un sistema AV u otros equipos de uso poco frecuente para entretener e informar a sus invitados. Un cable de micrófono faltante o un fusible interno fundido pueden marcar la diferencia entre un discurso de apertura efectivo que impresiona a los donantes y un fiasco que les hace replantearse su apoyo.

El software de gestión de órdenes de trabajo bajo demanda de Hippo puede ayudarle a asegurar que todas las tareas de reparación y configuración se completen antes del gran evento. Puede usar la herramienta para conectar al personal, voluntarios, gerentes de mantenimiento y técnicos externos. Cualquiera que agregue puede enviar solicitudes de mantenimiento cuando sea necesario, notificando al gerente de mantenimiento de inmediato.

El gerente puede entonces asignar cada tarea a un voluntario o contratista externo, categorizarla, marcar su prioridad y agregar otros detalles pertinentes. Los gerentes también pueden acceder a informes detallados para rastrear órdenes de trabajo completadas o descubrir proyectos atrasados.

Como Hippo CMMS funciona desde cualquier dispositivo, cualquier persona con acceso al sistema en su organización puede actualizar órdenes de trabajo. Eso significa que sabrá que el sistema de sonido está configurado y la sala de reuniones limpia, en lugar de darse cuenta de que el micrófono no enciende cuando ya es demasiado tarde.

¿Gestiona múltiples propiedades?

Las pequeñas ONG pueden funcionar con buen liderazgo y unos pocos voluntarios dedicados. Sin embargo, trabajar en múltiples propiedades aumenta drásticamente la complejidad de la gestión de instalaciones y mantenimiento de edificios.

La logística se complica. No puede depender del boca a boca ni de gestionar órdenes de trabajo en papel, ya que la información no fluirá de forma fiable de un edificio a otro. Las herramientas que deja en un edificio terminan en el otro, ya que el personal o voluntarios las toman para reparaciones necesarias. Sin un sistema centralizado, informar sobre el progreso del mantenimiento en todas las instalaciones consume más tiempo.

Esta falta de organización a menudo pasa desapercibida hasta que hay una emergencia. Se rompe la fontanería en el edificio nuevo, o se va la electricidad, y se da cuenta de que no sabe qué repuestos tiene a mano. O espera que sus herramientas estén donde las vio por última vez, o gasta dinero en una carrera de emergencia a la ferretería.

El software Hippo CMMS elimina el estrés de mantener múltiples sitios. Nuestro sistema de gestión de mantenimiento de activos y equipos le permite ver todos sus equipos desde un plano y almacena imágenes, manuales de O&M y otra información crucial, para que voluntarios, empleados y contratistas externos siempre tengan documentos importantes a mano. Incluso puede configurar alertas de inventario para reponer cuando las piezas escaseen, y programar mantenimiento regular para HVAC, calentadores de agua y cualquier otra cosa que necesite ajustes constantes.

¿Proporciona servicios de salud?

Cuando la salud está involucrada, los pequeños errores pueden tener consecuencias drásticas. Ya sea que trabaje en un gran hospital sin fines de lucro o en una pequeña clínica gratuita, mantener las instalaciones limpias y los equipos en buen estado marca una gran diferencia en la calidad de la atención al paciente que brinda su personal.

Además, los procedimientos de mantenimiento son más complejos en el sector salud. Existen normas específicas sobre cómo y cuándo deben limpiarse las instalaciones, y estrictas políticas de control de acceso que pueden complicar la programación del mantenimiento. Equipos especializados como máquinas de resonancia magnética requieren mantenimiento constante, con técnicos externos. Y además de todo eso, aún debe realizar todo el mantenimiento regular de edificios e instalaciones.

El software Hippo CMMS ofrece soluciones de gestión de mantenimiento para hospitales y atención médica para organizaciones de cualquier tamaño. Es escalable e incluye usuarios ilimitados, permitiéndole dar el nivel de acceso adecuado a todos los que lo necesiten, desde el administrador principal hasta técnicos que solo acuden cuando se necesita una reparación especializada.

Médicos, enfermeras y otro personal pueden enviar solicitudes de trabajo al gerente de mantenimiento, quien puede priorizarlas y asignarlas a personal de limpieza, contratistas o técnicos externos en tiempo real. Los gerentes también pueden configurar el software para crear automáticamente listas de tareas de actividades de mantenimiento preventivo, que los trabajadores pueden recibir y actualizar en dispositivos portátiles.

Como el software organiza y almacena información de contratistas, es fácil rastrear el mantenimiento preventivo especializado. Ya sea que necesite fregar los pisos mañana o que un técnico externo revise el equipo de rayos X en 6 meses, Hippo CMMS envía y rastrea automáticamente la orden de trabajo.

¿Los activos de sus instalaciones son irreemplazables?

La atmósfera tranquila y reflexiva de una galería o museo puede parecer lo opuesto a un centro de salud bullicioso, pero ambos requieren un cuidado meticuloso del personal de mantenimiento. Si descuida el mantenimiento del sistema de climatización, podría dañar una pintura invaluable o un artefacto cultural. Si usa el producto de limpieza incorrecto, podría destruir una antigüedad única.

El software Hippo CMMS reduce la posibilidad de error humano. Las órdenes de trabajo no se transmiten de boca en boca ni se anotan en papel; se registran y rastrean en el software, con todo el detalle necesario. Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo contienen listas de verificación de tareas paso a paso, garantizando un enfoque estandarizado para cada orden.

Eso no es una diferencia trivial; sería impracticable enviar a un equipo de limpieza con un archivador lleno de instrucciones específicas para cada artículo o sección de una colección frágil. Con Hippo, es fácil. Cada trabajador recibe órdenes de trabajo individuales en su smartphone o tablet, con instrucciones de cuidado especial para cada tarea. Con mayor responsabilidad y más información, puede estar seguro de que cada miembro de su personal de mantenimiento tratará las obras con el cuidado que merecen.

¿Tiene dificultades para cumplir con códigos o inspecciones?

Si opera en EE. UU., probablemente ya esté sujeto a OSHA y leyes laborales. También hay códigos de seguridad de edificios que cumplir: alarmas de humo y extintores que mantener, y salidas de emergencia que mantener libres de obstáculos. Hay códigos adicionales si proporciona vivienda o servicios médicos, enseña habilidades u opera un taller, vende productos o cocina y sirve alimentos; casi cualquier cosa que haga su organización añade requisitos de cumplimiento. Una sola inspección fallida puede resultar en grandes multas, cierre de instalaciones y daño a la reputación.

El software Hippo CMMS facilita el cumplimiento de todos los pequeños detalles. Tareas rutinarias de cumplimiento, como verificar que las salidas estén despejadas, pueden convertirse en órdenes de trabajo automáticas que se repitan tantas veces como sea necesario. El CMMS informa automáticamente al gerente de mantenimiento, asegurando que incluso tareas que solo deben hacerse una vez cada varios meses, como revisar las alarmas de humo, no se olviden.

En una organización sin fines de lucro, cada dólar cuenta. Un departamento de mantenimiento ineficiente puede tensionar su presupuesto y hacer que su organización sea menos efectiva. Hippo CMMS puede ayudar a su organización sin fines de lucro a realizar todo el trabajo que ocurre entre bastidores, ahorrando más dinero para su misión.