Las Mejores Funciones de Software de Inventario para una Gestión de Mantenimiento Optimizada

¿Conoce esa sensación cuando no encuentra las llaves del coche? Una mala gestión de inventario es esa misma sensación multiplicada por cien, extendida a lo largo de toda su semana laboral.

La definición estándar de una buena gestión de inventario es tener el inventario adecuado, en la cantidad correcta, en el lugar indicado, en el momento justo y al coste óptimo.

Es un difícil equilibrio para un departamento de mantenimiento, pero totalmente alcanzable. El software de gestión de inventario, o mejor aún, el módulo de inventario integrado en un buen sistema computerizado de gestión de mantenimiento (CMMS), hace posible cumplir cada parte de ese objetivo.

Informes sencillos para disponer del inventario adecuado

No importa cuántas veces repare un activo utilizando materiales y piezas de calidad inferior; no lo está arreglando realmente, solo está posponiendo el problema, llenando el calendario del departamento de mantenimiento con más órdenes de trabajo reactivas sin siquiera darse cuenta.

El seguimiento de inventario con el software adecuado pone a su alcance una gran cantidad de información, entre ellas:

• Niveles actuales de stock
• Proveedores
• Fechas de entrega
• Precios
• Números de serie y de lote
• Garantías

Cualquier CMMS completo le permite crear informes usando casi cualquier combinación de puntos de datos. Si analiza el historial de órdenes de trabajo de un activo y descubre que el tiempo medio entre fallos empezó a acortarse justo cuando cambió de proveedor, es probable que los materiales y piezas sean los culpables. Una vez identifique los que rinden sistemáticamente por debajo de lo esperado, podrá purgar rápidamente su inventario usando números de serie y de lote, y recuperar su inversión mediante las garantías.

Umbrales personalizables para la cantidad correcta en el momento justo

Ahora que tiene el inventario adecuado, necesita las cantidades justas. Debe asegurarse de tener lo suficiente, pero no demasiado, lo cual puede ser un problema aún mayor.

El inventario cuesta dinero de principio a fin. Debe pagarlo por adelantado y luego coste de almacenarlo y cuidarlo. Piense en la última vez que compró helado. Pagó en la tienda (coste inicial), pero al llegar a casa lo metió en el congelador, que es la infraestructura necesaria para que el helado no se convierta en sopa. El coste de mantener ese inventario era un porcentaje del precio del congelador más la electricidad para hacerlo funcionar. Hasta que terminó el helado, estuvo pagando por él continuamente. Al mantener en stock solo lo que probablemente necesitará, traslada la responsabilidad a los proveedores, que pueden aprovechar economías de escala —de formas que usted no puede— para reducir los costes de mantenimiento.

Puede resultar tentador ignorar el problema de los costes de almacenamiento y centrarse en la sensación de seguridad que da tener mucho inventario. Nos decimos: «Ahora que tengo tanto, nunca tendré que preocuparme por quedarme sin existencias».

Pero aquí está el otro problema de tener demasiado inventario: cuando algo se guarda demasiado tiempo, puede perder su valor por completo. Recuerde que no está coleccionando monedas raras ni vinos de guarda. Para el departamento de mantenimiento de una planta de fabricación, el inventario o se echa a perder por sí solo, o el activo al que pertenece llega al final de su vida útil. Volvamos al ejemplo del helado: o bien llegará la fecha de caducidad antes de poder comerlo todo, o bien toda la familia decidirá de repente que sigue una dieta sin helados. Su inventario ahora no vale nada.

Con umbrales de reorden personalizables, una vez que el inventario cae por debajo de cierto nivel, el software envía automáticamente una alerta, genera un pedido, o ambas cosas. Para que funcione, solo necesita introducir los niveles actuales, los umbrales preferidos, la información de contacto de los proveedores y los plazos de entrega medios. Con un CMMS completo, los materiales y piezas se asocian a las órdenes de trabajo. Cuando un técnico cierra una, el software considera el inventario utilizado y actualiza automáticamente la base de datos.

Seguimiento basado en la nube para el lugar correcto

Niveles actualizados y de fácil acceso sitúan su inventario donde lo necesita. A diferencia de los sistemas basados en hojas de cálculo o en papel y boli, el software moderno de gestión de inventario se apoya en una base de datos central accesible desde cualquier escritorio o dispositivo móvil con conexión a Internet. Como todos acceden a la misma información, esta está siempre al día. Nunca tiene que rebuscar en correos antiguos buscando la última versión de un archivo.

Inventario correctamente ordenado

Si quiere saber cómo ordenar el inventario, piense en su abrigo de invierno. Según la estación, está justo al frente del armario del recibidor o al fondo. El inventario puede ordenarse de la misma manera: según la probabilidad de que lo necesite. ¿Hay un lubricante que se usa en varios mantenimientos preventivos a lo largo del mes? Guárdelo en un lugar accesible. ¿Y las piezas para esa avería rara pero costosa de un activo clave? Esas pueden ir más atrás, donde sean fáciles de encontrar pero no estorben.

Inventario fácilmente compartido

Las instalaciones de fabricación pueden ser complejos masivos, comparables a pequeñas ciudades en infraestructura y población. Incluso operaciones más pequeñas suelen implicar varios edificios dispersos. El software de gestión de inventario basado en la nube crea un almacén virtual compartido que los técnicos pueden consultar desde cualquier lugar. Poder compartir inventario entre instalaciones es especialmente útil cuando se trata de piezas críticas, costosas y de uso poco frecuente. En lugar de tener duplicados repartidos por las instalaciones, el departamento de mantenimiento puede mantener unas pocas unidades en una ubicación central, con niveles actuales accesibles para cualquier técnico, desde cualquier sitio.

En conjunto, las funciones entregan el coste correcto

No cuesta ver cómo cada función le ahorra dinero.

Comprar el inventario adecuado evita reparar una y otra vez los mismos fallos. Cuando la mala suerte golpea y recibe materiales o piezas defectuosos, puede purgar rápidamente su stock, revisar las garantías y empezar a recuperar su dinero.

Mantener automáticamente los niveles de inventario significa tener lo que necesita cuando lo necesita. Las alertas de umbrales personalizables evitan pagar extra por envíos urgentes. Los plazos de entrega de los proveedores se almacenan en el software, así puede pedir con antelación y elegir el envío más económico. Y como nunca almacena más de lo necesario, no asume el coste de cuidar inventario, esperando que no se vuelva inútil, se pierda o le roben antes de usarlo.

El seguimiento en la nube mantiene todo preciso y actualizado, lo que permite almacenar el inventario según lo que más se usa. Y como sus datos son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, es posible compartir inventario entre instalaciones.

La gestión de inventario es alcanzable

Tener el inventario adecuado, en la cantidad correcta, en el lugar indicado, en el momento justo y al coste óptimo se puede lograr, pero requiere las herramientas adecuadas y una base sólida. Una vez que el software y la base de datos están configurados, puede empezar a rentabilizar la inversión inicial de tiempo y energía en ahorros reales de tiempo, dinero y estrés.

¿Recuerda aquellas llaves perdidas del principio? ¡Pues acaba de encontrarlas!