Dominar el MRO: Aumente la Rentabilidad Optimizando Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones

Las funciones de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) son esenciales para cualquier departamento de compras u operación. Aunque estos artículos representan una porción relativamente pequeña del presupuesto total de compras, pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad. Esto es especialmente cierto si los costes aumentan sin un sistema adecuado para identificarlos y mejorarlos.

En este artículo analizamos la definición de MRO y cómo gestionar estos artículos. Reducir los gastos de MRO puede impactar positivamente la rentabilidad a largo plazo. Además de las prácticas tradicionales de gestión de activos y mantenimiento —como el seguimiento de activos con etiquetas de equipos, etiquetas para gestión de instalaciones, etiquetas de servicios públicos y otras soluciones de etiquetas de código de barras para agilizar procesos de mantenimiento y reparación— una estrategia MRO aporta una capa adicional de eficiencia.

Definición de MRO

Como se indicó, MRO es el acrónimo de mantenimiento, reparación y operaciones. Incluye las operaciones, procesos y actividades asociadas al mantenimiento de una planta o instalación: mantenimiento de infraestructura física, equipos y sus procesos operativos asociados, y materiales y suministros utilizados para mantener infraestructura y equipos o en la producción de un producto o servicio. Sin embargo, estos materiales no se clasifican igual que las materias primas que forman parte del producto final (como metales para fabricar herramientas o pintura para acabados de madera), que serían costes directos. En cambio, los materiales y suministros MRO se usan en la producción pero no forman parte del producto final, como suministros de limpieza y mantenimiento de equipos.

La mejor forma de definir el alcance de la designación MRO es explorar las cuatro categorías principales de artículos que suelen incluirse en las evaluaciones. Cada empresa debe gestionar sus activos para optimizar el rendimiento en toda la operación. Organizar los artículos MRO en categorías distintas agiliza el seguimiento y facilita la revisión de métricas financieras para clases de activos particulares.

Reparación y Mantenimiento de Infraestructura

Esta categoría se refiere a equipos y materiales relacionados usados para mantener una instalación comercial completa en funcionamiento, tales como:

• Equipos HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado)
• Equipos de seguridad
• Mobiliario
• Equipos informáticos

Reparación y Mantenimiento de Equipos de Producción

Los artículos MRO relacionados con producción se categorizan como todos los equipos y actividades necesarios para mantener los sistemas de producción. Esta categoría incluye equipos como:

• Compresores y motores
• Cintas transportadoras
• Maquinaria CNC

Mantenimiento de Equipos de Manipulación de Materiales

Los artículos de manipulación de materiales ayudan a mover materias primas y otros activos relacionados a las ubicaciones correctas para su uso en producción. El mantenimiento de estos equipos incluye suministros como:

• Válvulas y tuberías
• Ropa de trabajo y mascarillas
• Equipos de protección personal (EPP) como guantes

Herramientas y Consumibles

Todas las demás herramientas pequeñas y piezas consumibles usadas en operaciones diarias se capturan en esta categoría, tales como:

• Material de oficina
• Juntas, tornillos y clavos
• Productos químicos
• Lubricantes
• Baterías
• Herramientas manuales

Incluso una operación relativamente pequeña podría tener miles de artículos individuales dentro de estas categorías MRO. Por ello, cada empresa debe mantener una biblioteca de activos organizada. Más allá de estas categorías amplias, la gestión eficaz de MRO implica la clasificación adecuada de activos de forma más granular. Existen varias taxonomías de clasificación MRO, siendo el Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC®) la más utilizada. Otras incluyen eCl@ss (común en Europa), ETIM, el Sistema de Clasificación Industrial Estándar (SIC) y Códigos del Sistema Armonizado (HSC). También existen taxonomías específicas de industria usadas a menudo para gestión MRO.

¿Por Qué es Importante la Gestión de MRO?

El MRO puede representar casi la mitad (hasta el 47%) de los costes de compras de una organización típica. Muchos de estos costes están relacionados con procesos, y muchas empresas se beneficiarían de una revisión exhaustiva de su eficiencia en compras. Mejorar las estrategias de compras puede generar ahorros que impactan directamente la rentabilidad del negocio.

El reto con muchos procesos MRO es que el trabajo puede ser reactivo y más difícil de predecir o proyectar a largo plazo. Lo que sí se puede controlar es la forma en que se realiza el trabajo. Los sistemas de gestión de datos, la automatización y otras tecnologías emergentes pueden ayudar a agilizar estas actividades y producir mejoras de eficiencia. La gestión de piezas de producto, materias primas y la concienciación sobre seguridad pueden impactar directamente los costes relacionados con MRO.

Cómo Gestionar Artículos MRO

La asignación y control de gastos MRO deben tener una titularidad clara dentro del departamento de compras. Clarificar estas responsabilidades es un paso importante para crear una estrategia MRO integral que ayude a identificar y controlar los riesgos asociados. Ejemplos de riesgos relacionados con MRO:

• Costes de envío excesivos
• Baja productividad en trabajos de mantenimiento
• Paradas de producción inesperadas
• Atrasos de inventario

Las empresas que fabrican bienes o prestan servicios relacionados son especialmente propensas a estos problemas. Tener una estrategia MRO crea mayor visibilidad para prácticas de gestión de proveedores e inventario. También ayuda a alinear al equipo directivo en torno a estas prioridades clave de compras.

Implementar Sistemas de Seguimiento de Activos para Optimizar la Gestión MRO

Las empresas pueden ganar mejor visibilidad sobre el uso y mantenimiento de activos MRO implementando sistemas de seguimiento que agilicen procesos de mantenimiento y reparación y gestionen el ciclo de vida completo del activo. Los datos obtenidos permiten a los líderes tomar decisiones basadas en datos, como determinar cuándo es más rentable reemplazar un activo que repararlo.

Además, las soluciones de seguimiento permiten una gestión eficiente del mantenimiento preventivo, optimizando el rendimiento de equipos y maximizando su vida útil para reducir costes de mantenimiento y compras. Las etiquetas de activos pueden imprimirse con códigos de barras legibles durante toda la vida del activo y sincronizarse con software de gestión para permitir clasificación precisa e identificación y documentación automatizadas.

Con una variedad de etiquetas disponibles para diversas aplicaciones —etiquetas de activos para servicios públicos, etiquetas para gestión de instalaciones, etiquetas de trabajo en proceso, etiquetas resistentes a químicos, etiquetas de código de barras para alta temperatura, etiquetas de equipos, etiquetas para cables y más—, las organizaciones pueden rastrear eficientemente equipos, activos e inventario para agilizar la documentación y mejorar la gestión MRO.

Desarrollar y Monitorizar Indicadores Clave de Rendimiento

Otra recomendación es desarrollar KPIs que definan claramente las áreas a controlar. Las siguientes métricas se alinean bien con la mayoría de planes de mejora MRO:

• Gasto MRO. La financiación dirigida a MRO debería representar el 10% o menos del presupuesto total de compras. Estas métricas financieras simples son una excelente base para reducir costes y mejorar la eficiencia MRO.
• Faltantes de stock (Stock Outs). Una operación que experimenta faltantes rutinarios probablemente tiene uno o más problemas de proceso mayores relacionados con producción, compras o fulfillment. Rastrear el número de faltantes sirve como indicador rezagado de problemas sistémicos.
• Inventario MRO en mano vs. Rotación. Una buena regla es apuntar a una rotación de 30 días para el inventario MRO en mano. El exceso de inventario añade costes innecesarios.
• Ratio de pedidos urgentes vs. reposición. Una operación debería experimentar un bajo número de pedidos urgentes frente a reposiciones estándar. Una buena referencia: no más del 8-10% de todos los pedidos deberían ser urgentes.

Rastrear los gastos MRO y reducir costes puede ser un reto significativo para los equipos de compras. Tomarse el tiempo para desarrollar una estrategia MRO ayuda a alinear a todos los involucrados y proporciona referencias claras para la mejora. En última instancia, controlar estos costes puede generar mejoras significativas en eficiencia y rentabilidad.