10 Estrategias Comprobadas para Mejorar su Programa de Mantenimiento Preventivo

Según una encuesta reciente, alrededor del 33% de las organizaciones dicen que tienen un programa de mantenimiento preventivo. Pero también dicen que estos programas son ineficaces.

Un buen programa de PM ayuda al departamento de mantenimiento a funcionar suavemente, haciendo que toda la organización sea más eficiente en general. Así que es fácil ver por qué la gente quiere implementarlos. La pregunta real, entonces, es: "¿Dónde se están equivocando las organizaciones?" Y lo más importante: ¿Cómo puede evitar los mismos errores?

Pero antes de ver formas de hacer uno más efectivo, miremos las señales reveladoras de un programa de PM ineficaz. Tenemos que ser capaces de reconocer el problema antes de poder arreglarlo.

Costes de mantenimiento estables

Una de las formas más fáciles de ver qué tan bien está funcionando su programa de PM es mirar sus costes antes y después de la implementación. Mire específicamente los números pre y post-implementación para mano de obra y mantenimiento no programado. Si no ve una disminución general, puede significar que su programa de PM no está entregando lo que debería.

Números de tiempo de inactividad estables

Un plan de mantenimiento preventivo eficiente debería reducir la cantidad de trabajo no planificado a menos del 20% del total. Si no hay cambio en la cantidad de tiempo de inactividad no programado, su plan de mantenimiento preventivo no está funcionando como debería. También puede mirar otros costes asociados con tiempo de inactividad no programado. Por ejemplo, horas extra para técnicos de la empresa y llamadas de emergencia a proveedores externos. Si estos números tampoco están disminuyendo, su programa no está funcionando.

Gestión de inventario desorganizada

La gestión de inventario adecuada aumenta beneficios minimizando costes a través del consumo optimizado de recursos. Dicho con menos palabras rimbombantes, la gestión de inventario significa tener el stock correcto, en el momento correcto, al coste correcto. Si se encuentra siempre corto de las piezas y materiales que necesita y le cuesta mucho en envíos express extra, su programa de PM le está fallando.

Ahora que sabemos los síntomas de un mal programa de PM, miremos las curas.

Cómo Arreglar sus Problemas de Mantenimiento Preventivo

Cuál de estas funcionará para usted depende de por qué está teniendo problemas en primer lugar. Puede que necesite implementar solo unos pocos cambios. Pero incluso si hay más de unos pocos, seguirán valiendo la pena. Un programa de PM efectivo entrega un ROI fuerte que se ve genial en el informe anual de la empresa. Quizás, más importante, quita un enorme peso de los hombros colectivos del departamento de mantenimiento.

Tómese el tiempo para implementar el programa correctamente

Un programa de PM es solo tan efectivo como su implementación. Piénselo así: ¿Qué necesita para cultivar el cultivo perfecto? ¿Son solo semillas? Esa es una parte importante, pero también necesitará agua y fertilizante — y el tiempo, conocimiento y paciencia para combinarlos correctamente.

Así que, ¿cuáles son los ingredientes para una buena implementación? Son los mismos: tiempo, conocimiento y paciencia.

Primero, asegúrese de permitir suficiente tiempo. Las cosas no van a pasar de la noche a la mañana. Usted y su equipo probablemente tendrán que trabajar con un CMMS o Software de Mantenimiento Preventivo para configurar las cosas en el lado del software. Luego está el tiempo para formación adecuada. Al ver la inversión de tiempo, recuérdese siempre que va a pagar dividendos a largo plazo.

Segundo, asegúrese de tener el conocimiento correcto. Un buen proveedor de CMMS podrá guiarle a través de los pasos necesarios para asegurar que todo se haga correctamente. Deberían tener mucha experiencia, lo que significa que pueden ayudarle a evitar todos los errores comunes.

Tercero, y para algunas personas esta es la más difícil, no se apure y no espere resultados inmediatos.

Configure PMs basándose en criticidad, edad e historial de órdenes de trabajo

Cada activo importa, pero algunos importan mucho más que otros, y necesita organizar sus PMs en consecuencia. ¿Qué pasa cuando muere el motor de la cinta transportadora principal? Hasta que pueda arreglarlo, sus operaciones están paralizadas. Pero, ¿qué pasa con el microondas de la sala de descanso?

Para cada activo, necesita determinar el nivel de criticidad. Cuanto más crítico sea un activo, más PMs recibe. Pero la criticidad no es la única métrica. También necesita mirar cosas como la edad e historial pasado. Cuanto más vieja es una máquina, más tiene que cuidarla. Y los activos que le han dado problemas en el pasado, también necesitan más PMs.

Asegúrese de que su CMMS reciba una dieta constante de datos de alta calidad

Recuerde, el poder del programa de PM viene de su capacidad para aprovechar datos. Así que necesita asegurar que se está actualizando regularmente y que todos los datos relacionados con mantenimiento entran en el sistema. Necesita alimentar el programa con muchos datos para que pueda producir los programas correctos. Por ejemplo, ¿cómo sabe cuándo cambiar el aceite de su coche? Solo está adivinando a menos que sepa:

• el kilometraje actual y el kilometraje en el último cambio
• las recomendaciones del fabricante para cuándo cambiar el aceite
• cualquier trabajo que se haya hecho en el motor que pueda afectar al aceite

Durante las etapas iniciales de implementación, enfatice la importancia de mantener el CMMS actualizado. Es un hábito importante que todos en el equipo necesitan desarrollar. Una vez que el programa de PM está en marcha, querrá seguir comprobando a intervalos regulares que todos están alimentando al CMMS lo que necesita para crecer y mejorar.

Siga afinando el programa de PM a medida que avanza

Incluso si lo configura perfectamente al principio, las cosas cambian con el tiempo, así que siempre habrá necesidad de afinar el programa a las circunstancias actuales.

Para un ejemplo simple, solo necesita revisar los neumáticos de su bici nueva una vez al mes. Pero seis meses después, con esa misma bici, ahora necesita revisar los neumáticos una vez a la semana. Cuando la bici era nueva, una vez al mes era perfecto. Pero con el tiempo, cambia a una vez a la semana.

Pero se necesita más que solo gerentes para hacer un programa de PM exitoso. Los técnicos juegan un papel vital en el proceso también. Exploremos su papel y cómo como gerente puede maximizar la aportación de los técnicos.

Actualice todos los manuales relacionados con activos y equipos

Para mantener la metáfora de la dieta saludable un poco más, cuando está configurando por primera vez el programa de PM y cargando todo en el CMMS, recuerde que el desayuno es la comida más importante del día. Asegúrese de que todos los manuales O&M y otro material relacionado con activos esté actualizado.

Todos los manuales relacionados con la maquinaria deberían mantenerse fácilmente disponibles dentro del CMMS para que en cuanto haya un problema, pueda resolverse rápido.

Formación efectiva del personal en el Programa de Mantenimiento Preventivo

Ninguna estrategia o programa puede tener éxito sin el apoyo de la gente que lo implementa. El personal de mantenimiento necesita información completa sobre el programa de PM. Deberían ser informados sobre el programa de PM y se debería llevar a cabo formación formal sobre qué actividades necesitan realizar en caso de averías.

Al personal de mantenimiento se les debería mostrar el flujo completo del proceso de trabajo y cómo gestionar información valiosa para todos los activos esenciales. Deberían ver cómo hacer seguimiento de todas las órdenes de trabajo previas para que puedan ver qué salió mal con un activo en el pasado y cómo se resolvió ese problema en particular.

Desarrolle y priorice una lista de equipos críticos

Es fácil perderse si su empresa tiene una lista muy larga de equipos. Dificulta gestionar todo al mismo tiempo. Así que es vital ordenar activos por criticidad. Todos los equipos o activos con mayor probabilidad de tener problemas deberían identificarse para que se puedan tomar acciones de mitigación en consecuencia.

Los activos con tiempos de inactividad más largos y frecuentes deberían priorizarse y ponerse alto en la lista. La lista necesita identificar qué equipo tiene:

• Mayor cantidad de tiempo de inactividad
• Mayores pérdidas de producción
• Mayores problemas de calidad

Identificando estos factores, puede priorizar su lista de activos.

Lleve un registro de la edad de los activos

La edad del equipo a menudo determina cuánto mantenimiento requerirá. A medida que el equipo envejece, requiere más mantenimiento, más a menudo. El equipo nuevo es mucho menos propenso a averiarse.

Para abordar problemas relacionados con la edad, necesita realizar una restauración programada. Esto debería hacerse para activos que se han desgastado hasta el punto donde el fallo es predecible. El objetivo es restaurar el activo lo más cerca posible de su condición de nuevo.

Manténgalo simple desglosando grandes máquinas en piezas componentes

Una máquina contiene numerosas piezas, así que se vuelve un proceso largo si la orden de trabajo se crea para la máquina en lugar de una pieza específica que necesita arreglo. Desglosar la máquina en componentes simples asegura que el técnico no tenga que perder tiempo inspeccionando la máquina entera.

Por ejemplo, que le pidan examinar un laminador en frío puede ser abrumador. No sabe dónde mirar primero. Pero desglosar el laminador en sus sistemas componentes hace más fácil ver un camino al éxito.

Cada vez que haga cambios al programa, mire su historial actual. ¿Está viendo los resultados que quiere? Sus resultados le dirán dónde el programa está funcionando y dónde necesita algo de atención extra. También mire qué ha cambiado desde que el programa se empezó. En nuestro ejemplo simple con la bici, pasamos de una bici nueva a una de seis meses, así que tuvo sentido aumentar la frecuencia de PMs. ¿Han cambiado otros factores? ¿Nuevo conductor? ¿Choques recientes? Esos afectarían no solo la frecuencia sino también los tipos de PMs.

Próximos pasos (AKA Consiga un CMMS que le encante)

Aquí está el consejo más importante: un plan de mantenimiento preventivo efectivo necesita software CMMS. No hay mejor forma de reunir y aprovechar todos los datos que van a impulsar su programa. Si no tiene uno, consiga uno. Si tiene uno que no le gusta, consiga uno nuevo. Si no está contento, busque un proveedor nuevo y mejor.