Cómo justificar el costo de un CMMS

Blog invitado de Elizabeth Mazenko de Better Buys

Conseguir que las personas se unan al cambio no siempre es fácil.

Esto es especialmente cierto en la industria del mantenimiento, donde muchas personas todavía confían en formularios en papel sin mostrar mucho interés en adoptar software de gestión de mantenimiento como los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS).

Muchas veces, los gerentes de mantenimiento se apegan a los formularios en papel por cuatro razones:

1. No quieren capacitar a los empleados en nuevas tecnologías y procesos.
2. Han tenido problemas para trabajar con formularios electrónicos o móviles antes.
3. Necesitan una solución que funcione en la oficina y en el campo.
4. No quieren pagar por todas las funciones cuando la instalación solo usará algunas de ellas.

Averiguar el retorno de la inversión (ROI) de un CMMS puede ayudarlo a mostrar el valor de la solución y obtener la aceptación de la alta dirección. Esto es lo que necesita saber para calcular el ROI de un CMMS.

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Introducción

No hay dos instalaciones iguales, lo que significa que debe comprender los procesos y estrategias actuales de su empresa para comprender los beneficios de incorporar un CMMS.

Para hacer esto, debe medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) de sus activos a lo largo del tiempo. Esto puede incluir:

• Pérdida de ingresos y presupuesto debido al tiempo de inactividad de los activos
• Seguimiento y organización del inventario
• La vida útil real de un activo frente a su expectativa

Consejo profesional :Cuantos más datos revise, mejor comprenderá su resultado final. Si los datos históricos no están disponibles, debe medir estos KPI durante al menos seis meses a un año para obtener una visión precisa del rendimiento de sus activos.

Luego, debe responder las siguientes cuatro preguntas para tener una buena idea de cómo las diferentes funciones de CMMS pueden mejorar los procesos de rendimiento y mantenimiento:

1. ¿Qué datos / informes facilitarían el trabajo?
2. ¿Qué información solicita constantemente su supervisor?
3. ¿A dónde se destina la mayor parte de su presupuesto de mantenimiento?
4. ¿Cuál es su relación deseada de mantenimiento planificado (PM) a mantenimiento correctivo (CM)?

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Calcular el ROI

Para calcular con precisión el ROI de un CMMS, debe determinar el costo total de propiedad y el valor de la solución de mantenimiento.

Costo total de propiedad

El costo total de propiedad implica agregar todos los costos iniciales de implementación del CMMS a los costos a largo plazo de mantenimiento de la solución. Al decidir en qué CMMS invertir, asegúrese de hacer preguntas sobre los siguientes costos:

• Software inicial o precio de licencia
• Se requiere hardware y software adicional
• Servicios y soporte de implementación de soluciones
• Capacitación para usuarios y administradores
• Asistencia y actualizaciones a largo plazo
• Tarifas de renovación de licencia

Valor de CMMS

El valor de un CMMS es fácil de ver e implementar uno puede reducir los costos comerciales entre un 12% y un 18%. Sin embargo, para comprender completamente el valor que un CMMS puede aportar a su empresa, debe observar las siguientes métricas:

• Vida útil del activo:cantidad estimada de años que espera extender el ciclo de vida de un activo
• Horas extra:promedio de trabajo por hora (incluidas las horas extra) desperdiciado
• Inventario:cantidad promedio de tiempo perdido debido a un inventario insuficiente
• Servicios públicos:cantidad de presupuesto gastado en servicios públicos frente a los costos esperados cuando los servicios públicos funcionan con la máxima eficiencia
• Productividad:cantidad de tiempo dedicado a tareas como la programación y la gestión de órdenes de trabajo
• Eficiencia en la gestión de documentos:cuánto tiempo lleva crear, archivar, copiar, buscar y recuperar documentos importantes

Un CMMS ofrece muchas características beneficiosas que pueden mejorar sus flujos de trabajo actuales y su eficiencia. El uso de estas métricas para determinar el valor potencial que un CMMS puede aportar a su empresa ayudará a convencer a un gerente de mantenimiento para que utilice una.

La fórmula

Una vez que haya determinado los costos y el valor, puede poner las medidas en esta fórmula:

ROI de CMMS =(valor - costos) / costo

El efecto positivo

Calcular el ROI puede ayudarlo a mostrar el valor de un CMMS y justificar los costos de compra para obtener el apoyo de la alta gerencia.

Biografía del autor:
Elizabeth es editora de Better Buys, una fuente confiable de noticias e investigaciones sobre software de mantenimiento. Sígala en @ElizMazenko para obtener más información sobre software empresarial e investigación tecnológica relacionada.

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