El seguimiento es clave para una mayor eficiencia

Muchas organizaciones están utilizando su sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) como herramienta de mantenimiento de registros. Si eso es todo lo que quieren, quizás una hoja de cálculo sea suficiente. Un CMMS utilizado correctamente es una herramienta que va mucho más allá del mantenimiento de registros. Al no utilizar completamente el CMMS, las operaciones de mantenimiento están perdiendo oportunidades para ahorrar tiempo y dinero. A medida que aumenta la utilización de CMMS, también aumentan la productividad y la rentabilidad generales.

Asegúrese de conocer la funcionalidad completa de su CMMS y planifique formas de mejorar su uso en el futuro. Un CMMS le brinda la capacidad de ver una gran cantidad de datos que se pueden rastrear a lo largo del tiempo, lo que le permite tomar decisiones significativas.

La plena utilización del CMMS comienza con el flujo del proceso.

El flujo de proceso ideal

Hay ocho componentes de un buen flujo de proceso de trabajo de mantenimiento:notificación, aprobación, planificación, programación, despacho, ejecución, seguimiento y matriz de desempeño. En mi experiencia durante los últimos 20 años, siempre veo tres de estos ocho componentes clave. Se trata de notificación, despacho y ejecución de obra. Más allá de eso, sin embargo, los otros cinco pueden no estar en su lugar o solo de forma limitada, por ejemplo, planificación y programación. Sin embargo, dos categorías que están constantemente ausentes son el seguimiento y la matriz de rendimiento, incluso en algunos de los entornos de mantenimiento más modernos.

Seguimiento / mejora continua

Una gran parte del seguimiento implica revisar e interpretar los informes de CMMS y las órdenes de trabajo completadas. Alguien, probablemente un planificador o un supervisor, debería revisar estos elementos con regularidad. Ya sea diaria o semanalmente, estos informes deben monitorearse constantemente.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de elementos de seguimiento:

Causa raíz: Al monitorear las órdenes de trabajo completadas, puede encontrar que hay una falla repetida en una pieza del equipo. Esto le advierte del hecho de que hay un problema mayor con el dispositivo. Los trabajadores de mantenimiento trabajan en su mayoría en condiciones estresantes y casi siempre tienen prisa. A menudo, no tienen tiempo para diagnosticar correctamente el problema. En su lugar, realizan una solución rápida y, finalmente, el problema volverá a ocurrir. Sin embargo, si está realizando un seguimiento constante, puede detectar esto y permitir más tiempo para solucionar el problema por completo. Esto ahorra tiempo a largo plazo, ya que no se venda repetidamente la misma lesión.

Análisis de datos: Un CMMS es una gran herramienta para analizar los datos y tomar decisiones significativas. Los ejemplos incluyen revisar el cumplimiento del cronograma de las órdenes de trabajo, las proporciones de las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y reparación en comparación con las órdenes de trabajo totales y tomar las medidas correctivas necesarias.

Supervisar lecturas: Las operaciones de mantenimiento con frecuencia recopilan lecturas en una variedad de equipos, como calderas, enfriadores, etc. En un sistema basado en papel, los formularios se completan y archivan (nunca se volverán a encontrar). Algunas empresas han comenzado a utilizar su CMMS para registrar y guardar estas lecturas (es decir, presión, temperatura, etc.). El propósito de estos datos es identificar lecturas anormales y corregir problemas para evitar fallas. Un CMMS es solo la herramienta para lograrlo. Una vez que haya definido un cierto rango y criterios, el CMMS marcará una advertencia inmediatamente después de cumplir con esos criterios. Por ejemplo, si la lectura de temperatura cae fuera de un cierto rango, se lo notificará instantáneamente para que pueda tomar medidas correctivas. De lo contrario, puede convertirse en una falla catastrófica en el futuro. La planificación del mantenimiento puede incorporar automáticamente el uso y el mantenimiento preventivo basado en la condición, el mantenimiento predictivo de fallas y el mantenimiento correctivo resultante de lecturas anormales.

Aproveche al máximo su tiempo: CMMS puede ser una herramienta excelente para identificar actividades sin valor agregado y acortar el tiempo del ciclo del proceso como parte de un programa de seguimiento / mejora continua. El mantenimiento pasa mucho tiempo esperando que las piezas, la aprobación, las instrucciones y el equipo estén disponibles. Un CMMS puede ayudar a identificar dónde se pierde exactamente el mantenimiento la mayor parte del tiempo, lo que le permite analizar la situación y corregirla.

El seguimiento y la mejora continua dependen de la misma calidad a menudo infrautilizada de un CMMS:informes de datos. Está muy bien rastrear y almacenar datos, pero es inútil si esos datos nunca se examinan. Al monitorear los informes y las órdenes de trabajo completadas a través de un proceso de seguimiento y mejora continua, constantemente hace que su operación sea más eficiente. Una mayor eficiencia significa menores costos operativos, mayores ahorros y una mayor rentabilidad.

Acerca del autor

Kris Bagadia es el presidente de PEAK Industrial Solutions en Brookfield, Wis. Consultor y educador desde hace mucho tiempo, puede ser contactado por correo electrónico en [email protected] o en www.cmmsmadeeasy.com.