Por Qué el Software GMAO Es Esencial para el Éxito de las Pequeñas Empresas

Software GMAO para Pequeña Empresa

Según la Oficina de Defensa de la Pequeña Empresa de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA), en 2016 había 28,8 millones de pequeñas empresas representando el 99,7% de todas las empresas de EE. UU. Estas empleaban a 56,8 millones de personas, el 48% de todos los empleados en EE. UU. en un amplio espectro de sectores industriales, de servicios y corporativos (Perfil de Pequeña Empresa de EE. UU., 2016). Las pequeñas empresas forman una parte vital del panorama económico y según estas estadísticas, son definitivamente una fuerza económica a tener en cuenta.

Entonces, ¿qué constituye una pequeña empresa y qué desafíos enfrentan? Para empezar, varían en tamaño, estructura y ventas. La SBA establece estándares pero en general, la agencia asigna 35,5 millones en ventas y 1500 empleados como umbrales. Por ejemplos, cubren desde negocios de operador único y operaciones "mamá y papá" hasta startups, ONGs y operaciones medianas y grandes. Junto con la diversidad en tamaño y alcance, vienen desafíos; muchos similares a los de grandes empresas: mayor competencia, demandas económicas y cambios tecnológicos. Para pequeñas empresas con activos múltiples y complejos, requisitos de inspección, preocupaciones de seguridad y múltiples sedes, tener un enfoque de gestión de mantenimiento que siga el ritmo es imperativo. Por estas razones, las pequeñas empresas se unen a sus contrapartes grandes buscando mejorar su estrategia de mantenimiento.

Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) como Solución de Gestión de Mantenimiento

Hasta recientemente, empresas de todos los tamaños dependían principalmente de enfoques de "lápiz y papel" o hojas de cálculo. Aunque útiles en su momento, un número creciente de propietarios encuentra que estos enfoques se quedan cortos en sus objetivos, particularmente en costes añadidos de tiempo, recursos y personal. Con el objetivo de funcionar mejor, más rápido, más inteligente y más ágil, las empresas buscan mejorar la eficiencia operativa reduciendo costes, ahorrando tiempo y recursos y logrando mayor ROI. Con estas limitaciones y objetivos, los propietarios se orientan cada vez más hacia el Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) como solución.

Para quienes consideran sistemas automatizados como alternativa a manuales, es importante notar que los GMAO se han convertido en la solución preferida para empresas en una amplia gama de sectores. Estos software sofisticados y robustos utilizan miles de puntos de datos que en cualquier momento proporcionan al usuario una visión general de la operación de una instalación o el estado de un equipo individual. Tienen la capacidad de monitorizar niveles de inventario, rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y, lo más importante, determinar instantáneamente qué activos requieren mantenimiento preventivo rutinario. Los GMAO ofrecen a propietarios de pequeñas empresas un software de gestión de instalaciones eficiente que con el tiempo aporta beneficios como mayor eficiencia organizativa, vida útil prolongada de equipos, mejor gestión del tiempo y la mano de obra, y en última instancia, reducción de costes y aumento de beneficios.

Beneficios del GMAO para Pequeñas Empresas

Un beneficio clave de los sistemas de gestión de mantenimiento es su personalización. Esto significa que el software GMAO puede satisfacer necesidades individuales de empresas grandes y pequeñas, con diferentes números de activos, usuarios, sedes y requisitos de mantenimiento preventivo. Los sistemas automatizados también pueden ajustarse a necesidades cambiantes a medida que las organizaciones crecen y se reformulan. Usar software GMAO significa que el sistema se adapta a la organización y no la organización al sistema. A continuación, una lista de otras características adecuadas para pequeñas empresas:

Software Basado en la Nube — Muchos software GMAO ofrecen despliegue basado en la nube, accedido a través del servidor del proveedor con todo el mantenimiento y actualizaciones remotas. No hay necesidad de soporte de sistema interno ni software de seguridad adicional. Los sistemas en la nube quitan el trabajo, la preocupación y los costes de mantenimiento y actualizaciones.

Capacidades de Acceso de Usuario — Los GMAO permiten asignar diferentes niveles de acceso para usuarios basados en seguridad, descripciones de roles u otras consideraciones. Mientras los gerentes pueden tener acceso completo, los técnicos pueden tener acceso limitado a áreas específicas.

Acceso Móvil y Portabilidad — Una de las características más atractivas del software GMAO es el acceso desde dispositivos móviles, permitiendo a técnicos crear órdenes, verificar inventario, pedir piezas o generar informes en campo. Poder acceder al panel desde cualquier dispositivo con Internet es un enorme ahorro de tiempo porque reduce retrasos innecesarios al depender de ordenadores de oficina.

Capacidad de Captura de Imágenes — La accesibilidad móvil también permite capturar imágenes vía escaneo de códigos de barras y fotos. Estas características integradas identifican con precisión equipos que necesitan reparación y capturan la imagen escaneada del código de barras de una pieza para reemplazo. Ambas reducen retrasos costosos por errores en qué equipo se sirve o qué pieza se pide.

Acceso a Dibujos Arquitectónicos — También conocidos como planos, son una representación de un diseño como vistas de planta y/o elevación. Muchos GMAO permiten acceder a ellos desde el panel, proporcionando otra forma de identificar la ubicación exacta de equipos y cualquier emplazamiento eléctrico y de fontanería que pueda afectar su funcionamiento.

Soporte GMAO — Los software GMAO son tan buenos como se implementen y usen. Durante la implementación se introducen todos los datos críticos de inventario, activos y usuarios junto con la configuración de programas de mantenimiento preventivo. Los proveedores ofrecen a clientes opción de auditorías in situ o soporte técnico remoto y telefónico. Además, muchos incluyen en sus paquetes variedad de recursos de onboarding y continuos: manuales online, vídeos, email, chat, grabaciones de webinars y soporte telefónico.

Conclusión

Las pequeñas empresas son una parte vital de la economía. Como tal, se enfrentan al desafío de encontrar las formas más efectivas de lograr eficiencias operativas y de mantenimiento. Los GMAO están diseñados para satisfacer las diversas necesidades de todas las empresas ahora y a medida que crecen y evolucionan en el futuro.