3 pasos para una implementación exitosa de CMMS

Como exploramos recientemente en el blog de Fiix, las implementaciones de CMMS a veces pueden salirse de los rieles, incluso con las mejores intenciones. Según John Cray de Life Cycle Engineering (que escribe para IndustryWeek), las fallas de implementación a menudo se reducen a un problema cultural. Afortunadamente, hay una serie de principios rectores que la gerencia puede implementar para garantizar que la cultura de trabajo respalde la adopción de un CMMS. Pero además de crear una cultura que acepte nuevas tecnologías, ¿qué puede hacer para preparar su implementación de CMMS para el éxito?

Hablamos con uno de nuestros expertos residentes en implementación de CMMS, Leah Perez, quien nos informó sobre los puntos ciegos que pueden interponerse en el camino de una implementación exitosa de CMMS. También nos contó cómo trabaja el equipo de implementación de Fiix para asegurarse de que están abordando todos los posibles puntos débiles.

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Según Pérez, la implementación de un CMMS puede fallar por tres razones principales:

1) Funciones y responsabilidades poco claras durante la implementación

Esto puede ser un problema tanto durante la implementación inicial del CMMS como a largo plazo. Durante los primeros días, surgirán problemas si no está claro quién es responsable del seguimiento de los entregables, como la recopilación y limpieza de datos, para garantizar una configuración correcta. Más adelante, puede haber una falta de claridad sobre quién en el equipo de mantenimiento es responsable de las actualizaciones continuas en varios módulos del CMMS, como agregar órdenes de trabajo, agregar piezas para rastrear el inventario, generar informes y más.

2) Metas del proyecto indeterminadas

Quizás todas las partes interesadas necesarias sean conscientes de que necesitan utilizar el nuevo CMMS. Pero, ¿saben por qué ? Si nadie está al tanto de los objetivos que la organización está tratando de lograr al introducir un CMMS, será muy difícil asegurarse de que la adopción se lleve a cabo con éxito.

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3) Poca o ninguna introducción del nuevo CMMS antes de la implementación

La implementación exitosa de cualquier proyecto o sistema nuevo depende de la participación de cada parte interesada que se verá afectada por los nuevos procesos. A menudo, las partes que participarán en la gestión diaria del CMMS no conocen el plan del proyecto hasta que la implementación ya ha comenzado. Esto puede resultar confuso y frustrante para las mismas personas que necesitan estar bien informadas y tener confianza en el nuevo software para que todo funcione sin problemas.

Tres pasos para el éxito de la implementación de CMMS

Pérez también compartió con nosotros las medidas que toma su equipo en Fiix para preparar equipos de mantenimiento para el éxito durante la etapa de implementación y más allá.

1) Identifique las partes interesadas clave y su participación con suficiente antelación

Durante la fase de descubrimiento del proyecto, Pérez ayuda a los equipos de mantenimiento a determinar quiénes serán las partes interesadas del negocio. También guía a los equipos para determinar exactamente cuál será la participación de cada parte interesada con respecto a la gestión diaria del CMMS. Esto asegura que todos los roles y responsabilidades se tengan en cuenta y estén bien definidos, sin dejar lugar a la ambigüedad.

2) Desarrolle un plan de proyecto para alinear sus objetivos de CMMS

Durante el descubrimiento del proyecto y durante la implementación, Pérez y su equipo desarrollarán un plan de proyecto que define los objetivos de CMMS y facilita la recopilación y medición de puntos de datos específicos que se describen en los objetivos. También compartirá las mejores prácticas entre otros clientes de Fiix sobre la configuración y el uso de CMMS, así como los objetivos comunes de la industria para ayudar a la empresa a delinear cómo será el éxito de CMMS para ellos.

3) Programe llamadas iniciales y de control con su experto en CMMS

Pérez y su equipo a menudo programarán llamadas de inicio durante la fase de descubrimiento del proyecto con todas las partes interesadas incluidas, para que todos los involucrados tengan la oportunidad de hacer preguntas y proporcionar comentarios. Una vez que comience la implementación, su equipo se asegurará de que se establezcan las llamadas de control para que se puedan abordar los comentarios y otras preguntas y dar forma al plan del proyecto, si es necesario. Estas llamadas garantizan que todos tengan toda la información que necesitan, incluso antes de que comience la implementación.

Más allá de la implementación:¿Cómo pueden los equipos de mantenimiento abordar los problemas más adelante?

Cuando surgen problemas después de la fase de implementación, es importante identificar dónde radica el problema. ¿Es que el equipo de mantenimiento no tiene la mano de obra necesaria para lograr los objetivos que se establecieron durante la implementación? ¿Hay usuarios que todavía se resisten a usar el CMMS? Si es así, ¿por qué? ¿Hay limitaciones fuera del CMMS que deban abordarse para que todo vuelva a la normalidad?

Para Pérez y su equipo, continúan apoyando a los equipos de mantenimiento a través de estos problemas con lo siguiente:

• Servicios profesionales :Fiix ofrece un programa de auditoría posterior a la implementación que ofrece experiencia y orientación mucho más allá de la fase de implementación. Esto permite identificar y eliminar problemas potenciales antes de que tengan tiempo de convertirse en problemas reales. La auditoría puede identificar oportunidades de crecimiento que pueden no haber sido identificadas durante la implementación inicial.

• Atención al cliente dedicada y basada en el valor :Fiix ofrece un Centro de ayuda donde los clientes pueden buscar artículos y videos de capacitación para aprender cómo configurar y usar su CMMS. También hay soporte dedicado disponible para cualquier problema técnico que se encuentre.

• Gestión de cuentas específicas del cliente :En Fiix, cada cliente es designado como un Gerente de Éxito del Cliente dedicado como primera línea de contacto para todas las consultas relacionadas con la cuenta. Esto asegura que ningún problema se escape por las grietas y que se establezca una relación en la que el gerente de éxito de un cliente comprenda las necesidades únicas de ese cliente y su equipo.

Al igual que con cualquier cambio organizacional que afecte los procesos y las operaciones diarias, la implementación correcta de un CMMS requiere una gran cantidad de planificación, atención y seguimiento. Es importante elegir un proveedor de CMMS que le proporcione el apoyo que necesita para llevarlo a cabo durante la implementación y más allá.

¿Quiere aprender más sobre la implementación de CMMS? Descargue nuestra guía de implementación gratuita.