Cómo comprar software de gestión de activos

Debido a su larga lista de beneficios, tomar la decisión de invertir en un software de gestión de activos es fácil. Pero puede ser un desafío encontrar la solución de software que funcione mejor para usted. Al igual que cuando haces cualquier otro tipo de compras, la clave es una buena lista de compras.

Cuando compre software de administración de activos, asegúrese de que su lista incluya:

• Características
• Fácil de usar
• Soporte
• Precio

Puede expandir esta lista según sus circunstancias específicas, pero no la haga más corta. Estos son los realmente importantes. Veamos por qué.

Funciones de gestión de activos para resolver sus problemas

La solución con más características no es la elección automática. No es un caso de “cuanto más, mejor”. En su lugar, necesita la combinación correcta de características que satisfagan sus necesidades específicas.

Es lo mismo que cuando estás comprando un coche. Todos los automóviles tienen radio, pero solo algunos vienen con estaciones satelitales y subwoofers adicionales. Antes de gastar el dinero, pregúntese cuán importante es ese bajo extra para usted. Además, ¿realmente necesitas elevalunas eléctricos en los asientos traseros cuando todo lo que vuelve allí son comestibles?

Mirando un ejemplo específicamente de la gestión de activos, con algún software de seguimiento de activos, cada activo se rastrea individualmente, lo cual es perfecto en muchas industrias. Si tiene cinco prensas hidráulicas, cada una debe ser rastreada como un activo separado. Pero, ¿qué pasa con una escuela que tiene 300 copias del mismo libro de texto? Aquí, no tiene sentido hacer que cada libro de texto sea rastreado con su propia identificación. En cambio, es mejor tener un tipo de activo con una cantidad ajustable.

Entonces, ¿cómo decide qué funciones de gestión de asentimiento son imprescindibles, cuáles son buenas y cuáles no? Debido a que es posible que no tenga mucha experiencia directa con el software de administración de activos, puede ser complicado pensar en términos de funciones. Entonces, en lugar de eso, ve con lo que sabes. Piensa en los problemas actuales que quieres resolver.

Completa los espacios en blanco.

Odio cuando ________________________.

Si solo ________________ no ______________, no tendría que __________________.

Nos está costando mucho tiempo y energía ____________________.

Al conocer los problemas que desea resolver, puede ver con mayor claridad las funciones en las que debe centrarse. Esto es útil cuando se habla con los proveedores. Lo primero que te van a preguntar es qué problemas quieres resolver. Trabajando juntos, pueden determinar sus requisitos de características.

Software de gestión de activos que es fácil de usar

Incluso si el software tiene todas las funciones que necesita, es posible que no sea el adecuado para usted. Si no puede encontrar rápidamente y usar fácilmente una función, es mejor que no esté allí. Es tan útil como tu coche cuando no encuentras las llaves.

Para juzgar la facilidad de uso, verifique que todo tenga el aspecto y la ubicación esperados. Eso es porque un buen diseño elimina las conjeturas. Tome un control remoto de TV diseñado correctamente, por ejemplo. ¿Dónde está el botón de encendido/apagado? Está en la parte superior. y de que color es el boton? Probablemente rojo. Si los botones de volumen no están juntos, es un mal diseño. Si están dispuestos horizontalmente en lugar de verticalmente, también es un mal diseño. No están donde esperas encontrarlos.

Y un buen diseño es algo más que evitar pequeñas frustraciones. La facilidad de uso afecta su proyecto de principio a fin. Cuanto más difícil sea aprender el software, más tiempo y dinero tendrá que invertir en capacitación. No solo le está costando dinero por adelantado, sino que también está quemando la moral del equipo de mantenimiento. Si están frustrados con el software, la baja aceptación genera bajas tasas de adopción.

Software de gestión de activos respaldado por el soporte adecuado

No solo está invirtiendo en el software; también está invirtiendo en el proveedor. En los viejos tiempos del software local, usted pagaba por el software y la licencia y luego hacía todo por su cuenta, incluida la configuración y el mantenimiento de la infraestructura de TI. Realmente solo tenía que mirar el software al tomar su decisión. Pero el software EAM moderno está basado en la nube, y eso significa que su proveedor debe encargarse de todo el hardware y las actualizaciones por usted. Debido a que su relación es continua, debe asegurarse de que el proveedor sea un buen socio a largo plazo.

El soporte abarca la vida de su suscripción. Necesita un proveedor con un buen programa de capacitación, uno que cubra la capacitación inicial durante la incorporación y luego ofrezca oportunidades de actualización y cursos más avanzados más adelante. Verifique para asegurarse de que también tengan un sistema de soporte completo, que incluya muchos artículos, videos y un proceso formal para ponerse en contacto cuando necesite ayuda.

Software de gestión de activos al precio justo

El encabezado aquí es un poco engañoso. En lugar de pensar en términos de precio, debe pensar en términos de ROI. Recuerde, la única razón por la que obtiene este software es para ahorrar dinero. Si no está generando un retorno de su inversión, algo anda mal.

¿Tiene curiosidad por saber qué números necesita mirar para calcular el posible ROI? Hippo tiene una práctica calculadora de ROI.

Siguientes pasos

Vuelva a la parte superior y comience a llenar esos espacios en blanco. ¿Cuáles son los problemas que quieres resolver? Luego comience a llamar a los proveedores y empiece a rodar. Descubra qué proveedores tienen las funciones que necesita. Luego vea un par de demostraciones para tener una idea de cómo funciona el software. Comprenda los activos que está tratando de rastrear y administrar y si un software diferente, como el software de mantenimiento de flotas, es más aplicable a su organización. Compruebe la facilidad de uso. Quiere algo que esté despejado con todo lo que espera que esté. Pregunte acerca de la capacitación y el apoyo. Puede reducirlo a una pregunta que puede hacerse:¿Este proveedor está involucrado en mi éxito? Finalmente, cuando mire el precio, piense en términos de ROI. No estás gastando dinero, lo estás ahorrando. Pero necesitas tener una idea de cómo y cuánto.