Inventario gestionado por proveedor: Perspectivas de expertos sobre beneficios, desafíos y mejores prácticas

¿Cuáles son las mejores prácticas para comenzar con un sistema de inventario gestionado por proveedor? Dos expertos opinan sobre los pros y los contras y ofrecen ideas sobre cómo hacerlo funcionar eficazmente.

El torno CNC que cuesta más que algunas casas está inactivo porque, minutos después del segundo turno, el taller se quedó sin machos de 1/4-20. Plaquitas de carburo que no se han usado en años acumulan polvo en algún estante olvidado en el criadero de herramientas. La persona de compras decide ahorrar unos dólares eligiendo una fresa de marca blanca que anuncia un rendimiento igual pero no cumple. Los maquinistas esconden barras de mandrinar y taladros en sus cajas de herramientas porque temen quedarse sin ellos, mientras el taller paga para expedir esas mismas herramientas.

¿Todo esto le suena familiar? Estos son solo algunos de los desafíos cotidianos que enfrentan los fabricantes de todos los tamaños. Añada a esto el gasto de conteos cíclicos rutinarios, la molestia de evaluaciones anuales de proveedores, obsolescencia y tarifas de flete, tiempo perdido, desperdicio e incluso robo, y está claro que la gestión del criadero de herramientas y suministros es una tarea engorrosa, a menudo costosa.

¿No hay una mejor manera?

Resulta que sí la hay: inventario gestionado por proveedor, o VMI, y aunque quizás no esté listo para entregar la responsabilidad de mantener el criadero de herramientas y estantes de suministro abastecidos a un proveedor externo, el VMI es bastante posiblemente el mejor paso que cualquier empresa puede dar hacia operaciones de trabajo de metales más eficientes.

Así lo dice John Smalley, Director Senior de Estrategia de Soluciones e Innovación de MSC, y Chad G. Himmelman, Director de Soluciones de Campo. Ambos obviamente querrían proporcionar soluciones VMI a su taller. Sin embargo, ambos también le dirán que, dejando de lado la elección de socio y sistema VMI, lo más importante es que los talleres obtengan una comprensión clara de los beneficios y trampas de esta iniciativa de cadena de suministro, y lo hagan antes de saltar a la piscina del VMI.

Aquí hay algunas de las preguntas que una empresa de fabricación típica podría tener al evaluar los beneficios y desafíos del VMI, junto con respuestas de estos dos expertos en gestión de cadena de suministro:

P: ¿Por qué las empresas usan VMI?

R: Los programas de inventario gestionado por proveedor transfieren el costo y la responsabilidad de gestionar consumibles clave y artículos molestos a un socio de confianza. También consolidan el gasto en un solo proveedor, automatizan el proceso de compra-pago y reducen el costo laboral de recepción y almacenamiento. Dicho esto, el cliente siempre mantiene el control sobre qué artículos se incluyen en el acuerdo, así como con qué frecuencia y cuánto se repone. El resultado final es una mayor eficiencia y la eliminación de faltantes de stock, obsolescencia y desperdicio.

P: ¿Cómo funciona el inventario gestionado por proveedor?

R: Eso depende del acuerdo y las necesidades del cliente. El inventario gestionado por proveedor podría ser exactamente como su nombre describe: un enfoque automatizado, casi sin intervención, que libera al fabricante de la carga y el gasto asociados con la gestión del criadero de herramientas y suministros. Pero también puede ser más manual en naturaleza, con el usuario final micromanageando el escaneo, la aprobación de órdenes de compra y la planificación de la demanda.

P: ¿Para qué tipo de instalaciones es más adecuado?

R: Todos los fabricantes pueden beneficiarse de tener un programa de inventario gestionado por proveedor, siempre que se haya adaptado a su proceso de adquisición y necesidades de commodities. Un taller de trabajos, por ejemplo, podría elegir aprovechar el VMI a través de una máquina expendedora para sus necesidades de herramientas perecederas, mientras que las empresas de ensamblaje y fabricantes por lotes podrían usar un programa de existencias en contenedores para artículos de suministro de bajo costo y similares. De cualquier manera, tal programa simplifica la cadena de suministro mientras reduce el riesgo y los costos laborales asociados con la gestión tradicional del criadero de herramientas.

P: ¿Qué tipo de piezas y herramientas son adecuadas para VMI?

R: Simplemente, prácticamente cualquier artículo consumible es candidato para VMI. Hay programas tradicionales de existencias en contenedores disponibles para artículos como sujetadores, accesorios, baterías y suministros de seguridad. Cribware o escáneres de código de barras pueden usarse para gestionar suministros de almacén, como productos de limpieza y mantenimiento de instalaciones. Y las máquinas expendedoras a menudo se colocan cerca de celdas de producción y contienen consumibles críticos de trabajo de metales y, más recientemente, equipos de protección personal.

P: ¿Puede ofrecer beneficios cuantificables o casos de éxito?

R: "No estamos en libertad de discutir historias de éxito de clientes individuales, excepto para decir que los beneficios de un programa VMI bien ejecutado afectan todas las áreas de una instalación de fabricación", dice Smalley. "El equipo de compras disfruta de una reducción en las tasas de consumo y un aumento en la visibilidad del uso. Los ahorros de costos operativos se realizan a lo largo del proceso de compra-pago mediante la colocación electrónica de órdenes de compra. También hay reducción de mano de obra debido a la eliminación del conteo cíclico y la reposición manual, junto con mayores rotaciones de inventario resultando en un flujo de caja aumentado."

P: ¿Qué deben saber las personas antes de entrar en un acuerdo VMI?

R: Un programa VMI es un compromiso, no solo con el proveedor en quien ha puesto su confianza, sino también, más importante, un compromiso con el proceso general. Los fabricantes deben darse cuenta de que los ahorros vienen a través de la automatización y la gestión de inventario. Demasiados de ellos quieren un VMI pero no dedican el tiempo necesario para gestionar el cambio de demanda, o más importante, adoptar las eficiencias que vienen con soltar el proceso de pedidos. Después de todo, es un programa de inventario gestionado por proveedor.

P: ¿Errores comunes o trampas al implementar un programa VMI?

R: "Como dije, algunos clientes no logran ceder el control, cuestionando el sistema o insistiendo en colocar órdenes de compra manuales", añade Smalley. "Es como invertir en un auto autónomo y nunca soltar el volante. Además, algunos clientes eligen incluir commodities inapropiados en su programa. Estos podrían ser motores, cajas de cambios, etc., que tienen uso infrecuente, o suministros y materiales que necesitan seguridad adicional y deberían utilizar una configuración de expendedora segura."

P: ¿Necesito invertir en (o alquilar) máquinas expendedoras? ¿Cajas de herramientas electrónicas?

R: "Cada socio VMI es diferente, pero en mi opinión, el proveedor o distribuidor debería suministrar este material como parte de su oferta de soluciones", señala Himmelman. "Hay un costo significativo para tal equipo, sin embargo, por lo que probablemente se le pedirá al cliente que se comprometa con la cantidad de negocio que hará con ese proveedor, para compensar la inversión. De cualquier manera, estas soluciones proporcionan excelente seguridad y visibilidad en tiempo real del inventario disponible, haciendo que el tiempo de inactividad asociado a faltantes de stock sea cosa del pasado."

P: ¿Qué hay del software de gestión de herramientas? ¿No es eso una parte esencial de cualquier sistema VMI?

R: El software de gestión de criadero de herramientas es de hecho un componente de muchas soluciones VMI, pero no es un requisito previo. Teniendo eso en cuenta, muchos de ellos pueden integrarse con el sistema ERP de una empresa, su TMS (software de gestión de herramientas) y software CAD/CAM o compartir información con plataformas EDI como Ariba. Hacerlo agiliza aún más el flujo de datos entre estos diversos sistemas de software y basados en la nube, abriendo la puerta a una mayor sofisticación y visibilidad en general.

P: ¿Algún otro consejo o tema que podríamos haber pasado por alto?

R: El valor de una solución VMI no reside en el equipo o maquinaria, sino en la facilidad con la que una empresa puede gestionar sus niveles de inventario, y con la mayor eficiencia disfrutada por todos los empleados que participan en tal programa. Los asociados de VMI tienen la capacidad de resolver problemas, recomendar oportunidades de optimización y sugerir artículos adicionales para incluir en una solución de inventario gestionado por proveedor. Además, proporciona un enfoque digital para la gestión de inventario, y es una parte importante de cualquier iniciativa de Industria 4.0.

¿Qué dificultades o ventajas ha encontrado al incorporar un sistema de inventario gestionado por proveedor? Comparta sus pensamientos e ideas en los comentarios a continuación.

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