Aproveche el diseño UX para elegir la aplicación CMMS ideal y obtener ROI rápido

O el título alternativo mucho más largo: Cómo encontrar una aplicación de mantenimiento CMMS fácil de aprender y usar que garantice una incorporación fluida y altas tasas de adopción para un ROI más rápido. Porque lo que necesita es algo que les guste a los técnicos para que el departamento vea un retorno rápido de su inversión. Pero sin experiencia en diseño, ¿cómo sabe qué aplicación de mantenimiento CMMS ofrece una buena experiencia de usuario?

Después de una breve introducción a algunos conceptos clave, puede encontrar la aplicación que sea más fácil de aprender y aprovechar para obtener retornos concretos en sus inversiones de tiempo, energía y dinero.

Empecemos con una breve introducción a la usabilidad, un elemento central de UX.

¿Qué es la usabilidad en el diseño UX?

Resumiéndolo, es la respuesta a esta pregunta: ¿Cuánta fricción hay en el camino hacia la solución a su problema de gestión de mantenimiento? Menos fricción, mejor usabilidad.

Y desglosándolo, tenemos las 5 E de la usabilidad.

Efectividad

¿La aplicación ayuda a los técnicos a completar tareas de mantenimiento con precisión?

Eficiencia

¿Pueden los técnicos realizar tareas rápidamente, en un número relativamente pequeño de pasos discretos?

Compromiso

¿A los técnicos les gusta usar el software y sienten que es adecuado para su industria?

Tolerancia a errores

¿Pueden los técnicos deshacer errores fácilmente? Por ejemplo, si olvidan un paso, ¿qué tan fácil es para ellos volver y arreglarlo? Además, ¿el software le ayuda a evitar errores en primer lugar? En la aplicación móvil Hippo CMMS, por ejemplo, no puede generar una orden de trabajo hasta que haya ingresado la información requerida correcta. La aplicación también le advierte cuando ha hecho cambios pero no los ha guardado.

antes de descartar cambios, la aplicación confirma que eso es lo que quiere

Facilidad de aprendizaje

¿Son los técnicos capaces de dominar la aplicación rápidamente, y luego mejoran con la experiencia?

Todos estos son aspectos importantes de la usabilidad, pero centrémonos en ese último, facilidad de aprendizaje. ¿Qué hace que algo sea fácil de aprender? Una parte importante de la respuesta es la arquitectura de información.

¿Cómo apoya la arquitectura de información la facilidad de aprendizaje?

La arquitectura de información es el arte y la ciencia de organizar y etiquetar software para apoyar la usabilidad y la encontrabilidad. Cuando las cosas están en los lugares correctos y se llaman las cosas correctas, son fáciles de encontrar, haciendo que todo el sistema sea más fácil de aprender. No tiene que dedicar potencia cerebral a encontrar cosas y recordar dónde están si todo está donde espera que esté. De hecho, uno de los clásicos de todos los tiempos sobre diseño de usabilidad es No me hagas pensar de Steve Krug, y el título también es su gran consejo para diseñadores: Haga todo tan obvio e intuitivo que la gente no tenga que pensar en lo que está haciendo.

El trabajo de mantenimiento es bastante difícil sin las distracciones adicionales de una aplicación confusa. Cuanta menos potencia cerebral dediquen los técnicos a la aplicación, más pueden concentrarse en las tareas de mantenimiento.

Poner todo en el lugar correcto, justo donde se espera

Imagine que está conduciendo cuando de repente suena su canción favorita en la radio. Sin quitar los ojos de la carretera, ¿qué tan fácil sería subir el volumen? Debería ser sin esfuerzo. Incluso si nunca ha conducido ese coche específico antes, sabe que los controles de la radio van a estar en la consola central. O imagine que necesita entrar a una tienda a comprar chicle. Sabe dirigirse a la caja. Siempre hay al menos algo de chicle allí, justo al lado de las barras de chocolate y revistas.

Una aplicación que es fácil de aprender hace lo mismo: pone las cosas donde espera encontrarlas. En la aplicación móvil Hippo CMMS, por ejemplo, las pestañas en las órdenes de trabajo están en el orden en que completa las tareas. Es intuitivo porque la organización interna coincide con la externa.

Llamar a todo por el nombre correcto, el mismo que todos usan

No solo las cosas necesitan estar donde las espera, sino que también necesitan el nombre correcto. Volviendo al ejemplo del supermercado, buscando más chicle. Si entrara corriendo a la tienda a comprar chicle e intentara encontrarlo leyendo los letreros sobre los pasillos, buscaría «DULCES». Si la tienda eligiera en su lugar usar «CONFITERÍA», serían técnicamente correctos, pero todos tardarían más en encontrar lo que necesitan. Al elegir el nombre menos común, están haciendo que el chicle sea más difícil de encontrar.

En la aplicación móvil Hippo CMMS, usamos los términos que tienen más sentido para los profesionales de mantenimiento. Llamamos a las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo PM, por ejemplo. Y al generar tanto órdenes de trabajo a demanda como programadas, usamos «Recursos» para las personas asignadas. Cuando el software habla su idioma, es más fácil de aprender y dominar.

la aplicación habla su idioma

La arquitectura de información cubre dónde están las cosas y cómo se llaman. La siguiente parte de ser fácil de aprender son las affordances, que está directamente relacionada con cómo se ven las cosas.

¿Cómo apoya la affordance la facilidad de aprendizaje?

¿Alguna vez jugó cricket? ¿Qué tal Jai alai? Probablemente no. Pero en ambos casos, puede mirar el bate y la cesta y saber de inmediato cómo funcionan. Si los recogiera, sabría exactamente cómo agarrarlos y usarlos para mover la pelota. De hecho, nadie tendría que decirle que estos deportes involucran una pelota. Lo sabría solo mirando el bate de cricket y la cesta de jai alai. El diseño de los objetos sugiere fuertemente cómo usarlos.

La affordance es un tema enorme con muchas teorías en competencia y definiciones en conflicto. Pero para nuestros propósitos, la idea importante es que cuanto más fácil es mirar algo y averiguar qué hace, más fácil es aprender a usarlo. Cuando se trata de una aplicación de mantenimiento, las affordances son los elementos que nos dicen dónde hacer clic y dónde desplazarse. Nos dicen qué podemos hacer y cómo hacerlo.

La aplicación Hippo tiene una gran affordance en una de sus pantallas de órdenes de trabajo. A lo largo del borde derecho de la pantalla, puede ver el borde izquierdo de la siguiente pantalla. Está claro que hay más información allí y que para verla, todo lo que necesita hacer es deslizar hacia la izquierda. No hay instrucciones que digan que puede hacer esto; solo mirar el diseño de la pantalla es suficiente.

deslizó a la derecha para ver la siguiente pantalla

Hasta ahora, solo hemos cubierto un poco de usabilidad, que es solo una pequeña parte de la experiencia de usuario. Para entender más completamente el diseño UX, sin embargo, necesitamos saltar hasta la antigua China.

¿De dónde viene la idea del diseño UX?

Podemos encontrar ejemplos de UX a lo largo de la historia y en todas las culturas. China tenía feng shui ya en el 4000 a.C., e Hipócrates describía las mejores formas de organizar las herramientas y el espacio de trabajo de un cirujano en el 500 a.C. Saltemos a California en los años 50, y encontrará a Walt Disney ocupado diseñando parques temáticos completamente inmersivos.

La idea y práctica general han existido básicamente para siempre, pero la definición moderna es solo de principios de los 90, cuando Donald Norman, el primer Arquitecto de Experiencia de Usuario en Apple, acuñó el término «diseño de experiencia de usuario».

¿Cuál es la definición actual de diseño de experiencia de usuario?

Según Norman, es más que solo cómo usa una aplicación o sitio web. Argumenta a favor de una definición amplia que cubra toda la experiencia con un producto o servicio.

Tome ir al cine, por ejemplo. La película por sí sola es solo una pequeña parte de la experiencia de usuario general. También hay:

• Ver el tráiler
• Escuchar recomendaciones de boca en boca
• Estacionar en el teatro
• Esperar en la fila para entrar
• Comprar boletos en línea o en persona
• Recoger palomitas y una bebida (más esperar en fila…)
• Encontrar sus asientos dentro del teatro
• Ver tráilers esperando la atracción principal

Y incluso cuando termina la película, la experiencia de usuario continúa. Al día siguiente en el trabajo en la sala de almuerzo, podría tener un acalorado debate con un compañero sobre si la película fue buena.

Al principio, esto podría parecer una definición demasiado amplia. ¿Encontrar un lugar de estacionamiento fuera del teatro es realmente parte de su experiencia de la película? Cuando alguien le pregunta si le gusta una película, ¿empiezan preguntando sobre el estacionamiento?

Pero todas estas cosas afectan su experiencia. No importa qué tan buena sea la película, no la va a disfrutar si la persona detrás de usted no deja de patear el respaldo de su asiento.

¿Cómo se aplica todo esto directamente a usted para encontrar la aplicación que funcione mejor para usted y su equipo?

Significa que necesita mirar más que solo el software. También necesita mirar todas las otras formas en que usted y su equipo interactúan con los productos y servicios de un proveedor.

Para proveedores de software CMMS, los servicios incluyen capacitación e incorporación, así como soporte continuo. Primero, busque un proveedor con personal experimentado. Quiere que le ayuden a evitar posibles trampas y adopten las mejores prácticas desde el principio. Segundo, evite proveedores que dependan de capacitación genérica y unidimensional. En su lugar, busque a alguien que comience preguntando sobre sus objetivos de capacitación y luego trabaje duro para hacerlos realidad. También deberían ofrecer más de un estilo de capacitación. No todos aprenden de la misma manera, y un buen proveedor tiene todo, desde capacitación individual hasta una biblioteca de videos y documentos para ayudar a cada tipo de aprendiz. Un proveedor realmente bueno también es proactivo cuando se trata de soporte. Observan activamente cómo está usando su software, y si ven lugares donde podría obtener más, se ponen en contacto y lo hacen realidad.

Próximos pasos

Si está listo para dar el salto a un CMMS, o ya tiene uno pero no está cumpliendo lo que le prometieron, es hora de contactar y empezar a hablar con proveedores.