Las mejores resoluciones CMMS para 2021: transforme la gestión de mantenimiento

Cuando se trata de propósitos de Año Nuevo, los números están en su contra. Más del 75% de las personas se rinden antes de fin de enero. ¿Cuántos perseveran a largo plazo? Menos del 8%. Una gran razón por la que la gente falla es que hace demasiados propósitos. Pero en 2021, finalmente puede tomar el control del mantenimiento centrándose en una sola cosa.

Y no se limita a la gestión de mantenimiento. Es gestión de activos del ciclo de vida, gestión proactiva de mantenimiento preventivo, gestión completa de instalaciones e incluso control de inventario.

Al final, alcanzar todos estos objetivos se reduce a la calidad de sus datos. Eso significa que el mejor propósito de Año Nuevo para 2021 es centrarse en los datos.

Y la forma más fácil de obtener buenos datos de mantenimiento, mantenerlos seguros y accesibles, e incluso aprovecharlos —hacer que trabajen para usted— es obtener el software CMMS adecuado.

Capture datos de mantenimiento con software CMMS

Cuando se trata de obtener datos de calidad, vale la pena ser tanto activo como pasivo. Necesita programas para salir y capturar los datos que necesita para mantener las cosas funcionando sin problemas. Pero también necesita formas de recopilar datos sin esfuerzo. Es como pescar. A veces la mejor forma es tomar una lanza e ir a buscar el pez. Otras veces, tiene más sentido cebar el anzuelo y esperar a que el almuerzo venga a usted.

Configure y estandarice sus POEs con software CMMS

En este momento, su departamento probablemente tiene toneladas de datos valiosos en un lugar menos que seguro. Están caminando en las cabezas de los técnicos senior.

No puede subestimar el valor de ese conocimiento. Todo ese saber hacer acumulado con esfuerzo es un gran beneficio para el departamento. Gran parte del tiempo, diagnosticar problemas y solucionar soluciones se reduce a experiencia. Es como cuando va al médico. Nada lo tranquiliza más que escucharlos decir: «Oh, he visto esto un montón de veces antes».

Y no puede subestimar lo fácil que podría perder todo ese saber hacer. Cuando incluso solo unos pocos de sus técnicos senior se transfieren o jubilan, todo se va por la puerta con ellos. Las escuelas de negocios advierten a los gerentes contra lo que llaman riesgo de persona clave, donde su éxito está demasiado ligado a unos pocos empleados que podrían dejar la empresa en cualquier momento. Pero a menudo es peor que eso. Incluso si sus técnicos senior pudieran quedarse con la empresa para siempre, todavía no pueden compartir de manera confiable, consistente y fácil su saber hacer con el resto del departamento.

Así que necesita proteger activamente todo ese saber hacer con un programa efectivo de «transferencia de conocimiento», y es más fácil de lo que suena. Realmente solo hay cinco pasos. Una vez que tiene todo en el CMMS, puede poner todo ese conocimiento a disposición de todo el departamento en forma de plantillas de órdenes de trabajo repletas de instrucciones paso a paso y listas de verificación. Todos tienen acceso instantáneo, incluso mucho después de que los técnicos senior hayan dejado el departamento.

Como beneficio adicional, también ha estandarizado sus tareas de mantenimiento y reparación, asegurando que el mismo trabajo se haga de la misma manera cada vez. Esto hace que actualizar y afinar sus POEs sea mucho más fácil. Como los técnicos hacen todo de la misma manera, puede hacer cambios y rastrear los resultados con precisión. Cuando cada técnico hace las cosas a su manera, es mucho más difícil saber qué funciona y qué no. Piénselo así: ¿cómo podría mejorar una receta si cada chef agregaba ingredientes diferentes?

Haga que la captura de datos sea parte del flujo de trabajo con una aplicación móvil de mantenimiento

También debería facilitar la captura de datos fuera del programa formal de transferencia de conocimiento. Cuando los técnicos están trabajando en un asset, notan algo o descubren algo que el departamento de mantenimiento debería incluir en futuras órdenes de trabajo.

Usando la función de comentarios de tareas y órdenes de trabajo integrada en la aplicación móvil de mantenimiento, pueden comunicarse rápidamente con el departamento de mantenimiento, explicando qué están haciendo y por qué. Y todo el proceso es tan fácil como sacar su dispositivo móvil e ingresar algunas notas rápidas. Cuando su solución alternativa o insight se ha agregado al sistema, eventualmente todo el departamento se beneficia.

Aproveche los datos de mantenimiento con software CMMS

Una vez que tiene buenos datos, puede empezar a usarlos para facilitar su vida. Los datos correctos trabajan para usted, y eso significa que hace menos trabajo.

Optimice el trabajo incluyendo datos en las órdenes de trabajo del software CMMS

Ya cubrimos cómo el uso de plantillas de órdenes de trabajo le ayuda a agregar instrucciones paso a paso y listas de verificación a las órdenes de trabajo. Pero realmente son solo el comienzo. Con el software de órdenes de trabajo adecuado, puede agregar rápidamente toda la información que los técnicos necesitan para cerrar eficientemente, incluyendo:

• Mapas de sitio interactivos y planos de planta
• Piezas y materiales asociados
• Esquemas digitales, imágenes, manuales O&M y garantías
• Historiales de mantenimiento y reparación de activos

Repasemos y veamos cómo ayudan a los técnicos a hacer más con menos esfuerzo.

Primero, los mapas y planos de planta significan que nunca pierden tiempo tratando de averiguar a dónde ir. Tan pronto como se les asigna una orden de trabajo, van directamente a exactamente donde se les necesita. Incluso si es su primer día en el trabajo. Tampoco llegan con las manos vacías porque ya saben qué piezas y materiales necesitan. No más llegar al activo solo para tener que correr de vuelta al almacén. No solo tienen lo que necesitan, sino que también saben qué hacer con ello, gracias a instrucciones detalladas y listas de verificación. Y cuando un activo se descompone inesperadamente, los técnicos pueden acceder a manuales así como historiales detallados de mantenimiento y reparación para ayudarles a solucionar problemas.

Cree un programa de mantenimiento preventivo con software CMMS

Los buenos datos ayudan con las órdenes de trabajo a demanda, pero donde brillan es con el mantenimiento preventivo. Y para tantos jefes de mantenimiento, este es su propósito de Año Nuevo anual: finalmente, poner en marcha un programa de mantenimiento preventivo. Con buenos datos y el software de mantenimiento preventivo adecuado, 2021 es el año en que finalmente lo logra.

Cuando está configurando el programa, en términos generales, comienza mirando sus activos y determinando la mejor estrategia de mantenimiento para cada uno. Para algunos, es funcionar hasta el fallo. Las bombillas son el ejemplo clásico. Pero para muchos, es mantenimiento preventivo. Una vez que sabe cuáles quiere incluir en su programa de PMs, necesita determinar las tareas y los plazos. Necesita saber qué va a hacer y con qué frecuencia.

Para las tareas, las subdivide en cosas que busca y cosas que hace. Así, para una cinta transportadora, inspecciona la cinta por desgaste y agrega lubricante. Y para los plazos, los subdivide en calendario y medidor. Algunos PMs los hace según el tiempo, otros según el uso. Por ejemplo, con un auto cambia a neumáticos de nieve basado en la estación, pero cambia el aceite basado en el kilometraje.

Esa es una gran cantidad de decisiones para tomar para muchos activos. En algunos casos, especialmente para activos más nuevos, puede seguir las recomendaciones del fabricante. Pero para activos más antiguos, tiene más sentido aprovechar sus datos.

¿Con qué frecuencia debería ejecutar un PM en su montacargas? Revise con qué frecuencia se ha descompuesto en el último año, y luego programe PMs para intervalos más cortos. Si tiende a descomponerse cada tres meses, puede programar PMs cada dos meses y medio. Sus datos también le dicen qué tareas incluir. ¿El montacargas tiende a tener fugas? Cree PMs para inspeccionar los sellos y completar los fluidos.

Una vez que todo está configurado en el CMMS, el software hace todo el recordar por usted. Cuando los PMs vencen, automáticamente genera órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo. Dependiendo de cómo los configure, también puede asignarlos automáticamente.

Tome ese programa de mantenimiento preventivo y hágalo aún mejor

A medida que aumenta la cantidad y calidad de sus datos, puede seguir volviendo y afinando su programa de mantenimiento preventivo. Después de seis meses, podría tener más sentido revisar ese montacargas con menos frecuencia. O, podría cambiar a un conjunto diferente de inspecciones y tareas. Recuerde, una gran parte de lo que hace posible el afinado es la consistencia general del mantenimiento y las reparaciones. Como todos están haciendo los mismos trabajos de las mismas maneras, puede rastrear de manera confiable qué tareas y plazos funcionan y qué necesita mejorar.

El CMMS adecuado incluso viene con informes auto-generados integrados para su programa de mantenimiento preventivo, permitiéndole rastrear KPIs como el porcentaje de PMs completados a tiempo. Los datos pueden decirle si necesita ajustar la cantidad de recursos que está poniendo en mantenimiento preventivo, por ejemplo. Puede ver dónde están los cuellos de botella, quién necesita más capacitación y quién necesita más supervisión.

Próximos pasos

Es esa época del año de nuevo, cuando la gente se hace promesas sobre el nuevo año. Si está cansado de lidiar con 2020, haga de 2021 su Año de los Datos. Y la forma más fácil de hacerlo es con el CMMS adecuado.

Así que su próximo paso es comenzar a contactar a proveedores. Una vez que tengan una idea de sus objetivos para 2021, pueden empezar a explicar sus opciones y cómo puede hacer que este propósito de Año Nuevo se mantenga.