Aumente la productividad con permisos de usuario

Cada vez que crea nuevos usuarios en su CMMS (y en cualquier momento después de eso), establecer los permisos correctos es una forma simple pero poderosa de aumentar la productividad.

¿Qué son los permisos de usuario?

Son lo que un usuario puede hacer dentro del software CMMS. En un nivel básico, los permisos controlan lo que un usuario puede:

• ver

• añadir

• editar

• eliminar

Entonces puede tener un usuario que solo puede ver las órdenes de trabajo. Un segundo puede ver, agregar y editar órdenes de trabajo, mientras que un tercer usuario puede verlas, agregarlas, editarlas y también eliminarlas. Pero eso es solo para órdenes de trabajo. Con estos mismos tres usuarios, puede tener una combinación diferente de permisos para planos de planta digitales. El primer usuario solo puede verlos, pero el segundo y el tercero pueden verlos, agregarlos, editarlos y eliminarlos.

¿Cómo decido qué permisos asignar a cada usuario?

Por lo general, no tiene sentido crear un conjunto único de permisos para cada usuario. En su lugar, debe decidir sobre un conjunto de permisos para cada tipo de usuario.

Cada organización es diferente, pero para muchos de nuestros clientes, Hippo configura:

• Administradores del sistema

• Administradores

• Recursos

• Solicitantes

Una forma rápida de entender estos tipos de usuarios es conectar cada uno con un personaje de Batman. Quédate conmigo aquí.

El administrador del sistema es Alfred, el mayordomo. Sentado detrás de una pared de monitores en la Baticueva, Alfred puede ver y controlar todo gracias a la todopoderosa Batcomputadora. Si algo es posible en el software, él puede hacerlo.

El administrador es Batman. Él es el que toma las decisiones en el campo, con control total sobre los flujos de trabajo de las órdenes de trabajo y los cronogramas de PM. Si llega una solicitud, puede optar por asignársela a Robin o rechazarla por completo.

Los Recursos son Robin. Pueden ver las órdenes de trabajo. Dependiendo de cómo estén configurados sus permisos, puede ver todas o solo una parte de las órdenes de trabajo. Batman también puede habilitar y deshabilitar la capacidad de Robin para cerrar órdenes de trabajo por su cuenta. (Los lectores astutos señalarán que Batman tiene el genial cinturón utilitario y, por lo tanto, deberían ser los Recursos. Los fanáticos acérrimos sabrán que Robin también tenía un genial cinturón utilitario).

Los Solicitantes son el Comisionado Gordon. Están limitados a encender la Batiseñal cuando necesitan hacer algo. Depende de Batman revisar las solicitudes y decidir cuáles se asignarán a las órdenes de trabajo.

¿Cómo determino mis propios tipos de usuarios?

¿Tienen que ser personajes de Batman? No, no te preocupes. En cambio, una buena manera es comenzar haciendo una lista de los grupos de personas que utilizarán el CMMS. Es probable que sea más fácil ir por título de trabajo. Si trabaja en una planta de fabricación, por ejemplo, tiene:

• CEO
• Jefe del departamento de mantenimiento
• Técnicos superiores
• Técnicos junior
• Operadores

Para cada grupo, escriba lo que necesita que puedan hacer dentro del CMMS. El jefe del departamento de mantenimiento, por ejemplo, debe poder ver, agregar, editar y eliminar casi todos los datos del CMMS. Al final de la lista, es probable que los operadores solo necesiten poder enviar solicitudes.

Un buen proveedor de CMMS lo ayudará a resolver esto durante el proceso de incorporación. Dicho esto, usted se pone un par de pasos por delante al tratar primero por su cuenta de los tipos de usuarios que necesitará.

¿Dónde veo ganancias de productividad?

Incluso antes de que esté en funcionamiento, al dividir a los usuarios por tipo, puede optimizar el proceso de capacitación. Si bien su administrador del sistema (Alfred) necesitará oportunidades para aprender todos los entresijos de la plataforma CMMS, Recursos (Robin) podría obtener la mayor parte de lo que necesitan en unas pocas sesiones. Al limitar lo que las personas pueden hacer dentro del software, está reduciendo su tiempo de capacitación.

Una vez que esté en funcionamiento, los beneficios dependerán de cómo establezca los permisos.

El usuario solo puede ver sus órdenes de trabajo asignadas Al limitar lo que pueden ver, les facilita encontrar y concentrarse en su propio trabajo. Primero, reduce el desorden visual y esos clics y desplazamientos guardados se suman con el tiempo. En segundo lugar, los empleados que dedican demasiado tiempo a preocuparse por lo que hacen los demás ahora tienen menos de qué preocuparse. No todas las organizaciones tienen este tipo de empleados, pero algunas definitivamente los tienen.

El usuario puede ver todas las órdenes de trabajo asociadas Digamos que el departamento de mantenimiento tiene diez técnicos y tres de ellos son electricistas. Al configurarlos para ver las órdenes de trabajo asociadas, cualquier electricista puede ver sus propias órdenes de trabajo además de todas las órdenes de trabajo asignadas a los demás electricistas. Si alguien cierra temprano, sabe exactamente dónde ir para echar una mano.

El usuario no puede cerrar las órdenes de trabajo por su cuenta Los nuevos técnicos se benefician de que los empleados más experimentados verifiquen dos veces su trabajo para asegurarse de que están siguiendo las mejores prácticas internas, y una forma sencilla de hacer cumplir esto es eliminar el permiso para cerrar las órdenes de trabajo asignadas. Con un buen CMMS basado en la nube que se actualiza y respalda en tiempo real, el personal senior no tiene que ver el trabajo directamente para cerrar la orden de trabajo. Pueden confirmar de forma remota que la lista de verificación de la orden de trabajo se ha completado y revisar las notas cargadas.

El usuario solo puede enviar solicitudes Una excelente manera de encontrar pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas que revientan el presupuesto es tener tantos ojos y oídos trabajando para usted como sea posible. Si la gente ve algo, quieres que digan algo. En la fabricación, los operadores, las personas que trabajan todos los días directamente con el activo, son su sistema de alerta temprana. En educación, son los maestros.

Pero lo que nunca quieres es que puedan generar órdenes de trabajo por su cuenta. Vas a ser invadido por falsos positivos. Y en los casos en que tengan razón, debe haber una orden de trabajo, es probable que no generen una buena para usted. ¿Cuáles son las posibilidades de que conozcan las piezas, los manuales de operación y mantenimiento y los diagramas de piso que deben incluirse en una orden de trabajo rica en datos?

Al limitar a estos usuarios a enviar solicitudes, puede controlar adecuadamente el flujo de trabajo de su orden de trabajo. Solo se generan las órdenes de trabajo correctas y se generan correctamente.

Siguientes pasos

Recuerde, para obtener los beneficios de los permisos de usuario, necesita un CMMS. Si no tiene uno, comience a comunicarse con los proveedores. Si ya tiene un CMMS pero sus permisos no están configurados como le gustaría, llame a su proveedor actual y solicite ayuda. Si son buenos, realmente quieren que aproveches al máximo su software.