Elija el software CMMS adecuado: Guía completa de comparación

Adentrarse en el mundo del Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) puede ser un poco abrumador. No hay duda de que simplemente llegar a la decisión de ir más allá de un enfoque tradicional de "lápiz y papel" para rastrear operaciones de la empresa puede ser un desafío. Sin embargo, ahora enfrentando el dilema de seleccionar el mejor software CMMS para su negocio, eleva el nivel de confusión a un nivel completamente nuevo. Si acaba de comenzar su búsqueda en línea, probablemente se haya encontrado con muchos proveedores que ofrecen una miríada de sistemas, formatos y opciones de servicio. La pregunta principal en la mente de muchos en su posición es: "¿Por dónde empiezo al buscar el mejor software CMMS para mi empresa?"

Pero, ¿qué es un software CMMS? Ordenar el laberinto de información de software CMMS sin tener una comprensión clara de algunos de los conceptos básicos necesarios para guiar su búsqueda no solo es frustrante, sino que también puede resultar en una elección menos que óptima en un sistema de gestión de mantenimiento. Aquí, proporcionaré una base para su búsqueda identificando los conceptos clave para comparar opciones de software CMMS. Armado con esta información, estará mejor preparado al seleccionar el software CMMS que sea el adecuado para su organización.

El software CMMS es adecuado para empresas que abarcan una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos, incluyendo manufactura, minería, salud y hospitalidad, por nombrar algunos. En términos de funcionalidad, estos sistemas ofrecen a las empresas la capacidad de monitorear niveles de inventario, rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo.

Determine las necesidades, expectativas, objetivos y recursos de CMMS de su empresa

Un punto de partida importante es tener claridad sobre lo que necesita en un sistema de gestión de mantenimiento y cómo planea utilizarlo con los recursos disponibles. Para hacer esta determinación, es mejor recopilar retroalimentación de su personal de mantenimiento para identificar los desafíos asociados con el enfoque de mantenimiento actualmente en vigor y aprender qué se necesita para superarlos. Dado que no hay dos empresas iguales, se debe dar una consideración cuidadosa a la estructura y cultura de su organización, el número de empleados, ciclos de producción, tendencias de la industria y potencial de crecimiento, por nombrar algunos. También es importante tener en cuenta sus recursos y la capacidad de su personal para utilizar el software CMMS. Aunque la mayoría de los software CMMS no requieren habilidades informáticas más allá de un clic o un toque, obtener una idea de la receptividad de los empleados para adoptar un sistema de mantenimiento automatizado es importante para determinar los requisitos de incorporación. De manera similar, los propietarios de negocios deben ser conscientes de sus recursos internos cuando se trata de implementar el software CMMS. Los proveedores de CMMS pueden acomodar una variedad de necesidades de clientes una vez que se les hacen conscientes.

Decidir qué opciones de implementación de CMMS funcionan mejor para su organización

Además del punto de evaluar recursos de la empresa, está determinar qué formato de software CMMS es el más adecuado para las necesidades de su empresa. Aunque hay una superposición considerable en los productos CMMS, se distinguen más fácilmente por sus tipos de plataforma como "basados en la nube" u "on-premise". En términos simples, los sistemas basados en la nube dependen del proveedor que aloja los datos en sus propios servidores, mientras que los sistemas on-premise requieren que un técnico de la empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, dentro de su instalación. El primero depende del proveedor que mantiene el sistema, mientras que el segundo depende del mantenimiento interno del software y hardware del sistema por un especialista en TI del personal.

Cada plataforma tiene beneficios y limitaciones. Muchos clientes encuentran los CMMS basados en la nube atractivos por dos razones: menor costo y sin mantenimiento. Otros clientes prefieren los sistemas on-site porque proporcionan a los gerentes de mantenimiento control total y personalización de sus datos y el sistema. Los operadores de sistemas on-premise pueden programar el mantenimiento y actualizaciones de su sistema según su propio cronograma, mientras que el mantenimiento y actualizaciones basados en la nube operan según el cronograma del proveedor. Para clientes que buscan portabilidad, las plataformas basadas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las plataformas on-site no la tienen. Finalmente, las plataformas on-premise tienen costos iniciales mucho más altos, mientras que los sistemas basados en la nube vienen con tarifas de suscripción anuales.

Considere costos de CMMS, ROI y opciones de soporte

Comprar un sistema de software CMMS es una gran inversión en términos de tiempo, dinero y recursos. Como se señaló, hay una amplia gama de paquetes que ofrecen una variedad de características y soportes. Preste atención a lo que los proveedores incluyen en su precio base, ya que a menudo los paquetes de menor precio no incluyen soporte técnico continuo. Aparte de las diferencias de costo ya mencionadas entre formatos on-premise y basados en la nube, hay otros costos asociados con la implementación, así como tutoriales en línea para la incorporación de personal. Algunos proveedores agruparán estos en sus tarifas de licencia anuales para plataformas basadas en la nube, pero estos sistemas tienden a ser más caros que los CMMS básicos. Muchos proveedores también ofrecen auditorías de inventario on-site e incorporación de personal, nuevamente a un costo adicional. En general, cuantas más opciones se seleccionen en cualquiera de las plataformas de gestión de mantenimiento, más costosas serán. Pese cuidadosamente el costo total del software CMMS, incluyendo cualquier costo de opción adicional para todos los tipos de formato de sistema y paquetes.

Conclusión

El software CMMS es potente y robusto y ofrece una amplia gama de características, incluyendo programas de mantenimiento preventivo, acceso móvil, capacidades de escaneo de código de barras y representaciones arquitectónicas. Considerados juntos, estos y otros características proporcionan a los propietarios de negocios la oportunidad de automatizar completamente su gestión de mantenimiento ahora y a medida que crecen de manera sencilla y eficiente. La clave para seleccionar el mejor paquete de software CMMS es informarse, hacer preguntas y luego seleccionar el que sea el mejor ajuste para su organización. Cuando se usa como está diseñado, el software CMMS mejorará la eficiencia de la gestión de mantenimiento, reducirá la utilización de mano de obra e incrementará la vida útil de los equipos. Tomados juntos, los CMMS proporcionarán un excelente retorno de la inversión con resultados finales incrementados.