12 mejores prácticas para una implementación exitosa de CMMS

La implementación de un CMMS requiere mucha planificación, tiempo y habilidades de gestión de personas. Es fundamental hacerlo bien para que su organización pueda comenzar su viaje con una mejor gestión del mantenimiento con el pie derecho.

Podría estar pensando:"¿Implementar un CMMS es tan importante?" Sí lo es. Su organización no solo está haciendo una gran inversión financiera y de tiempo, sino que también está experimentando un gran cambio cultural a medida que pasa de un sistema antiguo a una nueva forma de hacer las cosas.

Ahora probablemente se esté preguntando:"¿En qué me metí?" No te preocupes, te respaldamos. Lo guiaremos a través del proceso de implementación de un CMMS y cómo maximizar sus posibilidades de éxito, cometer menos errores, evitar costos innecesarios y lograr sus objetivos más rápido.

Tabla de contenido

1. ¿Qué hace que una implementación de CMMS sea exitosa?
2. ¿Por qué fallan las implementaciones de CMMS?
3. 12 mejores prácticas para una implementación exitosa de CMMS
4. ¿Y ahora qué ?:Cómo mantener el impulso positivo en marcha
5. Implementación de CMMS:el comienzo de algo hermoso

¿Qué hace que una buena implementación de CMMS?

Una implementación de CMMS solo puede tener éxito si comprende su objetivo final. Esto le ayuda a saber cómo apuntar y por qué es necesario en primer lugar. Aunque cada organización tiene sus propios objetivos únicos al implementar un CMMS, existen algunos objetivos comunes que todos los equipos de mantenimiento deben alcanzar.

Logro de objetivos:estás alcanzando y superando tus objetivos

Cada departamento de mantenimiento tiene metas, ya sea reducir el tiempo de inactividad, recortar costos o mejorar la seguridad. Una implementación exitosa de CMMS lo ayudará a lograr estos objetivos, independientemente de cuáles sean. El progreso no sucederá de una vez, y es necesario trabajar antes de llegar a este punto, como definir objetivos y comprender si un CMMS puede ayudarlo a alcanzarlos. Pero con la planificación y el tiempo adecuados, un CMMS bien implementado mostrará los resultados que está buscando.

Estandarización:toda la empresa está en la misma página

Tener múltiples sistemas o procesos diferentes es confuso y casi siempre causa caos. Una implementación exitosa de CMMS pone todos los procesos de mantenimiento y la información en un solo lugar para evitar este escenario de pesadilla. Es importante desarrollar un conjunto de estándares, tanto para el uso del sistema como para las prácticas de mantenimiento. Otra parte de la estandarización incluye la integración de su CMMS con otros sistemas operativos y la aplicación del sistema y sus procesos en todos los sitios.

Adopción del usuario:todo el mundo está usando el sistema

El software CMMS solo funciona si las personas adecuadas lo usan de manera constante y adecuada. Es por eso que la adopción por parte de los usuarios es crucial. La tasa de adopción de usuarios mide el porcentaje de personas que realmente usan el sistema de la forma en que se supone que deben hacerlo. Por ejemplo. si dos de cada 10 técnicos solo usan los sistemas para algunas tareas, o no usan en absoluto, significa que la adopción de sus usuarios es ocho de cada diez, o el 80%. La adopción por parte de los usuarios debe ser del 100% para que el trabajo sea eficiente, no se pierdan las tareas y se recopilen datos precisos.

Podría estar pensando:"¿Implementar un CMMS es tan importante?" Sí lo es. Su organización no solo está haciendo una gran inversión financiera y de tiempo, sino que también está experimentando un gran cambio cultural a medida que pasa de un sistema antiguo a una nueva forma de hacer las cosas.

Mejora continua:impulsa a la organización hacia adelante

La implementación de un CMMS debe ser solo el comienzo del viaje de su equipo de mantenimiento hacia la transformación digital. Una implementación de CMMS deficiente solo hace cambios a nivel de superficie en el status quo, pero mantiene su operación en el modo habitual. Una implementación exitosa impulsa un negocio hacia adelante y le brinda las herramientas, los recursos y la motivación para aprovechar ese impulso positivo. Una implementación bien hecha puede crear una atmósfera de resolución de problemas innovadora y crecimiento en el departamento de mantenimiento y más allá.

¿Por qué fallan las implementaciones de CMMS?

Aquí está la fea verdad:un promedio del 60% al 80% de las implementaciones de CMMS fallan. Algunas fallas fatales son responsables de la mayoría de estas fallas.

Falta de apoyo de la gerencia

Las empresas a menudo se quedan sin tiempo o dinero cuando intentan implementar una, lo que finalmente condena el proyecto. Pero hay una razón subyacente para este tipo de falla:la falta de apoyo de la alta gerencia. Los ejecutivos son a menudo los que proporcionan un presupuesto y una motivación para el proyecto. Si los responsables de la toma de decisiones no están totalmente comprometidos con la implementación, aumentan las posibilidades de quedarse sin dinero o de que el proyecto baje constantemente de la lista de tareas pendientes.

Objetivos, roles y responsabilidades poco claros

Es imposible saber si una implementación de CMMS es exitosa si no se determina un objetivo con anticipación. Sin un objetivo claro, las empresas no alcanzarán los objetivos y la motivación para utilizar el sistema será baja, lo que provocará una mala adopción por parte de los usuarios. Los roles y responsabilidades poco claros también conducen a tareas incompletas, inexactas o descuidadas, lo que causa un efecto dominó masivo en toda la empresa. Esto puede suceder para las tareas durante la configuración (como asegurarse de que se creen activadores de PM) y posteriormente (como el seguimiento del inventario).

Deficiente participación y capacitación de los usuarios

Las implementaciones fallidas a menudo son el resultado de que los usuarios no quieren o no saben cómo usar el CMMS. Es por eso que todas las personas afectadas por el nuevo software deben participar en el proceso. Se debe consultar a los usuarios durante este proceso al evaluar a los proveedores y comprar software. Saltarse este paso a menudo conduce a elegir una solución que es innecesaria, difícil de usar y / o no deseada. Una vez que se elige el software, la falta de capacitación hará que sea imposible que el CMMS se use como debería y el rendimiento se verá afectado como resultado.

12 mejores prácticas para una implementación exitosa de CMMS

El camino hacia una implementación exitosa de CMMS puede ser largo, arduo y conducir al fracaso la mayor parte del tiempo. Pero no es necesario. La aplicación de algunas estrategias y procesos simples puede ser de gran ayuda para reducir el riesgo y derribar obstáculos en su camino hacia la configuración de un CMMS.

1. Conseguir la aceptación de la dirección

Los líderes a menudo no quieren invertir en mantenimiento porque lo ven como un centro de costos. Por eso es importante mostrarles que un CMMS puede ayudar a crear valor en todo tipo de formas tangibles, como ahorrar dinero e impulsar la producción. Cree un caso de negocio sólido que describa los beneficios y el ROI potencial de un CMMS y preséntelo a la gerencia. Muéstreles cómo su negocio puede crecer y cómo un CMMS puede ayudar a llevar la organización a nuevas alturas.

2. Preparándose para el cambio

Implementar un CMMS es un gran cambio y el cambio puede ser difícil. El personal puede haber tenido una mala experiencia con un CMMS en el pasado o estar preocupado de que la nueva tecnología signifique despidos. Afronte estos temores involucrando a todo el equipo en el proceso de implementación. El entrenamiento, las actualizaciones de proyectos y las sesiones de lluvia de ideas mantendrán a todos informados, comprometidos y contribuyendo al éxito de la organización. Identifique cualquier objeción con anticipación y ayude a los usuarios a comprender cómo pueden beneficiarse de un CMMS.

Si los responsables de la toma de decisiones no están totalmente comprometidos con la implementación, aumentan las posibilidades de quedarse sin dinero o de que el proyecto baje constantemente de la lista de tareas pendientes.

3. Definición de sus requisitos, objetivos y medidas

Defina sus objetivos comerciales y de mantenimiento, junto con los requisitos clave para alcanzar esos objetivos, como el presupuesto, las herramientas, las métricas, las funciones, las personas y los plazos. Estos objetivos y requisitos determinarán cómo completar una implementación de CMMS a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del objetivo. Una gran parte de la determinación de los objetivos es utilizar las métricas de mantenimiento en todo su potencial. Es importante conocer sus capacidades y limitaciones en este paso para que pueda hacer que sus objetivos sean realistas, medibles y alcanzables.

4. Asociarse con el proveedor de CMMS adecuado

Es tentador elegir un CMMS basado únicamente en sus características. Pero si bien este es un factor importante, es importante, es solo una pequeña parte de la búsqueda del proveedor de CMMS adecuado. Una implementación exitosa de CMMS significa que trabajará con un proveedor durante mucho tiempo. Debe estar seguro de que su proveedor de CMMS puede ayudar a su organización a medida que experimenta dificultades de crecimiento y en cada parte del proceso, desde la creación de un plan de proyecto hasta la capacitación y el apoyo posterior a la implementación.

5. Creando el cronograma de su proyecto

El cronograma de cada instalación para implementar un CMMS dependerá de varios factores, incluido el tamaño, el nivel de prioridad, las capacidades del usuario, el tipo de activos y más. Algunas implementaciones tardan un mes, otras tardan un año. Trabaje con las partes interesadas internas, como técnicos y administradores de instalaciones, así como con su proveedor de CMMS para determinar un cronograma realista de implementación. Defina hitos clave a lo largo del camino para que pueda realizar un seguimiento y cuantificar el progreso. No olvide dedicar tiempo a las consultas de los usuarios, la configuración de datos, las pruebas y la formación.

6. Elegir un equipo de liderazgo para la implementación

Tener a alguien que se haga cargo, realice un seguimiento de las tareas y sea la persona de contacto para cualquier problema ayuda a que su implementación no se convierta en desorganización, prioridades en competencia y apatía. Este alguien es su campeón de CMMS. El campeón de CMMS guiará a su organización a través de la implementación y creará un equipo para ayudarlos. El tamaño del equipo variará según el alcance del proyecto, pero puede incluir un gerente de proyecto, un especialista en datos, un director de capacitación y más. Cada función debe tener responsabilidades y objetivos específicos, así como una autoridad correspondiente.

7. Recopilar, limpiar e ingresar sus datos

Las implementaciones de CMMS a menudo fallan debido a datos faltantes, inexactos y poco claros. Sea diligente al recopilar datos para poner en su sistema, incluidos los tipos de equipos, los flujos de trabajo, las frecuencias de activación de PM, los SOP, la información de piezas de repuesto y los detalles del proveedor. Elimine la información desordenada, poco confiable e inexacta. El siguiente paso es cargar sus datos en el CMMS. Consulte a su proveedor de CMMS cuando transfiera datos de sistemas más antiguos, como Excel, al CMMS para asegurarse de que el proceso sea rápido y preciso. Finalmente, configure sus datos en el sistema. Configure MP, cree activadores, cree flujos de trabajo, adjunte documentos digitales a los activos, establezca cantidades mínimas en las piezas y más.

Debe estar seguro de que su proveedor de CMMS puede ayudar a su organización a medida que experimenta dificultades de crecimiento y en cada parte del proceso, desde la creación de un plan de proyecto hasta la capacitación y el apoyo posterior a la implementación.

8. Formación de usuarios finales

La capacitación ayuda a los usuarios y administradores de CMMS a comprender las características y capacidades del software para que puedan usar el sistema de manera efectiva y eficiente. La capacitación acelera la incorporación, describe las mejores prácticas y aumenta la adopción por parte de los usuarios. Un programa de formación excepcional incluye contenido completo y relevante. Permite el aprendizaje práctico, se mueve lentamente y garantiza que se respondan todas las preguntas. Busque oportunidades para asociarse con su proveedor para optimizar la capacitación. Lo más importante es que nunca deje de brindar oportunidades para que el personal aprenda y se desarrolle.

9. Descripción de las responsabilidades del usuario

Probablemente tenga una buena idea de cómo debe interactuar cada usuario de CMMS con el sistema, pero las personas no son lectores de la mente. Es por eso que debe describir las funciones y responsabilidades de los usuarios en un documento oficial escrito. Este documento aclarará las obligaciones y los permisos para que los usuarios sepan exactamente cómo completar las tareas. También aumenta la responsabilidad, aumenta la eficiencia y garantiza que los problemas se aborden de manera rápida y adecuada. El campeón de CMMS debe describir cómo administrar el CMMS a diario y agregar usuarios y grupos de usuarios al CMMS, incluidas sus calificaciones, certificaciones e información de contacto.

10. Realización de pruebas de usuario

Ahora que está a punto de iniciar su CMMS, es hora de probar el software y asegurarse de que funciona correctamente. Esto le ayudará a identificar problemas antes de la implementación oficial para que puedan ser tratados antes de que se conviertan en problemas mayores. Reúna un pequeño grupo de usuarios clave y revise tanto los datos como las capacidades del sistema para asegurarse de que estén operativos. Verifique la seguridad, los permisos para los grupos de usuarios, los activadores de PM, las notificaciones, los paneles de control, los informes, la creación de órdenes de trabajo y los detalles del inventario.

11. Lanzamiento de CMMS

Esta fase de la implementación de un CMMS se conoce comúnmente como la fecha de inicio. Este es el punto en el que se espera que todos los usuarios dejen de usar sistemas más antiguos y trabajen en el CMMS. Informe a todos los usuarios de esta fecha con suficiente antelación para que puedan prepararse. Su proveedor de CMMS también debe conocer esta fecha y planear estar de guardia. Pueden ayudarlo a manejar cualquier pregunta y complicación para que no se pierdan ni se conviertan en malos hábitos.

12. Monitoreo del sistema y capacitación en el trabajo

¡Felicitaciones, su CMMS está operativo! Pero su implementación aún no ha terminado. El campeón de CMMS debe monitorear el uso del sistema para verificar que todos los elementos estén funcionando como se espera, incluidas las notificaciones y los activadores de mantenimiento programados. Esto también le da al campeón de CMMS tiempo para dedicarlo a cada usuario y brindar capacitación adicional. Esté atento a los indicadores clave de rendimiento (KPI) durante este tiempo, como la adopción del usuario y las métricas de mantenimiento. Si estos números están marcando, asegúrese de corregir su rumbo rápidamente para evitar dificultades prolongadas.

Probablemente tenga una buena idea de cómo debe interactuar cada usuario de CMMS con el sistema, pero las personas no son lectores de la mente. Es por eso que debe describir las funciones y responsabilidades de los usuarios en un documento oficial escrito.

¿Y ahora qué ?:Cómo mantener el impulso positivo en marcha

Ha implementado con éxito un CMMS, pero ¿ahora qué? Primero, dese una palmada en la espalda, no fue poca cosa. Y luego sigue empujando hacia adelante. El trabajo para mejorar el mantenimiento con un CMMS nunca termina. Siempre se llamará al equipo de mantenimiento para resolver algunos problemas difíciles. Es importante encontrar formas de optimizar su CMMS y crear una estrategia para abordar estos obstáculos mientras aprovecha sus ganancias para crear aún más éxito.

Manejo de los dolores de crecimiento

Su CMMS evolucionará con el tiempo a medida que haya actualizaciones disponibles y los usuarios se sientan más cómodos con el software. Si bien este cambio es en gran medida beneficioso, puede provocar dolores de crecimiento. Una forma de reducir el impacto negativo de estos cambios es programar llamadas de registro regulares con su proveedor de CMMS. La comunicación frecuente garantiza que los comentarios y otras preguntas se puedan abordar rápidamente y le permite conectarse con un experto en CMMS para guiarlo a través de cualquier obstáculo en el camino.

Completar la evaluación de un proyecto

Realizar una revisión de la implementación de su CMMS lo ayudará a comenzar la siguiente fase de su viaje hacia la transformación digital. Le da la oportunidad de mirar hacia atrás y ver qué salió bien, qué salió mal, qué aprendió y cómo aplicar esos aprendizajes. Cree un informe formal que mida los objetivos del proyecto, identifique los principales logros y destaque las oportunidades de mejora. El informe también debe compartir las mejores prácticas para proyectos similares planificados para el futuro y asesorar sobre los riesgos potenciales en el futuro.

Revisión, mejora y perfeccionamiento

Una implementación de CMMS no es el objetivo final, es solo el primer paso. Un CMMS es solo otra herramienta y su éxito depende de cómo se utilice. Para obtener todos los beneficios del software, debe monitorear cómo los usuarios interactúan con el CMMS y encontrar formas de mejorar la forma en que los procesos y las personas trabajan con el software. Obtenga comentarios de los usuarios, ejecute informes de rendimiento, supervise los KPI e implemente mejoras siempre que sea posible.

Implementación de CMMS:el comienzo de algo hermoso

El software CMMS no es una solución mágica para un mejor mantenimiento, pero puede ser una parte integral para lograr mejores resultados. Un CMMS debe considerarse una herramienta en el cinturón de herramientas del equipo de mantenimiento. Así como el uso adecuado de un martillo facilita el trabajo, lo mismo puede ocurrir con un CMMS. Si se implementa correctamente, un CMMS se convertirá en una base de datos de información relacionada con el mantenimiento que se puede utilizar para ejecutar las mejores prácticas e identificar oportunidades para una mayor eficiencia. No es una solución rápida, pero un buen software puede ser un engranaje crítico en su estrategia de mantenimiento y confiabilidad que puede mejorar seriamente el desempeño organizacional ahora y en el futuro.