10 trucos para mejorar su programa PM

Según una encuesta reciente, alrededor del 33% de las organizaciones dicen tener un programa de mantenimiento preventivo. Pero también dicen que estos programas son ineficaces.

Un buen programa de PM ayuda al departamento de mantenimiento a funcionar sin problemas, lo que hace que toda la organización sea más eficiente en general. Entonces es fácil ver por qué la gente quiere implementarlos. La verdadera pregunta, entonces, es:"¿Dónde están fallando las organizaciones?" Y lo más importante:¿Cómo puedes evitar los mismos errores?

Pero antes de buscar formas de hacer que uno sea más efectivo, veamos los signos reveladores de un programa de PM ineficaz. Tenemos que ser capaces de reconocer el problema antes de poder solucionarlo.

Costos de mantenimiento constantes

Una de las maneras más fáciles de ver qué tan bien está funcionando su programa PM es observar sus costos antes y después de la implementación. Mire específicamente los números previos y posteriores a la implementación para la mano de obra y el mantenimiento no programado. Si no ve una disminución general, puede significar que su programa PM no está entregando lo que debería.

Números constantes de tiempo de inactividad

Un plan de mantenimiento preventivo eficiente debería reducir la cantidad de trabajo no planificado a menos del 20% del total. Si no hay cambios en la cantidad de tiempo de inactividad no programado, su plan de mantenimiento preventivo no está funcionando como debería. También puede ver otros costos asociados con el tiempo de inactividad no programado. Por ejemplo, horas extras para técnicos de la empresa y llamadas de emergencia a proveedores externos. Si estos números tampoco disminuyen, su programa no está funcionando.

Gestión de inventario desorganizada

La gestión adecuada del inventario aumenta las ganancias al minimizar los costos a través del consumo optimizado de recursos. Dicho con menos palabras elegantes, la gestión de inventario significa tener el stock correcto, en el momento correcto, al costo correcto. Si siempre le faltan las piezas y los materiales que necesita y le cuesta mucho el envío exprés adicional, su programa de PM lo está defraudando.

Ahora que conocemos los síntomas de un mal programa PM, veamos las curas.

Cómo solucionar sus problemas de mantenimiento preventivo

Cuál de estos funcionará para usted depende de por qué tiene problemas en primer lugar. Es posible que deba implementar solo algunos cambios. Pero incluso si hay más de unos pocos, valdrán la pena. Un programa eficaz de PM ofrece un ROI sólido que se ve muy bien en el informe anual de la empresa. Tal vez, lo que es más importante, quita un gran peso de encima de los hombros colectivos del departamento de mantenimiento.

Tómese el tiempo para implementar el programa correctamente

Un programa de PM es tan efectivo como su implementación. Piénsalo de esta manera:¿Qué necesitas para obtener la cosecha perfecta? son solo semillas? Esa es una parte importante, pero también necesitará agua y fertilizante, y el tiempo, el conocimiento y la paciencia para combinarlos correctamente.

Entonces, ¿cuáles son los ingredientes para una buena implementación? Son lo mismo:tiempo, conocimiento y paciencia.

Primero, asegúrese de permitir suficiente tiempo. Las cosas no van a suceder de la noche a la mañana. Es probable que usted y su equipo tengan que trabajar con un CMMS o un software de mantenimiento preventivo para configurar las cosas en el lado del software. Entonces hay tiempo para un entrenamiento adecuado. Al mirar la inversión de tiempo, siempre recuerde que va a dar sus frutos a largo plazo.

En segundo lugar, asegúrese de tener los conocimientos adecuados. Un buen proveedor de CMMS podrá guiarlo a través de los pasos necesarios para garantizar que todo se haga correctamente. Deben tener mucha experiencia, lo que significa que pueden ayudarte a evitar todos los errores comunes.

En tercer lugar, y para algunas personas esto es lo más difícil, no se apresure ni espere resultados inmediatos.

Configure los PM en función de la criticidad, la antigüedad y el historial de órdenes de trabajo

Todos los activos son importantes, pero algunos importan mucho más que otros, y debe organizar sus PM en consecuencia. ¿Qué sucede cuando muere el motor de la cinta transportadora principal? Hasta que pueda arreglarlo, sus operaciones están paralizadas. Pero, ¿qué pasa con el microondas en la sala de descanso?

Para cada activo, debe determinar el nivel de criticidad. Cuanto más crítico es un activo, más PM recibe. Pero la criticidad no es la única métrica. También necesita mirar cosas como la edad y la historia pasada. Cuanto más antigua es una máquina, más hay que cuidarla. Y los activos que le han dado problemas en el pasado, también necesitan más PM.

Asegúrese de que su CMMS esté recibiendo una dieta constante de datos de alta calidad

Recuerde, el poder del programa PM proviene de su capacidad para aprovechar los datos. Por lo tanto, debe asegurarse de que se actualice regularmente y que todos los datos relacionados con el mantenimiento ingresen al sistema. Necesita alimentar el programa con muchos datos para que pueda producir los horarios correctos. Por ejemplo, ¿cómo sabes cuándo cambiar el aceite de tu coche? Solo estás adivinando a menos que sepas:

• el kilometraje actual y el kilometraje en el último cambio
• las recomendaciones del fabricante sobre cuándo cambiar el aceite
• cualquier trabajo realizado en el motor que pueda afectar el aceite

Durante las primeras etapas de implementación, resalte la importancia de mantener actualizado el CMMS. Es un hábito importante que todos en el equipo deben desarrollar. Una vez que el programa PM esté en su lugar, querrá seguir comprobando a intervalos regulares que todos estén alimentando al CMMS con lo que necesita para crecer y mejorar.

Siga perfeccionando el programa PM a medida que avanza

Incluso si lo configura perfectamente al principio, las cosas cambian con el tiempo, por lo que siempre será necesario ajustar el programa a las circunstancias actuales.

Para un ejemplo simple, solo necesita revisar los neumáticos de su bicicleta nueva una vez al mes. Pero seis meses después, con exactamente la misma bicicleta, ahora debe revisar los neumáticos una vez por semana. Cuando la bicicleta era nueva, una vez al mes era perfecto. Pero con el tiempo, cambia a una vez por semana.

Pero se necesita algo más que gerentes para que un programa de PM sea exitoso. Los técnicos también juegan un papel vital en el proceso. Exploremos su rol y cómo, como gerente, puede maximizar los aportes de los técnicos.

Actualizar todos los manuales relacionados con activos y equipos

Para mantener la metáfora de la dieta saludable durante un poco más de tiempo, cuando configure por primera vez el programa PM y cargue todo en el CMMS, recuerde que el desayuno es la comida más importante del día. Asegúrese de que todos los manuales de O&M y otros materiales relacionados con los activos estén actualizados.

Todos los manuales relacionados con la maquinaria deben mantenerse fácilmente disponibles dentro del CMMS para que tan pronto como haya un problema, se pueda resolver rápidamente.

Capacitación efectiva del personal en el Programa de Mantenimiento Preventivo

Ninguna estrategia o programa puede tener éxito sin el apoyo de las personas que lo implementan. El personal de mantenimiento necesita información completa sobre el programa PM. Se les debe informar sobre el programa PM y se les debe brindar capacitación formal sobre las actividades que deben realizar en caso de averías.

Se debe mostrar al personal de mantenimiento el flujo completo del proceso de trabajo y cómo administrar información valiosa para todos los activos esenciales. Se les debe mostrar cómo realizar un seguimiento de todas las órdenes de trabajo anteriores para que puedan ver qué salió mal con un activo en el pasado y cómo se resolvió ese problema en particular.

Desarrolle y priorice una lista de equipos críticos

Es fácil perderse si su empresa tiene una lista muy larga de equipos. Hace que sea difícil manejar todo al mismo tiempo. Por lo tanto, es vital ordenar los activos por criticidad. Todos los equipos o activos con mayor probabilidad de tener problemas deben identificarse para que se puedan tomar las medidas de mitigación correspondientes.

Los activos con tiempos de inactividad más prolongados y frecuentes deben priorizarse y colocarse en los primeros lugares de la lista. La lista debe identificar qué equipo tiene:

• La mayor cantidad de tiempo de inactividad
• La producción más alta pierde
• Problemas de calidad más grandes

Al identificar estos factores, puede priorizar su lista de activos.

Realice un seguimiento de la antigüedad de los activos

La edad del equipo a menudo determina cuánto mantenimiento requerirá. A medida que el equipo envejece, requiere más mantenimiento, con más frecuencia. Es mucho menos probable que los equipos nuevos se averíen.

Para abordar los problemas relacionados con la edad, debe realizar una restauración programada. Esto debe hacerse para los activos que se han desgastado hasta el punto en que la falla es predecible. El objetivo es restaurar el activo lo más cerca posible de su estado nuevo.

Simplifique las cosas descomponiendo grandes máquinas en sus componentes

Una máquina contiene numerosas piezas, por lo que se convierte en un proceso largo si la orden de trabajo se crea para la máquina en lugar de una pieza específica que necesita reparación. Dividir la máquina en componentes simples garantiza que el técnico no tenga que desperdiciar la inspección de toda la máquina.

Por ejemplo, que le pidan que examine un molino en frío puede ser abrumador. No estás seguro de dónde buscar primero. Pero dividir el molino en sus sistemas de componentes hace que sea más fácil ver el camino hacia el éxito.

Cada vez que realice cambios en el programa, mire su historial actual. ¿Estás viendo los resultados que quieres? Sus resultados le dirán dónde está funcionando el programa y dónde necesita atención adicional. Además, mire lo que ha cambiado desde que se inició el programa por primera vez. En nuestro ejemplo simple con la bicicleta, pasamos de una bicicleta nueva a una de seis meses, por lo que tenía sentido aumentar la frecuencia de los PM. ¿Han cambiado otros factores? ¿Nuevo jinete? ¿Caídas recientes? Eso afectaría no solo la frecuencia sino también los tipos de PM.

Siguientes pasos (también conocido como Obtener un CMMS que te encante)

Este es el consejo más importante:un plan de mantenimiento preventivo eficaz necesita un software CMMS. No hay mejor manera de reunir y aprovechar todos los datos que impulsarán su programa. Si no tienes uno, consigue uno. Si tienes uno que no te gusta, consigue uno nuevo. Si no está satisfecho, busque un proveedor nuevo y mejor.