Precios de CMMS asequibles: Qué esperar y cómo elegir

Durante la última década, cada vez más propietarios de negocios se están volviendo hacia el Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) como su software de gestión de instalaciones. La creciente competencia en el mercado y las demandas económicas, así como los cambios en tecnología y tendencias del mercado, han motivado a las empresas a buscar formas mejoradas de mejorar la eficiencia operativa. Habiendo confiado anteriormente en enfoques tradicionales de hoja de cálculo o "lápiz y papel" para la gestión de mantenimiento, un número creciente de propietarios de negocios ahora reconoce la necesidad de cambiar a un CMMS, un sistema que va mucho más allá de simplemente contabilizar los números asociados con reparaciones y costos de equipos, así como niveles de stock. Para rendir al máximo, las empresas de hoy necesitan mantenerse al tanto de sus actividades de gestión de mantenimiento a través de revisiones rutinarias de mantenimiento preventivo, mejores asignaciones de recursos y ahorros de costos demostrados. Al reconocer la necesidad de un sistema automatizado de gestión de mantenimiento, los propietarios de empresas a menudo se sienten abrumados en su búsqueda por la gama de productos CMMS disponibles en el mercado. Adquirir un software CMMS asequible que sea el adecuado para su operación puede ser un desafío adicional. Aquí describiré cómo seleccionar un software CMMS asequible que cumpla tanto con sus necesidades como con su presupuesto.

Comprenda las funciones del CMMS

Para entender cómo se ve un software CMMS económico, comienza resumiendo qué es el software CMMS en general. Esencialmente, los sistemas se describen mejor como programas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que, en cualquier momento, pueden proporcionar al usuario una visión general de la operación de una instalación o, alternativamente, el estado de una pieza individual de equipo. Independientemente del producto seleccionado, todos los sistemas CMMS actuales ofrecen a las empresas la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. El uso consistente y apropiado del software CMMS ha llevado a prolongar la vida útil de los equipos, mejorar la organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra, y en última instancia, reducir costos operativos e incrementar las ganancias de la empresa.

Defina las necesidades de su empresa

Para asegurar que el sistema CMMS elegido haga lo que usted quiere, es imperativo que primero identifique las necesidades de su empresa. Comience recopilando información de su personal de mantenimiento sobre los desafíos que enfrentan con su sistema actual de seguimiento de mantenimiento, así como lo que consideran necesario para superarlos. Algunas de las características más solicitadas son:

• Seguimiento de costos de reparación de mantenimiento mensuales o trimestrales
• Reducción del tiempo de inactividad de equipos con herramientas de mantenimiento preventivo
• Reducción de papel
• Gestión simple de órdenes de trabajo y formularios de solicitud de órdenes de trabajo
• Capacidad para procesar órdenes de trabajo usando dispositivos móviles
• Método para rastrear la ubicación de equipos y repuestos
• Sistema de calendario para planificar actividades de mantenimiento
• Mejora de la comunicación entre miembros del equipo y la alta dirección
• Acceso móvil
• Personalización del software: capacidad de cambiar y expandirse a medida que cambian las necesidades de la empresa

Tener en cuenta estos aspectos, así como otras características que pueda desear, le ayudará a desarrollar una lista completa de características para buscar en su solución CMMS. Afine su lista categorizando los elementos como "imprescindibles" y otros como "deseables". Su lista final guiará su búsqueda de un software CMMS de bajo costo, teniendo en cuenta que el costo de los CMMS aumenta a medida que se añaden más características.

Comprenda las opciones de implementación de CMMS

El software CMMS está disponible en dos formatos diferentes: on-premise y basado en la nube. Estas diferencias son importantes no solo por el costo, sino también por cómo se implementan. Los sistemas basados en la nube dependen del proveedor que aloja los datos en sus propios servidores (es decir, en la nube), mientras que los sistemas on-premise requieren que una empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, en el sitio. El primero depende del proveedor que mantiene el sistema, mientras que el segundo debe utilizar el mantenimiento interno del sistema y hardware por su propio especialista en TI.

Muchos clientes encuentran los CMMS basados en la nube preferibles debido a su menor costo y ausencia de requisitos de mantenimiento. Por otro lado, otros encuentran los sistemas on-site más atractivos porque proporcionan a los gerentes de mantenimiento control total y personalización de sus datos y el sistema (es decir, los operadores pueden programar el mantenimiento y actualizaciones de su sistema según su propio cronograma y no según el de proveedores basados en la nube). Otra diferencia importante es que las plataformas basadas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las plataformas on-site no la tienen. Al comparar costos de software CMMS, una distinción final entre los dos formatos es una diferencia de costo significativa, con las plataformas on-premise teniendo costos iniciales mucho más altos.

Comprenda las estructuras de costos y opciones

Una gran parte de la adquisición de software CMMS asequible es saber qué está obteniendo y por cuánto. Al hacer esa determinación, es importante considerar las diferencias en opciones de características y servicios, así como las diferencias de costo en plataformas de sistema. Ya se señaló, las plataformas on-premise son más costosas, al menos en términos de costos iniciales. Estos sistemas tienden a costar tres veces más que la tarifa de licencia anual de sistemas basados en web. En equilibrio, el costo inicial más alto de los sistemas on-premise es un pago único sin otras tarifas adicionales del sistema. Por otro lado, el costo inicial para un sistema basado en la nube es menor, pero los costos a largo plazo asociados con las tarifas de licencia son mayores con el tiempo (es decir, tarifa de suscripción/licencia anual estimada en $1500 por año para un departamento de mantenimiento pequeño). A pesar de estas diferencias, hay costos asociados y/o continuos con los sistemas on-premise, como el costo de hardware, firewalls y software antivirus, así como un miembro del personal de TI necesario para mantener y gestionar todos los aspectos del funcionamiento del sistema, incluyendo instalación, ingreso de datos, actualizaciones, seguridad y capacitación del personal. Los CMMS basados en la nube no requieren costos adicionales, ya que los soportes del sistema incluyen todas las actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad y soporte técnico.

Finalmente, hay costos adicionales opcionales asociados con el software CMMS, como ingreso de datos interno y tutoriales en línea para la incorporación de personal que muchos proveedores agrupan en sus tarifas de licencia anuales. Las auditorías de inventario on-site y la incorporación de personal también están disponibles, nuevamente a un costo adicional. Cuantas más opciones se seleccionen en cualquiera de las plataformas de gestión de mantenimiento, más costosas serán.

La conclusión para encontrar un software CMMS asequible

Lo más importante que debe recordar al buscar un software CMMS asequible es encontrar un sistema que funcione como usted necesita y brinde los resultados que desea. Reconociendo que los sistemas de gestión de mantenimiento son una inversión en términos de dinero, tiempo y recursos, recortar costos seleccionando un sistema que no cumple con las necesidades de su empresa ahora o en el futuro no será dinero bien gastado. Para asegurar que está obteniendo el mejor valor en un sistema de mantenimiento automatizado, tómese tiempo durante el proceso de investigación, hable con proveedores, participe en demostraciones en línea y busque clientes que estén usando actualmente CMMS. Dado que estos sistemas tienen diferentes puntos de precio basados en formatos, características y opciones, el costo de un software CMMS asequible radica en lo que puede hacer por su empresa y cuánto se beneficiará de él.