Una guía ridículamente sencilla para la gestión de piezas de repuesto

A la mayoría de las empresas les resulta difícil mantener una gestión eficaz de las piezas de repuesto, ya que existe el temor de que almacenar las piezas de repuesto no esté en consonancia con el control eficaz de los costes operativos. Como gerentes de planta, se vuelven importantes varias expectativas para reconocer formas de realizar una gestión eficiente de las piezas de repuesto.

Para ser un gerente de planta exitoso, la gestión práctica del inventario de repuestos sigue siendo la base para una operación confiable de la planta. Como gerente de planta o gerente de cadena de suministro, debe conocer el proceso para determinar qué piezas de repuesto necesita para que su sistema sea productivo. Debe desarrollar un enfoque planificado que siga las mejores prácticas de la industria.

¿Cómo ser eficiente en la gestión de repuestos?

Hay algunas cosas a tener en cuenta al crear una gestión eficaz del inventario de piezas de repuesto. Las siete cosas a considerar se han analizado cuidadosamente para ayudar a mejorar el rendimiento, la efectividad de las operaciones de la planta y también reducir los costos. A continuación se muestran las siete cosas a considerar:

1. Estrategia de operación
2. Estandarizando el proceso de la orden de trabajo
3. Control eficaz del inventario de piezas
4. Comprensión profunda de los plazos de entrega de las diferentes partes
5. Calcular el riesgo de cada equipo
6. Almacenamiento de piezas para equipos nuevos
7. Adopción de mejores medidas de seguridad

Estas cosas, cuando se toman en cuenta, pueden resultar en costos de transporte reducidos, interrupción del rendimiento reducida y eficiencia general mejorada.

Analicemos cada uno con más profundidad.

Estrategia de operación

La estrategia de operación implica la voluntad de operar desde un enfoque reactivo o predictivo. Varias empresas adquieren el hábito de crear un plan operativo basado en eventos de respuesta. Para realizar la gestión de repuestos con éxito, es necesario adoptar una estrategia predictiva.

Aunque un enfoque reactivo nunca puede abandonarse por completo, el núcleo de una gestión de mantenimiento exitosa radica en la capacidad de evitar problemas futuros antes de que sucedan.

Los aspectos a considerar para una gestión de inventario eficaz que involucre una estrategia de operación de repuestos incluyen:

• La recopilación y el análisis de datos relevantes para mejorar su estrategia comercial.
• Tener la capacidad de cubrir todo el alcance operativo del proceso de gestión de piezas. Este alcance incluye localizar y resolver problemas importantes que puedan surgir a largo plazo.
• Asegúrese de estar atento a los patrones de falla que puedan revelar problemas que parecen ser menos visibles.
• Uso de la gestión predictiva para ayudar a utilizar mejor los recursos, reducir los costos y el tiempo relacionado con la resolución de problemas.

Estandarización del proceso de la orden de trabajo

El uso de un proceso de orden de trabajo sólido pero sencillo puede resultar útil para una gestión eficaz del inventario. Una vez considerado, el proceso debe ser fácil de seguir y estandarizado para todos.

Una orden de trabajo activa requiere pautas adecuadas que cubran la emisión de todas las piezas, por lo que el sistema de control de inventario mantiene la precisión. El desarrollo de un proceso de orden de trabajo menos complejo asegura que se tenga en cuenta toda la información necesaria.

Las cosas a considerar para estandarizar el proceso de la orden de trabajo incluyen:

• Qué tan complejo es el enfoque para obtener piezas sin una orden de trabajo.
• La capacidad de encontrar empleados que no siguen el flujo de trabajo definido, lo que puede generar imprecisiones en el inventario.
• ¿Tiene un proceso lo suficientemente flexible en el que las órdenes de trabajo con mayor prioridad se pueden crear por adelantado?
• Manejar las órdenes de trabajo y las solicitudes de órdenes de compra antes para reducir el tiempo de espera de las piezas.

No hay mejor manera de estandarizar su flujo de trabajo que definir claramente las mejores prácticas y hacer que todo el proceso sea compatible con el software de mantenimiento móvil.

Control eficaz del inventario de piezas

La gestión del inventario de piezas de repuesto no siempre tiene que ser exhaustiva para ser considerada productiva. En realidad, es poco probable que haya existencias de varias piezas en grandes cantidades. Almacenar y organizar adecuadamente los repuestos en un espacio elegido y seguro es clave para el control de inventario.

Es menos probable que se soliciten nuevos pedidos si se toman piezas o existencias nuevas sin registros. Un análisis y una revisión adecuados de su sistema de caja y almacenamiento pueden revelar mucho sobre la calidad de su control de inventario.

Los aspectos a considerar para lograr un mejor control del inventario incluyen:

• Desarrollar criterios claros para ayudar, categorizar y definir repuestos (marcar las piezas con términos como "críticas" puede ayudar en la priorización del inventario de piezas).
• Revisar periódicamente todas las piezas de repuesto según el cambio de hora, los reemplazos / sustitutos y más.
• La realización de una revisión periódica de los repuestos para ver si tiene existencias en exceso de piezas en particular puede ayudarlo a reducir los costos generales de inventario.

El uso de un CMMS con módulo de inventario de piezas u otro software de gestión de inventario designado es una manera excelente de mantener el control de sus niveles de inventario y eliminar la necesidad de verificaciones periódicas de inventario, bajo la idea de que todos los que usan piezas de repuesto actualizan los niveles de stock en consecuencia.

Para obtener una descripción detallada de CMMS, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?

Comprensión en profundidad de los plazos de entrega de diferentes piezas

Obtener un conocimiento profundo de los tiempos de entrega de repuestos es esencial para crear una gestión exitosa del inventario de repuestos. El plazo de entrega de una pieza es esencial para considerar qué piezas almacenar y en qué volumen.

Por ejemplo, las piezas de repuesto para máquinas que no son críticas para el funcionamiento diario a menudo pueden quedar fuera de los planes de almacenamiento. Por otro lado, si la pérdida de tiempo de producción implica una pérdida financiera importante para su negocio, quedarse uno o dos días sin partes para esos activos críticos es casi inaceptable.

Los aspectos a considerar al buscar una comprensión profunda de los plazos de entrega del inventario de piezas incluyen:

• Crear piezas hechas a pedido para piezas con plazos de entrega prolongados y eliminar opciones de agilización (preferiblemente, es mejor conservar piezas con tiempos de entrega prolongados).
• Crear una lista de componentes fuera de la marca que se pueden obtener rápidamente (como un sustituto viable durante una crisis).

Stock de piezas para equipos nuevos

Muy a menudo, escuchamos a los gerentes afirmar que “no se requieren repuestos para la instalación de nuevos equipos”. Si bien puede parecer lógico, es un enfoque incorrecto para la gestión eficiente de repuestos porque asume que los proveedores suministran máquinas y repuestos impecables y de calidad (lo cual no siempre es el caso).

Pero, lamentablemente, la falla de una pieza durante el arranque del equipo no es tan inusual. Almacenar la cantidad adecuada de repuestos listos para usar en tales circunstancias podría no ser una mala idea.

Los aspectos a considerar para almacenar repuestos para equipos nuevos incluyen:

• Trabajar con la división de operaciones para asegurarse de que el presupuesto incluya fondos para repuestos.
• Solicitar a los proveedores una lista de piezas críticas recomendadas para las máquinas que le acaban de vender.
• Utilizar la información disponible para mejorar las decisiones sobre qué piezas son necesarias para almacenar.

Calcular el riesgo de cada equipo

Inevitablemente, el equipo puede fallar en cualquier momento, pero calcular el riesgo de tiempo de inactividad puede ayudar a una gestión eficiente de las piezas de repuesto.

Siempre que una máquina se estropea o necesita una revisión importante, puede haber varios componentes que aún sean valiosos para un uso futuro.

Los aspectos a considerar durante el cálculo del riesgo de cada equipo incluyen:

• Calcular su exposición determinando cuál es el costo total de una hora de inactividad para su empresa.
• Trabajar con datos relacionados y plazos de entrega de piezas.
• Determinar el costo y las razones del cierre.
• Crear una comparación del costo de comprar piezas "nuevas frente a viejas" para su reemplazo.

Adopción de mejores medidas de seguridad

Limitar quién puede acceder al almacén de inventario de piezas también es un paso importante en la creación de un sistema de gestión de piezas de repuesto eficiente. Si todo el mundo tiene acceso al almacén / sala de inventario de piezas, es probable que lidere una batalla interminable con las imprecisiones del inventario.

Las diversas prácticas esenciales a considerar al implementar mejores medidas de seguridad incluyen:

• Adoptar políticas que hagan que el acceso a los inventarios de piezas esté fuera de los límites para algunos miembros del personal.
• Garantizar la adopción de medidas de seguridad física, como contadores de piezas, para cada stock de inventario.
• Instalar sistemas de cámaras de seguridad junto con el acceso a la placa de entrada y salida.
• Educar a los empleados en la planta sobre el cuidado adecuado de las piezas y realizar revisiones constantes de las piezas de repuesto críticas.

Ejemplo de contador de piezas métricas:fuente de la imagen

Conclusión clave

A menudo, la gestión del inventario de piezas de repuesto no recibe la atención que requiere y solo se analiza seriamente si es necesario reducir los costos de inventario o cuando las piezas de repuesto faltantes prolongan continuamente los costosos tiempos de inactividad.

En pocas palabras, un sistema de inventario preciso, junto con una gestión eficiente de las piezas de repuesto, permite que el uso de las piezas sea mucho más proactivo y responda a las demandas operativas. Su empresa puede ahorrar mucho dinero si sabe qué piezas desempeñan un papel fundamental en sus operaciones diarias y si dispone de existencias en consecuencia.