9 Razones Clave por las que los Gerentes de Instalaciones Cambian de Hojas de Cálculo a GMAO

La forma en que las empresas hacen negocios ha cambiado drásticamente en años recientes. La tecnología informática es la principal responsable del aumento de eficiencia en recursos, materiales y tiempos. A finales de los 70, el software de hojas de cálculo surgió como una mejora monumental frente al enfoque tradicional de lápiz y papel para contabilidad y gestión de inventario. Sin embargo, con el tiempo estos paquetes han tenido dificultad para seguir el ritmo de la evolución continua de nuevas tecnologías que no solo han cambiado la gestión de instalaciones y procesos de producción, sino también transformado cómo las empresas comunican y entregan productos y servicios a usuarios finales. Dados estos factores y su relación específica con la gestión de instalaciones, no es sorprendente que un número creciente de empresas en todos los sectores reconsideren el uso de hojas de cálculo y se orienten hacia sistemas de Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO); paquetes de software altamente sofisticados que en cualquier momento pueden proporcionar al usuario una visión general de la operación de una instalación o el estado de un equipo individual.

Para entender mejor por qué las hojas de cálculo ya no son la herramienta preferida de los gerentes de instalaciones, es importante conocer sus capacidades. Una hoja de cálculo puede crearse manualmente en papel o usando un programa como Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Permite capturar, mostrar y manipular datos organizados en filas y columnas. Independientemente del formato, generalmente está diseñada para datos numéricos y cadenas de texto cortas, y mostrar relaciones de datos gráficamente. Sin embargo, las hojas de cálculo generalmente no ofrecen la capacidad de estructurar y etiquetar elementos de datos tan exhaustivamente como una base de datos y usualmente no permiten consultar la base de datos. Son de bajo coste y ideales para organizar información básica en gráficos y listas simples, pero no para tareas complejas como gestión de activos y planificación.

En comparación, los sistemas GMAO actuales son mucho más robustos y ofrecen a las empresas la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente qué activos requieren mantenimiento preventivo o reparaciones. Revisando datos operativos, los GMAO son ideales para hacer proyecciones empresariales. Innovaciones recientes incluyen interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad desde dispositivos móviles y funcionalidad sin papel que aumentan la facilidad de uso. Dados estos factores, los programas de software de gestión de mantenimiento están reemplazando a paquetes de hojas de cálculo que carecen del alcance, potencia y eficiencia de los sistemas de gestión de mantenimiento.

A continuación, nueve beneficios del GMAO que pueden aprovecharse para optimizar beneficios y productividad:

1. Fiabilidad de los datos de instalaciones

Una investigación publicada en 2006 en Information and Software Technology reportó que las hojas de cálculo electrónicas están sujetas a errores, encontrados en el 88% de las revisadas. Errores de tecleo, celdas asignadas incorrectamente, rangos de datos erróneos y errores de fórmula son algunas fuentes. Como consecuencia, los errores pueden sesgar resultados y afectar adversamente las operaciones. El formato de entrada de datos y comprobaciones de precisión del GMAO reducen la posibilidad de tales errores.

2. Los errores a menudo pasan desapercibidos hasta que es demasiado tarde

Las hojas de cálculo dependen de que los usuarios seleccionen las fórmulas apropiadas para analizar sus datos. Incluso cuando los datos son precisos, si se selecciona la fórmula incorrecta, los resultados serán erróneos. Cuando estos errores no se descubren inmediatamente, las consecuencias pueden ser costosas. Los GMAO eliminan este riesgo con fórmulas analíticas preprogramadas.

3. Beneficios de ahorro de tiempo

La entrada de datos en hojas de cálculo consume tanto tiempo que muchas empresas contratan empleados de baja cualificación para hacerlo. Dada la propensión a errores ya señalada, tener empleados no formados gestionando esta tarea importante es arriesgado. Las plataformas de software de gestión de mantenimiento facilitan la entrada de datos y restringen el acceso mediante permisos de usuario. Esta función limita lo que los usuarios pueden cambiar y protege contra errores.

4. Las hojas de cálculo solo proporcionan una vista limitada de las relaciones de datos

Con considerable experiencia técnica y tiempo, las hojas de cálculo pueden programarse para analizar datos en un alcance muy estrecho. Sin embargo, no pueden proporcionar análisis de seguimiento de activos, inventario y otras tareas de mantenimiento y flujo de trabajo como programación de mantenimiento preventivo. Los GMAO tienen estas capacidades, y con informes integrados, facilitan obtener información instantánea sobre historial de activos, piezas, mano de obra; todo sin formación técnica especializada.

5. Automatiza y simplifica los informes de mantenimiento de instalaciones

Aunque es posible generar informes en hojas de cálculo, no son los más fáciles de crear comparados con los GMAO. Ya sean gráficos circulares, diagramas de dispersión o barras, los informes de hojas de cálculo no son tan visualmente atractivos ni están disponibles instantáneamente. Como los usuarios quieren información en tiempo real y al alcance, el software de gestión de mantenimiento (también conocido como software de gestión de instalaciones) lo hace con un clic o toque en tableta, sin introducir fórmulas como en programas de hojas de cálculo.

6. Proporciona información detallada sobre métricas importantes de gestión de instalaciones

Los GMAO están diseñados específicamente para gestión de instalaciones. Las hojas de cálculo no lo están —al menos no sin programación sofisticada. El software de mantenimiento puede proporcionar una variedad de métricas relacionadas con el funcionamiento de una empresa sin necesidad de habilidades de programación especializadas. Por ejemplo, los GMAO pueden producir en tiempo real: MTTR (tiempo medio entre reparaciones); MTBF (tiempo medio entre fallos); MTTR (tiempo medio de reparación).

7. Integración con otro software y aplicaciones de instalaciones

Un gran atractivo del software de mantenimiento de instalaciones es su capacidad para interactuar con otros software como email, software contable, sistemas ERP, Active Directory y más. Las hojas de cálculo no tienen estas capacidades. Estas innovaciones recientes del GMAO amplían su efectividad y aportan beneficios adicionales de ahorro de tiempo para gerentes de instalaciones.

8. Programación de mantenimiento preventivo

Un software de mantenimiento preventivo (MP) es central para la eficiencia de una empresa ya que ayuda a gestionar toda la instalación. Sin embargo, realizar PMs en una gama de equipos no es fácil, especialmente para operaciones grandes. A menudo, un PM en una sola pieza implica múltiples tareas o pasos. Las hojas de cálculo son particularmente limitadas aquí porque no pueden crear protocolos de mantenimiento programado ni enviar notificaciones o recordatorios. Poder programar PMs es lo que hace a los GMAO tan atractivos para gerentes de instalaciones: proporcionan lista de verificación de todas las tareas en cada equipo, crean programas rutinarios, envían notificaciones y recordatorios y generan informes. Realizar PMs programados significa menos fallos inesperados y tiempos de inactividad más cortos.

9. Mejora el funcionamiento general de la instalación

Hay muchos aspectos de cualquier empresa que están más allá de las capacidades de programas de hojas de cálculo estándar. Estos incluyen monitorizar utilización de mano de obra, crear órdenes de trabajo y enviar pedidos de suministros y piezas. Considerados en conjunto, el software de mantenimiento ayuda a los gerentes a tomar decisiones informadas sobre asignación de técnicos, mejores momentos para programar mantenimiento rutinario y reemplazo de equipos.

Hoy, empresas en una amplia gama de sectores se enfrentan al desafío de encontrar las formas más eficientes y efectivas de crecer y ser rentables. En un momento, las hojas de cálculo fueron una excelente solución de bajo coste para gerentes de instalaciones. Sin embargo, para grandes organizaciones, mantener un programa de hojas de cálculo con cientos o miles de puntos de datos es irreal. A medida que los activos y servicios de una organización crecen y evolucionan en un entorno rápido y desafiante, se vuelve logísticamente difícil mantener la información actualizada en una hoja de cálculo y, en particular, producir informes completos necesarios para la toma de decisiones informada. El software GMAO es la respuesta a este problema, y por eso atraen a un número creciente de organizaciones que han superado a las hojas de cálculo.