¿Cuánto cuesta un software CMMS asequible?

Durante la última década, más y más dueños de negocios recurren al software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) como su software de administración de instalaciones. El aumento de la competencia en el mercado y las demandas económicas, así como los cambios en la tecnología y las tendencias del mercado, han motivado a las empresas a buscar mejores formas de mejorar la eficiencia de las operaciones. Habiendo confiado previamente en los enfoques tradicionales de hoja de cálculo o de "lápiz y papel" para la gestión del mantenimiento, un número creciente de propietarios de negocios ahora reconocen la necesidad de cambiar a un CMMS, un sistema que va mucho más allá de simplemente contar los números asociados con las reparaciones y los costos de los equipos, así como los niveles de existencias. Para funcionar con la máxima eficiencia, las empresas de hoy en día deben estar al tanto de sus actividades de gestión de mantenimiento a través de controles de mantenimiento preventivo de rutina, mejores asignaciones de recursos y ahorros de costos demostrados. Habiendo reconocido la necesidad de un sistema de gestión de mantenimiento automatizado, los propietarios de las empresas a menudo se ven abrumados en su búsqueda por la gama de productos CMMS disponibles en el mercado. Adquirir un software CMMS asequible que es el adecuado para su operación puede ser un desafío adicional. Aquí describiré cómo seleccionar un software CMMS asequible que satisfaga tanto sus necesidades como su presupuesto.

Comprender las funciones de CMMS

Para comprender cómo es un software de CMMS económico, comience por resumir qué es el software de CMMS en general. Esencialmente, los sistemas se describen mejor como programas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que, en un momento dado, pueden proporcionar al usuario una visión general del funcionamiento de una instalación o, alternativamente, el estado de un equipo individual. Independientemente del producto seleccionado, todos los sistemas CMMS actuales ofrecen a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. El uso consistente y apropiado del software CMMS ha llevado a una mayor vida útil de los equipos, una mejor organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, una reducción de los costos operativos y un aumento de las ganancias de la empresa.

Defina las necesidades de su empresa

Para asegurarse de que el sistema CMMS elegido haga lo que usted quiere que haga, es imperativo que primero identifique las necesidades de su empresa. Comience recopilando información de su personal de mantenimiento sobre los desafíos que enfrentan con su sistema de seguimiento de mantenimiento actual, así como lo que creen que se necesita para superarlos. Algunas de las funciones más solicitadas son:

• Seguimiento de los costos de reparación de mantenimiento mensuales o trimestrales
• Reducción del tiempo de inactividad de los equipos con herramientas de mantenimiento preventivo
• Reducción de papel
• Administración simple de órdenes de trabajo y formularios de solicitud de órdenes de trabajo
• Capacidad de procesar órdenes de trabajo usando dispositivos móviles
• Método para rastrear la ubicación de equipos y piezas
• Sistema de calendario para planificar actividades de mantenimiento
• Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y la alta dirección
• Acceso móvil
• Personalización del software:la capacidad de cambiar y expandirse a medida que la empresa necesita cambiar

Tener esto en cuenta, así como otras características que desee tener, lo ayudará a desarrollar una lista completa de características que debe buscar en su solución CMMS. Afina tu lista categorizando artículos como "imprescindibles" y otros como "me gustaría tener". Su lista final guiará su búsqueda de un software de CMMS de bajo costo, teniendo en cuenta que el costo de los CMMS aumenta a medida que se agregan más funciones.

Comprender las opciones de implementación de CMMS

El software CMMS está disponible en dos formatos diferentes; on premise y basado en la nube. Estas diferencias son importantes no solo por el costo, sino también por la forma en que se implementan. Los sistemas basados ​​en la nube dependen de que el proveedor aloje los datos en sus propios servidores (es decir, en la nube), mientras que los sistemas locales requieren que una empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, en el sitio. El primero depende de que el proveedor mantenga el sistema, mientras que el segundo debe utilizar el sistema interno y el mantenimiento del hardware por parte de su propio especialista en TI.

Muchos clientes prefieren los CMMS basados ​​en la nube debido a su menor costo y sin requisitos de mantenimiento. Por otro lado, otros encuentran más atractivos los sistemas in situ porque brindan a los gerentes de mantenimiento control total y personalización de sus datos y del sistema (es decir, los operadores pueden programar el mantenimiento y las actualizaciones de su sistema según su propio cronograma y no según a proveedores basados ​​en la nube). Otra diferencia importante es que las plataformas basadas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las plataformas en el sitio no. Al comparar el costo del software CMMS, una distinción final entre los dos formatos es una diferencia de costo considerable con las plataformas locales que conllevan costos iniciales mucho más altos.

Comprender las estructuras de costos y las opciones

Una gran parte de la adquisición de un software CMMS asequible es saber qué está obteniendo y por cuánto. Al tomar esa determinación, es importante considerar las diferencias encontradas en las opciones de funciones y servicios, así como las diferencias de costos en las plataformas del sistema. Ya se señaló que las plataformas locales son más costosas, al menos en términos de costos iniciales. Estos sistemas tienden a ejecutarse tres veces más que la tarifa de licencia anual de los sistemas basados ​​en la web. En resumen, el costo inicial más alto de los sistemas en las instalaciones es un pago único sin otras tarifas adicionales del sistema. Por otro lado, el costo inicial de un sistema basado en la nube es más bajo, pero los costos a largo plazo asociados con las tarifas de licencia son mayores con el tiempo (es decir, la suscripción anual/tarifa de licencia estimada en $1500 por año para un pequeño departamento de mantenimiento). A pesar de estas diferencias, existen costos asociados y/o continuos con los sistemas en las instalaciones, como el costo del hardware, los firewalls y el software antivirus, así como el personal de TI necesario para mantener y administrar todos los aspectos del funcionamiento del sistema, incluida la instalación, los datos entrada, mejora, seguridad y formación del personal. Los CMMS basados ​​en la nube no requieren ningún costo adicional, ya que los soportes del sistema incluyen todas las actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad y soporte técnico.

Finalmente, hay costos adicionales opcionales asociados con el software CMMS, como la entrada de datos interna y tutoriales en línea para la incorporación del personal que muchos proveedores incluyen en sus tarifas de licencia anuales. Las auditorías de inventario en el sitio y la incorporación de personal también están disponibles, nuevamente a un costo adicional. Cuantas más opciones seleccione en cualquiera de las plataformas de gestión de mantenimiento, más costosas serán.

El resultado final para encontrar un software CMMS asequible

Lo más importante que debe recordar al buscar un software CMMS asequible es encontrar un sistema que funcione como lo necesita y brinde los resultados que desea. Reconocer que los sistemas de gestión de mantenimiento son una inversión en términos de dinero, tiempo y recursos, reducir los costos seleccionando un sistema que no satisface las necesidades de su empresa ahora o en el futuro no será dinero bien gastado. Para asegurarse de obtener el mejor valor en un sistema de mantenimiento automatizado, tómese un tiempo durante el proceso de investigación, hable con los proveedores, participe en demostraciones en línea y busque clientes que actualmente usan CMMS. Dado que estos sistemas tienen diferentes puntos de precio según los formatos, las funciones y las opciones, el costo de un software CMMS asequible radica en lo que puede hacer por su empresa y cuánto se beneficiará de él.