Aproveche el CMMS para Acelerar la Formación de Técnicos: Guía para Gestores de Instalaciones

El éxito de un negocio depende en gran medida de las capacidades de quienes trabajan en él. Sin un personal bien formado, es improbable que las empresas alcancen su máximo potencial.

En el mundo de la fabricación, una formación inadecuada a menudo resulta en retrasos de producción que se traducen en costes aumentados e ingresos disminuidos. En términos simples, un personal insuficientemente formado conduce a déficits operativos.

Para muchas empresas que experimentan déficits operativos, la raíz del problema puede atribuirse a la incapacidad de la empresa para mantener y comunicar su "conocimiento tribal". En el mundo empresarial, el conocimiento tribal se refiere a información no escrita, pero conocida, sobre las operaciones de la empresa entre empleados de larga trayectoria. Los problemas ocurren cuando esta información no escrita no se transmite a los nuevos empleados antes de que sus contrapartes veteranas ya no estén en la empresa. Desafortunadamente, sin documentación de información operativa a menudo crítica, el conocimiento esencial puede perderse para siempre a menos que se comunique a los nuevos empleados. Con esto en mente, es fácil apreciar por qué la documentación adecuada de todos los procedimientos operativos es esencial no solo para las funciones continuas de la empresa, sino también para su viabilidad y éxito a largo plazo.

Aquí le mostraré algunas de las formas en que el Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) es capaz de mantener el conocimiento tribal de una empresa y facilitar la formación de nuevos técnicos de mantenimiento y servicio en todos los aspectos de sus requisitos laborales. En resumen, las plataformas CMMS logran esto asegurando que todas las operaciones de mantenimiento y la información relacionada estén debidamente documentadas y almacenadas, al tiempo que son sistemáticamente accesibles para todos los empleados, nuevos y veteranos.

Datos de Órdenes de Trabajo

Además de la capacidad del software CMMS para guiar a los nuevos técnicos de principio a fin a través del proceso de órdenes de trabajo, este módulo contiene información valiosa sobre todos los activos esenciales de la empresa. De valor para los nuevos técnicos de mantenimiento es su capacidad para acceder a manuales de operación y mantenimiento de activos almacenados en la base de datos del sistema. Los técnicos que no estén familiarizados con algún procedimiento de mantenimiento solo necesitan consultar el manual para obtener instrucciones detalladas e imágenes útiles. Asimismo, los técnicos pueden revisar el historial de órdenes de trabajo de un activo en particular. Esto les permite ver qué salió mal con los activos en el pasado y cómo se resolvieron los problemas. Un CMMS elimina cualquier incertidumbre que pueda existir proporcionando la información requerida con un simple clic de ratón o toque en una tablet.

Planos de Planta Interactivos y Mapas del Sitio

No todos los sistemas tienen esta función, pero los que la tienen resultan invaluables, particularmente para instalaciones grandes con numerosos activos o para empresas donde los técnicos trabajan en varias ubicaciones diferentes. Tener acceso a planos de planta interactivos y mapas del sitio ahorra tanto tiempo como recursos. Al buscar un activo en particular en el sistema CMMS, su ubicación exacta puede identificarse rápidamente en su plano almacenado dentro de la base de datos de la empresa. Poder localizar un asset que necesita servicio sin la guía de otro técnico es un gran beneficio para quienes recién comienzan. Los hace independientes mucho más rápido, liberando el tiempo de los otros técnicos.

Programas de Mantenimiento Preventivo

El Mantenimiento Preventivo es el principal atractivo para la mayoría de las empresas que eligen un CMMS para gestionar sus necesidades de mantenimiento. Aunque su propósito principal es supervisar, programar e informar sobre revisiones de mantenimiento rutinarias para todos los equipos de la empresa, el componente de mantenimiento preventivo del CMMS también es una excelente herramienta en la formación de técnicos. El módulo de mantenimiento preventivo asiste a los nuevos técnicos de mantenimiento de muchas maneras, incluyendo:

• La función de programación de PM permite a los gestores de mantenimiento delegar y rastrear órdenes de trabajo. En el caso de un nuevo técnico, los gestores pueden asignar una orden de trabajo que se adapte mejor a sus habilidades para realizar la tarea y cerrarla a tiempo. Como el CMMS permite a los gestores rastrear el progreso de una orden de trabajo, se puede ofrecer ayuda a un nuevo técnico cuando una orden de trabajo tarda demasiado en completarse. Si una orden de trabajo que debería completarse en una hora aún no está cerrada dos horas después, el gestor sabe que hay un problema, por ejemplo.

• Como control de calidad, el CMMS tiene la capacidad añadida de impedir que los nuevos técnicos cierren órdenes de trabajo por su cuenta. De esta forma, los gestores pueden verificar que las inspecciones de mantenimiento se están realizando correctamente antes de cerrar las órdenes de trabajo ellos mismos a través del sistema CMMS. Una vez que un nuevo técnico lleva un tiempo en la empresa, sus configuraciones de permisos de usuario pueden ajustarse.

Más generalmente, los PMs son un gran ejemplo de cómo el software de gestión de mantenimiento computarizado preserva el conocimiento tribal. Cuando una empresa adquiere un nuevo activo, el programa de PM se establece según las recomendaciones del fabricante. Pero con el tiempo, el departamento de mantenimiento empezará a ajustar el programa. Mirarán el historial de reparaciones del activo, verán qué reparaciones se hicieron y obtendrán una idea de qué funciona y qué no. Al tener en cuenta la experiencia directa de los técnicos con el activo, pueden establecer su propio programa de PM e incluir todos los trucos y consejos relacionados en los PMs.

Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)

Los KPIs son valores medidos cuantitativamente que proporcionan información sobre qué tan eficazmente una empresa está logrando sus objetivos clave de negocio. Los KPIs se establecen basándose en los objetivos únicos de una empresa que pueden incluir cosas como utilización de activos, costes evitados, tasas de cumplimiento, pronóstico de demanda y satisfacción del cliente, por nombrar solo algunos. Para evaluar el rendimiento de nuevos técnicos, los CMMS tienen la capacidad de realizar KPIs de fin de mes específicamente relacionados con recursos de mano de obra. Usando esta medida, los gestores pueden evaluar el rendimiento de los nuevos técnicos dejándoles saber si están siendo sobrecargados o infrautilizados.

Conclusión

Incorporar nuevos empleados requiere el compromiso de la empresa con el tiempo, energía y recursos necesarios para formarlos. Recortar en la formación adecuada crea riesgos en varios frentes, incluyendo productividad, seguridad, y motivación, satisfacción y retención de empleados. Mientras que los programas CMMS ofrecen una solución robusta para la gestión general de mantenimiento, también tienen el beneficio añadido de formar y monitorear el rendimiento de los nuevos técnicos. Considerados en conjunto, esto hace que los sistemas CMMS sean un recurso rentable y productivo para operaciones empresariales efectivas y rentables.