Simplifique la gestión de órdenes de trabajo en su escuela con CMMS

Atrás quedaron las idílicas escuelas de una sola habitación de antaño. Las escuelas ahora pueden ser instalaciones gigantes con sus propios grandes departamentos de mantenimiento. No hay duda de que es difícil mantener las cosas funcionando. Pero, ¿cuánto más fácil sería con un CMMS basado en órdenes de trabajo?

Las escuelas de hoy en día tienen sus propios carriles para recoger y dejar a los niños, patios de recreo con múltiples estructuras, pistas pavimentadas y, a menudo, complejos deportivos completos con campos y gradas de AstroTurf. En el centro de estos laberintos se encuentran las aulas, los gimnasios, los centros de recursos, las cafeterías y los auditorios. , laboratorios de computación, laboratorios de ciencias y bibliotecas. Mantener las cosas seguras y en cumplimiento es un trabajo de tiempo completo durante todo el año. La mayoría del personal y los estudiantes tienen los veranos libres, pero julio y agosto son meses ocupados para los departamentos de mantenimiento escolar, con agendas llenas de proyectos para ponerse al día.

Exploremos el papel que pueden desempeñar las órdenes de trabajo en el día promedio de la gestión de mantenimiento de una escuela. Podemos usar una publicación de trabajo real para un profesional de mantenimiento para obtener una buena comprensión de los desafíos diarios que enfrentan los departamentos. Las siguientes descripciones de responsabilidades se toman prestadas directamente de un anuncio de trabajo para una escuela primaria en Nueva Jersey.

Tareas generales de mantenimiento y reparación

Realizar tareas generales de mantenimiento y reparación en una variedad de áreas y según lo asigne el supervisor de mantenimiento y de acuerdo con todos los códigos y reglamentos aplicables

Este es un buen lugar para comenzar porque describe una gran parte del día del técnico promedio. Entonces, ¿qué papel jugarían las órdenes de trabajo?

En muchos casos, las órdenes de trabajo comienzan como un ticket enviado por un maestro u otro miembro del personal. Podemos imaginar a la profesora de arte notando un grifo roto en su habitación. Al iniciar sesión en el software de órdenes de trabajo, ingresa una breve descripción del problema y su ubicación. Luego, el software CMMS envía automáticamente la información al supervisor de mantenimiento.

El profesor de arte probablemente habría incluido muy poca información. Pero ahora el supervisor puede tomar el ticket y convertirlo en una orden de trabajo rica en datos. En su escritorio o en un dispositivo móvil, accede al CMMS y, si es bueno, a través de su interfaz intuitiva y fácil de usar, agrega a la orden de trabajo:

• Mapas de piso interactivos
• Listas de piezas necesarias, incluidos los niveles de inventario actuales
• Listas de verificación personalizables para garantizar las mejores prácticas actuales

Hay mucho más que puede agregar, pero para un grifo roto, probablemente lo mantendría simple. A continuación, prioriza y luego asigna la reparación. Todo depende del nivel relativo de criticidad del activo. ¿Es crucial un grifo en la sala de arte para mantener abiertas las puertas de la escuela? Probablemente no. Pero tiene que considerar la seguridad de los estudiantes y el personal cuando mira cualquier orden de trabajo. Esa faceta conducirá a manos manchadas de pintura al agua, que no son un gran problema. Pero un columpio roto en el patio de recreo con una cadena de metal suelta es un peligro inmediato para los niños curiosos.

Al final, es probable que al grifo roto se le asigne una prioridad baja. Una vez decidido esto, el supervisor ahora asigna la orden de trabajo. Debido a que envía tareas a cada miembro de su departamento utilizando órdenes de trabajo rastreables a través del CMMS, sabe dónde están todos y qué están haciendo. Mirando las órdenes de trabajo actuales, ubica la reparación del grifo en la tarde de un técnico. Al final del día, regresará y verificará si la orden de trabajo se cerró, qué piezas se usaron y si el técnico envió alguna nota.

Órdenes de trabajo para terceros

Recomendar reparaciones o procedimientos que estén más allá del alcance de las responsabilidades, habilidades o experiencia, describiendo el trabajo necesario y las especificaciones requeridas de un contratista externo.

Esto ocurre con menos frecuencia en las escuelas, pero se pueden generar órdenes de trabajo para proveedores externos. La instalación de un nuevo panel de interruptores, por ejemplo, requiere un electricista autorizado. Es posible que no haya nadie en el departamento que pueda hacer el trabajo de manera segura o legal.

Aunque el trabajo lo está haciendo alguien fuera del departamento, una orden de trabajo ayudará a que todo funcione sin problemas. Puede tener información sobre el trabajo requerido, así como la información de contacto del supervisor. Tener todo en una orden de trabajo es útil cuando se trata de pagar al proveedor o realizar un seguimiento de los acuerdos o garantías.

Seguimiento de inventario con órdenes de trabajo

Mantenga un suministro adecuado de piezas y suministros que normalmente se utilizan en las reparaciones y solicite los suministros necesarios a través de los procedimientos establecidos del distrito.

Un buen CMMS hace que el seguimiento del inventario sea muy sencillo. Una vez que tenga sus conteos precisos iniciales, el software de órdenes de trabajo maneja el seguimiento del inventario. Las piezas necesarias para una reparación se pueden incluir en la orden de trabajo cuando se genera. Cuando se cierra, los niveles de inventario se ajustan automáticamente.

El anuncio de trabajo menciona "procedimientos establecidos del distrito". Es difícil saber cuáles son, pero vale la pena ver cómo un buen CMMS agiliza el control de inventario. Dentro del software, las piezas y el inventario se pueden configurar con umbrales de reorden. Una vez que los números caen por debajo de estos niveles personalizables, el CMMS puede enviar pedidos por sí mismo, incluso teniendo en cuenta los plazos de entrega actuales. O bien, podría notificar al departamento de mantenimiento por correo electrónico que los niveles son bajos. Tu elección.

Mantenimiento preventivo y seguimiento de órdenes de trabajo

Asegúrese de que se cumplan y superen todas las leyes y reglamentos sobre incendios, seguridad, salud y medioambiente aplicables.

Mantenga un registro de todas las funciones de mantenimiento y reparaciones realizadas.

El cumplimiento tiene dos partes:cumplir y demostrar que se cumple. Para la primera parte, los departamentos usan PM, que son un tipo especial de orden de trabajo que se programa con anticipación para asegurarse de que no se necesite una reparación importante o un reemplazo en el futuro. Cubren las inspecciones y el mantenimiento menor. Para las escuelas, los PM incluyen revisar los detectores de humo, asegurarse de que los extintores de incendios estén cargados y que las estaciones de lavado de ojos estén abastecidas en los laboratorios de ciencias. Una vez que los PM se agregan al CMMS, se convierten en órdenes de trabajo recurrentes. Se aseguran de que nada se olvide.

El seguimiento de las órdenes de trabajo hace que la segunda parte, demostrar que cumples con las normas, sea muy sencilla. Un buen CMMS le permite revisar datos históricos, calcular combinaciones casi infinitas de indicadores clave de productividad (KPI) y generar informes sin problemas, que luego pueden enviarse a los departamentos gubernamentales pertinentes.

Gestión de mantenimiento organizado

Muestre una actitud cooperativa y agradable en todo momento, especialmente cuando esté en presencia del personal, los estudiantes y los visitantes de la comunidad.

OK, las órdenes de trabajo no pueden garantizar que todos los miembros de su departamento sean agradables. Pero las órdenes de trabajo hacen que la gestión del mantenimiento sea más organizada y, por lo tanto, menos estresante. La planificación es más fácil, por lo que hay menos sorpresas desagradables. Las órdenes de trabajo no van a cambiar su disposición. Pero el uso de sistemas de tickets de órdenes de trabajo y el seguimiento de órdenes de trabajo hacen que sea mucho menos probable que algo en el trabajo arruine su día.