¿Cuánto Cuesta el Software GMAO? Una Guía Práctica

Tomar la decisión de cambiar la gestión de mantenimiento de una empresa de una hoja de cálculo a un sistema de Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) puede ser un proceso largo y a menudo difícil. El cambio puede ser difícil —incluso si es para mejor. Las preocupaciones suelen centrarse en qué tan difícil será el proceso, cómo lo recibirá el personal de mantenimiento, el tiempo que tomará implementar y, por supuesto, cuáles serán los costes del GMAO.

Las cosas pueden volverse aún más desafiantes al buscar el GMAO adecuado y más rentable para tu empresa. El software de gestión de mantenimiento se ha convertido en una industria en auge en años recientes. A medida que crece la demanda de formas más eficientes de gestionar operaciones, los proveedores de GMAO responden ofreciendo diferentes opciones, características y listas de precios. Una búsqueda rápida en Google por "empresas GMAO" produjo 625.000 enlaces. No es de extrañar que propietarios y gerentes encuentren la investigación de software de gestión de mantenimiento una tarea abrumadora. A continuación, algunos consejos para quitar la confusión y frustración de tu búsqueda de GMAO.

Conoce las necesidades de tu empresa

No hay dos empresas iguales, ya que existen diferencias en tamaño, métodos de operación, estructura de instalaciones y cultura del personal. Para encontrar el mejor software GMAO para tu empresa, lo mejor es empezar consultando con un equipo de personas involucradas en las operaciones de tu instalación. Estos pueden incluir individuos que trabajan en mantenimiento y/o contratistas y proveedores externos. Estas personas estarán en la mejor posición para ayudarte a determinar las características necesarias para transferir con éxito el 100% de tus operaciones de gestión de mantenimiento a un sistema de software automatizado. Como equipo, puedes crear una lista de características requeridas y una lista secundaria de deseos con otras características útiles pero no necesarias. Aquí algunas características frecuentes:

• Rastrear costes de reparación de mantenimiento mensuales o trimestrales
• Reducir tiempo de inactividad de equipos con herramientas de mantenimiento preventivo
• Eliminar la necesidad de papel
• Gestión simple de órdenes de trabajo y formularios de solicitud
• Capacidad para procesar órdenes de trabajo usando dispositivos móviles
• Método para rastrear ubicación de equipos y piezas
• Sistema de calendario para planificar actividades de mantenimiento
• Mejorar comunicación entre miembros del equipo y a la dirección, según sea necesario

Con tus listas de características completadas, ahora puedes buscar proveedores de GMAO que ofrezcan las características que buscas.

Decidir sobre el despliegue del GMAO

El siguiente nivel de toma de decisiones implica determinar qué formato de GMAO se adapta mejor a las necesidades de tu empresa. Aunque hay considerable solapamiento en productos, se distinguen más fácilmente por sus plataformas: "basadas en la nube" o "on-premise". En términos sencillos, los sistemas basados en la nube dependen del proveedor alojando datos en sus propios servidores, mientras que los on-premise requieren que la empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, in situ. Los primeros dependen del proveedor para mantener el sistema; los segundos, del mantenimiento interno del software y hardware por un especialista de TI.

Cada plataforma tiene beneficios e inconvenientes. Muchos clientes se sienten atraídos por GMAO basados en la nube por dos razones principales: menor coste y sin mantenimiento. Otros prefieren sistemas on-premise porque dan a los gerentes control total y personalización de sus datos y sistema. Los operadores on-premise pueden programar mantenimiento y actualizaciones según su propio calendario, mientras que en la nube se hacen según el del proveedor. Además, las plataformas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las on-premise no. Finalmente, hay una diferencia de coste considerable: las plataformas on-premise tienen costes iniciales mucho más altos.

Coste del Software GMAO

Como se señaló, hay diferencias en el software GMAO basadas en opciones de características y servicios, así como en plataformas. Empezando por estas últimas, las plataformas on-premise tienden a costar tres veces más que la tarifa de licencia anual de sistemas web-based. Sin embargo, este coste es un pago único sin cuotas adicionales. Por otro lado, el coste inicial de un sistema en la nube es menor pero a largo plazo, los costes de cuotas de licencia son mayores (ej. cuota anual de suscripción/licencia estimada en $1500 al año para un departamento de mantenimiento pequeño). En costes asociados y/o continuos, las plataformas on-premise requieren hardware, firewalls, antivirus y un técnico de TI que mantenga y gestione todos los aspectos: instalación, entrada de datos, actualizaciones, seguridad y formación. Los GMAO basados en la nube no requieren estos costes añadidos ya que los soportes incluyen actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad y soporte técnico. Como nota de precaución, al consultar un sistema en la nube, asegúrate de determinar si los presupuestos se basan en pago por usuario, pago por módulo (ej. mantenimiento preventivo, gestión de inventario), pago por orden de trabajo o una tarifa única de licencia. Hay diferencias considerables entre estos esquemas de precios.

Costes adicionales de software GMAO incluyen entrada de datos interna y tutoriales online para onboarding de personal. Algunos proveedores los incluyen en sus cuotas anuales pero estos sistemas tienden a ser más caros que GMAO básicos. Muchos proveedores también ofrecen auditorías de inventario in situ y onboarding de personal, de nuevo a coste añadido. En general, cuantas más opciones se seleccionen en cualquiera de las plataformas, más costosas serán. Al final, debe recordarse que mientras los sistemas on-premise ofrecen independencia total para compradores de GMAO, los basados en la nube están sujetos a una relación continua con el proveedor para preservar la disponibilidad de datos.

Conclusión

El cambio a un GMAO puede ser confuso, frustrante, estresante y costoso. Dado que la lista de precios de software GMAO varía enormemente según características y plataforma seleccionada —desde $500 a $8000 para cuotas de licencia y cuotas mensuales de suscripción de $50 a $250— es importante determinar las necesidades, recursos y presupuesto de tu empresa. Tener la información correcta antes de decidir hará que encontrar el sistema con el ajuste correcto sea mucho más fácil. Tomándote el tiempo para revisar a fondo los productos en el mercado de gestión de mantenimiento, los clientes tendrán la mejor oportunidad de encontrar una solución GMAO que resulte en mayor eficiencia organizativa, reducción de costes y aumento de beneficios.