¿Cuál es la cura para el mantenimiento no planificado?

Es posible que haya escuchado la historia:Alexander Fleming, profesor del Hospital St. Mary en Londres, regresó al trabajo después de unas vacaciones y echó un vistazo a sus placas de Petri, donde dejó bacterias que había estado examinando. Una placa de Petri en particular le llamó la atención:había crecido moho, lo que parecía haber detenido el crecimiento de la bacteria. Y así nació el primer antibiótico verdadero. La penicilina revolucionó la atención médica con su capacidad para curar una serie de enfermedades que antes no podían tratarse.

Si pensamos en el mantenimiento no planificado como una enfermedad (que no es demasiado exagerada, ¿verdad?), Comienza a surgir una analogía. Si bien el comienzo del CMMS, en comparación, no fue un accidente, su capacidad para curar el mantenimiento no planificado derivado de diversas causas sigue siendo notable. Si se está ahogando en un ciclo interminable de solución de problemas y enfrentando tiempo de inactividad, un CMMS lo ayudará a comprender dónde radica el problema para que finalmente pueda solucionar sus operaciones de mantenimiento. Y aunque cada organización es diferente, los pasos para implementar un CMMS son universales.

1) Diagnostique el problema

Ninguna dolencia se puede curar sin un diagnóstico adecuado. Como exploramos recientemente en el blog, una gran cantidad de mantenimiento no planificado es un subproducto de un problema mayor. Es por eso que un primer paso crucial para reducirlo es definir el problema al que se enfrenta. Esto le ayudará a confirmar si un CMMS es, de hecho, la solución adecuada para su equipo. Por ejemplo, si carece de los KPI que lo ayudarán a medir y evaluar su proporción de mantenimiento no planificado frente a planificado, un CMMS le brindará una gran información. De manera similar, depender de lápiz y papel puede perder tiempo que podría usarse en la planificación cuando la programación del mantenimiento se realiza con un CMMS.

2) Reúna a su equipo

Una vez que haya llegado a un consenso sobre el problema o los problemas que están causando el mantenimiento no planificado en su organización, es el momento de reunir a las partes interesadas para obtener una lista exhaustiva de quiénes participarán en la implementación y el uso de un CMMS. Determinar quién usará el sistema lo ayudará a decidir qué características serán más importantes en su proceso de evaluación. En Ardagh Group, Tony Leombruno reunió un equipo directivo multifuncional con representantes de cada una de sus siete plantas. El equipo decidió colectivamente qué características eran más importantes para ellos y evaluó las posibles soluciones en función de sus criterios.

3) Sentar las bases para el tratamiento

Una vez que las partes interesadas han sido identificadas y han tenido la oportunidad de expresar sus necesidades, es importante asegurarse de tener la base para apoyar la implementación de un CMMS desde todos los ángulos.

Hay una serie de preguntas que debe hacerse para determinar el trabajo que debe realizarse para que todos estén en la misma página cuando se trata de soluciones:

¿Su cultura está configurada para admitir un CMMS?

Dependiendo del estado de la cultura laboral de su organización, la introducción de un CMMS podría ser el siguiente paso natural en su plan de mantenimiento o un impacto total para su fuerza laboral. Si los técnicos ya tienen el hábito de crear órdenes de trabajo para todo el trabajo que se completa, realizar análisis de la causa raíz de las fallas de los equipos y rastrear adecuadamente las piezas de repuesto, todos estarán mucho más abiertos a adoptar y respaldar un CMMS. Si su cultura no admite actualmente el seguimiento del trabajo o la participación en la planificación del inventario, es posible que primero deba presentar estos conceptos y procesos para facilitar que todos adopten una mentalidad propicia para el CMMS.

¿Su fuerza laboral está abierta a cambios en el proceso?

Si las personas en el taller han estado haciendo las cosas de la misma manera año tras año, es posible que no estén abiertas a un cambio de proceso, especialmente si hay nueva tecnología involucrada. Por eso es importante seleccionar un CMMS que sea fácil de usar y que ofrezca mucho soporte y capacitación en implementación para ayudarlo a superar los primeros días en el uso del sistema. Asegurarse de que todo vaya bien durante la configuración y el despliegue es clave. Para Ardagh Group, Tony puso especial cuidado en identificar plantas piloto donde pudieran implementar Fiix en un ambiente controlado, lo que les permitió anticipar problemas con el proceso o la adopción que podrían surgir cuando introdujeron la solución en las siete plantas. Esto les permitió establecer las mejores prácticas en una etapa temprana, asegurando que no se atascarían con problemas cuando llegara el momento de la puesta en marcha.

¿Tiene principios rectores establecidos que facilitarán el apoyo a la implementación de un CMMS?

Cuando hablamos de principios rectores, nos referimos a las creencias que existen y que informan sus procesos. Para algunas organizaciones, esto significa establecer una declaración de misión y visión separada para su estrategia de confiabilidad. Para otros, significa instituir una mentalidad como "no hay orden de trabajo, no hay trabajo", donde se arraiga en la mente de cada empleado que cada pequeña reparación, reparación o verificación debe tener una orden de trabajo adjunta.

¿Puede responder la pregunta, "¿Qué gano yo con esto?" para cada usuario del sistema?

Si no puede decirle a cada empleado que usará un CMMS por qué se beneficiarán de él, tampoco verán el beneficio. Si bien un CMMS hace que completar las órdenes de trabajo y registrar información en el campo sea mucho más fácil que un lápiz y papel o un sistema basado en Excel, las personas necesitan ver una prueba de eso antes de molestarse en aprender una nueva forma. Asegúrese de investigar exactamente por qué el software de mantenimiento mejorará las cosas para todos y esté preparado con las razones que son pertinentes para cada puesto de trabajo que tendrá acceso al sistema.

4) Comience un plan de tratamiento

Una vez que tenga a todos a bordo, es hora de comenzar a evaluar sus opciones. Hay dos maneras de hacer esto. La primera es configurar un sistema de puntuación y calificar cada opción en función de qué tan bien satisface cada una de sus necesidades predeterminadas de CMMS. Por ejemplo, es posible que desee clasificar sus opciones de software en función de la usabilidad, la calidad de la aplicación móvil y el precio. El segundo método es la evaluación por ensayo. Hay varios proveedores de CMMS que ofrecen una versión gratuita que le permite probar las aguas. Si bien una versión gratuita no le brindará toda la sofisticación del CMMS que eventualmente usará, le brindará a usted y a su equipo una buena idea de cómo será usar el sistema.

Una vez que haya seleccionado e implementado su CMMS, puede comenzar a recopilar datos que lo ayudarán a comprender cómo planificar mejor el mantenimiento. Y si bien no existe una solución de "píldora mágica" para deshacerse del mantenimiento no planificado, un CMMS que se use de manera correcta y diligente a lo largo del tiempo proporcionará la cura para el mantenimiento innecesario que necesita.

Lectura relacionada:

• Mantenimiento no planificado:¿mal necesario o inconveniente evitable?
• Crear una cultura de trabajo para preparar la implementación de su CMMS para el éxito.