Migración CMMS Sin Problemas: Guías Expertas para Transferencia de Datos

Imagine esto: Actualmente usa un sistema de software computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) que está desactualizado, ya no tiene soporte, es demasiado engorroso o le ha quedado pequeño.

Sea cual sea la razón, la gente en su departamento de mantenimiento está de acuerdo: es hora de poner un nuevo sistema de gestión de mantenimiento. Usted lidera el proyecto y surgen dos preguntas:

1. ¿Cómo paso los años de datos almacenados en nuestro CMMS actual a un nuevo sistema?
2. ¿Cuánto tiempo tomará y cuánto costará?

¿Este escenario no le suena familiar?

La migración de datos puede ser un proceso agotador si no se planifica correctamente. Muchas cosas pueden salir mal al extraer datos del CMMS actual, determinar qué datos migrar al nuevo sistema, mapear nombres de campos, fallos de comunicación con su proveedor actual y el nuevo, y la migración en sí. Si está pasando por esto o lo hará pronto, proporcionamos las siguientes guías para ayudar a evitar costosas trampas.

Si está confundido sobre los próximos pasos de migración de datos de su viejo CMMS a otro, lea para aprender estas sólidas guías de migración.

Guía 1: Determine cómo extraer los datos de su CMMS actual

Extraer datos con los sistemas de gestión de mantenimiento más recientes es bastante simple y directo. La mayoría de CMMS vienen con herramientas de extracción que permiten exportar datos a archivo CSV o hoja de cálculo. Si es así, determine qué datos necesita y expórtelos. Si no está familiarizado con las herramientas, lo mejor es pedir ayuda a un usuario avanzado o a alguien de TI. Otra opción es contactar al equipo de soporte técnico de su proveedor CMMS. Pueden haber tarifas de servicio por extraer datos, así que pregúntele por adelantado. Si el soporte técnico está en su acuerdo de nivel de servicio, le ayudarán sin cargos adicionales. Si su software actual tiene herramientas de extracción fáciles, tiene un gran comienzo.

Desafortunadamente, no todas las empresas usan sistemas desarrollados en los últimos 10 años. Algunas organizaciones cambian de programas CMMS desarrollados hace más de 20 años, mientras que otras buscan actualizar desde un sistema construido internamente por rondas de profesionales de TI. En esos casos, extraer datos no es tan simple, pero no imposible. Si actualiza desde un programa de mantenimiento anterior desarrollado hace 10+ años y ya no tiene soporte, sugerimos contactar al proveedor (si sigue en negocio). Generalmente, cuando un sistema ya no tiene soporte, el proveedor simplemente discontinuó la aplicación, pero tendrá personal técnico y recursos que deberían poder asistirle. Prepárese para gastar algo de dinero, ya que la relación comercial está terminando.

Guía 2: Valide los Datos

Una vez que tiene los datos en archivo CSV o hoja de cálculo, debe revisarlos y asegurar que tiene todo lo necesario y la extracción fue exitosa. Recomendamos encarecidamente una segunda opinión, o mejor una tercera. Debe saber qué buscar. Compare nombres de columnas en el archivo extraído con los nombres de campos que inicialmente se propuso exportar. Si extrae equipos y activos, probablemente querrá nombre, ID, marca y modelo, número de serie, fechas de instalación y compra, ubicación e historial. Asegúrese de que nada falte y los datos se vean bien.

Guía 3: Mapee y Redefina Nombres de Campos

El nuevo software CMMS al que migra indudablemente tendrá nombres diferentes para algunos campos. Algunos nombres son bastante estándar, pero si su CMMS actual es muy antiguo o es un sistema de mantenimiento casero, habrá discrepancias. Por ejemplo, algunos software nombran edificios y equipos todos como activos, otros nombran órdenes de trabajo a demanda como mantenimiento no planificado. Para que la migración vaya bien, debe dedicar tiempo a mapear nombres de campos de su CMMS legado al nuevo sistema. Recomendamos encarecidamente usar los servicios de su nuevo proveedor CMMS para esto. Su nuevo proveedor quiere asegurar que tenga la mejor experiencia con su software, así que debería estar dispuesto y disponible para ayudar. Conecte en una llamada GoToMeeting y revise su extracción, plantee incertidumbres, establezca la mejor forma de definirlas y proceda con la migración.

Guía 4: Importe Datos al Nuevo Software CMMS

Muchos programas de software de mantenimiento tienen asistentes de importación que permiten al cliente subir grandes cantidades de datos sin pasar por el proveedor. Es una gran herramienta si simplemente importa equipos, activos, listas de repuestos desde archivos Excel. Pero si migra años de datos de un software de mantenimiento antiguo y tiene mucho historial, mucho puede salir mal y complicarse. Cuando hay mucho historial, es mejor obtener ayuda del equipo de integración de datos del proveedor. Una migración suave es clave para el éxito de su nuevo software CMMS.

Consulte con su nuevo proveedor CMMS al hacer la importación. Si sus procesos de mantenimiento son muy únicos, el nuevo proveedor puede tener que escribir un script personalizado para realizar la importación. Si es así, averigüe qué implica y puede haber cargos. Asegúrese de tener espacio en su presupuesto para esto. El proveedor debería ser transparente sobre costos y avisarle de tarifas adicionales. Lea nuestra publicación sobre factores que afectan la configuración para saber más.

Guía 5: Pruebas QA

Una vez que los datos se han importado al nuevo programa de gestión de mantenimiento, asegúrese de hacer pruebas QA exhaustivas. Haga que un par de usuarios avanzados revisen el sistema y verifiquen que todo se ve bien. Dependiendo de cuántos datos se migraron, probablemente necesitará un plan de pruebas QA bien preparado con antelación. Cosas a probar: nombres de campos coinciden y tienen sentido, historial de mantenimiento disponible y correcto, listas de equipos, activos y repuestos son sólidas. Preste atención al historial de mantenimiento si se migró. Ejecute numerosas consultas y asegúrese de que los resultados coincidan con sus informes más recientes. Como los nombres de campos pueden haber cambiado en el nuevo CMMS, los datos deben referenciarse cruzadamente con los nombres de campos del sistema antiguo. Si se detectan errores, preséntelos al equipo de integración del proveedor y resuélvalos. Si trabaja con un equipo servicial, la ida y vuelta se puede mantener al mínimo.

Guía 6: Implemente

Una vez que la migración pase las pruebas QA, está listo para capacitarse e implementar el nuevo software CMMS. Asegúrese de aprovechar todas las oportunidades de capacitación que su proveedor ofrezca. Tener todos los usuarios bien capacitados es una de las mejores formas de prepararse para el éxito. Muchos proveedores ofrecen capacitación por videoconferencia y soporte técnico sin cargo y algunos tienen seminarios web regulares. Entienda qué está disponible e informe a su equipo de mantenimiento sobre estos recursos útiles.

¿Cuánto Cuesta la Migración de Datos?

No hay respuesta simple. El costo realmente depende de la cantidad de datos y el formato. Si está reformateando e importando 15 años de datos, definitivamente debe dejar espacio en su presupuesto para la migración de datos CMMS. Los proveedores serán directos sobre costos esperados. Si proporciona una muestra de datos extraídos, les dará buena idea del esfuerzo involucrado en reconfigurar e importar. Recuerde, las empresas CMMS tienen profesionales y especialistas en integración que hacen este trabajo día tras día. ¡No sea tímido! Asegúrese de hacer las preguntas correctas, pero prepárese para algunas tarifas de migración.

Seguir estas 6 guías simples es una forma segura de poner su cuenta CMMS en marcha rápidamente con datos heredados precisos.

Para más información sobre migración de datos y servicios de configuración CMMS, contacte info@hippocmms.com!

¡Feliz migración!