Domine la Gestión de Mantenimiento: Aumente la Eficiencia y Reduzca Costes

Muchos gerentes de instalaciones han buscado nuevas prácticas de gestión de mantenimiento en los últimos años para reducir costes operativos. Estimaciones del sector indican que los costes de mantenimiento pueden representar el 15-40% de los costes totales de producción. Esto tiene sentido dado que los equipos a menudo operan continuamente o durante intervalos muy largos para maximizar la productividad. Las empresas que no logran maximizar la vida útil de los equipos pueden encontrar difícil mantener una operación rentable.

En esta guía exploramos la gestión de mantenimiento en detalle. Como función cada vez más importante, el mantenimiento es una prioridad empresarial de amplio alcance con numerosas consideraciones. Nos centraremos en qué es la gestión de mantenimiento, por qué es importante y cómo una empresa puede desarrollar roles, responsabilidades y prácticas para optimizar el rendimiento de los activos.

Aprenderá:

• Qué es la Gestión de Mantenimiento
• Por qué es Importante la Gestión de Mantenimiento
• El Papel de la Gestión de Mantenimiento
• Tipos de Gestión de Mantenimiento
• Cualidades de un Buen Gerente de Mantenimiento
• Recursos Adicionales sobre Gestión de Mantenimiento

¿Qué es la Gestión de Mantenimiento?

La gestión de mantenimiento es una disciplina que aporta estructura a todas las actividades de planificación, programación, ejecución y seguimiento del trabajo de mantenimiento. Su alcance va mucho más allá de simplemente trabajar con equipos y requiere crear un conjunto integral de procesos y controles. Para rastrear adecuadamente las órdenes de trabajo y actividades relacionadas, es necesario implementar una combinación de herramientas de hardware y software.

El uso de códigos de barras de activos combinados con escáneres puede mejorar drásticamente la eficiencia de un almacén, instalación u oficina. Para optimizar su enfoque general, muchas empresas invierten en un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO/CMMS) para centralizar toda su operación. Un tipo similar de software, conocido como plataformas de Gestión de Activos Empresariales (EAM), suele tener características similares para el seguimiento de actividades de mantenimiento.

¿Por Qué es Importante la Gestión de Mantenimiento?

Cuando se implementa correctamente, un programa de gestión de mantenimiento aporta varios beneficios. Dado que muchas ubicaciones empresariales incluyen cientos o miles de activos, es crucial que cualquier sistema se mantenga organizado y actualizado. A continuación, algunas de las muchas formas en que la gestión de mantenimiento aporta valor:

• Eficiencia Óptima. Demostrar control sobre el mantenimiento de equipos facilita un enfoque proactivo en lugar de centrarse solo en reparaciones y emergencias. La gestión de mantenimiento da al equipo visibilidad completa de toda la operación desde una plataforma centralizada. Esto no solo ahorra tiempo, sino que facilita identificar problemas rápidamente y hacer las mejoras necesarias.
• Reducción del Tiempo de Inactividad. Al igual que la gestión de activos, la gestión de mantenimiento debe considerar el ciclo de vida completo del producto. Entender cómo la edad de un activo o componente puede afectar el rendimiento facilita decisiones informadas sobre actualizaciones de sistemas. Usar una mezcla de técnicas de mantenimiento también mejora la disponibilidad de equipos identificando la configuración óptima para cada herramienta.
• Costes Controlados. Las reparaciones inesperadas cuestan tiempo significativo y provocan retrasos de producción y otras disrupciones. Gestionar actividades de mantenimiento de forma organizada facilita el control de costes, incluyendo horas extra, repuestos y mano de obra. Una planificación mejorada también optimiza niveles de inventario y maximiza el espacio de almacenamiento.
• Mejora de la Seguridad. Además de las directrices de la OSHA estadounidense, la mayoría de empresas deben considerar otras regulaciones estatales y federales. La gestión de mantenimiento ayuda centralizando información de garantías y servicios que puede requerirse en auditorías y revisiones regulatorias. Equipos bien mantenidos también garantizan la seguridad de los operadores.
• Mejor Toma de Decisiones. No tomar decisiones adecuadas sobre mantenimiento y conservación puede llevar a fallos e incidentes de seguridad. Equipos industriales grandes y sistemas complejos presentan retos particulares en planificación del ciclo de vida. Uno de los grandes beneficios de los sistemas de gestión es su completa suite de herramientas de reporting. El acceso a datos de calidad mejora significativamente la toma de decisiones en gestión de activos y mantenimiento.

El Papel de la Gestión de Mantenimiento

Cuando muchos piensan en "mantenimiento", imaginan trabajar con equipos y realizar servicios. Este trabajo es sin duda una función central, pero varias otras actividades deben integrarse para crear un sistema verdaderamente eficaz. Como se mencionó, las plataformas GMAO y EAM son excelentes para conectar varios flujos de trabajo en una sola solución. Al definir el papel de la gestión de mantenimiento en una organización, deben incluirse las siguientes áreas clave:

• Gestión de Activos. Un área central de solapamiento entre GMAO y EAM es la funcionalidad de gestión de activos. Antes de programar trabajo apropiadamente, es necesario tener una base de datos precisa de activos debidamente etiquetados y rastreados. Para algunas empresas, simplemente hacer una evaluación completa de sus activos ya genera mejoras de coste al identificar equipos antiguos o infrautilizados para retirar.
• Gestión de Inventario. El inventario puede gestionarse para materias primas, productos terminados, paquetes, equipos y piezas. La mayoría de empresas que trabajan con productos deben mantener un almacén organizado y lograr conteos cíclicos precisos. Estas herramientas benefician la gestión de mantenimiento para controlar inventarios de repuestos y otros activos necesarios para el trabajo de mantenimiento.
• Gestión de Órdenes de Trabajo de Mantenimiento. Una de las funciones centrales del software es organizar el procesamiento de órdenes de trabajo. Esto es especialmente importante para empresas con grandes equipos de servicio de campo que trabajan con equipos en ubicaciones remotas. Un sistema centralizado para programar, asignar y completar tareas mantiene al equipo alineado y reduce errores y tiempo de inactividad.
• Gestión de Instalaciones. Edificios de todo tipo requieren mucho mantenimiento para asegurar un entorno adecuado para empleados y visitantes. Equipos como unidades HVAC, enfriadores y centros de datos deben ser revisados y comprobados frecuentemente. La gestión de mantenimiento es un recurso esencial para gerentes de instalaciones para verificar que los planes de servicio y mantenimiento programados se alineen con el uso esperado.
• Métricas e Informes. Los gerentes avispados entienden la importancia de revisar datos de calidad para mejorar la toma de decisiones. No es una excepción en gestión de activos y mantenimiento. Revisar datos de mantenimiento ayuda a lograr un presupuesto más equilibrado y aumenta la transparencia entre departamentos. Mejores datos de equipos también hacen las proyecciones de coste más precisas y dan a la empresa capacidad para revisar muchos aspectos de una operación simultáneamente. Costes de overhead de fábrica, costes de instalaciones y recursos de mantenimiento son solo algunos de los muchos puntos de datos que pueden considerarse.

Como puede ver, la gestión de mantenimiento requiere que varias funciones esenciales trabajen juntas para formar un sistema cohesionado. Aunque los roles específicos pueden asignarse a diferentes departamentos según la estructura y objetivos de cada organización, los procesos de trabajo suelen ser muy similares. Para que un programa sea eficaz, debe haber alineación y transparencia entre todos los recursos involucrados.

Tipos de Gestión de Mantenimiento

Las actividades de mantenimiento toman muchas formas, y las empresas de todos los sectores innovan continuamente para mejorar el rendimiento de equipos. En muchos casos, varios tipos pueden usarse simultáneamente para proporcionar la cantidad óptima de servicio para una herramienta particular. También cabe señalar que no todos los equipos son adecuados para cada tipo. Varios factores deben considerarse, y los revisaremos en esta sección.

• Mantenimiento Reactivo. Como su nombre indica, se realiza cuando hay un indicador notable de que se requiere servicio, determinado por inspección visual u otros indicadores directos. Se gestiona generalmente con un plan de inspección o auditoría periódica. Puede ser especialmente útil para piezas con vida útil difícil de predecir según uso u otros factores conocidos. También se refiere a cualquier trabajo de emergencia o reparación requerida en caso de parada no planificada.
• Mantenimiento Proactivo. Un enfoque proactivo requiere preplanificación para identificar puntos de fallo potenciales, usando factores como tiempo u horas de operación que indiquen que debe realizarse servicio. Aunque suene deseable, es fácil sobrecompensar y realizar trabajo extra no realmente requerido. Por ello, sigue siendo imperativo inspeccionar sistemas a fondo y usar múltiples puntos de datos para mejorar el plan de servicio con el tiempo. Tanto el preventivo como el predictivo son formas de mantenimiento proactivo.
• Mantenimiento Preventivo (Basado en Tiempo). Implica el uso de disparadores basados en tiempo para programar y realizar trabajo de servicio. El calendario exacto para cada equipo se determina a menudo basándose en factores como uso esperado y desgaste potencial. Monitorizar la vida útil esperada de piezas consumibles es también muy importante. Es deseable reemplazar piezas antes de que fallen, pero no tan pronto como para perder tiempo operativo adicional.
• Mantenimiento Predictivo (Basado en Condición). Uno de los tipos más nuevos, también llamado mantenimiento basado en condición. Requiere el uso de sensores y dispositivos de monitorización en línea para recopilar datos en tiempo real. Estos datos se usan para establecer parámetros operativos que dicten cuándo deben realizarse actividades de servicio. Dada la inversión potencial en software y hardware, es más adecuado para equipos y sistemas costosos propensos a fallos altamente disruptivos.

Uno de los beneficios significativos de la gestión de mantenimiento y el uso de un GMAO es la capacidad de rastrear todas las actividades y mantener un historial de servicio detallado para cada activo. Esto no solo facilita seleccionar los tipos de mantenimiento apropiados, sino que proporciona una plataforma para revisión y mejora. Ningún sistema o enfoque es perfecto, y un enfoque iterativo de mejora continua es siempre buena idea en mantenimiento.

Cualidades de un Buen Gerente de Mantenimiento

Un gerente de mantenimiento cumple un papel vital entre un director de mantenimiento u otro ejecutivo de alto nivel y los supervisores y técnicos que realizan la mayor parte del trabajo de servicio. Este puesto requiere una mezcla única de habilidades técnicas y visión de negocio para ver el panorama general mientras se abordan problemas y necesidades diarias. Para entender mejor esta posición esencial, veamos los requisitos y habilidades deseadas.

Dada la complejidad de las actividades de mantenimiento en muchas empresas, las responsabilidades pueden abarcar un ámbito amplio. Algunas áreas significativas de foco incluyen:

• Gestionar todo el trabajo relacionado con mantenimiento
• Coordinar trabajo cumpliendo directrices regulatorias
• Mantener un inventario de repuestos apropiado
• Gestionar técnicos de servicio y otro personal
• Implementar un programa de mantenimiento integral
• Informar sobre la efectividad de las actividades de mantenimiento
• Identificar formas de mejorar la productividad de activos
• Garantizar formación adecuada para el personal

Un gerente de mantenimiento puede tener muchas responsabilidades, y hay similitudes definidas con las de un gerente de instalaciones o de activos. Como puesto de liderazgo, se desean muchas habilidades técnicas y blandas. Las más comunes son:

• Capacidad demostrada para liderar
• Alta prioridad en gestión del tiempo
• Capacidad para pivotar y adaptarse
• Fuertes habilidades de comunicación interpersonal
• Excelentes habilidades de resolución de problemas
• Fuerte compromiso con el trabajo en equipo
• Conocimientos fundamentales de equipos relevantes

Un gerente de mantenimiento debe racionalizar los objetivos de rendimiento de la empresa con las realidades de las capacidades de los equipos. En industrias altamente especializadas que sirven a muchos clientes, como aeroespacial y sanitaria, las apuestas son aún mayores. Esta es la razón principal por la que se requiere un buen equilibrio entre habilidades blandas y conocimiento técnico para ser eficaz. Como se describió, solo con una colaboración estrecha entre muchos departamentos las empresas pueden crear un programa robusto. El trabajo de mantenimiento nunca debe ocurrir en el vacío, y es vital que los gerentes soliciten retroalimentación de técnicos, operadores y otro personal que interactúe con los equipos.

La gestión de mantenimiento se ha convertido en prioridad para muchas empresas como forma eficiente de integrar varias funciones separadas en un único marco de gestión de activos y mantenimiento. Los Sistemas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador han creado plataformas flexibles que se integran con escáneres y etiquetas de activos para gestión de instalaciones, creando procesos automatizados de órdenes de trabajo. El futuro estará impulsado por avances tecnológicos combinados con la capacidad de innovar y desarrollar procesos de trabajo nuevos y mejorados.

Lecturas Adicionales sobre Gestión de Mantenimiento

Para más información sobre planificación de gestión de mantenimiento, visite los siguientes recursos:

• Top 5 Directrices para Gestión de Mantenimiento que Debería Usar (MaintenanceCare)
• 4 Formas en que Refinerías de Petróleo Pueden Reducir Costes de Overhead de Fabricación de Equipos mediante Gestión de Mantenimiento (Camcode)
• Guía Moderna de Gestión de Mantenimiento (Dude Solutions)
• Guía Rápida de GMAO (Real Asset Management)
• Top Sistemas de Software GMAO: Los 47 Mejores Programas para Optimizar, Centralizar y Gestionar Seguimiento de Activos y Actividades de Mantenimiento (Camcode)
• Guía Definitiva de Software de Gestión de Mantenimiento de Activos (simPRO)
• Guía Definitiva de Compra de Etiquetas de Código de Barras (Camcode)
• Operaciones y Mantenimiento de Instalaciones — Una Visión General (Whole Building Design Guide)
• Importancia de la Gestión de Mantenimiento de Flotas y Cómo Elegir la Solución Adecuada (Samsara)
• Guía del Gerente para Mantenimiento Preventivo de Edificios (Taylor & Francis Group)