Optimice el Mantenimiento Escolar con un Sistema de Órdenes de Trabajo Impulsado por CMMS

Quedaron atrás las idílicas escuelitas de una sola aula de antaño. Las escuelas ahora pueden ser instalaciones gigantes con sus propios grandes departamentos de mantenimiento. No hay duda de que es difícil mantener todo funcionando. Pero, ¿cuánto más fácil sería con un CMMS impulsado por órdenes de trabajo?

Las escuelas de hoy tienen sus propios carriles de recogida y entrega, parques infantiles de múltiples estructuras, pistas pavimentadas y a menudo complejos deportivos completos con campos de césped artificial y gradas. En el centro de estos laberintos están las aulas, gimnasios, centros de recursos, cafeterías, auditorios, laboratorios de informática, laboratorios de ciencias y bibliotecas. Mantener todo seguro y conforme es un trabajo a tiempo completo durante todo el año. La mayoría del personal y los estudiantes tienen vacaciones de verano, pero julio y agosto son meses ajetreados para los departamentos de mantenimiento escolar, con agendas llenas de proyectos de recuperación.

Exploremos el papel que pueden jugar las órdenes de trabajo en el día promedio de una gestión de mantenimiento escolar. Podemos usar una oferta de empleo real para un profesional de mantenimiento para entender bien los desafíos diarios a los que se enfrentan los departamentos. Las siguientes descripciones de responsabilidades se toman directamente de una oferta de empleo para una escuela primaria en Nueva Jersey.

Tareas generales de mantenimiento y reparación

Realizar tareas generales de mantenimiento y reparación en una variedad de áreas y según lo asignado por el Supervisor de Mantenimiento y de acuerdo con todos los códigos y regulaciones aplicables

Este es un buen punto de partida porque describe una gran parte del día promedio de un técnico. Entonces, ¿qué papel jugarían las órdenes de trabajo?

En muchos casos, las órdenes de trabajo comienzan como un ticket enviado por un profesor u otro miembro del personal. Podemos imaginar a la profesora de arte notando un grifo roto en su aula. Al iniciar sesión en el software de órdenes de trabajo, introduce una breve descripción del problema y su ubicación. La información se reenvía automáticamente por el software CMMS al supervisor de mantenimiento.

La profesora de arte probablemente habría incluido muy poca información. Pero ahora el supervisor puede tomar el ticket y desarrollarlo en una orden de trabajo rica en datos. En su escritorio o en un dispositivo móvil, accede al CMMS y, si es bueno, a través de su interfaz intuitiva y fácil de uso, añade a la orden de trabajo:

• Mapas de planta interactivos
• Listas de piezas requeridas, incluyendo niveles de inventario actuales
• Listas de verificación personalizables para asegurar las mejores prácticas actuales

Hay mucho más que puede añadir, pero para un grifo roto, probablemente lo mantendría simple. Luego, prioriza y asigna la reparación. Todo depende del nivel relativo de criticidad del activo. ¿Es un grifo en el aula de arte crucial para mantener abiertas las puertas de la escuela? Probablemente no. Pero tiene que considerar la seguridad de estudiantes y personal al mirar cualquier orden de trabajo. Ese aspecto llevará a manos manchadas de pintura, que no es un gran problema. Pero un columpio roto en el patio con una cadena metálica suelta es un peligro inmediato para niños curiosos.

Al final, el grifo roto probablemente se asigne una prioridad baja. Decidido eso, el supervisor ahora asigna la orden de trabajo. Como está enviando tareas a cada miembro de su departamento usando órdenes de trabajo rastreables a través del CMMS, sabe dónde está cada uno y qué están haciendo. Mirando las órdenes de trabajo actuales, encaja la reparación del grifo en la tarde de un técnico. Al final del día, volverá a comprobar si la orden de trabajo se cerró, qué piezas se usaron y si el técnico envió alguna nota.

Órdenes de trabajo para terceros

Recomendar reparaciones o procedimientos que están fuera del alcance de responsabilidades, habilidad o experiencia, describiendo el trabajo necesario y las especificaciones requeridas de un contratista externo.

Esto ocurre menos a menudo en las escuelas, pero las órdenes de trabajo pueden generarse para proveedores externos. Instalar un nuevo panel de interruptores, por ejemplo, requiere un electricista con licencia. Puede que no haya nadie en el departamento que pueda hacer el trabajo de forma segura o legal.

Aunque el trabajo lo haga alguien fuera del departamento, una orden de trabajo ayudará a que todo vaya más suavemente. Puede tener información sobre el trabajo requerido y los datos de contacto del supervisor. Tener todo en una orden de trabajo resulta útil cuando llega el momento de pagar al proveedor o hacer seguimiento de acuerdos o garantías.

Seguimiento de inventario con órdenes de trabajo

Mantener un suministro adecuado de piezas y suministros usualmente usados en reparaciones y solicitar los suministros necesarios a través de los procedimientos establecidos del distrito.

Un buen CMMS hace que el seguimiento de inventario sea pan comido. Una vez que tiene sus conteos iniciales precisos, el seguimiento de inventario lo maneja el software de órdenes de trabajo. Las piezas requeridas para una reparación pueden incluirse en la orden de trabajo cuando se genera. Cuando se cierra, los niveles de inventario se ajustan automáticamente.

La oferta de empleo menciona "procedimientos establecidos del distrito". Es difícil saber cuáles son, pero vale la pena ver cómo un buen CMMS agiliza el control de inventario. Dentro del software, las piezas e inventario pueden configurarse con umbrales de reorden. Una vez que los números caen por debajo de estos niveles personalizables, el CMMS puede enviar pedidos por su cuenta, incluso teniendo en cuenta los plazos de entrega actuales. O podría notificar al departamento de mantenimiento por correo que los niveles son bajos. Su elección.

Mantenimiento preventivo y seguimiento de órdenes de trabajo

Asegurar que se observen y superen todas las regulaciones y leyes aplicables de incendios, seguridad, salud y medio ambiente.

Mantener un registro de todas las funciones de mantenimiento y reparaciones realizadas.

El cumplimiento tiene dos partes: ser conforme y demostrar que lo es. Para la primera parte, los departamentos usan PMs, que son un tipo especial de orden de trabajo programada con antelación para asegurar que no se necesitará una reparación o reemplazo mayor en el futuro. Cubren inspecciones y mantenimiento menor. Para las escuelas, los PMs incluyen comprobar detectores de humo, asegurar que los extintores estén cargados y que las duchas oculares en los laboratorios de ciencias estén surtidas. Una vez que los PMs se añaden al CMMS, se convierten en órdenes de trabajo recurrentes. Aseguran que nada se olvide.

El seguimiento de órdenes de trabajo hace que la segunda parte, demostrar el cumplimiento, sea pan comido. Un buen CMMS le permite revisar datos históricos, calcular combinaciones casi infinitas de indicadores clave de productividad (KPI) y generar informes sin esfuerzo, que luego pueden enviarse a los departamentos gubernamentales relevantes.

Gestión de mantenimiento organizada

Mostrar una actitud cooperativa y agradable en todo momento, particularmente cuando esté en presencia de personal, estudiantes y visitantes de la comunidad.

Bueno, las órdenes de trabajo no pueden garantizar que cada miembro de su departamento sea agradable. Pero las órdenes de trabajo hacen que la gestión de mantenimiento sea más organizada y, por tanto, menos estresante. La planificación es más fácil, así que hay menos sorpresas desagradables. Las órdenes de trabajo no van a cambiar su carácter. Pero usar sistemas de tickets de órdenes de trabajo y seguimiento de órdenes de trabajo hace mucho menos probable que algo en el trabajo le arruine el día.