El Papel Crítico de un Flujo de Trabajo Estructurado de Mantenimiento de Equipos

Los programas de mantenimiento bien organizados tienen un flujo de trabajo claro de mantenimiento de equipos (ver diagrama abajo). Por ejemplo, un flujo con los siguientes pasos:

• Usuarios externos o clientes envían solicitudes de trabajo de mantenimiento.
• Programamos este trabajo de mantenimiento así como el preventivo y creamos órdenes de trabajo.
• Los técnicos reciben estas órdenes y las completan.
• Generamos informes de mantenimiento, etc.

Pero esa es solo parte de la historia…

Los fallos en estos procesos de flujo de trabajo causarán muchos problemas. Podemos tener problemas durante cada flujo mostrado en el diagrama de flujo de trabajo de mantenimiento abajo. Cada flujo se muestra con una flecha.

Diferentes Fallos en el Flujo de Trabajo de Mantenimiento y sus Impactos

1. Solicitudes de trabajo o reportes de averías perdidos

Usuarios externos como clientes, operadores de equipos, etc., pueden enviar solicitudes de trabajo o reportar averías. Por ejemplo, digamos que llegan varias solicitudes cada día. Podemos perder algunas en la cola. Así el trabajo nunca se hace. También podemos ignorar o perder alarmas o problemas reportados en equipos críticos. Como resultado, pueden seguir fallos en cascada.

¿Te suena familiar? ¿Te ha pasado alguna vez?

Aquí es donde el software de mantenimiento es muy útil. Sobre todo ayuda a dar seguimiento a estas solicitudes y reportes. Además, podemos usar la información para crear órdenes de trabajo para técnicos. Ver "Cómo los Servicios de Mantenimiento Deben Gestionar Formularios de Solicitud de Mantenimiento" para más información.

2. Trabajo de mantenimiento preventivo no programado

Diferentes equipos e instalaciones tendrán diferentes necesidades de mantenimiento planificado. Por ejemplo, cambiar filtros de aire regularmente en unidades HVAC, revisar niveles de aceite en máquinas específicas, etc. Por tanto, perder este mantenimiento preventivo o no programarlo a tiempo puede resultar en averías y otros problemas operativos.

Con software CMMS podemos programar mantenimiento planificado y generar las órdenes de trabajo necesarias. Para clarificar, ver "Cómo Programar Órdenes de Trabajo de Mantenimiento Preventivo" para cómo se hace.

3. Órdenes de trabajo no enviadas

Los técnicos adecuados deben recibir las órdenes de trabajo una vez creadas. El programa CMMS puede enviarlas por email o mensaje de texto a técnicos o contratistas externos. Alternativamente, podemos imprimir las órdenes y distribuirlas.

4. Técnicos olvidan hacer el trabajo o enviar estado de finalización

Además, podemos usar software de mantenimiento para dar seguimiento a órdenes pendientes y recibir actualizaciones de estado de técnicos. Para clarificar, estas pueden recibirse por email o texto y usarse para actualizar y cerrar órdenes pendientes. Lo más importante, si olvidan completar una orden o reportar el estado, ¡podemos hacer que el programa CMMS envíe recordatorios!

5. Reportes deficientes a la gerencia

Ciertamente nuestro equipo directivo querrá reportes regulares y fáciles de entender sobre el trabajo del departamento de mantenimiento. Sin embargo, hacerlo manualmente será lento y difícil.

Por tanto, podemos usar el software CMMS para hacer reportes estándar y comparar rendimiento con periodos anteriores. Ver "3 Métricas Rápidas de Mantenimiento para Planificadores" para los tipos de información que podríamos necesitar proporcionar.

En conclusión: los fallos en el flujo de trabajo imponen grandes costos

Podemos ver que muchos de estos fallos pueden tener gran impacto en el programa de mantenimiento. Mantenimiento omitido o incompleto puede resultar en averías en cascada. Como resultado, ¡el departamento de mantenimiento será visto como incompetente!

No poder dar reportes buenos y oportunos a la gerencia también es malo. Como resultado, tomarán decisiones sobre presupuestos basadas en mala información. A menudo esto impactará mal al departamento.

Con buen software de programación de mantenimiento (aka programa CMMS), gerentes y planificadores pueden evitar o reducir tales problemas.

Selecciona el Software de Gestión de Mantenimiento Adecuado

¿Buscas software CMMS para tu departamento? ¡Con cientos de programas disponibles, hacer la elección correcta puede ser difícil!

Un consejo: la mayoría de sitios de reseñas de software no son lo que parecen. Muchos son financiados por anunciantes, así que a menudo nos guían a productos que pueden no ser adecuados para nuestras necesidades.

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