Guía definitiva para elegir el software de gestión de activos

Gracias a su larga lista de beneficios, la decisión de invertir en software de gestión de activos es sencilla. Sin embargo, encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades puede ser un reto. Al igual que en cualquier otra compra, la clave está en tener una buena lista de requisitos.

Al buscar software de gestión de activos, asegúrese de que su lista incluya:

• Funcionalidades
• Facilidad de uso
• Soporte técnico
• Precio

Puede ampliar esta lista según sus circunstancias específicas, pero no la acorte. Estos son los aspectos fundamentales. Veamos por qué.

Funcionalidades de gestión de activos que resuelven sus problemas

La solución con más funciones no es automáticamente la mejor. No se trata de "cuantas más, mejor". Necesita la combinación adecuada de funcionalidades que cubran sus necesidades específicas.

Es como comprar un coche: todos tienen radio, pero solo algunos incluyen estaciones por satélite y subwoofers adicionales. Antes de gastar, pregúntese qué tan importante es ese bajo extra. ¿Realmente necesita elevalunas traseros si solo lleva la compra?

En gestión de activos, algunos programas rastrean cada activo individualmente, ideal para muchas industrias. Si tiene cinco prensas hidráulicas, cada una necesita su propio seguimiento. Pero, ¿qué pasa con un colegio que tiene 300 ejemplares del mismo libro de texto? Aquí no tiene sentido asignar un ID único a cada libro; es mejor tener un tipo de activo con cantidad ajustable.

¿Cómo decidir qué funciones son imprescindibles, cuáles son deseables y cuáles innecesarias? Como quizás no tenga experiencia directa con este software, pensar en términos de funcionalidades puede resultar difícil. Mejor vaya a lo que conoce: identifique los problemas actuales que quiere resolver.

Complete los espacios en blanco:

• Odio cuando ________________________.
• Si solo ________________ no ______________, no tendría que __________________.
• Nos cuesta mucho tiempo y energía ____________________.

Conociendo los problemas a resolver, verá con más claridad en qué funcionalidades centrarse. Esto ayuda al hablar con proveedores: lo primero que preguntarán es qué problemas quiere solucionar. Juntos podrán determinar sus requisitos funcionales.

Software de gestión de assets fácil de usar

Incluso si el software tiene todas las funciones que necesita, puede no ser el adecuado. Si no encuentra y usa una función rápidamente, es como si no existiera. Es tan útil como su coche cuando no encuentra las llaves.

Para juzgar la facilidad de uso, verifique que todo tenga el aspecto y la ubicación esperados. Un buen diseño elimina las conjeturas. Tome un mando de TV bien diseñado: el botón de encendido está arriba, probablemente en rojo. Si los botones de volumen no están juntos, es mal diseño. Si están dispuestos horizontalmente en vez de verticalmente, también. No están donde espera encontrarlos.

Un buen diseño va más allá de evitar pequeñas frustraciones. La facilidad de uso afecta su proyecto de principio a fin. Cuanto más cueste aprender el software, más tiempo y dinero invertirá en formación. No solo cuesta dinero por adelantado, sino que también merma la moral del equipo de mantenimiento. Si se frustran con el software, la baja adopción lleva a bajas tasas de uso.

Software de gestión de activos respaldado por el soporte adecuado

No solo invierte en el software; invierte en el proveedor. En la era del software on-premise, pagaba licencias y gestionaba usted la infraestructura TI. Solo miraba el software al decidir. El software EAM moderno es cloud-based, por lo que el proveedor debe encargarse del hardware, actualizaciones y mejoras. Al ser una relación continua, necesita un socio a largo plazo.

El soporte abarca toda la suscripción. Necesita un proveedor con buen programa de formación: onboarding inicial y cursos de refuerzo y avanzados después. Verifique que tenga un sistema de soporte completo: artículos, vídeos y un proceso formal para contactar cuando necesite ayuda.

Software de gestión de activos al precio correcto

El titular es engañoso. En lugar de pensar en precio, piense en ROI. Recuerde: el objetivo es ahorrar dinero. Si no genera retorno de inversión, algo falla.

¿Quiere saber qué cifras analizar para calcular el ROI potencial? Hippo ofrece una calculadora de ROI muy útil.

Próximos pasos

Vuelva al principio y complete esos espacios. ¿Qué problemas quiere resolver? Empiece a contactar proveedores. Descubra quién tiene las funciones que necesita. Vea demos para sentir cómo funciona el software. Entienda los activos a gestionar y si otro software (como el de mantenimiento de flotas) encaja mejor. Evalúe la facilidad de uso: busque algo limpio, con todo donde se espera. Pregunte por formación y soporte. Redúzcalo a una pregunta: ¿Está el proveedor invertido en mi éxito? Finalmente, al ver el precio, piense en ROI. No gasta dinero, lo ahorra. Pero necesita saber cómo y cuánto.