Soluciones CMMS: 5 Indicadores Clave de que su Organización Debe Adoptar un Sistema CMMS

Las empresas hoy reconocen los beneficios de implementar un CMMS. En el pasado, los sistemas de gestión de mantenimiento solo se encontraban en plantas manufactureras, pero ahora vemos software de mantenimiento usado en instituciones educativas, centros de salud, municipios, instalaciones deportivas y recreativas, centros comerciales, prácticamente cualquier tipo de instalación. Si es gerente de mantenimiento o instalaciones, puede preguntarse: «¿Cómo sé si una solución CMMS es correcta para mi organización?» Los siguientes son 5 signos claros de que su organización necesita un sistema de gestión de mantenimiento.

1. Su empresa no tiene un programa de mantenimiento preventivo establecido

Muchas empresas no tienen un programa formal de mantenimiento preventivo. Por formal, me refiero a tener procesos estandarizados y procedimientos establecidos que involucren automatización y responsabilicen a personas por completar tareas. El mantenimiento preventivo sirve para reducir tiempo de inactividad de equipos. En la superficie, esto reduce tiempo y dinero gastado en reparaciones. Además, el mantenimiento preventivo regular aumenta productividad, reduce paradas de producción y aumenta la vida útil de equipos. Las organizaciones a menudo tienen programas de mantenimiento preventivo, pero son deficientes. Si su departamento trabaja desde un manual o libro, portapapeles o hojas de cálculo, debería considerar software de mantenimiento preventivo. Optar por un sistema preventivo le dará muchos beneficios:

• Notificaciones anticipadas cuando PMs vencen
• Alertas cuando órdenes de trabajo preventivas están vencidas
• Actualizaciones sobre repuestos necesarios y niveles de inventario actuales
• Orden de repuestos cuando niveles caen bajo umbral
• Rastreo de tiempo y costos para completar trabajo
• Informes en tiempo real sobre desempeño de mantenimiento preventivo
• Inculcar cultura que vea el mantenimiento preventivo como prioridad

2. Reparaciones y mantenimiento no planificado no están documentados

Si está considerando CMMS para su empresa, probablemente se pregunte: «¿Cuántas veces se ha roto el Equipo 'X' el último año?» «¿Cuánto hemos invertido reparando la Máquina 'Y'?» «¿Con qué frecuencia reparamos la ducha en la unidad 101?» Con un sistema computarizado de gestión de mantenimiento, gerentes de instalaciones y mantenimiento encuentran fácilmente respuestas a estas preguntas y más. Las soluciones CMMS vienen equipadas con herramientas de gestión de órdenes de trabajo a demanda que permiten documentar eventos de mantenimiento no planificado cuando ocurren y rastrearlos desde envío a finalización. A través de este proceso se registran datos importantes que gerentes pueden usar para decisiones informadas. Esto incluye:

• Fecha y hora de envío de la orden de trabajo
• Información del solicitante
• Tiempo de respuesta del técnico o contratista asignado
• Tiempo requerido para completar
• Costos y materiales involucrados
• Frecuencia de este tipo de orden de trabajo

Además de todas las métricas anteriores, tener un sistema computarizado de órdenes de trabajo mejora el tiempo de respuesta a órdenes críticas. Cuando un ascensor falla o una tubería estalla, minutos pueden equivaler a GRANDES DÓLARES. Si mejorar el tiempo de respuesta a mantenimiento no planificado es un objetivo, implementar software computarizado de mantenimiento le ayudará a lograrlo.

3. Esperar repuestos es un contratiempo común

¿Encuentra que su equipo de mantenimiento a menudo espera repuestos? ¿Las órdenes de trabajo se retrasan regularmente por no tener lo necesario en inventario y repuestos pedidos? Si estos son problemas comunes, es hora de investigar software CMMS. Casi todo software computarizado de mantenimiento viene con herramientas de gestión de inventario que permiten a gerentes asegurar que repuestos críticos estén disponibles cuando se necesiten. El software de gestión de inventario puede:

• Establecer umbrales de cantidad mínima y máxima
• Proporcionar info detallada de proveedores y costos de repuestos
• Vincular repuestos a equipos y órdenes de trabajo preventivas
• Enviar alertas cuando niveles de inventario son bajos
• Escaneo con lectores de código de barras y dispositivos móviles
• Generar órdenes de compra
• Rastrear uso y costos de repuestos en el tiempo
• Reducir inventario perdido por robo u otros
• Reducir costos de depreciación mediante JIT

Tener soluciones CMMS da a gerentes más control sobre su inventario y asegura que repuestos críticos estén disponibles cuando se necesiten.

4. El rastreo y programación de mano de obra necesita mejorar

Si su departamento involucra 1 o 2 personas, rastrear mano de obra y programar eventos puede ser simple y manejable con Outlook o app de calendario similar. A medida que el departamento crece y más gente se involucra, rastrear horas y programar tareas se vuelve más complicado. Muchas empresas operan sin sistemas formales de rastreo para sus equipos de mantenimiento y sienten que funcionan bien sin problemas. El software CMMS debería considerarse no solo cuando los problemas son obvios, sino cuando las operaciones pueden mejorar. Los sistemas de software de mantenimiento son instrumentales para identificar y resolver cuellos de botella en utilización de mano de obra, monitorear capacidad de respuesta del personal, costos laborales, programar mantenimiento preventivo y planificado y pronosticar. Estos sistemas dan a gerentes la oportunidad de mejorar tiempo de respuesta y utilización de mano de obra y reducir costos laborales.

5. No hay medidas formales de desempeño establecidas

Para que las empresas sigan siendo competitivas, necesita una cultura de reducción de costos en toda la empresa. Los costos no existen para acumularse; están para reducirse. Las soluciones CMMS equipan a gerentes con poderosas herramientas de informes que entregan datos en tiempo real sobre desempeño operativo de mantenimiento y les ayudan a tomar decisiones informadas y pronósticos más precisos. Si es nuevo en CMMS, se beneficiará de informes sobre mano de obra, inventario y costos de reparación, y a medida que se involucre más, progresará a métricas más granulares como tiempo medio de respuesta, tiempo medio de reparación, tiempo de inactividad de equipos, tasas de utilización de mano de obra y análisis de tendencias. En última instancia, el software CMMS puede configurarse para informar sobre cualquier dato que se esté registrando y será una herramienta necesaria para optimizar la eficiencia de mantenimiento.

Según sitios como Software Advice y Capterra, hay más de 100 soluciones CMMS, todas ofreciendo gestión de órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, y módulos de inventario y gestión de equipos. Tómese tiempo para investigar. Invertir en software de gestión de mantenimiento no necesita costar miles de dólares por adelantado. Hay muchas oportunidades de pruebas gratuitas y opciones para organizaciones pequeñas y grandes.