Domina la Prueba de tu CMMS: 5 Consejos de Expertos para una Evaluación Exitosa

¿Estás en proceso de seleccionar software de gestión de mantenimiento para tus operaciones de mantenimiento y reparación? Ciertamente puede ser todo un desafío.

Puede que hayas reducido la lista de programas CMMS a unos pocos productos adecuados. Por tanto, ahora es el momento de probar el software de mantenimiento.

¿Cómo aprovechar al máximo el período de prueba del software CMMS? Para clarificar, ¿qué proceso de evaluación tiene sentido?

Consejos para la Prueba de Software CMMS

1. Intenta configurar la prueba del CMMS como lo usarías después de la compra

¡Esto es más fácil de decir que de hacer! Puede haber miles de equipos o piezas con diferentes necesidades de mantenimiento. Hacer una configuración completa en cada programa candidato puede convertirse en todo un proyecto.

¡No me mires así!

Primero identificamos un subconjunto de elementos con los que normalmente trabajamos regularmente. Esto nos permitirá tener una idea del software.

Luego podemos ver si es posible traer algunos datos de nuestro sistema de gestión de mantenimiento existente. Por ejemplo, importar equipos, piezas, rutinas de mantenimiento, listas de verificación de mantenimiento preventivo, etc. Si aún no usamos un software de gestión de mantenimiento, puede haber información en hojas de cálculo de Microsoft Excel que podamos importar.

Como ejemplo, vea "¿Cómo iniciar el proceso de configuración del software CMMS?" para consejos de importación de datos para el programa FastMaint CMMS.

2. ¿Cuáles son las razones para buscar un nuevo sistema? ¿Qué tan bien el software candidato satisface esas necesidades?

Es decir, aquí es donde realmente debemos poner a prueba el software potencial. Puede ser útil si hay planes de mantenimiento existentes y otros registros de mantenimiento de equipos con los que comparar.

Compara informes y programación de mantenimiento. ¿Obtenemos la información necesaria? ¿Es fácil hacer la planificación de mantenimiento? Sobre todo, asegúrate de que los productos en prueba cumplan con los requisitos más importantes.

3. ¿Pueden otras personas también probar la versión de prueba del CMMS?

Si podemos configurar una prueba multiusuario, puede ser muy útil. Otras partes interesadas también pueden probar el software y ver qué tan bien funcionará para ellas. También podemos probar con diferentes personas haciendo cambios simultáneamente o consultando información. ¿Causa problemas de software o rendimiento?

No queremos invertir mucho en un nuevo producto y descubrir que su rendimiento es terrible una vez que varias personas empiezan a usar el sistema. Contacta a los proveedores si surgen estos problemas. Por ejemplo, puede que solo necesite cambios de configuración para solucionarlo. Hacer esto también da una forma de verificar qué tan bueno es su soporte antes de comprar.

4. ¿Podemos convertir la prueba a la versión completa o tendremos que empezar desde cero?

Esto puede ser un gran dolor de cabeza si configurar la prueba es bastante laborioso. Queremos evitar tener que hacer todo esto de nuevo. De lo contrario, sería como empezar con un producto completamente nuevo otra vez.

5. ¿Qué tan fácil será configurar la prueba para que realmente se pueda usar con el programa de mantenimiento?

¿La forma en que los flujos de trabajo de mantenimiento están configurados en el software de prueba se traducirá fácilmente en nuestro proceso de mantenimiento? ¿O tenemos que cambiar completamente la forma en que trabajamos? Esto puede ser bueno o malo según nuestros objetivos para el nuevo software CMMS.

Obtén una idea de los flujos de trabajo típicos de gestión de mantenimiento en "¿Por Qué Es Importante Un Flujo De Trabajo De Mantenimiento De Equipos?". Sin embargo, ten en cuenta que cualquier cambio mayor en el flujo de trabajo que tengamos que hacer para coincidir con los flujos de trabajo en el software de mantenimiento será bastante difícil de implementar correctamente.

¿Qué podría significar esto?

La mayoría de las personas —personal de mantenimiento, operadores, clientes y gerentes— resistirán cambios en cómo hacen las cosas a menos que no sea demasiado difícil y entiendan los beneficios. Esto es realmente crucial ya que la mayoría de los fallos al implementar nuevo software de mantenimiento ocurrirán aquí. Si la gente toma atajos e introduce o proporciona malos datos, ¡terminaremos con basura entra, basura sale!

¿Quieres más consejos para seleccionar software CMMS?

Encontrarás la "Guía de Selección de Software CMMS" útil. Tiene varios consejos y preguntas para ayudar a identificar el producto CMMS adecuado para nuestra organización. Usarla debería hacer el proceso de selección mucho más rápido y fácil.