Cómo CMMS ayuda a los gerentes de instalaciones a capacitar a nuevos técnicos

El éxito de una empresa depende en gran medida de las habilidades de quienes trabajan para ella. Sin un personal bien capacitado, es poco probable que las empresas puedan alcanzar su máximo potencial.

En el mundo de la fabricación, la formación inadecuada a menudo provoca retrasos en la producción que se traducen en mayores costes y menores ingresos. En pocas palabras, el personal insuficientemente capacitado conduce a déficits operativos.

Para muchas empresas que experimentan déficits operativos, la raíz del problema puede atribuirse a la incapacidad de una empresa para mantener y comunicar su "conocimiento tribal". En el mundo de los negocios, el conocimiento tribal se refiere a la información no escrita pero conocida sobre las operaciones de la empresa entre los empleados de larga data. Los problemas ocurren cuando la información no escrita no se transmite a los nuevos empleados antes de que sus contrapartes de larga data ya no estén en la empresa. Desafortunadamente, sin la documentación de la información de operaciones a menudo crítica, el conocimiento esencial puede perderse para siempre a menos que se comunique a los nuevos empleados. Con esto en mente, es fácil apreciar por qué la documentación adecuada de todos los procedimientos operativos es esencial no solo para las funciones continuas de la empresa, sino también para su viabilidad y éxito a largo plazo.

Aquí, mostraré algunas de las formas en que el software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) puede mantener el conocimiento tribal de una empresa y facilitar la capacitación de nuevos técnicos de mantenimiento y servicio en todos los aspectos de los requisitos de su trabajo. En resumen, las plataformas CMMS pueden hacer esto al garantizar que todas las operaciones de mantenimiento y la información relacionada se documenten y almacenen correctamente, al mismo tiempo que son accesibles sistemáticamente para todos los empleados, nuevos y antiguos.

Datos de órdenes de trabajo

Además de la capacidad del software CMMS para guiar a los nuevos técnicos de principio a fin a través del proceso de órdenes de trabajo, este módulo en particular contiene información valiosa sobre todos los activos esenciales de la empresa. De valor para los nuevos técnicos de mantenimiento es su capacidad para acceder a las operaciones de activos y manuales de mantenimiento que se almacenan en la base de datos del sistema. Los técnicos que no estén familiarizados con los procedimientos de mantenimiento solo necesitan consultar el manual para obtener instrucciones detalladas e imágenes útiles. Además, los técnicos pueden revisar el historial de órdenes de trabajo de un activo en particular. Esto les permite ver qué salió mal con los activos en el pasado y cómo se resolvieron los problemas. Un CMMS elimina cualquier incertidumbre que pueda existir al proporcionar la información requerida con un simple clic del mouse o tocando una tableta.

Planos de planta interactivos y mapas del sitio

No todos los sistemas tienen esta función, pero los que la tienen demuestran ser invaluables, particularmente para grandes instalaciones con numerosos activos o para empresas donde los técnicos trabajan en varias ubicaciones diferentes. Tener acceso a planos de planta interactivos y mapas del sitio ahorra tiempo y recursos. Al buscar un activo en particular en el sistema CMMS, su ubicación exacta se puede identificar rápidamente en su plano de planta almacenado dentro de la base de datos de una empresa. Poder ubicar un activo que necesita servicio sin la guía de otro técnico es un gran beneficio para aquellos que recién comienzan. Los independiza mucho más rápido, liberando el tiempo de los demás técnicos.

Programas de mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo es el principal atractivo para la mayoría de las empresas que eligen un CMMS para gestionar sus necesidades de mantenimiento. Aunque su objetivo principal es supervisar, programar e informar sobre las revisiones de mantenimiento de rutina para todos los equipos de la empresa, el componente de mantenimiento preventivo de CMMS también es una excelente herramienta en la capacitación de técnicos. El módulo de mantenimiento preventivo ayuda a los nuevos técnicos de mantenimiento de muchas formas, entre ellas:

• La función de programación de PM hace posible que los gerentes de mantenimiento deleguen y realicen un seguimiento de las órdenes de trabajo. En el caso de un nuevo técnico, los gerentes de mantenimiento pueden asignar una orden de trabajo que mejor se adapte a sus habilidades para realizar la tarea y cerrarla a tiempo. Dado que el CMMS permite a los gerentes de mantenimiento realizar un seguimiento del progreso de una orden de trabajo, se puede ofrecer ayuda a un nuevo técnico cuando una orden de trabajo tarda demasiado en completarse. Si una orden de trabajo que debe completarse en una hora aún no se cierra dos horas después, el gerente sabe que hay un problema, por ejemplo.

• Como verificación de control de calidad, el CMMS tiene la capacidad adicional de evitar que los nuevos técnicos cierren las órdenes de trabajo por su cuenta. De esta forma, los gerentes pueden volver a verificar que las inspecciones de mantenimiento se realicen correctamente antes de cerrar las órdenes de trabajo por su cuenta a través del sistema CMMS. Una vez que un nuevo técnico ha estado en la empresa por un tiempo, se puede ajustar su configuración de permisos de usuario.

En términos más generales, los PM son un gran ejemplo de cómo el software de gestión de mantenimiento computarizado preserva el conocimiento tribal. Cuando una empresa obtiene por primera vez un nuevo activo, el programa de PM se establece de acuerdo con las recomendaciones del fabricante. Pero con el tiempo, el departamento de mantenimiento comenzará a ajustar el cronograma. Verán el historial de reparación de activos, verán qué reparaciones se realizaron y tendrán una idea de lo que funciona y lo que no. Al tener en cuenta la experiencia directa de los técnicos con el activo, pueden establecer su propio programa de PM e incluir todos los trucos y consejos relacionados en los PM.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Los KPI son valores medidos cuantitativamente que brindan información sobre la eficacia con la que una empresa está logrando sus objetivos comerciales clave. Los KPI se establecen en función de los objetivos exclusivos de una empresa que pueden incluir elementos como la utilización de activos, los costos evitados, las tasas de cumplimiento, la previsión de la demanda y la satisfacción del cliente, solo por nombrar algunos. Para evaluar el desempeño de los nuevos técnicos, los CMMS tienen la capacidad de realizar KPI de fin de mes que están específicamente relacionados con los recursos de mano de obra. Con esta medida, los gerentes pueden evaluar el desempeño de los nuevos técnicos haciéndoles saber si están sobrecargados de trabajo o si no están siendo desafiados.

Conclusión

Atraer nuevos empleados requiere el compromiso de una empresa con el tiempo, la energía y los recursos necesarios para capacitarlos. Cortar esquinas en la capacitación adecuada crea riesgos en varios frentes, incluida la productividad, la seguridad y la motivación, satisfacción y retención de los empleados. Si bien los programas CMMS ofrecen una solución sólida para la gestión general del mantenimiento, también tienen el beneficio adicional de capacitar y monitorear el desempeño de los nuevos técnicos. Considerados en conjunto, esto hace que los sistemas CMMS sean un recurso rentable y productivo para operaciones empresariales efectivas y rentables.