6 indicadores claros de que debe actualizar su CMMS hoy mismo

Los gerentes de mantenimiento no son mejores que sus herramientas, y las herramientas físicas no son más importantes que las virtuales —los sistemas que albergan órdenes de trabajo, tareas y documentos de assets. ¿Cuándo fue la última vez que evaluó a fondo su software CMMS?

Si no sabe que CMMS significa "software computarizado de gestión de mantenimiento", apuesto a que usa flujos de trabajo en papel o un sistema de hojas de cálculo. Eso en sí mismo es razón para actualizar. Pero incluso si ya tiene un sistema centralizado, debe evaluar regularmente su salud y rendimiento, tal como lo haría con sus instalaciones.

A medida que la revolución SaaS y móvil barrió la industria TI, muchos sistemas empresariales, incluido el CMMS, han evolucionado. El mercado sigue expandiéndose. Se espera que el software de gestión de mantenimiento e instalaciones supere los $43 mil millones para 2019, según MarketsandMarkets. Si no ha explorado recientemente el panorama de proveedores de software para comparar nuevas características de aplicaciones CMMS y opciones de precios flexibles, ahora podría ser el momento.

¿Qué tan bien satisface su aplicación CMMS actual sus necesidades? Aquí hay seis señales de que puede ser hora de actualizar.

Falta de visibilidad

¿Cuánto sabe sobre el rendimiento y mantenimiento de sus assets e instalaciones en un momento dado? Si toma un día completo solo para elaborar un informe de estado básico, ¿cómo tomará una decisión rápida cuando el destino de su trabajo, la continuidad del servicio o la seguridad de los trabajadores dependa de ello?

Una aplicación CMMS moderna y fácil de usar debe proporcionar visibilidad en tiempo real rastreando e informando sobre cualquier número de métricas de instalaciones y equipos, desde códigos de fallo CMMS hasta tiempo de inactividad, finalización de órdenes de trabajo, horas de uso e inventario de repuestos. Por supuesto, no todos los usuarios necesitarán estas métricas en cada procedimiento, pero reunir todos sus datos en un sistema proporciona acceso conveniente para gerentes de instalaciones y otros tomadores de decisiones. El acceso basado en permisos da a los usuarios la capacidad de utilizar funciones específicas mientras bloquea el acceso a las que no requieren. Los permisos pueden modificarse fácilmente para reflejar las necesidades de cada usuario, ayudando a despejar la interfaz y simplificar su tarea inmediata.

Problemas de cumplimiento

En cada industria hay códigos y regulaciones que rigen la seguridad, el mantenimiento y los niveles de servicio funcional. En un mundo basado en papel, mantenerse en cumplimiento requiere mucho esfuerzo manual y, lo más probable, un gerente de instalaciones con memoria de acero.

El software de gestión de mantenimiento computarizado adecuado puede automatizar gran parte de este proceso para aumentar las tasas de cumplimiento y minimizar el trabajo redundante. Rastree el estado de sus equipos, vehículos o instalaciones a través de nuestra aplicación CMMS, y configure notificaciones para recordarle vencimientos de garantía e inspecciones rutinarias. También puede registrar historial de reparaciones, almacenar todos los documentos de assets y equipos incluyendo manuales O&M, fichas técnicas, etiquetas ID e imágenes de modelos de equipos, y mantener una pista de auditoría limpia para futuras inspecciones o solicitudes.

Cambios en el trabajo que afectan el mantenimiento

Si solo gestiona unos pocos equipos o una instalación pequeña, puede que no sienta la necesidad de un sistema de software dedicado. Se las arregla bien con hojas de cálculo y un archivador. Por ahora, eso puede ser cierto. Pero si las circunstancias cambian —nuevos vehículos/equipos, instalaciones mejoradas o nuevos desafíos regulatorios— sus flujos de trabajo actuales podrían volverse repentinamente insuficientes.

Si alguno de estos cambios está en agenda para los próximos seis meses, es buena idea empezar a investigar soluciones ahora y tener un sistema en marcha. Con la aparición de más proveedores SaaS ofreciendo aplicaciones CMMS asequibles, incluso las operaciones más pequeñas pueden beneficiarse de una gestión de órdenes de trabajo optimizada y una base de datos de contratistas externos. Las aplicaciones CMMS también son escalables y pueden crecer fácilmente con el negocio para reflejar necesidades operativas cambiantes. Investigando opciones ahora o empezando con funciones simples de CMMS, estará por delante cuando llegue el momento de tomar decisiones de implementación a mayor escala.

Para consejos sobre cómo ahorrar tiempo investigando aplicaciones CMMS, descargue nuestra guía CMMS gratuita.

Sus técnicos siguen usando portapapeles

No hay nada "malo" en usar un portapapeles per se. Los técnicos y personal de mantenimiento han trabajado en papel durante décadas antes del software empresarial moderno. Pero si tiene una aplicación CMMS y sus trabajadores todavía duplican esfuerzos con procesos basados en papel y reingreso de datos, puede ser hora de considerar una actualización.

Un sistema basado en la nube o híbrido debería eliminar la necesidad de flujos de trabajo redundantes antiguos al proporcionar acceso en tiempo real a datos e informes desde cualquier ubicación. Muchos proveedores incluso ofrecen apps móviles nativas para que los técnicos lean, envíen, modifiquen y completen órdenes de trabajo desde sus smartphones y tablets.

Falta de integración

¿Su CMMS actual intercambia datos con otros sistemas empresariales relevantes, como gestión de inventario, gestión de propiedades y contabilidad? Si usa un producto basado en servidor de 10 años cuyo proveedor dejó de lanzar actualizaciones, la respuesta probablemente sea no. Este tipo de integración horizontal es importante para asegurar que su unidad de mantenimiento respalde al resto del negocio.

Busque una aplicación CMMS que soporte integración nativa con los sistemas que usa (plug and play), o que proporcione una API flexible (interfaz de programación de aplicaciones) para integración personalizada. Si todo lo demás falla, asegúrese de que sus datos de mantenimiento puedan extraerse fácilmente de su base de datos sin penalización por hacerlo.

Proceso de órdenes de trabajo fallido

Las órdenes de trabajo son el alma de casi cualquier operación de mantenimiento, por lo que gestionarlas eficientemente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso como unidad de negocio. Si su tasa de reparación a la primera (FTF) es baja y sus órdenes de trabajo frecuentemente se atrasan, generalmente puede rastrear el problema a flujos de trabajo defectuosos o mala gestión de datos.

Por ejemplo, su aplicación CMMS actual no ofrece una función de inventario integrada conectada a órdenes de trabajo, por lo que sus técnicos a menudo llegan a la mitad de un trabajo antes de darse cuenta de que no tienen las piezas o materiales necesarios. Al investigar sistemas, intente encontrar uno que soporte sus flujos de trabajo actuales y pueda aportar mejoras donde sea necesario. También es importante que la función de órdenes de trabajo extienda el acceso al personal de la empresa y clientes —quienes puedan tener un interés en sus instalaciones y equipos.

Quizás la pregunta real no sea ¿Cuándo es hora de actualizar? sino ¿Qué me frena? A medida que las aplicaciones CMMS se vuelven cada vez más asequibles y accesibles, las unidades de mantenimiento en todas las industrias adoptan nuevos sistemas para mejorar su forma de trabajar y reducir costos operativos. No espere hasta que sea demasiado tarde para encontrar su próxima aplicación CMMS. Si se identifica con alguno de los síntomas de esta lista, es hora de empezar a investigar y comparar productos.