Creando una cultura de trabajo para preparar su implementación de CMMS para el éxito

Entonces ha investigado, adquirido un CMMS, visto todos los videos de capacitación y está listo para comenzar a rastrear, organizar y programar sus operaciones de mantenimiento con su nuevo software. Ahora viene la parte fácil, ¿verdad?

No exactamente.

Es un hecho que nadie quiere abordar:las implementaciones de CMMS pueden salir muy, muy, mal. Ya sea que se trate de una capacitación mal ejecutada, una configuración incorrecta del sistema o la resistencia del equipo a adoptar la tecnología, puede parecer que hay una serie de razones por las que una organización no puede implementar con éxito un CMMS.

Sin embargo, en esencia, el fracaso de la adopción de CMMS se reduce a una cosa: un problema cultural . Es decir, si su organización no fomenta una cultura de trabajo que acepte la adopción de un CMMS, tendrá dificultades para ponerlo en funcionamiento con éxito (incluso si tiene las mejores intenciones). Afortunadamente, según John Cray de Life Cycle Engineering y el podcast Asset Reliability @ Work, hay una serie de medidas que puede tomar para asegurarse de que su organización cuente con la cultura adecuada para respaldar la implementación de un CMMS.

Establezca principios rectores para respaldar la implementación de su CMMS

Cray sostiene que toda organización debe establecer principios rectores para sentar las bases sobre las que prosperará un CMMS. Si bien cada empresa es diferente y puede establecer un conjunto diferente de principios, aquí resumimos los ejemplos de Cray para usted:

1. Sin orden de trabajo, sin trabajo. Todo el trabajo que se complete debe registrarse en una orden de trabajo y capturarse en su CMMS. Si se realiza un trabajo de emergencia, los técnicos deben responder a la emergencia y luego documentarlo en una orden de trabajo después del hecho. Esto eliminará cualquier ambigüedad en torno a si un trabajo requiere una orden de trabajo y hará que las personas se acostumbren al hábito de rastrear todo el trabajo.
2. Todas las piezas de repuesto deben ser rastreadas con un número de artículo de la tienda. Todos los materiales (almacenados o no almacenados) deben identificarse con la información adecuada para volver a realizar un pedido. Esto permitirá que su organización se acostumbre a realizar un seguimiento de todo el inventario y reordenar fácilmente las piezas necesarias.
3. Practica la regla del 400%. ¿Qué significa eso? En pocas palabras, el 100% de la mano de obra interna, el 100% de sus materiales y el 100% de los costos de su contratista deben documentarse en una orden de trabajo el 100% del tiempo. El propósito de esto es crear un estándar aspiracional que nuevamente eliminará la ambigüedad en cuanto a lo que debe registrarse en su CMMS.
4. Todas las fallas del equipo deben recibir un análisis de la causa raíz. Cuando ocurre una falla en el equipo, debe preguntarse "¿qué falló y por qué falló?". Su causa raíz puede requerir que contrate a un ingeniero o un equipo completo de personas para abordarla. Esto lo ayudará a ver los tipos de causas raíz que surgen para su equipo de mantenimiento y comenzar a formar más principios rectores sobre cómo abordará cada tipo de problema.

¿Qué sucede después de que se establecen estas pautas?

Una vez que haya establecido una cultura que respalde estos principios rectores, Cray postula que hay algunos pasos más que completar.

1. Establezca procesos oficiales y reglas comerciales. Estos deben ser establecidos y revisados ​​por un pequeño grupo multifuncional para crear un estándar hacia el que la organización pueda trabajar. Estos impulsarán el desarrollo de materiales de capacitación.
2. Implemente un excelente plan de comunicaciones. La primera parte de esto es preparar a su personal administrativo para la implementación. ¿Saben por qué están implementando un CMMS? ¿Cuál es el beneficio del software de gestión de mantenimiento? ¿Qué cambia y qué no cambia con la adopción de este software? La gerencia debe poder responder de manera eficaz a las preguntas:"¿Qué gano yo con esto?" y "¿Cómo me afectará esto?" para cada empleado. La capacitación que se lleve a cabo debería poder abordar esta información para todos los involucrados.
3. Reconozca y recompense los nuevos comportamientos que surgen de la implementación del nuevo CMMS. El cambio requiere tiempo y un esfuerzo concertado en todos los frentes, así que asegúrese de recompensar el comportamiento que desea seguir viendo de aquellos que usan el CMMS. El refuerzo positivo es muy útil.

Ha implementado con éxito su CMMS ... ¿y ahora qué?

Una vez que todos estén a bordo y sigan los principios rectores que se han establecido para una implementación exitosa, es hora de centrarse en las métricas, dice Cray. Él recomienda configurar un tablero de indicadores adelantados y rezagados que influirán y guiarán su cultura de la manera correcta.

Obtenga más información sobre cómo crear una cultura abierta a la implementación de CMMS:

Para obtener información más detallada sobre este tema, puede leer el artículo de John Cray en IndustryWeek o escuchar el podcast completo Asset Reliability @ Work. O consulte nuestro blog sobre los consejos de gestión de cambios que necesita saber antes de actualizar la tecnología en sus instalaciones.