Dominando la gestión de inventario: estrategias probadas para cada negocio

Los modelos de negocio basados en productos son populares tanto en aplicaciones B2B como B2C. Pero gestionar todos estos productos físicos es un gran desafío. Independientemente del tamaño, nicho o producto de una empresa, la gestión de inventario puede volverse inmanejable sin las herramientas y procesos adecuados. De hecho, los problemas de inventario cuestan a las empresas 1,1 billones de dólares globalmente cada año.

Los hábitos cambiantes de los consumidores y el cambio hacia las compras en eCommerce han hecho aún más difícil para las marcas competir. Es más importante vigilar cuidadosamente los márgenes hoy, porque cualquier ineficiencia puede costar a las marcas millones.

No confíe en la entrada manual de datos o hojas de cálculo para rastrear su inventario. Las prácticas de gestión de inventario y los sistemas de software de gestión de inventario ayudarán a su equipo a dirigir una operación más equilibrada y basada en datos. Aprenda cómo funciona la gestión de inventario y las técnicas y herramientas de seguimiento que pueden revitalizar sus operaciones.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es el proceso que las empresas siguen para gestionar todo su inventario. Esto puede incluir las materias primas que usa para fabricar sus productos (como ingredientes para negocios de alimentación), los activos en los que su negocio confía para operar, así como los productos terminados en sí. También puede incluir las piezas de repuesto y otro inventario necesario para mantenimiento, reparación y operaciones (MRO).

Es crítico gestionar el inventario porque, hasta que se vende, el inventario inmoviliza capital y espacio de almacenamiento en almacén. Si las empresas mantienen demasiado inventario en su almacén, corren el riesgo de no tener el capital necesario para operar.

Afortunadamente, la gestión de inventario da a las marcas más visibilidad sobre sus productos. Asegura que las marcas tengan en stock:

• Los productos correctos
• En el nivel correcto
• En el momento correcto
• En las ubicaciones correctas

Una adecuada gestión de inventario rastrea productos desde el momento en que salen del fabricante hasta que un cliente los compra. La gestión de inventario monitoriza cada paso en el proceso, incluyendo:

• Cuando las marcas compran inventario al fabricante
• Cuando los productos llegan al almacén y la marca los almacena
• Cuando el inventario se envía del almacén al cliente final

Hay tantas partes móviles detrás de escena en la gestión de inventario, especialmente a medida que una operación escala. Las tendencias cambian y las cadenas de suministro evolucionan también, por lo que es importante usar una herramienta de gestión de inventario para mantener a sus clientes contentos.

El propósito de la gestión de inventario

El propósito principal de la gestión de inventario es doble:

1. Ayuda a las marcas a mantener suficiente inventario en stock para poder cumplir todos los pedidos. Esto da a los clientes una buena experiencia, asegurando que no se quede sin inventario.
2. Ayuda a las marcas a tener el menor stock posible. Cuesta mucho dinero almacenar inventario no vendido, así que esto ayuda a las marcas a minimizar cuánto dinero inmovilizan en productos no vendidos.

En última instancia, el objetivo de la gestión de inventario es maximizar los beneficios eliminando cualquier desequilibrio en su negocio.

Además de ayudar a las empresas a dominar este acto de equilibrio, la gestión de inventario también viene con beneficios como:

• Mayor visibilidad del inventario: El 72% de las marcas quieren visibilidad en tiempo real de su inventario. Dado que las marcas tienen 1,36$ en inventario por cada 1$ en ventas, este es un problema crítico. La gestión de inventario dice a las marcas qué inventario tienen y dónde. Es la mejor forma de obtener insights críticos en operaciones de otro modo complejas.
• Reducción de costes: Las marcas no pueden producir y almacenar productos infinitamente. La gestión de inventario reduce la responsabilidad que conlleva el transporte, almacenamiento y programación de pedidos. De hecho, al reducir faltantes de stock y excesos de stock con la gestión de inventario, las marcas pueden disminuir sus costes de inventario hasta en un 10%.
• Decisiones basadas en datos: ¿Qué está pasando en su negocio? El software de gestión de inventario da a las marcas insights más profundos en sus operaciones. Por ejemplo, la analítica IA puede identificar anomalías que su equipo podría pasar por alto. Dado que el espacio de almacén es tan caro, estos insights pueden ayudarle a minimizar la cantidad de espacio requerida para almacenar su inventario.
• Mejora de velocidad y precisión: El 46% de los almacenes dicen que el error humano es su problema número uno. La entrada manual no solo toma significativamente más tiempo, sino que es una tarea que le abre a errores – un número equivocado puede ser un desastre para su inventario. Pero con software de gestión de inventario y etiquetas, las marcas pueden acelerar sus tiempos de procesamiento mientras aumentan la precisión. De hecho, el etiquetado de artículos aumenta la precisión media del 63% a un impresionante 95%.
• Prevención de robos: Es una situación difícil, pero el robo ocurre a nivel de almacén. La gestión de inventario asegura la rendición de cuentas en cada giro, identificando a las partes responsables mientras (esperemos) previene robos futuros.
• Cumplimiento: ¿Opera una empresa pública? Si es así, la SEC le exige rastrear el inventario para mantenerse en cumplimiento. Si sus niveles de inventario son inexactos, está en riesgo de multas y acciones regulatorias, por lo que la gestión adecuada de inventario es crítica.
• Conciencia de tendencias: La demanda de productos cambiará basada en eventos actuales. La pandemia mostró que la demanda de ciertos productos, como papel higiénico, puede dispararse repentinamente de la nada. Es difícil predecir problemas como este, pero las herramientas de gestión de inventario pueden ayudarle a detectar tendencias para satisfacer la demanda del cliente. También puede ayudarle a usar el inventario que tiene a mano en lugar de pedir más, gestionando aún más los costes.
• Satisfacción del cliente: Un tercio de las empresas han enviado artículos tarde porque prometieron a los clientes productos que no estaban realmente en stock, lo que puede dañar las relaciones con los clientes. Pero con la gestión de inventario, las empresas pueden asegurar que mantienen los productos a mano que sus clientes necesitan para evitar interrupciones del negocio.

Tipos de gestión de inventario

Aunque la gestión de inventario pueda sonar sencilla, en realidad hay varios tipos diferentes de gestión de inventario. Cada negocio es diferente, así que la forma en que aborda la gestión de inventario y el seguimiento de inventario depende en gran medida de su modelo y productos.

Las marcas comúnmente caen en estos tipos de gestión de inventario:

• Multi-ubicación: Este tipo de gestión de inventario es para gestionar stock en múltiples ubicaciones. Esto incluye gestionar eCommerce, retail y ubicaciones de almacén todo en una plataforma. Con las herramientas adecuadas, las marcas pueden ver sus niveles de stock en cada ubicación.
• Manual: La gestión de inventario manual es increíblemente ineficiente y obsoleta, pero sigue siendo popular en pequeñas empresas. Con este tipo de gestión de inventario, su equipo registra el inventario en papel y cuenta todo manualmente. Hay una alta probabilidad de error y consume mucho tiempo, por lo que la gestión de inventario manual no es factible una vez que las marcas empiezan a escalar.
• Periódico: Con la gestión de inventario periódico, su equipo solo cuenta el inventario en ciertos momentos del año, como cada trimestre. También puede aplicarse cuando su sistema registra información del artículo a medida que se mueve por el almacén. Las marcas usarán etiquetas de activos y códigos de barras para esto, que se vinculan a su sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) para poder rastrear el stock, sin importar dónde esté. La gestión de inventario periódico puede implicar intervención humana para contar inventario manualmente, pero las empresas que confían en la gestión de inventario por código de barras se benefician de la reducción de errores humanos.
• Perpetuo: El tipo más eficiente de gestión de inventario es el perpetuo. Rara vez hay necesidad de contar inventario manualmente porque toda la gestión de inventario ocurre en tiempo real. Con etiquetas RFID en cada producto, las marcas pueden ver todos los datos de inventario en tiempo real, sin conteo manual ni escaneo requerido.

9 técnicas de gestión de inventario

La gestión de inventario hace posible dirigir una empresa basada en datos con la menor ambigüedad posible. Pero el inventario físico requiere mucha gestión práctica para mantener los costes manejables y reducir errores. Mientras que los procesos adecuados son importantes, las empresas deberían adoptar una o más de estas técnicas de gestión de inventario para optimizar su inventario.

1. Análisis ABC

No es posible tener todos sus productos en el mismo nivel. Algunos inventarios tendrán mayor demanda que otros. Por eso las marcas realizan análisis ABC: esto examina su stock más y menos popular, haciendo posible priorizar qué productos reordenar primero. Si necesita gestionar el flujo de caja, esta técnica es una excelente manera de encaminar recursos a los productos que los clientes son más propensos a comprar.

2. Previsión de la demanda

El 61% de las marcas dice que la previsión es el mayor beneficio de la gestión de inventario. Con la previsión de la demanda, las marcas pueden usar inteligencia artificial (IA) para predecir la demanda del cliente para ciertos productos.

Por ejemplo, si vende loncheras escolares, puede usar IA para determinar cuándo los padres empiezan a comprar útiles escolares. A partir de ahí, es tan simple como trabajar hacia atrás para tener los artículos adecuados en stock a tiempo para las compras de vuelta al cole.

3. Punto de reorden

¿Cuál es el momento adecuado para reordenar a sus proveedores? La fórmula del punto de reorden dice a las marcas el nivel mínimo de stock que necesitan antes de que sea hora de reordenar. Esto ayuda a las marcas a evitar pedir demasiado pronto o demasiado tarde, ambos con consecuencias costosas.

4. EOQ (Cantidad económica de pedido)

La cantidad económica de pedido (EOQ) es una fórmula para calcular cuánto inventario debería pedir a su proveedor. El objetivo es mantener el inventario moviéndose lo más rápido posible, para no retener inventario no vendido. Por ejemplo, si su EOQ le dice que venderá 200 unidades en una semana, puede mantener ese nivel de inventario cada semana para mantenerse al día con la demanda. Ni más, ni menos.

5. FIFO, FEFO y LIFO

Hay tres fórmulas que las marcas usan para determinar el orden en que envían el inventario. La opción correcta depende de la naturaleza de su negocio y productos.

• FIFO: Primero en entrar, primero en salir significa que las marcas mueven el stock más antiguo primero.
• LIFO: Último en entrar, primero en salida es cuando vende el inventario comprado recientemente primero. Es común en marcas que actualizan sus productos frecuentemente y no quieren vender inventario obsoleto.
• FEFO: Primero en expirar, primero en salir es similar a FIFO, pero se basa únicamente en fechas de caducidad.

6. Just-In-Time (Justo a tiempo)

El inventario Just-in-time (JIT) (también conocido como «fabricación esbelta») es una práctica donde mantiene los niveles de stock más bajos posibles antes de reordenar. Es muy complicado de hacer, pero con software de gestión de inventario, JIT reduce significativamente la necesidad de almacenar inventario. JIT es más común en marcas de eCommerce que ofrecen personalización, donde solo producen artículos cuando un cliente hace un pedido.

7. Niveles PAR

Los niveles de reaprovisionamiento automático periódico (PAR) son la cantidad mínima de inventario que las marcas mantienen en todo momento, sin importar qué. Si alcanza su nivel PAR, significa que es hora de reordenar. Las marcas suelen determinar su nivel PAR mirando su volumen de ventas, así como cuánto tardan los productos en llegar a los estantes.

8. DIO (Días de inventario pendiente)

Los días de inventario pendiente (DIO) es una fórmula que calcula el número de días que se tarda en vender una unidad. En otras palabras, calcula cuánto tiempo retiene un artículo antes de que se venda.

Los niveles ideales de DIO dependen de su industria. Artículos de alto valor como muebles pueden tener una tasa DIO promedio más alta porque tardan más en venderse, mientras que bienes de consumo baratos, como refrescos, pueden tener un DIO promedio más bajo. Para esta técnica de gestión de inventario, necesitará conocer los niveles promedio de DIO para su industria y competidores para entender si está vendiendo productos lo suficientemente rápido.

9. Stock de seguridad

Cada marca necesita algún tipo de amortiguador para abordar la incertidumbre. El stock de seguridad es el stock que las marcas mantienen para cubrir picos inesperados de demanda, retrasos de proveedores o cualquiera de las otras incertidumbres que vienen con dirigir un negocio basado en productos. Si agota su stock actual, puede confiar en el stock de seguridad para cumplir pedidos mientras espera la reposición.

Tipos de etiquetas de seguimiento de inventario

Hay una variedad de tipos de etiquetas de código de barras y etiquetas de activos que pueden usarse para aplicaciones de gestión de inventario como la gestión de inventario de almacén. Aquí hay un vistazo a algunos de los tipos de etiquetas de inventario más comúnmente usados.

Etiquetas y rótulos de control de inventario

Las etiquetas y rótulos de control de inventario incluyen una variedad de etiquetas de código de barras y etiquetas de activos diseñadas para satisfacer las necesidades de diferentes aplicaciones. Las etiquetas de foil Metalphoto®, por ejemplo, están diseñadas para durar más de 20 años, incluso en entornos exteriores hostiles, mientras que las etiquetas de poliéster premium son adecuadas para uso en aplicaciones interiores. Las etiquetas de código de barras industriales de metal, adhesivos y etiquetas están hechas de aluminio anodizado fotosensible Metalphoto u otros metales duraderos como acero inoxidable aleado y latón, y están diseñadas para soportar las duras condiciones operativas en aplicaciones industriales.

Etiquetas RFID

El 50% de las marcas confían en etiquetas para rastrear su inventario en el almacén. Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) envían datos de forma inalámbrica sin escanear. Sin embargo, pueden suponer algunos riesgos de seguridad ya que son vulnerables a hackeos, y también son prohibitivas en coste para escalar comparadas con etiquetas de código de barras.

Etiquetas UID duraderas

Las etiquetas UID duraderas están diseñadas para cumplir los requisitos de MIL-STD-130 para la industria de defensa, permitiendo a las operaciones de defensa mantener un control de inventario preciso e integral. Las etiquetas UID duraderas de Camcode pueden soportar condiciones exteriores hostiles para permanecer legibles durante la vida útil de sus activos.

Independientemente de qué tipos de etiquetas use, son una herramienta esencial de gestión de inventario para automatizar su inventario con insights en tiempo real.

Software de gestión de inventario

Hay tantas partes móviles en la gestión de inventario que requiere tecnología sofisticada para mantener todo en movimiento. De hecho, ha habido un aumento del 25% en el número de marcas que usan tecnología de gestión de inventario.

Con la demanda de soluciones de seguimiento de inventario saltando 2X, está claro que los negocios basados en productos necesitan consolidar la gestión de inventario en una plataforma.

Las marcas tienen tantas opciones disponibles, pero el software de gestión de inventario adecuado depende de sus necesidades, configuración, tamaño y presupuesto. Para iniciar su búsqueda, considere estas plataformas de gestión de inventario para agilizar sus operaciones:

• 3PL Warehouse Manager
• Acctivate Inventory Software
• Acumatica Cloud ERP – Gestión de Inventario
• AdvancePro
• Almyta Systems Inventory Management

¿Quiere más opciones? Consulte nuestra guía definitiva de software de seguimiento de inventario, nuestro resumen del mejor software de gestión de inventario, y nuestra lista de las mejores aplicaciones de gestión de inventario para encontrar el mejor ajuste para su negocio.

Domine la gestión de inventario con un seguimiento de activos adecuado

No hay necesidad de confiar en conteos manuales de inventario o hojas de cálculo. Los negocios basados en productos de hoy operan con más incertidumbre y competencia que nunca, por eso la gestión de inventario adecuada es tan crítica.

La gestión de inventario es esencial para el éxito: asegúrese de seguir las mejores prácticas de gestión de inventario para mantener las operaciones en marcha. Las soluciones de etiquetado de activos de Camcode potencian a las marcas con etiquetas de inventario duraderas que hacen de la gestión de inventario un juego de niños.