Cómo el software CMMS agudiza el enfoque en sus tareas más importantes

Por supuesto que quiere ser eficiente, pero para lograrlo primero debe eliminar esas distracciones que matan el impulso y consumen energía, impidiéndole centrarse en sus tareas clave. Y, sinceramente, no suele ser fácil. A menos que tenga el CMMS adecuado.

Una buena plataforma CMMS, potente y fácil de usar, le permite:

1. Mantener fluido el flujo de trabajo de órdenes de trabajo
2. Priorizar el trabajo que realmente deja pasar
3. Supervisar el progreso de todos en tiempo real
4. Mantener un programa de mantenimiento preventivo para reducir trabajo reactivo no planificado
5. Descubrir tareas importantes que ni siquiera sabía que existían

Analicémoslas una a una.

1. El software CMMS evita que pequeños trabajos innecesarios se conviertan en grandes distracciones

Una de las mejores formas de garantizar el fracaso es dividir la atención. ¿Ha intentado conducir y enviar un mensaje a la vez? Hay una razón por la que es ilegal.

Cuando el flujo de órdenes de trabajo se atasca con tareas innecesarias, cuesta mantener el foco. En lugar de hacer el trabajo urgente, pierde tiempo y esfuerzo en cosas que podrían posponerse o, en algunos casos, no hacerse nunca.

¿La solución es bloquear el sistema para que solo usted genere órdenes? Así solo entraría lo importante. Pero hay un problema: ahora tiene solo tareas importantes, pero no todas. Muchas se pierden. Incluso en operaciones pequeñas, una persona no puede detectar todo lo que hay que hacer. Es imposible. Debe fomentar que todos reporten problemas: todo el equipo de mantenimiento, operarios, incluso personal de oficina. Si ven algo, deben poder reportarlo fácil y rápido. Así nada se pierde y toda tarea importante entra en la lista.

Aquí el CMMS le facilita la vida. Los buenos incluyen un portal de solicitudes abierto a cualquiera. La gente envía peticiones rápido y fácil. Los emails no caen en spam. Los mensajes no van a números equivocados. Pero al lanzar una red tan grande, pescará cosas que no quiere. Está bien que un operario reporte un ruido extraño en la prensa hidráulica. ¿Pero qué pasa cuando un administrativo envía múltiples tickets por las toallas de papel del baño?

Aquí el CMMS sigue ayudando. Recuerde: la gente envía tickets, no órdenes de trabajo. Una vez que el CMMS recoge la pesca del día, usted revisa y genera órdenes de trabajo de los tickets importantes y "devuelve" los que no lo son. El CMMS le ayuda a recoger lo que necesita y descartar lo que no.

2. El software CMMS pone las tareas importantes al frente de la cola

Una vez limpio el flujo de órdenes de trabajo, toca ordenarlas. Todas son importantes y se harán, pero debe decidir cuáles primero.

A veces prioriza por criticidad. Supongamos dos tareas: cambiar el motor muerto de una cinta transportadora y cambiar una bomba de respaldo. Sin la cinta, toda la operación de fulfillment se para, con un coste caro. Sin la bomba de respaldo, es importante pero hay margen. Puede esperar.

Establecer criticidad es todo un arte y ciencia, pero en esencia se reduce a una pregunta por activo: ¿Qué tan malo es malo? Si falla, es malo. Pero, ¿qué tan malo? ¿Molesto o catastrófico? ¿Cuánto costará ese "malo"? En otros casos, organiza tareas secuencialmente. ¿Cambiar tornillos de cizalla de la quitanieves del aparcamiento? Primero arregle la puerta metálica del cobertizo donde está atrapada. Hasta que no la abra, no llega a la quitanieves.

La clave no es cómo prioriza, sino que el CMMS le permite hacerlo fácil. Con las órdenes listas, suele bastar unos clics para priorizarlas.

3. El software CMMS le permite generar y dar seguimiento a órdenes de trabajo desde cualquier lugar, en cualquier momento, en tiempo real

Es más fácil controlar un proyecto cuando accede al instante a información actualizada. ¿Ha empezado el técnico la orden? ¿La ha cerrado? ¿Espera repuestos? Cuanto más sepa del progreso actual, más fácil será cerrar.

Para ver cómo el CMMS lo logra, compárelo con sistemas tradicionales (eufemismo para obsoletos) basados en papel y hojas de cálculo. Con papel, suele haber una copia que pasa de jefes a técnicos hasta que se pierde. Incluso funcionando bien, es lento y engorroso.

¿Necesita generar una orden? Vaya a su escritorio, saque bolígrafo y formularios.

¿Asignarla? El técnico debe ir a la oficina a recogerla.

¿Saber cómo va? Llámelo a la office o búsquelo por la planta.

Y esto cuando todo va bien. Con hojas de cálculo no es mejor. Parece que compartir es más fácil, pero no comparte la orden: crea una copia y la comparte. Hay copias desconectadas flotando. Cuando una se actualiza, las otras quedan obsoletas al instante, y quienes las tienen no lo saben.

Con un CMMS cloud, todo mejora. Al llegar un ticket, recibe notificación en escritorio o móvil. Lo revisa rápido y crea una orden de trabajo rica en datos. Con unos clics y menús, incluye:

• Listas de verificación personalizables
• Materiales y repuestos asociados
• Copias digitales de manuales de reparación y mantenimiento
• Historial completo de órdenes de trabajo del activo
• Nivel de prioridad

Si el CMMS es bueno, hasta tiene planos interactivos.

Como todo está en una base de datos CMMS accesible desde móvil (no en un papel fácil de perder ni una hoja de cálculo pronto obsoleta), todos miran la misma información, siempre actualizada. Especialmente útil cuando técnicos añaden notas, suben imágenes y cierran órdenes. Con CMMS, no pierde tiempo buscando papeles ni rebuscando emails antiguos. Se centra en lo importante: en qué punto están las personas con sus tareas ahora.

4. El software CMMS le ayuda a establecer y ejecutar un programa de MP para reducir trabajo reactivo no planificado

El software CMMS es sinónimo de mantenimiento preventivo por buenas razones. Una plataforma CMMS completa y amigable hace que configurar y cerrar MPs sea mucho más fácil. Y eso importa por todo el tiempo, energía, dinero y, sobre todo, estrés que ahorra un buen programa. Una vez configurado para encontrar y arreglar pequeños problemas antes de que sean inmanejables y rompan el presupuesto, su vida será más fácil. Así:

Primero, el trabajo se hace según calendario, no al azar cuando algo falla inesperadamente. Todos llegan sabiendo exactamente qué harán. Sin sorpresas. Al planificar con antelación, asegura tener materiales y repuestos. Sin rebusques de última hora en el almacén. Sin correr a arreglar un activo para descubrir que una pieza crítica está a tres días en el almacén del proveedor. Planificar significa tener lo que necesita, cuando lo necesita. Segundo, siempre es más barato cambiar el aceite que reemplazar un motor gripado. Todos sus activos durarán más y costarán menos mantener.

5. El software CMMS le mantiene al tanto de todas las tareas importantes, incluidas las que se esconden a la vista

A veces no controla todas las tareas importantes porque no sabe cuáles son. Suena raro, ¿verdad? Debería saber qué es importante. Bien, ¿puede responder:

• ¿Qué orden de trabajo del mes pasado costó más en mano de obra, materiales y productividad perdida?
• ¿Qué activo le costó más mantener en los últimos seis meses? ¿Cuánto y qué porcentaje del presupuesto consumió?

Si no sabe las respuestas ni cómo encontrarlas, necesita un CMMS.

Si no las sabe pero podría encontrarlas dedicando mucho tiempo y energía con calculadora y papeleo, necesita un CMMS.

Cualquier CMMS que valga la pena tiene informes auto-generados llenos de KPIs que pintan el panorama general del mantenimiento. Una vez sabe a dónde va su dinero, puede actuar para gastar menos ahí. Rastreando los mismos KPIs en el tiempo, mide su progreso. ¿Quiere saber más de KPIs? Lea nuestro post KPIs clásicos para el ROI del CMMS.

Próximos pasos

Imagine cómo mejora su vida con un CMMS. Organizando todo desde escritorio o móvil. Rastreando cada orden en tiempo real. Ejecutando un programa preventivo fluido. Aprovechando datos CMMS para ver a dónde va realmente el dinero y controlar su presupuesto. Imagínelo.

Luego recuerde la vida actual sin CMMS. Órdenes anticuadas que se pierden o caducan. Ese lag frustrante entre que pasan las cosas y usted se entera. Mantenimiento reactivo impredecible. Todos esos desconocidos.

Ahora empiece a llamar a proveedores de CMMS.