Eleve su Mantenimiento: 5 Resoluciones Clave de CMMS para 2024

Para aquellos que ya usan un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), saben que siempre hay margen de mejora. Hemos establecido algunas metas para llevar su software de gestión de mantenimiento a niveles más altos. Para quienes aún no tienen un sistema pero está en su radar para 2016, hemos proporcionado pasos que lo llevarán allí y ayudarán a evitar costosas trampas. Las primeras 5 resoluciones de software CMMS están dirigidas a quienes no usan CMMS aún pero planean hacerlo, mientras que las últimas 5 aplican a quienes ya tienen sistemas pero buscan optimizar su uso.

1. Haga una Lista de Requisitos para sus Resoluciones de Software CMMS

Las cifras varían, pero las fuentes muestran entre 50 y 200 soluciones diferentes de software de gestión de mantenimiento. Complicando más, el software CMMS cubre una amplia gama de características y funciones. Algunas aplicaciones se orientan a gestión de instalaciones, otras a mantenimiento de campo, otras son específicas de industria. Para acotar su búsqueda, recomendamos hacer una lista de características clave que requiera para sus resoluciones CMMS y luego investigar algunas opciones que cumplan esos requisitos. Por ejemplo:

• Portal de Solicitudes de Mantenimiento
• Gestión de Órdenes de Trabajo
• Mantenimiento Preventivo
• Multi-sitio
• Informes de Historial de Mantenimiento
• Gestión de Proveedores
• App Móvil CMMS
• Basado en Web

2. Inicie su Investigación

Probablemente sea el paso más fácil y rápido hacia un sistema de software de mantenimiento. Una vez que tenga su lista, use su motor de búsqueda favorito y empiece a buscar. Ingrese CMMS en Google y aparecerá una lista de diferentes proveedores. La mayoría de sitios web de proveedores tendrán videos, casos de estudio, info de precios, reseñas de clientes, capturas de pantalla y más. Algunos tienen chat en vivo donde puede chatear con un representante de ventas en tiempo real y hacer preguntas.

Hacer el proceso de investigación aún más fácil es usar algunas guías de compra de software empresarial en línea. Sitios como Software Advice y Capterra le permiten indicar características requeridas (directo de su lista) y luego presentan opciones que cumplen sus requisitos. También tienen asesores con quienes puede hablar y que le ayudan a obtener cotizaciones y concertar demos de software.

Nuestra guía CMMS gratuita es su libro electrónico de referencia que describe todo el proceso de compra de un sistema CMMS.

3. Programe Demos

Si está serio sobre conseguir un CMMS, necesitará asistir a algunas demos en vivo. Si hizo bien su investigación, los proveedores que seleccionó deberían cumplir sus requisitos de la lista. Si es nuevo en esto, configurar demos en vivo es muy simple hoy. Tan fácil como llamar o email al proveedor y decir que quiere concertar una demo. Esto puede arreglarse con muy poco tiempo de antelación. Tecnologías de compartir pantalla como GoToMeeting hacen que demoar software sea rápido y económico. La mayoría de proveedores de software de mantenimiento tendrán webinars programados para registrarse, o puede concertar una demo personal. Recomendamos asistir a 3-5 demos de diferentes proveedores antes de decidir.

4. Obtenga Cotizaciones

Antes de meterse en demos, algunos quieren saber qué costos vienen. Obtener cotizaciones de proveedores CMMS es tan fácil como concertar demos. Puede tomar unos minutos en una llamada, pero valdrá la pena. Hable con un representante de ventas y explique sus requisitos y le darán opciones. 3-5 cotizaciones de diferentes proveedores deberían dar suficiente variedad para presupuestar adecuadamente el software CMMS.

5. Obtenga Pruebas Gratuitas

Muchos proveedores CMMS que evalúe ofrecerán pruebas gratuitas para probar la funcionalidad y ver si es adecuado. Asegúrese de aprovechar ofertas de prueba gratuita y experimentar con el software. Puede obtener pruebas antes de demos en vivo, pero recomendamos hacer una demo primero con un representante, familiarizarse más con el software y cómo navegarlo, y luego iniciar una prueba. Las pruebas suelen durar 30 días y no requieren tarjeta de crédito ni compromiso.

6. Establezca KPIs para Informes

Si actualmente usa un CMMS pero es nuevo en él, probablemente solo ha arañado la superficie de sus capacidades de informes. Uno de los mayores beneficios del software de mantenimiento es su capacidad para proporcionar informes precisos sobre varias métricas. Sugerimos profundizar en las capacidades de informes y determinar qué indicadores clave de desempeño (KPIs) beneficiarían a su organización. Algunas métricas que podría querer extraer son costos mensuales de mantenimiento, tiempo medio de reparación (MTTR), tiempo medio entre fallas (MTBF), tiempo de inactividad de equipos, tasas de utilización de mano de obra, repuestos a ordenar y más. Tener mejores analíticas es una gran forma de empezar el Año Nuevo. Si no está seguro de qué significan esos acrónimos, lea nuestra publicación sobre los 12 términos principales de CMMS.

7. Incorpore Más Usuarios

Si está obteniendo gran valor de su sistema de gestión de mantenimiento, probablemente sea buena idea involucrar a más gente en su empresa. Si su licencia CMMS viene con usuarios ilimitados, es obvio. Si se necesitan más asientos, definitivamente considere costos y lo razonable. El punto es que su sistema no tiene que limitarse a técnicos, gerentes de instalaciones y supervisores. Otros en su organización pueden beneficiarse de algún grado de acceso. La alta gerencia debería recibir informes, otros empleados deberían poder enviar solicitudes de mantenimiento, y proveedores externos también pueden involucrarse.

8. Aproveche Otros Módulos

Haga su objetivo sacar el máximo provecho de su CMMS explorando qué otros módulos están disponibles y de cuáles puede beneficiarse. El software de gestión de mantenimiento e instalaciones viene con varios módulos que funcionan para optimizar diferentes áreas de su operación. Es improbable que use todos. Programe una reunión con su representante de cuenta CMMS para discutir sus metas para el Año Nuevo, y podrán recomendar formas de obtener más de su inversión.

9. Haga un Inventario de sus Equipos

Una de las partes más difíciles de hacer funcionar bien un sistema de gestión de mantenimiento es meter todos los equipos y activos en el sistema para rastrearlos. Cuando empezó, probablemente importó una lista de equipos, pero hay buena probabilidad de que no obtuvo todos. Una meta para 2016 debería ser hacer una auditoría exhaustiva de su instalación y asegurar que meta todos sus equipos. Pero no pare ahí, también debería esforzarse por obtener imágenes de los equipos, etiquetas ID, números de serie, y subir manuales y otros documentos relevantes. Recuerde su CMMS puede ser una excelente herramienta que alberga todos sus datos de equipos, pero solo es tan bueno como los datos ingresados. Si no tiene tiempo para auditar sus instalaciones, contrate un trabajador temporal o pregunte a su proveedor CMMS sobre sus servicios.

10. Obtenga Capacitación Adicional

Si ha estado usando su sistema de gestión de mantenimiento por un tiempo, hay buena probabilidad de que muchas nuevas características se hayan agregado que no conoce. O sus habilidades y familiaridad con el sistema son más avanzadas que cuando recibió su capacitación inicial. En 2016, hágalo meta obtener más capacitación y ver qué más puede aprender y sacar de su software CMMS.

En Hippo les deseamos a todos un año nuevo seguro y feliz. Contáctenos para más información sobre nuestra plataforma CMMS todo en uno.