Domine el CMMS: Guía Completa Parte 2 – Funciones Esenciales para Mantenimiento Eficiente

Bienvenidos de nuevo a nuestra serie de blog Volviendo a lo Básico: La Guía Definitiva de CMMS- donde cubrimos todo lo que necesita saber sobre un sistema CMMS. Si se perdió Parte 1 -introducción a sistemas CMMS- puede leerla aquí.

En la publicación de hoy discutiremos las características clave que componen un sistema CMMS completo y cómo estas funciones ayudan a optimizar sus operaciones de mantenimiento.

Continúe para la Parte 2, Características clave de CMMS y cómo usarlas.

Al buscar inicialmente software de gestión de mantenimiento, los compradores a menudo tienen nociones preconcebidas de lo que CMMS hará por ellos. Típicamente ven CMMS como forma de digitalizar su departamento, específicamente usando órdenes de trabajo electrónicas para gestionar mejor trabajos y tareas diarias. Aunque la gestión de órdenes de trabajo es sinónimo de sistemas CMMS, otras características son igualmente importantes pero a menudo pasadas por alto. Ordenar características esenciales y no esenciales puede ser confuso para cualquiera nuevo en la vastedad de sistemas CMMS, así que hemos destacado las más importantes y cómo puede usarlas en sus operaciones.

1) Gestión de Órdenes de Trabajo

La gestión de órdenes de trabajo es la característica más básica de CMMS. Los sistemas computarizados permiten eliminar papel por completo, creando, asignando, modificando y cerrando órdenes de trabajo en software. Combinado con una app móvil CMMS, esto permite a despachadores y gerentes rastrear progreso, priorizar tareas importantes y dividir trabajo más eficientemente.

Lea nuestra publicación aquí sobre la importancia de la gestión de órdenes de trabajo y cómo actúa como centro de un sistema CMMS.

2) Gestión de Mantenimiento Preventivo

El software de mantenimiento preventivo es una característica crucial para reducir costos, permitiendo mantener equipos funcionando más tiempo y eficientemente mediante ajustes y reparaciones oportunas. Busque software CMMS que permita activar órdenes de trabajo automáticamente basadas en frecuencia de calendario (como una vez por semana, o cada temporada) o lecturas de medidor (cada 25.000 millas, o cuando un medidor alcanza cierto nivel de presión). Su programa debe poder recordar a gerentes automáticamente, asegurando que nada se olvide.

Lea nuestra publicación aquí sobre cómo el software de mantenimiento preventivo puede ahorrar tiempo y —por supuesto— dinero a su organización.

3) Gestión de Activos y Equipos / Gestión de Inventario

Muchos programas CMMS también tienen funciones de gestión de activos y equipos para ayudar al rastreo y mantenimiento. Las organizaciones pueden almacenar datos como historial de reparaciones, costos de equipos e información de garantías —haciendo la información fácilmente accesible a su departamento de mantenimiento. Esto se complementa con gestión de inventario, que permite a departamentos almacenar, reordenar y rastrear ubicaciones de repuestos eficientemente.

Cuando estas dos funciones trabajan juntas, pueden hacer grandes cosas para su departamento. Hippo CMMS permite asociar equipos con repuestos, manuales O&M e incluso imágenes. Cuando un equipo falla, puede rápidamente obtener lista de repuestos y localizarlos fácilmente.

Aunque combinar gestión de órdenes de trabajo con gestión de activos y equipos es una ventaja crítica de tener un sistema CMMS, muchas organizaciones carecen de recursos suficientes para integrar toda la información de activos y equipos en su cuenta. Sin toda la información en su base de datos de mantenimiento, el potencial completo de gestión de activos se ve obstaculizado. Para rectificar esto, es importante solidificar un plan de implementación integral que detalle la información exacta a capturar en su base de datos y determine quién es responsable de recopilar los datos.

Lea nuestra publicación aquí para 6 pasos para ejecutar un plan de implementación a prueba de fallos.

4) Gestión de Proveedores/Recursos e Informes Potentes

El software CMMS también puede rastrear recursos y proveedores. El software de gestión de mantenimiento facilita alertar a recursos sobre nuevas órdenes de trabajo asignadas, mientras la gestión de proveedores ayuda a contactar proveedores externos y rastrear su desempeño.

Las potentes herramientas de informes permiten a gerentes ver métricas de desempeño de empleados y proveedores incluyendo % de órdenes completadas a tiempo y # de horas de mano de obra por recurso/empresa. Una gran ventaja del software CMMS es su capacidad para generar informes de mantenimiento. Con gráficos fáciles de leer que delinean productividad de trabajadores, costos de proveedores y otra información vital, podrá tomar decisiones estratégicas como promover trabajadores más efectivos, u ordenar a proveedores menos costosos.

6) Mantenimiento Predictivo

Muchos proveedores CMMS ofrecen características complejas para predecir cuándo equipos necesitan reparaciones. Este enfoque, llamado mantenimiento predictivo, busca patrones en registros de servicio, logs de fallas de equipos y lecturas de medidores, y los usa para programar mantenimiento necesario. Avanza el mantenimiento preventivo de un CMMS para ser aún más proactivo que simplemente implementar órdenes de trabajo programadas.

Teóricamente, esto permite a organizaciones asignar mantenimiento más eficientemente, haciendo reparaciones y ajustes solo cuando se necesitan. Aunque el mantenimiento predictivo es una excelente herramienta para gerentes de mantenimiento en manufactura, solo hace diferencia significativa cuando hay muchos datos para pronosticar —además, las máquinas varían y pueden fallar aleatoriamente. Es un enfoque útil para ciertas organizaciones como grandes fabricantes, pero la mayoría obtiene mejores resultados con mantenimiento preventivo y reparaciones ocasionales.

Como puede ver, un sistema de gestión de mantenimiento es mucho más que solo una herramienta de gestión de órdenes de trabajo. Al aprovechar la gama completa de herramientas que un CMMS ofrece, todo su departamento de mantenimiento funcionará mucho más fluidamente.

¿Listo para más información CMMS? Sintonice la próxima semana para Parte 3 - Facilidad de Uso vs Precio: ¿Tengo que elegir? Un vistazo a atributos de software CMMS y cómo determinar cuáles son más importantes para su negocio.

Tarea Semana 2: Haga clic en los enlaces adicionales a lo largo de esta publicación para aprender más sobre mantenimiento preventivo, gestión de órdenes de trabajo y cómo ejecutar un plan de implementación a prueba de fallos.

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