5 consejos para una prueba exitosa del software CMMS

¿Está en el proceso de seleccionar un software de gestión de mantenimiento para sus operaciones y reparaciones de mantenimiento? ¡Ciertamente puede ser todo un desafío!

Uno puede haber reducido la lista de programas CMMS a un puñado de productos adecuados. Por lo tanto, ahora es el momento de probar los programas de software de mantenimiento.

¿Cómo se aprovecha mejor el período de prueba del software CMMS? Para aclarar, ¿qué proceso de evaluación tiene sentido?

Consejos para probar el software CMMS

1. Intente configurar la versión de prueba del software CMMS de la forma en que lo usaría después de la compra

¡Esto es más fácil dicho que hecho! Puede haber miles de equipos o piezas con diferentes necesidades de mantenimiento. Hacer una configuración completa en cada programa de mantenimiento candidato puede convertirse en un gran proyecto.

¡No me mires así!

En primer lugar, identificamos un subconjunto de elementos con los que normalmente trabajamos de forma regular. Esto le permitirá a uno familiarizarse con el software.

Entonces podemos ver si es posible traer algunos datos de nuestro sistema de gestión de mantenimiento existente. Por ejemplo, importar equipos, repuestos, rutinas de mantenimiento, listas de verificación de mantenimiento preventivo, etc. Si aún no estamos utilizando un programa de software de gestión de mantenimiento, puede haber información en hojas de cálculo de Microsoft Excel que podemos importar.

Como ejemplo, consulte "¿Cómo iniciar el proceso de configuración del software CMMS?" para obtener consejos sobre la importación de datos para el programa FastMaint CMMS.

2. ¿Cuáles son las razones para buscar un nuevo sistema? ¿Qué tan bien el software candidato satisface esas necesidades?

Es decir, aquí es donde realmente debemos poner a prueba el potencial software de mantenimiento. Puede ser útil si existen planes de mantenimiento existentes y otros registros de mantenimiento de equipos con los que podamos comparar.

Compare informes y programaciones de mantenimiento. ¿Estamos obteniendo la información necesaria? ¿Es fácil hacer la planificación del mantenimiento? Sobre todo, asegúrese de que los productos que se prueban cumplan con los requisitos más importantes.

3. ¿Pueden otras personas probar también la versión de prueba del software CMMS?

Si podemos configurar una prueba multiusuario, puede ser realmente útil. Otras partes interesadas también pueden probar el software y ver qué tan bien funcionará para ellos. También podemos probar con diferentes personas al mismo tiempo haciendo cambios o extrayendo información. ¿Causa problemas de software o problemas de rendimiento?

No queremos invertir mucho en un nuevo producto y encontrar que su rendimiento es terrible una vez que varias personas comienzan a usar el sistema. Póngase en contacto con los proveedores de software si estos problemas nos surgen. Por ejemplo, es posible que solo necesite algunos cambios de configuración para solucionarlo. ¡Hacer esto también le da a uno una forma de verificar qué tan bueno es su soporte antes de comprar!

4. ¿Podemos convertir la versión de prueba a la versión completa o tendremos que empezar desde cero?

Esto puede ser un gran dolor de cabeza si configurar la prueba requiere mucho trabajo. Queremos evitar tener que hacer todo esto de nuevo. De lo contrario, ¡sería como empezar con un producto completamente nuevo una vez más!

5. ¿Qué tan fácil será configurar la versión de prueba para que pueda usarse con el programa de mantenimiento?

¿La forma en que se configuran los flujos de trabajo de mantenimiento en el software de prueba se traducirá fácilmente en nuestro proceso de mantenimiento? ¿O tenemos que cambiar por completo la forma en que trabajamos? Esto puede ser algo bueno o malo según cuáles sean nuestros objetivos para el nuevo software CMMS.

Obtenga una idea de los flujos de trabajo de gestión de mantenimiento típicos de "Por qué es importante un flujo de trabajo de mantenimiento de equipos". Sin embargo, tenga en cuenta que cualquier cambio importante en el flujo de trabajo que tengamos que hacer para que coincida con los flujos de trabajo en el software de mantenimiento será bastante difícil de implementar correctamente.

¿Qué podría significar esto?

La mayoría de las personas (personal de mantenimiento, operadores, clientes y gerentes) se resistirán a los cambios en la forma en que hacen las cosas, a menos que no sea demasiado difícil y entiendan los beneficios de estos cambios. En realidad, esto es bastante crucial ya que la mayoría de las fallas al traer un nuevo software de mantenimiento ocurrirán aquí. Si las personas toman atajos e ingresan o brindan datos incorrectos, ¡terminamos con basura adentro, basura afuera!

¿Quieres más consejos de selección de software CMMS?

Encontrará la “Guía de selección de software CMMS " útil. Tiene varios consejos y preguntas para ayudar a identificar el producto CMMS adecuado para nuestra organización. Usarlo debería ayudar a que el proceso de selección sea mucho más rápido y fácil.