Principales resoluciones de software CMMS

Para aquellos de ustedes que ya utilizan un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), saben que siempre hay espacio para mejorar. Hemos establecido algunos objetivos a los que apuntar que llevarán su software de gestión de mantenimiento a niveles más altos. Para aquellos de ustedes que aún no tienen un sistema implementado, pero está en su radar para 2016, proporcionamos algunos pasos que lo llevarán allí y lo ayudarán a evitar algunas trampas costosas. Las primeras 5 resoluciones de software de CMMS están dirigidas a aquellos que aún no usan software de CMMS, pero planean hacerlo, mientras que las últimas 5 resoluciones de software de CMMS se aplican a aquellos que ya tienen sistemas implementados, pero buscan optimizar la forma en que los usan.

1. Haga una lista de los requisitos para las resoluciones de su software CMMS

Los números varían, pero las fuentes muestran que hay entre 50 y 200 soluciones diferentes de software de gestión de mantenimiento para elegir. Para complicar aún más las cosas, el software CMMS cubre una amplia gama de diferentes características y funciones de CMMS. Algunas aplicaciones están orientadas a la gestión de instalaciones, mientras que otras están diseñadas específicamente para el mantenimiento de campo, mientras que otros sistemas son específicos de la industria. Para limitar su búsqueda, le recomendamos que haga una lista de las funciones clave que necesita para las resoluciones de su software CMMS y luego comience a investigar algunas opciones que cumplan con esos requisitos. Por ejemplo;

• Portal de solicitud de mantenimiento
• Gestión de órdenes de trabajo
• Mantenimiento Preventivo
• Multisitio
• Informes del historial de mantenimiento
• Gestión de proveedores
• Aplicación CMMS móvil
• Basado en la web

2. Comience su investigación

Este es probablemente el paso más fácil y rápido para implementar un sistema de software de mantenimiento. Una vez que tenga su lista, acceda a su motor de búsqueda favorito y comience a buscar. Ingrese CMMS en Google y aparecerá una lista de diferentes proveedores de software. La mayoría de los sitios web de proveedores tendrán videos, estudios de casos, información de precios, reseñas de clientes, capturas de pantalla y más. Algunos tienen chat en vivo donde puede conversar con un representante de ventas en tiempo real y hacer preguntas.

Hacer que el proceso de investigación sea aún más fácil es usar algunas de las guías del comprador de software comercial disponibles en línea. Los sitios web como Software Advice y Capterra le permiten indicar las funciones requeridas (directamente de su lista) y luego presentarle diferentes opciones que cumplan con sus requisitos. También tienen asesores con los que puede hablar y ayudarlo a obtener cotizaciones y organizar demostraciones de software.

Nuestra guía gratuita de CMMS es su libro electrónico que describe todo el proceso de compra de un sistema CMMS.

3.Configurar demostraciones

Si realmente quiere instalar un CMMS, tendrá que asistir a algunas demostraciones en vivo. Si ha hecho bien su investigación, los proveedores de software que seleccionó deberían cumplir con sus requisitos de su lista. Si es nuevo en este proceso, configurar demostraciones de software en vivo es muy simple en estos días. Es tan fácil como llamar o enviar un correo electrónico al proveedor y decirle que desea organizar una demostración en vivo. Esto se puede arreglar con muy poco tiempo de espera. Las tecnologías para compartir pantalla como GotoMeeting hacen que el software de demostración sea rápido y económico. La mayoría de los proveedores de software de mantenimiento tendrán seminarios web programados en los que puede registrarse o puede programar una demostración personal. Recomendamos sentarse en 3-5 demostraciones de diferentes proveedores de software antes de tomar una decisión.

4.Obtenga cotizaciones

Antes de entrar en demostraciones de software, algunos de ustedes quieren saber qué costos se avecinan. Obtener cotizaciones de proveedores de CMMS es tan fácil como organizar demostraciones. Puede tomar unos minutos en una llamada telefónica, pero valdrá la pena. Hable con un representante de ventas y explíquele sus requisitos y le brindarán algunas opciones. 3-5 cotizaciones de diferentes proveedores deberían brindarle suficiente variedad para presupuestar adecuadamente el software CMMS.

5. Obtenga pruebas gratuitas

Muchos de los proveedores de software de CMMS que evalúe ofrecerán pruebas gratuitas para que pueda probar la funcionalidad del software y ver si encaja bien. Asegúrese de aprovechar las ofertas de prueba gratuitas y juegue con el software. Puede obtener pruebas gratuitas antes de pasar por demostraciones en vivo, pero le recomendamos que primero realice una demostración con un representante de ventas, se familiarice más con el software y cómo navegar a través de él, y luego inicie una prueba. Las pruebas suelen tener una duración de 30 días y no requieren tarjeta de crédito ni ningún tipo de compromiso.

6.Configurar KPI para informes

Si actualmente está utilizando un CMMS, pero es nuevo en él, probablemente solo haya comenzado a arañar la superficie de sus capacidades de generación de informes. Uno de los mayores beneficios del software de mantenimiento es su capacidad para proporcionar informes precisos sobre varias métricas. Sugerimos profundizar en las capacidades de generación de informes y determinar qué indicadores clave de rendimiento (KPI) beneficiarían a su organización. Algunas métricas que quizás desee extraer son los costos de mantenimiento mensuales, el tiempo promedio de reparación (MTTR), el tiempo promedio entre fallas (MTBF), el tiempo de inactividad del equipo, las tasas de utilización de mano de obra, las piezas para ordenar y más. Tener mejores análisis es una excelente manera de comenzar el Año Nuevo. Si no está seguro de lo que significan los acrónimos anteriores, lea nuestra publicación sobre los 12 términos principales de CMMS.

7. Atraer a más usuarios

Si está obteniendo un gran valor de su sistema de gestión de mantenimiento, probablemente sea una buena idea involucrar a más personas en su empresa. Si su licencia de CMMS viene con usuarios ilimitados, no hay que pensarlo dos veces. Si es necesario comprar más asientos, definitivamente considere los costos y lo que es razonable. El punto es que su sistema de gestión de mantenimiento no tiene que estar limitado a técnicos de mantenimiento, gerentes de instalaciones y supervisores. Otros en su organización pueden beneficiarse de tener cierto grado de acceso. La alta dirección debería recibir informes, otros empleados deberían poder enviar solicitudes de mantenimiento y los proveedores externos también pueden participar.

8. Hacer uso de otros módulos

Haga que su objetivo sea aprovechar al máximo su CMMS explorando qué otros módulos están disponibles para usted y de los cuales puede beneficiarse. El software de gestión de instalaciones y mantenimiento viene con una serie de módulos que funcionan para optimizar diferentes áreas de su operación de mantenimiento. Es poco probable que los estés usando todos. Programe una reunión con su representante de cuenta de CMMS para discutir sus objetivos para el Año Nuevo, y ellos podrán recomendarle formas de sacar más provecho de su inversión.

9. Realice un inventario de su equipo

Una de las partes más difíciles de hacer que un sistema de gestión de mantenimiento funcione bien es tener todos los equipos y activos en el sistema para poder rastrearlos. Cuando comenzaste, probablemente importaste una lista de equipos, pero es muy probable que no los obtuviste todos. Un objetivo para 2016 debe ser realizar una auditoría exhaustiva de sus instalaciones y asegurarse de tener todo el equipo instalado. Pero no se detenga allí, también debe hacer un esfuerzo para obtener imágenes del equipo, etiquetas de identificación, números de serie, y cargar manuales y otros documentos relevantes. Recuerde que su CMMS puede ser una excelente herramienta que alberga todos los datos de su equipo, pero solo es tan bueno como los datos que se han ingresado. Si no tiene tiempo para auditar sus instalaciones, contrate a un trabajador temporal o pregunte a su proveedor de CMMS sobre sus servicios.

10. Obtenga capacitación adicional

Si ha estado usando su sistema de gestión de mantenimiento durante un tiempo, es muy probable que se le hayan agregado muchas características nuevas de las que no está al tanto. O sus habilidades y familiaridad con el sistema son más avanzadas que cuando recibió su capacitación inicial. En 2016, propóngase obtener más capacitación y ver qué más puede aprender y sacar provecho de su software CMMS.

Nosotros en Hippo queremos desearles a todos un año nuevo seguro y feliz. Contáctenos para obtener más información sobre nuestra plataforma CMMS todo en uno.