7 funciones de CMMS que resuelven el 90% de sus problemas de mantenimiento

Piense en los desafíos que enfrenta su equipo de mantenimiento todos los días:averías, atrasos, piezas faltantes, sobrecostos, y la lista continúa. Afortunadamente, el software CMMS ofrece una mano amiga para eliminar estos dolores de cabeza. La mejor parte es que no es necesario que aprenda a usar docenas de herramientas solo para hacerlo. Esto se debe a que solo siete funciones de CMMS pueden resolver el 90% de los problemas de mantenimiento al orientarlos a su raíz.

Siete funciones de CMMS y los problemas que le ayudan a eliminar

Creador de órdenes de trabajo

¿Qué es?

El software CMMS le permite crear, asignar, completar y documentar órdenes de trabajo digitales y solicitudes de trabajo con algunas herramientas:

• Portal de solicitud de trabajo :Permite al personal fuera del mantenimiento crear y realizar un seguimiento de las solicitudes de trabajo de mantenimiento mediante formularios de solicitud personalizados
• Jerarquía de activos :Busque activos o grupos de activos y asocie una orden de trabajo con ellos
• Instrucciones y documentos :Agregue listas de tareas, manuales, fotos y más a las órdenes de trabajo
• Piezas y equipo de seguridad :Enumere todas las piezas de repuesto y el equipo de seguridad necesarios para un trabajo
• Códigos de falla :Describe un problema, una causa y una acción para la falla de un activo.
• Información logística :Establezca una fecha límite, elija un nivel de prioridad y asigne un técnico
• Notas :Incluye detalles adicionales, como el sonido que emite una máquina antes de averiarse
• Seguimiento :Ver el estado del trabajo, monitorear los costos y archivar las órdenes de trabajo cerradas

Cree órdenes de trabajo en una fracción del tiempo con esta plantilla de orden de trabajo gratuita

Los problemas que resuelve

Un generador de órdenes de trabajo digital lo ayuda a derribar tres obstáculos enormes para su equipo de mantenimiento:

Tiempo de inactividad :Esta herramienta hace que el proceso de la orden de trabajo sea más fácil y rápido que con lápiz y papel o Excel. Cuanto más rápido se crea, asigna y completa una orden de trabajo, menos tiempo permanece inactivo un activo. Las máquinas pueden comenzar a funcionar en menos tiempo y mantenerse saludables por más tiempo.

Ineficiencia :Esta función permite al personal documentar, enviar y ver solicitudes al instante sin escribirlas dos veces ni examinar archivos en papel. Los técnicos pueden acceder a los recursos para realizar el trabajo de forma rápida, correcta y segura sin perder tiempo buscando lo que necesitan.

Falta de información :El generador de órdenes de trabajo garantiza que todos los detalles de una tarea estén disponibles con unos pocos clics. Esto conduce a resultados estándar, una solución de problemas más sencilla y una toma de decisiones más inteligente para que pueda maximizar la salud de los activos siempre que sea posible.

Planificador de mantenimiento programado

¿Qué es?

Esta herramienta CMMS elimina los desafíos de programar el mantenimiento, gracias a características como:

• Activadores de PM :Activa el trabajo para tareas programadas según el tiempo, el uso, la condición o los eventos
• Calendario :Vea el horario de todos y asigne tareas según la carga de trabajo
• Pronosticador de mantenimiento :Haga coincidir las próximas tareas con las compras de inventario y los horarios de trabajo
• Lista de verificación de inspección :Adjunte una lista de tareas de inspección, incluidas las pautas para aprobar o reprobar.
• Métricas de mantenimiento programado :Vea métricas como el cumplimiento de mantenimiento planificado
• Todos los elementos del generador de órdenes de trabajo :Agregue toda la información disponible para una orden de trabajo a una tarea de mantenimiento programada

Cree un programa de mantenimiento sin pasar horas en su escritorio con esta plantilla

Los problemas que resuelve

El planificador de mantenimiento programado protege a su organización de tres grandes problemas:

Depender del mantenimiento reactivo :La mayor ventaja de esta función es que puede ayudarlo a establecer un programa de mantenimiento preventivo y reducir la cantidad de incendios que su equipo produce todos los días, mejorando todo, desde la seguridad hasta la producción.

Hacer demasiado mantenimiento preventivo :Sí, existe demasiado mantenimiento preventivo. El planificador de mantenimiento programado lo ayuda a encontrar la mejor frecuencia para las tareas para que el equipo y el personal nunca tengan exceso de trabajo.

Gasto excesivo :La herramienta de planificación le brinda una vista de cada pieza necesaria para el mantenimiento programado para que nunca solicite demasiadas piezas, programe demasiadas personas, pague de más por envíos urgentes o pierda de vista el desempeño de su departamento. Cada dólar está optimizado.

Piense en los desafíos que enfrenta su equipo de mantenimiento todos los días:averías, atrasos, piezas faltantes, sobrecostos, y la lista continúa. Afortunadamente, el software CMMS ofrece una mano amiga para eliminar estos dolores de cabeza.

Perfiles de activos

¿Qué es?

Los perfiles de activos digitales le ayudan a conocer sus activos por dentro y por fuera para que pueda evitar sus mayores problemas:

• Ubicación y jerarquía de activos :Organice los activos y sepa exactamente dónde está todo
• Historial de reparaciones :Vea los problemas pasados ​​de un activo, cómo se manejaron y quién
• Categoría de activos :Agrupe los activos en categorías y asócielos con acciones e informes
• Documentos y notas :Adjunte una lista de materiales, manuales, diagramas, notas de seguridad y más a los activos.
• Seguimiento financiero :Vea cuánto se ha gastado en mano de obra y piezas para cada activo
• Estado en línea / sin conexión :Establece el estado de un activo y realiza un seguimiento de la disponibilidad, MTTR y MTBF
• Información del proveedor :Agregue la garantía y la información de contacto del proveedor a un activo

Organice sus activos en un solo lugar con esta plantilla de jerarquía de activos

Los problemas que resuelve

Los perfiles de activos digitales brindan a su equipo toda la información que necesitan para superar algunos obstáculos comunes.

Auditorías exigentes :Las auditorías suelen requerir información muy específica sobre los activos y su historial de mantenimiento. Los perfiles de activos digitales le brindan la capacidad de buscar activos, encontrar esa información y prepararse para las auditorías en poco tiempo.

Elaboración de presupuestos precisos :Los perfiles de activos digitales contienen todos los detalles para calcular el costo de mantenimiento de cada equipo y tomar decisiones informadas sobre la previsión de gastos de capital, decisiones de reparación o reemplazo, y más.

MP ineficientes :Es difícil ver el valor del mantenimiento preventivo si es ineficiente. Esta herramienta ayuda a los técnicos a evitar tener que recopilar toda la información sobre una tarea antes de comenzar, lo que les facilita completar el mantenimiento programado de forma rápida y segura.

Panel de mantenimiento

¿Qué es?

El panel central de CMMS le brinda una vista de 360 ​​grados de su operación de mantenimiento con algunas herramientas simples:

• KPI y métricas :Vea métricas importantes en un solo lugar y ordene por instalación
• Estado de pedidos de trabajo y trabajos pendientes s:ver el estado del trabajo actual, próximo y vencido
• Vista personalizada :Coloque la información que más necesita en la parte superior del panel
• Sincronización de datos en tiempo real :Obtenga una visión actualizada de su operación de mantenimiento
• Compartir :Cree y comparta plantillas de paneles entre equipos para estar en la misma página

Los perfiles de activos digitales contienen todos los detalles para calcular cuánto cuesta el mantenimiento de cada equipo y tomar decisiones informadas sobre la previsión de gastos de capital, las decisiones de reparación o reemplazo, y más.

Los problemas que resuelve

Tener el dedo en el pulso del mantenimiento lo ayuda a suavizar algunos baches grandes en los que su equipo puede quedarse atascado:

Atrasos abrumadores :La acumulación de mantenimiento siempre existirá, pero puede salirse de control rápidamente si no se monitorea cuidadosamente. Un panel de CMMS le permite ver qué tareas están atrasadas en segundos para que pueda hacer un plan de ataque y mantener manejable la acumulación.

Falta de comunicación :Es difícil tomar decisiones, delegar trabajo y ajustar los programas de mantenimiento cuando no tiene acceso a información actualizada. El tablero no solo le brinda información en vivo sobre sus operaciones de mantenimiento, un tablero compartido garantiza que todo su equipo esté observando las mismas métricas importantes, por lo que usted y su equipo nunca volverán a estar fuera del circuito.

Mal estado de los activos :Tener métricas clave al frente y en el centro facilita el análisis del rendimiento de su equipo, identifica las áreas que necesitan mejoras y realiza cambios que aumentan la salud de los activos en función de lo que es mejor para cada máquina.

Control de inventario

¿Qué es?

Esta función de CMMS permite a los equipos de mantenimiento gestionar todo lo relacionado con el inventario:

• Supervisión de piezas :Sepa lo que tiene, dónde está y cuánto cuesta
• Alertas de stock bajo :Establezca cantidades mínimas y reordenación automática de piezas críticas
• Seguimiento del primero en entrar, primero en salir :Uso y presupuesto de piezas según la fecha de compra
• Organización de varios sitios :Vea y comparta todas las piezas de repuesto en varias instalaciones
• Piezas asociadas al trabajo :Agregue piezas recomendadas a las órdenes de trabajo y MP
• Compras :Cree, envíe y registre pedidos de compra digitales y RFQ.

Deténgase en exceso y en falta de existencias en su almacén con esta plantilla de seguimiento de inventario

Los problemas que resuelve

La gestión sólida del inventario puede solucionar algunos dolores de cabeza enormes para su equipo de mantenimiento:

Mantenimiento desconectado :El equipo de mantenimiento no es el único que confía en números de inventario precisos. Un CMMS permite sincronizar estos datos con software financiero, como un ERP, por lo que los costos de mantenimiento siempre se reflejan en las finanzas de la empresa.

Costos altos :Los repuestos pueden ser costosos, especialmente si las ineficiencias obstaculizan el proceso de compra. Esta herramienta elimina estas ineficiencias y reduce los costos al pronosticar las necesidades de inventario y establecer la entrega justo a tiempo.

Inventario faltante o difícil de encontrar :El inventario inaccesible es una gran causa de tiempo de inactividad, por lo que la función de administración de inventario es tan importante. Le brinda la ubicación precisa de cada pieza para que siempre pueda encontrar lo que busca.

Aplicación móvil

¿Qué es?

Como casi todo en estos días, existe una aplicación para la gestión del mantenimiento. Una aplicación CMMS móvil ofrece muchas herramientas útiles:

• Códigos QR y códigos de barras :Escanee códigos para mostrar información sobre un activo al instante
• Notificaciones automáticas :Reciba notificaciones de nuevas órdenes de trabajo cuando se le asigne una tarea
• Perfiles de activos y órdenes de trabajo :Acceda a todos los detalles de un activo u orden de trabajo desde la aplicación
• Acceso sin conexión :Registre información en un CMMS sin una conexión a Internet
• Fotos :Tome fotos en su dispositivo móvil y adjúntelas a una orden de trabajo
• Voz a texto :Agregue notas a una orden de trabajo mientras trabaja

Los problemas que resuelve

Una aplicación CMMS móvil le permite realizar el mantenimiento donde y cuando lo necesite, lo que pone fin a los problemas persistentes:

Información faltante, incompleta e inexacta :Cada minuto entre la lectura u observación de un medidor y el momento en que se documenta aumenta la posibilidad de error. El mantenimiento móvil reduce este riesgo al hacer que la entrada de datos sea fácil e instantánea.

Tiempo de respuesta de emergencia lento :Cada minuto cuenta cuando se rompe una pieza crítica del equipo. Una aplicación CMMS móvil acorta significativamente la ventana desde la falla hasta la respuesta, lo que reduce el tiempo de inactividad y aumenta la producción.

Condiciones de trabajo difíciles :El mantenimiento rara vez es conveniente; los activos a menudo están muy separados o son de difícil acceso. Una aplicación móvil le permite acceder a la información y documentar el trabajo sin tener que ir y venir de una oficina o preocuparse por arruinar los documentos en papel.

Las funciones de CMMS son solo herramientas y deben usarse correctamente para que funcionen de manera eficaz. Cuando esté listo para comenzar a usar un CMMS, asegúrese de invertir en el programa de implementación y capacitación adecuado para preparar a su equipo para el éxito.

Informes con un clic

¿Qué es?

Hay algunos componentes clave de los informes con un solo clic que facilitan el seguimiento, el análisis y la optimización del mantenimiento:

• Informes personalizados y predefinidos :Elija entre plantillas de informes predefinidas o cree las suyas propias
• Informes del panel :Obtenga métricas de mantenimiento en tiempo real enviadas a su panel de CMMS
• Programador de informes :Configure informes periódicos para que se ejecuten automáticamente y se envíen por correo electrónico directamente a quien necesite verlos
• Informes financieros y de auditoría :Cree informes de gastos de mantenimiento o cumplimiento de auditorías

Los problemas que resuelve

Los datos no mienten, lo que hace que los informes con un solo clic sean una buena herramienta para reducir algunos obstáculos clave:

Encuentre el ROI del mantenimiento :El mantenimiento proporciona valor, pero es difícil de demostrar sin números que lo respalden. Los informes más sencillos lo ayudan a conectar un mejor mantenimiento con una mayor producción y menores costos, para que su equipo pueda obtener el reconocimiento que se merece.

Ahorre tiempo :La creación de informes a mano o en Excel puede resultar tediosa y lenta. Los informes automatizados y prediseñados eliminan este problema y ahorran tiempo a todos, desde los ejecutivos hasta los técnicos.

Identificar problemas y soluciones :Las respuestas a los grandes problemas se pueden esconder entre una montaña de números. Un CMMS simplifica la clasificación de estos números, identifica dónde se originó un problema y desarrolla una estrategia para solucionarlo.

Mejores herramientas son el primer paso para un mejor mantenimiento

Te enfrentas a muchos obstáculos que hacen que tu enorme lista de cosas por hacer parezca aún más larga. Hay siete funciones de CMMS que pueden ayudarlo a superar el 90% de estos desafíos, pero hay un ingrediente crucial que aún no hemos mencionado:las personas. Las funciones de CMMS son solo herramientas y deben usarse correctamente para que funcionen de manera eficaz. Cuando esté listo para comenzar a usar un CMMS, asegúrese de invertir en el programa de implementación y capacitación adecuado para preparar a su equipo para el éxito.