Software de inventario:funciones principales para la gestión del mantenimiento

¿Conoces esa sensación cuando no puedes encontrar las llaves de tu auto? La mala gestión del inventario es esa sensación multiplicada por cien, que se extiende a lo largo de toda la semana laboral.

La definición estándar de una buena gestión de inventario es tener el inventario correcto en la cantidad correcta, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto.

Es un acto de equilibrio difícil para un departamento de mantenimiento, pero se puede lograr. El software de gestión de inventario, o mejor aún, el módulo de gestión de inventario integrado en un buen sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), hace posible alcanzar cada parte de ese objetivo.

Los informes sencillos ofrecen el inventario adecuado

No importa cuántas veces trabaje en un activo utilizando materiales y piezas inferiores, en realidad no lo está arreglando. Solo está retrasando un poco el problema, llenando el calendario del departamento de mantenimiento con más órdenes de trabajo a pedido sin siquiera darse cuenta.

El seguimiento de inventario utilizando el software adecuado hace que mucha información sea fácilmente accesible, que incluye:

• Niveles actuales
• Proveedores
• Fechas de entrega
• Precios
• Números de serie y de lote
• Garantías

Cualquier CMMS con todas las funciones le permite crear informes usando casi cualquier combinación de puntos de datos. Si observa las órdenes de trabajo históricas de un activo y descubre que el tiempo medio de falla comenzó a acortarse aproximadamente al mismo tiempo que cambió de proveedor, es probable que los materiales y las piezas sean los culpables. Una vez que encuentre los que tienen un bajo rendimiento constante, puede comenzar rápidamente a depurar su inventario usando números de serie y de lote y recuperando su dinero usando garantías.

Los umbrales personalizables entregan la cantidad correcta en el momento adecuado

Ahora que tiene el inventario correcto, necesita las cantidades correctas. Debe asegurarse de tener suficiente pero no demasiado, lo que puede ser un problema aún mayor.

El inventario cuesta dinero de principio a fin. Tienes que pagarlo por adelantado y luego tienes que pagar para cuidarlo. Piense en la última vez que compró helado. Pagaste en la tienda, que era el costo inicial, pero luego, tan pronto como llegaste a casa, lo pusiste en el congelador, que era la infraestructura que necesitabas para evitar que el helado se convirtiera en sopa. El costo de mantener el inventario era un porcentaje del precio del congelador más la electricidad para hacerlo funcionar. Justo hasta que terminaste ese helado, lo estabas pagando continuamente. Al mantener en inventario solo lo que probablemente necesitará, transfiere la responsabilidad a los proveedores, quienes pueden aprovechar las economías de escala, de maneras que usted no puede, para mantener los costos bajos.

Puede ser tentador ignorar el problema de los costos de manejo y enfocarse en cambio en la sensación de seguridad que proviene de tener mucho inventario. Nos decimos a nosotros mismos:“Ahora que tengo tanto, nunca tendré que preocuparme de que se me acabe”.

Pero aquí está el otro problema de tener demasiado inventario:cuando tienes algo por mucho tiempo, puede perder su valor por completo. Recuerda que no estás coleccionando monedas raras o vinos finos. Para el departamento de mantenimiento de una planta de fabricación, el inventario se estropeará por sí solo o el activo con el que coincide llegará al final de su vida útil. Volviendo a nuestro ejemplo de helado:o vas a llegar a la fecha de caducidad antes de que puedas comerlo todo o todos en la casa decidirán repentinamente que están en esa nueva dieta sin helado. Tu inventario ya no tiene valor.

Cuando tiene umbrales de pedido personalizables, una vez que el inventario cae por debajo de cierto nivel, el software automáticamente le envía una alerta, realiza un pedido o ambas cosas. Para que esto funcione, solo necesita ingresar los niveles actuales, los umbrales preferidos, la información de contacto de los proveedores y los plazos de entrega promedio. Con un software CMMS con todas las funciones, los materiales y las piezas se asocian con órdenes de trabajo. Cuando un técnico cierra uno, el software considera el inventario utilizado y actualiza automáticamente la base de datos.

El seguimiento basado en la nube ofrece el lugar correcto

Los niveles actualizados y de fácil acceso colocan su inventario donde lo necesita. A diferencia de los sistemas basados ​​en hojas de cálculo o de papel y lápiz, el software de gestión de inventario moderno se basa en una base de datos central accesible desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio conectado a Internet. Debido a que todos acceden a la misma información, siempre está actualizada. Nunca tendrá que desplazarse por correos electrónicos antiguos en busca de la última versión de un archivo.

Inventario correctamente ordenado

Si desea saber cómo ordenar el inventario, piense en su abrigo de invierno. Dependiendo de la temporada, está justo en la parte delantera del armario del pasillo o en la parte de atrás. El inventario se puede ordenar de la misma manera:según la probabilidad de que lo necesite. ¿Se usa algún lubricante en una variedad de PM durante todo el mes? Guárdelo en algún lugar a mano. ¿Y las piezas para esa falla rara pero que arruina el presupuesto de un activo clave? Tal vez esos puedan ir más cerca de la parte de atrás, donde son fáciles de encontrar pero aún así están fuera de tu camino.

Inventario fácilmente compartido

Las instalaciones de fabricación pueden ser complejos masivos, rivalizando con ciudades pequeñas en términos de infraestructura y población. Incluso las operaciones más pequeñas a menudo involucran múltiples edificios dispersos. El software de gestión de inventario basado en la nube crea un almacén virtual compartido que los técnicos pueden consultar desde cualquier lugar. Poder compartir el inventario entre las instalaciones es especialmente útil cuando se trata de piezas críticas que son costosas pero que rara vez se usan. En lugar de tener duplicados repartidos por todas las instalaciones, el departamento de mantenimiento puede tener algunos en una ubicación central, con niveles actuales disponibles para cualquier técnico, desde cualquier lugar.

En conjunto, las características ofrecen el costo correcto

No es difícil ver cómo cada característica le ahorra dinero.

Comprar el inventario correcto asegura que no esté haciendo las mismas reparaciones sin cesar. Cuando golpea la mala suerte y obtiene materiales o piezas defectuosas, puede eliminar rápidamente sus existencias, revisar sus garantías y comenzar a recuperar su dinero.

El mantenimiento automático de los niveles de inventario significa que tiene lo que necesita cuando lo necesita. Las alertas de umbral personalizables significan que nunca tendrá que pagar más por la entrega urgente. Los plazos de entrega de los proveedores se almacenan en el software, por lo que puede realizar pedidos con anticipación y elegir el envío más económico. Y debido a que nunca lleva más de lo que necesita, no tiene que pagar el costo de cuidar el inventario, con la esperanza de que no se vuelva inútil, se pierda o se lo roben antes de que pueda usarlo.

El seguimiento basado en la nube mantiene todo preciso y actualizado, lo que significa que puede almacenar el inventario de acuerdo con lo que se usa con más frecuencia. Y debido a que se puede acceder a sus datos desde cualquier lugar y en cualquier momento, es posible compartir el inventario entre las instalaciones.

La gestión de inventario es factible.

Es posible tener el inventario correcto en la cantidad correcta, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto, pero se necesitan las herramientas adecuadas y algo de trabajo preliminar. Pero una vez que el software y la base de datos están configurados, puede comenzar a aprovechar las inversiones iniciales de tiempo y energía en ahorros reales de tiempo, dinero y estrés.

¿Recuerdas esas llaves perdidas desde el comienzo de la publicación? ¡Pues los acabas de encontrar!