Elegir el GMAO Adecuado: Web vs On-Premise – Ventajas, Desventajas y Guía de Decisión

En años recientes, las empresas han sido desafiadas a seguir el ritmo de demandas industriales y económicas. Para mantener su ventaja competitiva, deben encontrar formas de aumentar productividad y eficiencia siendo conscientes de los costes. El Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) es una solución cada vez más elegida por empresas de una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos.

El mercado de GMAO también mantiene el ritmo creciendo en número de proveedores y líneas de producto. Para quienes son nuevos en sistemas de gestión de mantenimiento, se describen mejor como programas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos para proporcionar en cualquier momento una visión general de la operación de una instalación o el estado de un equipo individual. En funcionalidad, los GMAO ofrecen rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente qué activos requieren mantenimiento predictivo y preventivo. Las diferencias entre sistemas se relacionan generalmente con características, robustez, facilidad de uso, opciones de configuración, soporte y coste.

Aunque hay considerable solapamiento en productos GMAO disponibles, un diferenciador clave destaca: la forma en que el software se despliega; algunos son "basados en la nube" mientras que otros son "on-premise" (instalados localmente).

En términos sencillos, los sistemas basados en la nube, a veces llamados web-based, dependen del proveedor para alojar la base de datos del cliente en el servidor del proveedor, haciendo la aplicación accesible vía Internet, mientras que los sistemas on-premise requieren que la empresa aloje sus datos in situ, en su propio hardware.

Los primeros dependen del proveedor para mantener el sistema; los segundos, del mantenimiento del software y hardware por el departamento de TI interno. Al decidir entre GMAO on-premise vs web-based, se deben considerar los siguientes pros y contras:

1. Seguridad

La seguridad de cualquier sistema depende en gran medida de la integridad de las medidas de seguridad y de lo consistentemente que las siga el usuario final. Los sistemas basados en la nube tienen encriptación de datos sofisticada que se actualiza rutinariamente. Los proveedores de GMAO con despliegue web-based hacen grandes esfuerzos para garantizar que los datos de sus clientes estén seguros y el tiempo de inactividad sea mínimo. Esto se hace usando centros de datos de terceros como Rackspace, Amazon Web Services o Microsoft Azure. Proveedores responsables con despliegue en la nube también realizan pruebas frecuentes de vulnerabilidad y penetración para asegurar que los datos no se vean comprometidos ni sean accesibles por otros. Los sistemas on-premise pueden ser menos vulnerables a amenazas globales de hacking, pero dependen exclusivamente del software de seguridad seleccionado por la empresa, las habilidades del personal de TI interno y la vigilancia de los usuarios. Con sistemas en la nube, el mantenimiento de seguridad, firewalls, actualizaciones, parches y antivirus los proporciona el proveedor; los sistemas on-premise requieren gestión manual de estos aspectos.

2. Accesibilidad

Los sistemas on-premise requieren que el software se instale y configure en la red de la empresa y solo se puede acceder desde la instalación. Esto limita las operaciones de gestión de mantenimiento a la instalación física durante el horario laboral. Por otro lado, los GMAO basados en la nube se pueden acceder desde cualquier ordenador o dispositivo conectado a Internet.

3. Acceso Móvil

Uno de los beneficios más atractivos de los GMAO basados en la nube es su capacidad para interactuar con otros dispositivos como tabletas y móviles, así como herramientas plug-in de cámara y escáner. Considerados en conjunto, estosfeatures añaden valor al sistema de mantenimiento porque amplían sus capacidades y permiten que el trabajo de gestión se realice en campo. El acceso móvil ha permitido a los técnicos acceder a su GMAO mientras reparan o realizan tareas de mantenimiento preventivo en equipos, en lugar de trabajar desde papel y actualizar el software desde un ordenador. Se ganan enormes eficiencias si se usa eficazmente.

4. Costes del GMAO

Al hacer cualquier compra importante, el coste pesa mucho en la decisión. Conocer los costes iniciales y continuos de un sistema GMAO es crítico, especialmente al decidir entre plataformas on-premise y basadas en la nube. Empezando por costes iniciales, las plataformas on-premise tienden a costar tres veces la tarifa de licencia anual de los sistemas web-based. Sin embargo, este coste es un pago único sin cuotas adicionales. Por otro lado, el coste inicial de un sistema en la nube es menor pero a largo plazo, los costes asociados a cuotas de licencia son mayores (ej. cuota anual de suscripción/licencia estimada en $1500 al año para un departamento de mantenimiento pequeño). En costes asociados y/o continuos, las plataformas on-premise requieren hardware, firewalls, antivirus y un técnico de TI que mantenga y gestione todos los aspectos: instalación, entrada de datos, actualizaciones, seguridad y formación. Los GMAO basados en la nube no requieren estos costes añadidos, ya que los soportes del sistema —actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad, soporte técnico y tutoriales para entrada de datos interna y onboarding de personal— están incluidos en las cuotas anuales (excepto auditorías de inventario in situ y onboarding de personal). Mientras los sistemas on-premise ofrecen autonomía total para compradores de GMAO, los basados en la nube dependen de una relación continua con el proveedor para preservar la disponibilidad de datos.

5. Comodidad

El principal beneficio de los GMAO on-premise es que ofrecen a las empresas control total y personalización de sus sistemas. Estas características pueden ser importantes para empresas en cambio, en curva de crecimiento o que no encajan en los parámetros de los sistemas basados en la nube. Por otro lado, los sistemas basados en la nube son conocidos por ser fáciles de usar, sin requerir experiencia técnica más allá de hacer clic con el ratón o tocar la pantalla para que los empleados los usen.

Las empresas que buscan comprar software de mantenimiento deben investigar cuidadosamente proveedores y productos GMAO, y evaluarlos según sus necesidades, objetivos empresariales, recursos de personal y presupuesto. Aunque la tendencia es hacia GMAO web-based, esto no significa que las plataformas on-premise sean menos viables. Tener la opción de plataformas simplemente proporciona más alternativas para elegir.