Cómo mejorar la gestión del inventario de mantenimiento

La gestión de inventario es el héroe olvidado de su operación de mantenimiento; por lo general, no hay muchos elogios para aquellos que se afanan con las piezas de repuesto. Pero cuando se hace correctamente, puede elevar la gestión de mantenimiento de sus activos al siguiente nivel y, al mismo tiempo, ahorrarle a su empresa una gran cantidad de cambios. Hoy, descubrimos todas las formas de mejorar la administración de inventario para que pueda reducir los costos y evitar perder tiempo y dinero.

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Tabla de contenido

1. ¿Qué es la gestión de inventario de mantenimiento?
2. El costo de una mala gestión del inventario de mantenimiento
3. 7 formas de mejorar la gestión del inventario de mantenimiento
4. El resultado final:la gestión del inventario y el panorama general

Cuatro consejos para una mejor gestión del inventario de MRO

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¿Qué es la gestión de inventario de mantenimiento?

La gestión de inventario es un intento de tener el stock correcto, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto. El objetivo es minimizar el costo ayudando a las instalaciones a saber cuándo comprar más inventario en función de las tasas de uso normales.

La forma de definir el inventario depende de su industria. Para una tienda minorista, el inventario son los productos que la tienda intenta vender a los clientes, como trajes o vestidos. Cuando se trata de mantenimiento, el inventario son las piezas que se utilizan para que los activos funcionen correctamente, como motores, cojinetes, ventiladores o filtros. El objetivo de los equipos de mantenimiento es tener a mano el inventario adecuado en las cantidades adecuadas para reparar o mejorar los activos, y al mismo tiempo considerar el espacio disponible en sus presupuestos y almacenes.

El costo de una mala gestión del inventario de mantenimiento

Hay muchos pasos involucrados en la gestión de inventario. Cualquier error en el camino puede significar grandes pérdidas económicas. Una gestión deficiente del inventario puede generar mayores costos de piezas y almacenamiento, una programación de mantenimiento desequilibrada y un aumento de los desabastecimientos y el inventario obsoleto.

La gestión de inventario es un intento de tener el stock correcto, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto.

Los tres problemas principales de una mala gestión del inventario son tener demasiadas existencias, muy pocas existencias y existencias que no puede encontrar. Todo puede causar caos y dañar el resultado final.

Puede ser muy fácil administrar mal y gastar en exceso cuando se trata de comprar inventario. El costo típico de almacenar piezas adicionales es entre el 12% y el 20% del costo de compra. Eso significa que si gasta $ 100,000 cada año para comprar acciones, puede continuar y agregar otros $ 12,000 a $ 20,000 a su presupuesto para espacio de almacenamiento y administración. Comprar demasiado inventario empeora aún más este problema.

Tener muy pocas existencias presenta un problema más inmediato. Imagine que se avería una pieza crítica del equipo de producción y no tiene la pieza necesaria para repararla. El tiempo de inactividad en esa máquina pasó de un par de horas a un par de días o semanas, y el costo de esa avería se disparó. Eso sin mencionar el costo extremadamente alto de los envíos urgentes o las riesgosas medidas provisionales que los técnicos a menudo sienten que deben emplear para mantener la producción según lo programado.

Este problema es demasiado común para los fabricantes. De todo el tiempo de inactividad anual no programado, el 50% puede estar relacionado con la falta de repuestos, según un informe del Aberdeen Group. Un sistema de gestión de inventario adecuado garantiza que las piezas críticas estén disponibles, lo que ayuda a eliminar el tiempo de inactividad no planificado, impulsar la producción y evitar la pérdida de miles o millones de dólares.

Es posible que tenga la cantidad justa de piezas en su almacén, pero no importa si no puede encontrarlas. Si tiene este problema, no está solo. Se estima que entre el 10% y el 25% del tiempo de un técnico se dedica a obtener piezas porque son difíciles de encontrar. La incapacidad de rastrear la ubicación de las piezas reduce el tiempo de uso de la llave y podría aumentar el tiempo de inactividad en unos minutos más cada vez que hay una avería. Puede que esto no parezca mucho, pero cada minuto de inactividad cuesta cientos o miles de dólares. Si tiene dificultades para encontrar repuestos dos o tres veces al mes, eso podría significar gastar cientos de miles de dólares al año en algo que podría evitarse fácilmente.

7 formas de mejorar la gestión del inventario de mantenimiento

Ahora que ha visto lo que puede costarle una mala gestión del inventario, veamos cómo puede evitar estos escenarios de pesadilla. Cada paso del proceso de gestión de inventario se puede optimizar para reducir el desperdicio, las redundancias y la ineficiencia. Emplear incluso un puñado de estas estrategias puede ser de gran ayuda para mejorar su proceso de administración de inventario y ahorrarle al equipo de mantenimiento muchos dolores de cabeza y dinero.

1. Seguimiento de piezas

Como describimos anteriormente, buscar repuestos puede ser una gran pérdida de tiempo y dinero. Si una hora de inactividad no planificada cuesta $ 1,000 en mano de obra perdida y un técnico dedica 15 minutos a buscar una pieza en un almacén desorganizado, son $ 250 adicionales por el desagüe. Tener un sistema de seguimiento de inventario le permite controlar los niveles de existencias y la ubicación. Esto permite a los técnicos e ingenieros ver si una pieza está disponible sin tener que revisar físicamente el almacén y exactamente dónde ir a recogerla. El seguimiento preciso del inventario también evita la duplicación de pedidos, lo que lo ayuda a evitar el costoso exceso de existencias.

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2. Niveles de existencias

Tener la cantidad adecuada de stock es clave. Ricitos de oro es su modelo a seguir para esta estrategia:nunca debe tener demasiado o muy poco inventario en su almacén. Empiece por determinar los niveles mínimos de existencias. Puede hacer esto identificando las piezas necesarias para los equipos críticos para la producción y calculando el uso promedio de estas piezas. También puede ajustar los niveles mínimos y reordenar cantidades según el tiempo de entrega del proveedor. Si se hace de manera eficaz, estas estrategias pueden ayudarlo a emplear la entrega justo a tiempo en sus instalaciones.

Imagine que se avería una pieza crítica del equipo de producción y no tiene la pieza necesaria para repararla. . .el costo de ese desglose simplemente se disparó.

3. Reordenando

Una vez que haya establecido los niveles mínimos de existencias, necesita una forma de saber cuándo las piezas caen por debajo de esos niveles y comunicárselo al personal de logística. Esto elimina las conjeturas al reordenar y reduce las posibilidades de exceso o falta de existencias. También debe realizar un seguimiento de todas las órdenes de compra para el inventario. Esto le ayudará a medir todas las actividades relacionadas con el mantenimiento y su impacto financiero al final del año. Tener estos datos también le brindará una excelente base para tomar decisiones futuras sobre el inventario.

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4. Gestión de inventario en varias ubicaciones

Los sistemas y procesos de gestión de inventario estandarizados son cruciales si su organización tiene varios sitios. Tener la capacidad de rastrear piezas y suministros en varias ubicaciones de almacenamiento en numerosas instalaciones les brinda a sus técnicos una gran ventaja. Si un proveedor no tiene existencias suficientes, requiere grandes cantidades mínimas de pedido o tiene plazos de entrega lentos, podría significar un gran retraso en la obtención de piezas críticas. Si necesita un inventario rápido o si una pieza está obsoleta, generalmente es más rápido enviar la pieza desde otro sitio. Tener acceso a recursos de varios sitios puede salvarlo en este tipo de emergencia, pero depende de una buena comunicación y datos actualizados.

5. Elimina piezas obsoletas

Las piezas obsoletas pueden languidecer en su almacén durante meses, ocupando espacio en sus estantes y en su balance. Pero esto ni siquiera es lo peor. Si necesita una pieza para una reparación y solo encuentra existencias obsoletas, aumenta el tiempo de inactividad. El seguimiento del ciclo de vida de las piezas de repuesto reduce el inventario obsoleto. Saber cuándo compró piezas, cuánto tiempo las ha tenido y cuándo se vuelven obsoletas puede minimizar la cantidad de capital invertido en materiales infrautilizados y evitar costosos tiempos de inactividad.

6. Informes de inventario

La creación de un marco de informes sólido para la gestión de inventario le proporciona todos los datos para detectar tendencias y tomar decisiones más inteligentes. Con estos datos, puede mejorar la asignación de fondos, mejorar la programación del mantenimiento y avanzar hacia la automatización de sus compras. Algunas métricas útiles de las que puede realizar un seguimiento incluyen las básicas, como los niveles de inventario y el historial de órdenes de compra, así como cifras más avanzadas, como el valor de las existencias disponibles y las órdenes de compra pendientes.

7. Un único sistema integrado

Tener un sistema completo para administrar su mantenimiento, incluida la administración de inventario, tiene algunos beneficios clave. El primero es la accesibilidad, la coherencia y la calidad de los datos. Con todo en un solo lugar, puede realizar un seguimiento, informar y transferir conocimientos con eficiencia y precisión. El segundo es el entrenamiento. En lugar de capacitar a departamentos separados en sistemas separados, solo necesita capacitar a toda la organización en un sistema. Por último, tener un sistema le ahorra el costo de comprar varios sistemas y conectarlos. Si administra el inventario y el mantenimiento preventivo con el software CMMS, no necesita invertir también en un costoso sistema ERP.

Gestión del inventario de mantenimiento y el panorama general

Una buena gestión de inventario a menudo conduce a un buen mantenimiento. Cuando la pieza correcta está en la ubicación correcta, permite al técnico realizar una tarea de la manera más rápida y completa posible. Pero hacerlo bien lleva tiempo y requiere invertir en procesos sólidos para todo, desde la compra hasta el seguimiento de piezas. Esto lleva tiempo, pero una vez que encuentra la fórmula correcta, puede mantener los costos bajos mientras se asegura de que sus instalaciones funcionen sin problemas.