Por qué es importante un flujo de trabajo de mantenimiento de equipos

Los programas de mantenimiento bien organizados tienen un flujo de trabajo de mantenimiento de equipos claro (consulte el diagrama a continuación). Por ejemplo, un flujo de trabajo con los siguientes pasos:

• Los usuarios o clientes externos envían solicitudes de trabajo de mantenimiento.
• Programamos este trabajo de mantenimiento, así como el mantenimiento preventivo y creamos órdenes de trabajo.
• Los técnicos reciben estas órdenes de trabajo y las completan.
• Generamos informes de mantenimiento, etc.

Pero eso es solo parte de la historia...

Las fallas en estos procesos de flujo de trabajo de mantenimiento causarán muchos problemas. Podemos tener problemas durante cada flujo que se muestra en el diagrama de flujo de trabajo de mantenimiento a continuación. Cada flujo se muestra con una flecha.

Diferentes fallas e impactos en el flujo de trabajo de mantenimiento de equipos

1. Faltan solicitudes de trabajo o informes de averías de equipos

Los usuarios externos, como clientes, operadores de equipos, etc., pueden enviar solicitudes de trabajo de mantenimiento o informar averías en los equipos. Por ejemplo, digamos que llegan varias solicitudes de mantenimiento cada día. Es posible que perdamos algunas de estas solicitudes en la cola. Así que el trabajo de mantenimiento nunca se hace. También podemos ignorar o perder alarmas o problemas informados en equipos críticos. Como resultado, pueden producirse fallas en cascada en los equipos.

Suena familiar... ¿Te ha pasado esto alguna vez?

Aquí es donde el software de mantenimiento es muy útil. Sobre todo, ayuda a realizar un seguimiento de estas solicitudes e informes. Además, podemos utilizar la información proporcionada para crear órdenes de trabajo de mantenimiento para los técnicos de mantenimiento. Consulte Cómo los servicios de mantenimiento deben administrar los formularios de solicitud de mantenimiento para obtener más información.

2. Trabajos de mantenimiento preventivo no programados

Diferentes equipos e instalaciones tendrán diferentes necesidades de mantenimiento planificadas. Por ejemplo, cambiar los filtros de aire regularmente en las unidades HVAC, verificar los niveles de aceite en máquinas específicas, etc. Por lo tanto, perder este mantenimiento preventivo o no programarlo en el momento adecuado puede provocar averías en el equipo y otros problemas operativos.

Con el software CMMS podemos programar el mantenimiento planificado y generar las órdenes de trabajo necesarias. Para aclarar, consulte Cómo programar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo para saber cómo se hace.

3. Órdenes de trabajo no enviadas

Los técnicos de mantenimiento correctos deben recibir las órdenes de trabajo de mantenimiento una vez creadas. El programa CMMS puede enviarlos por correo electrónico o enviarlos como mensajes de texto a los técnicos o contratistas externos. Alternativamente, podemos imprimir las órdenes de trabajo y distribuirlas.

4. Los técnicos se olvidan de trabajar o devuelven el estado de finalización

Además, podemos usar el software de mantenimiento para realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo pendientes y recibir actualizaciones de estado de los técnicos. Para aclarar, estos pueden recibirse como correo electrónico o mensaje de texto y usarse para actualizar y cerrar órdenes de trabajo pendientes. Lo que es más importante, si se olvidan de completar una orden de trabajo o informar el estado, ¡podemos hacer que el programa CMMS envíe recordatorios!

5. Informes deficientes a la gerencia

Sin duda, nuestro equipo de gestión querrá informes regulares y fáciles de entender sobre el trabajo del departamento de mantenimiento. Sin embargo, tratar de hacer esto manualmente llevará mucho tiempo y será difícil.

Por lo tanto, podemos usar el software CMMS para hacer informes estándar y comparar el rendimiento con períodos anteriores. Consulte 3 métricas de mantenimiento rápido para planificadores de mantenimiento para conocer los tipos de información que podemos necesitar proporcionar.

¡En conclusión, las fallas en el flujo de trabajo de mantenimiento de equipos imponen grandes costos!

Podemos ver que muchas de estas fallas en el flujo de trabajo pueden tener un gran impacto en el programa de mantenimiento. El mantenimiento caído o incompleto puede provocar averías en cascada. ¡Como resultado, el departamento de mantenimiento será visto como incompetente!

No poder dar buenos informes a tiempo a la gerencia también es malo. Como resultado, tomarán decisiones sobre los presupuestos de mantenimiento con base en información deficiente. A menudo, esto tendrá un impacto negativo en el departamento de mantenimiento.

Con un buen software de programación de mantenimiento (también conocido como programa CMMS), los administradores y planificadores de mantenimiento pueden evitar o reducir estos problemas.

Seleccione el software de gestión de mantenimiento adecuado

¿Está buscando un software CMMS para su departamento de mantenimiento? ¡Con cientos de programas disponibles, tomar la decisión correcta puede ser difícil!

Un consejo:la mayoría de los sitios de revisión de software no son lo que parecen. Muchos están financiados por anunciantes, por lo que a menudo nos guían hacia productos que no son adecuados para nuestras necesidades.

Esta “Guía de selección de software CMMS gratuita ” tiene una variedad de consejos para su propia evaluación. Úselo para encontrar el producto adecuado para sus necesidades. ¡Buena suerte!