Impulse la eficiencia de su CMMS con permisos de usuario estratégicos

Cada vez que crea usuarios en su CMMS (y en cualquier momento posterior), establecer los permisos adecuados es una forma sencilla pero potente de aumentar la productividad.

¿Qué son los permisos de usuario?

Definen lo que un usuario puede hacer dentro del software. En esencia, controlan qué puede:

• Ver
• Añadir
• Editar
• Eliminar

Puede tener un usuario que solo vea órdenes de trabajo. Otro que vea, añada y edite. Un tercero que también las elimine. Pero eso es solo para órdenes. Con los mismos tres usuarios, puede tener combinaciones distintas para planos digitales. El primero solo los ve; el segundo y tercero también los añaden, editan y eliminan.

¿Cómo decido qué permisos asignar a cada usuario?

No suele tener sentido crear permisos únicos por usuario. Mejor defina un conjunto por tipo de usuario.

Cada organización es distinta, pero para muchos clientes Hippo configura:

• Administradores de sistema
• Administradores
• Recursos (técnicos)
• Solicitantes

Una forma rápida de entenderlos es asociarlos a personajes de Batman.

El Admin de Sistema es Alfred, el mayordomo. Tras una pared de monitores en la Batcueva, todo lo ve y controla gracias al Batordenador. Si es posible en el software, él lo hace.

El Admin es Batman. Está en el terreno tomando decisiones, con control total sobre flujos de órdenes y programas de MP. Si llega una solicitud, decide asignársela a Robin o rechazarla.

Los Recursos son Robin. Ven órdenes de trabajo. Según sus permisos, ven todas o solo algunas. Batman puede activar o desactivar la capacidad de Robin para cerrar órdenes por su cuenta.

Los Solicitantes son el Comisario Gordon. Solo encienden la Batseñal cuando necesitan algo. Batman revisa y decide qué se convierte en orden asignada.

¿Cómo determino mis propios tipos de usuario?

¿Tienen que ser de Batman? No. Empiece listando los grupos que usarán el CMMS. Lo más fácil es por cargo. En una planta de fabricación:

• CEO
• Jefe de mantenimiento
• Técnicos senior
• Técnicos junior
• Operarios

Para cada grupo, anote qué necesita hacer en el CMMS. El jefe de mantenimiento necesita ver, añadir, editar y eliminar casi todos los datos. Los operarios, abajo en la lista, probablemente solo necesiten enviar solicitudes.

Un buen proveedor le ayudará a definir esto en el onboarding. Pero usted adelanta trabajo si primero intenta definir sus tipos de usuario.

¿Dónde veo ganancias de productividad?

Incluso antes de arrancar, al dividir usuarios por tipo, agiliza la formación. Su Admin de Sistema (Alfred) necesitará aprender todos los entresijos; los Recursos (Robin) quizás solo unas sesiones. Limitando lo que cada uno puede hacer, reduce su tiempo de formación.

Una vez en marcha, los beneficios dependen de cómo configure los permisos.

Usuario ve solo sus órdenes asignadas Limitando lo visible, le facilita encontrar y enfocarse en su trabajo. Primero, reduce desorden visual; esos clics y scrolls ahorrados se acumulan. Segundo, empleados que pierden tiempo preocupándose por lo que hacen otros, ahora tienen menos de qué preocuparse. No todas las organizaciones tienen este perfil, pero algunas sí.

Usuario ve todas las órdenes asociadas Supongamos diez técnicos, tres electricistas. Configurándolos para ver órdenes asociadas, cada electrician ve las suyas y las de los otros dos. Si uno termina antes, sabe exactamente dónde echar una mano.

Usuario no puede cerrar órdenes por su cuenta Los técnicos nuevos se benefician de que personal experimentado revise su trabajo para asegurar que siguen las mejores prácticas internas. Una forma simple: quitar permiso para cerrar órdenes asignadas. Con un buen CMMS cloud actualizado en tiempo real, el personal senior no necesita ver el trabajo in situ. Puede confirmar remotamente que la lista de verificación está completa y revisar notas subidas.

Usuario solo puede enviar solicitudes Una gran forma de detectar pequeños problemas antes de que sean costosos: tener tantos ojos y oídos como sea posible. Si ven algo, que lo digan. En fabricación, los operarios (quienes trabajan diario con el activo) son su sistema de alerta temprana. En educación, los profesores.

Pero nunca querrá que generen órdenes por su cuenta. Le inundarían de falsos positivos. Y cuando acierten, es improbable que generen una buena orden. ¿Qué probabilidad hay de que sepan qué repuestos, manuales O&M y planos incluir en una orden rica en datos?

Limitándolos a solicitudes, controla adecuadamente el flujo de órdenes. Solo se generan las correctas, y bien generadas.

Próximos pasos

Recuerde: para beneficiarse de los permisos, necesita un CMMS. Si no tiene uno, contacte proveedores. Si ya lo tiene pero los permisos no están como quiere, llame a su proveedor y pida ayuda. Si son buenos, querrán que saque el máximo partido a su software.