Domine la Gestión de Inventario de Almacén: Estrategias Comprobadas para Eliminar Errores

Por mucho que el mundo empresarial actual se haya digitalizado, hay un tipo común de problema empresarial que no puede resolverse simplemente con una aplicación o alguna nueva solución tecnológica. Ese problema es la gestión de inventario de almacén y la prevención y control de errores de inventario.

Debido a que hay tantos activos físicos, ubicaciones y personas típicamente involucradas en un proceso logístico completo, no es una cuestión de si habrá errores en la gestión de inventario de almacén, sino más bien cuándo. La mejor estrategia implica anticipar y abordar la mayor cantidad posible de problemas de almacén antes de que surjan.

Dado que trabajamos estrechamente con muchas empresas que buscan continuamente optimizar sus procesos logísticos de almacén, queríamos aprender más sobre lo que realmente funciona para prevenir y controlar errores de inventario. Así que contactamos a 20 expertos en gestión de inventario y les pedimos responder a esta pregunta:

"¿Cuál es la acción #1 que las empresas pueden tomar para reducir errores de inventario en almacén?"

Hemos recopilado y compilado sus consejos expertos en esta guía completa para gestionar, prevenir y reducir errores de inventario. Vea lo que dijeron nuestros expertos a continuación:

Conozca a Nuestro Panel de Expertos en Gestión de Inventario de Almacén:

Bruce Hollinger Scott Pridham Cindy Harder Lee Schwartz Gary C. Smith Berrin Sun Curtis Parnell Alejandro Velez Ross Peteresen Pauline Malone

Barney Cohen William Bauer Dave Goldstein Orit Pennington Gavin Parnell Forrest Burnson Bryan Conklin Brandon Levey Brian Sutter Chris Borkert

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Bruce Hollinger

Bruce Hollinger es Fundador y Presidente de WiSys LLC y fue el fundador original de Macola Software en 1982. Después de que Exact Software adquiriera Macola en 2001, Bruce se unió a Inspired Solutions donde pudo trabajar directamente con clientes de Macola y desarrolló una comprensión del tipo de soluciones que necesitaban. En 2004, Bruce fundó WiSys y desarrolló el concepto de Gestión de Almacén en Tiempo Real y ERP para Exact Macola Software.

La forma #1 en que las empresas pueden controlar errores de inventario de almacén es...

Usar un Sistema de Gestión de Almacén (WMS) que se integre con su ERP en tiempo real.

Esto garantiza que los números de inventario estén actualizados y sean precisos en todos los sistemas y mejora todos los aspectos de las operaciones comerciales, incluyendo inventario reducido, mejor servicio al cliente, menos errores de entrada de datos y mejor cumplimiento.

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Scott Pridham

Scott Pridham es Gerente de Unidad de Negocio para Fortress Fencing, que opera varios almacenes de suministros de cercas en Australia.

La #1 cosa que las empresas deben tener en cuenta para reducir errores de inventario de almacén es...

Ubicación, ubicación, ubicación.

Asegúrese de que haya un procedimiento para cada vez que un producto se mueve de una ubicación a otra, y asegúrese de que todos sus empleados conozcan la ubicación correcta para cada artículo. Al hacer esto, evitará la pérdida de inventario y reducirá el tiempo requerido para procesamiento y cumplimiento. Algunas formas de hacerlo: asegúrese de que todos estén capacitados en cómo usar el sistema de inventario. Realice sesiones de intercambio de conocimientos donde los empleados se muestren entre sí dónde encontrar artículos en el almacén y el lugar adecuado para reabastecerlos.

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Cindy Harder

Cindy Harder es Directora de Visual Data Group, una firma que ayuda a las empresas a resolver grandes problemas con grandes conjuntos de datos. A lo largo de su carrera de más de 20 años, Cindy ha tenido amplia experiencia en Marketing, Distribución Mayorista y Minorista, Cadena de Suministro, y en el desarrollo de procesos de Planificación de Ventas y Operaciones. Está especialmente familiarizada con la industria de Productos de Consumo donde ha participado en todos los aspectos de la cadena de suministro, desde Planificación de Demanda hasta Distribución de Almacén.

Mi consejo para empresas que quieren reducir errores de inventario es...

Dos palabras: error humano.

Es común que las personas en el muelle de recepción, seleccionadores y empaquetadores, y quienes envían los productos coloquen mal el inventario. Las empresas deben incluir la capacitación como parte de los procesos de contratación para ilustrar la importancia del manejo adecuado del inventario. Independientemente del trabajo para el que se contrate a un individuo, deben ser capacitados en todas las facetas del almacén, las herramientas utilizadas para gestionar el inventario y que los errores de inventario son su responsabilidad.

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Lee Schwartz

Lee Schwartz es Principal y Fundador de Schwartz Profitability Group y durante más de 14 años ha estado resolviendo cuellos de botella operativos para empresas de manufactura y distribución, ahorrándoles tiempo y dinero, y mejorando sus resultados. Antes de lanzar su práctica de consultoría, Lee pasó más de 20 años en el mundo corporativo, muchos en puestos de alta dirección como CEO y Presidente. Lee también es colaborador habitual y blogger en Industry Week, MDM (Modern Distribution Management), y The Aerospace and Defense Forum.

Hay tantas causas de inventario incorrecto... errores de entrada, robo, mal manejo, falta de procedimientos, incumplimiento de procesos... sin embargo, creo que si tuviera que elegir una causa para errores de inventario, podría describirse por...

El acrónimo GIGO. Basura entra. Basura sale.

Tantas veces he trabajado con clientes cuyos datos son simplemente defectuosos. Corregir los datos corrigió las inexactitudes. Otras veces es la forma en que se usan las plataformas de software ERP, WMS u otros de seguimiento de inventario... o no. Se saltan pasos. Los pedidos no se ingresan correctamente.

Otras veces es la forma en que se maneja el inventario en el almacén. El producto se mueve de una ubicación a otra, pero el movimiento no se ingresó correctamente en el sistema. ¿Dónde está el inventario? Donde solía estar.

Si hay una segunda causa cercana, es la falta de procedimientos o la falta de seguir adecuadamente los procesos existentes. El fallo en cualquiera de los casos tenderá a llevar a datos de inventario erróneos.

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Gary C. Smith

Gary C. Smith es Presidente de NAEIR (Asociación Nacional para el Intercambio de Recursos Industriales). Desde su fundación en 1977, ha recopilado y redistribuido más de 3 mil millones de dólares en suministros y equipos nuevos donados. Más de 7.000 corporaciones en Estados Unidos han donado mercancía a NAEIR para apoyar escuelas, organizaciones sin fines de lucro y organizaciones benéficas, mientras aprovechan deducciones fiscales y reducen costos de almacenamiento.

La #1 cosa que las empresas deben hacer para gestionar errores de almacén es...

Deshacerse del inventario no deseado.

Donarlo a una organización sin fines de lucro de regalos en especie para obtener un beneficio fiscal, liberar el almacén Y ayudar a otros.

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Berrin Sun

Berrin Sun lidera Marketing de Producto en Ragic, Inc, una base de datos en la nube flexible para empresas que ayuda a los clientes a crear sus propias bases de datos en todas partes con una UI intuitiva estilo hoja de cálculo, y que no requiere habilidades de codificación.

Nuestros clientes construyen aplicaciones de seguimiento de inventario en Ragic, y puedo decir que el #1 consejo para controlar errores en inventario de almacén es...

Tener una buena base de datos en segundo plano.

Muchas empresas de almacenamiento y logística confiesan que lo tienen todo en Excel, lo cual se les ha ido de las manos ya que no pueden controlar el inventario, compras y ventas en una sola hoja de cálculo.

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Curtis Parnell

Curtis Parnell es Gerente de División para North Shore Steel, una compañía North Shore Supply. Gestiona y supervisa todos los aspectos de operaciones comerciales para la división Rack Express de productos de almacenamiento de almacén. Curtis aporta más de 25 años de experiencia práctica en la industria de manejo de materiales y almacenamiento.

La #1 cosa que las empresas pueden hacer para gestionar errores de inventario de almacén es...

Incorporar un software de seguimiento si no se utiliza ya.

El tiempo dedicado a contar, seleccionar, empacar y mover cada envío a través del sistema de manejo también debe rastrearse. Un almacén debe diseñarse de manera que reduzca el tiempo dedicado a agacharse, recoger, caminar de una estación a otra, etc. Mantenga los artículos clave a la altura de la cintura y al alcance fácil.

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Alejandro Velez

Alejandro Velez es Fundador de Imagetoner.com, un minorista de cartuchos de tóner para impresoras láser, suministros de oficina ecológicos y papelería ecológica.

La #1 cosa que las empresas pueden hacer para reducir errores de inventario de almacén y puede ahorrar a su negocio toneladas de dinero es...

Capacitar a sus empleados de almacén para asegurarse de que entiendan cómo funciona su empresa y qué tipo de productos vende la empresa.

Los empleados de almacén no son robots, dada la información correcta pueden tomar decisiones informadas y corregir errores por adelantado. Por ejemplo, vendemos juegos de cartuchos de tóner, muchas veces los clientes hacen pedidos con referencias mixtas que se detectan a nivel de almacén antes de ser enviados, ahorrándonos cientos de dólares.

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Ross Peteresen

Ross Peteresen es CEO de Blitsy, un sitio de comercio electrónico de venta por tiempo y cantidad limitados en la industria de artes y manualidades. Después de vender su primera startup a Michaels y ser incorporado internamente por la empresa, Ross se frustró por el hecho de que el gran perro de la industria vendía exactamente cero productos en línea, confiando solo en tiendas físicas para generar $4.6 mil millones solo el año pasado. Como un asombroso mercado de $30 mil millones con más de 60 millones de artesanos solo en EE. UU., Ross sabía que había un enorme potencial sin explotar para capturar compradores en línea en todo el mundo. En 2011, Ross, su hermano gemelo Ryan y su hermana Katy lanzaron Blitsy, que facilita encontrar y recibir ofertas que se entregan en su puerta.

La #1 cosa que las empresas pueden hacer para controlar errores de inventario de almacén es...

Construir tecnología propietaria y equipar a sus empleados de almacén con una aplicación que tenga en cuenta todos los escenarios únicos de su empresa para reducir errores de inventario.

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Pauline Malone

Pauline Malone es VP de Adquisiciones para Klein Steel Service Inc., un centro de servicios de metales. Ha estado en gestión de adquisiciones/cadena de suministro por más de 30 años y sirve como presidenta del Instituto de Gestión de Suministros (Foro NY/NJ) y en la junta de la Asociación Nacional de Gestión de Compras (Rochester).

Para mantener inventario preciso y reducir errores, debe comenzar con...

Una estrategia de ubicación.

Establezca una única ubicación para cada SKU y limite excepciones. En el negocio del acero, esto equivale a mínimos "estantes de caída" (es decir, ubicaciones que albergan los remanentes de metal que ha sido cortado/enviado). Para garantizar precisión, un enfoque en conteos cíclicos y adherencia a un proceso riguroso de conteo cíclico son críticos, junto con un equipo de control de inventario que no reporte a operaciones.

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Barney Cohen

Barney Cohen es Presidente de Business 360 Northwest, una empresa de consultoría empresarial basada en Seattle, Washington, con más de 40 años de experiencia en iniciar y operar negocios. Desde una sola tienda de discos, construyó uno de los mayores mayoristas de música pregrabada en el mundo. Una vez que Valley Media alcanzó $900 millones en ventas, decidió hacer pública la empresa. Ahora ayuda a pequeñas y medianas empresas a gestionar su crecimiento y llevar sus empresas al siguiente nivel. Imparte una clase de puesta a punto empresarial, facilita retiros, talleres y juntas asesoras, y hace consultoría empresarial.

Como propietario y operador de uno de los mayores distribuidores mayoristas de música pregrabada en el mundo, tener suficiente inventario correcto era la columna vertebral de mi negocio. Llevábamos cientos de miles de títulos y vendíamos a más de 10.000 clientes. Si usa un sistema de inventario perpetuo —uno que cuenta inventario entrante y saliente y asigna ubicaciones para sus productos— mi consejo número uno es...

Verificar visualmente cada ubicación que haya llegado a cero en la computadora. Si no lo hace, corre el riesgo de poner nuevo inventario en una ubicación ocupada.

Si no usa un sistema de inventario perpetuo, puede eliminar errores mediante una buena organización y colocación. Primero, asegúrese de que haya suficiente espacio para almacenar cada artículo. Segundo, etiquete cada ubicación claramente con tanto el nombre del producto como el número de código de barras. Y tercero, almacene el inventario a una altura donde los seleccionadores no tengan que trepar o agacharse.

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William Bauer

William Bauer es Director Gerente de Royce Leather, un minorista estadounidense con sede en Nueva York de productos de cuero fino incluyendo billeteras, estuches para pasaportes, maletines, portablock y otros accesorios.

La #1 cosa que las empresas pueden hacer para reducir errores de inventario de almacén, que puede parecer obvio pero es súper efectivo en nuestros almacenes, es...

Hacer señales y etiquetas para dirigir a su personal a través de su almacén y ayudarles a encontrar el inventario rápido y fácil, e idealmente, sin tener que molestar continuamente a los supervisores pidiendo direcciones.

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Dave Goldstein

Dave Goldstein es Gerente de Almacén en eComfort.com, un minorista en línea premier para equipos de calefacción y refrigeración y suministros de mejora del hogar. Utilizando más de 20 años de experiencia en almacén, incluyendo 12 en gestión, Dave ha llevado el almacén de eComfort.com a nuevas alturas. Ya sea selección, recepción, procesamiento de devoluciones, o mantener todo nuestro stock organizado, la empresa ha podido contar con Dave para asegurar que sus pedidos se cumplan rápidamente, con precisión y seguridad.

Lo más importante que las empresas pueden hacer para reducir errores de inventario es...

Verificar dos veces los envíos.

Primero, asegúrese de que lo que recibe es lo que le dicen que recibió. Verificar albaranes y artículos para errores elimina una gran cantidad de problemas de inventario. También es importante asegurarse de que lo que envía coincida con los pedidos realizados, porque el inventario faltante puede aparecer la próxima vez que alguien haga un pedido.

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Orit Pennington

Orit Pennington es Co-propietaria de TPGTEX Label Solutions, Inc., una empresa de software de etiquetado. La Sra. Pennington ha estado trabajando con empresas grandes y pequeñas para ayudar a optimizar procesos en el almacén durante muchos años, encontrando soluciones simples a grandes problemas.

Lo número uno que las empresas pueden hacer para controlar errores de inventario es...

Etiquetar correctamente sus activos y sus ubicaciones.

La mayoría de los errores ocurren cuando los artículos se reciben en un almacén pero no se colocan en la ubicación correcta de estante o contenedor. Estos artículos aparecen en el inventario, pero cuando se seleccionan pedidos y estos artículos no están en sus ubicaciones, se crea una cadena de problemas para el almacén y el departamento de contabilidad. 1ro el pedido de venta puede no enviarse — ya que tiene un pedido pendiente, 2do el inventario se ajustará en los libros para reflejar el inventario ahora "faltante" y 3ro cuando el pedido finalmente se envíe, generalmente será urgente (con envío exprés — lo cual es muy costoso). La mayoría de estos errores pueden prevenirse si los artículos se etiquetan con un código de barras (tanto del SKU como del UPC) y un nombre legible por humanos cuando llegan por primera vez al almacén. Todas las ubicaciones dentro del almacén deben estar claramente marcadas por pasillo, estante y área del estante. Al usar contenedores para artículos pequeños, una etiqueta de contenedor con la misma información así como una imagen del artículo puede reducir errores.

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Gavin Parnell

Gavin Parnell es Director en Go Supply Chain Consulting Limited, una firma de consultores logísticos enfocada en resultados basada en el Reino Unido y trabajando internacionalmente. Tiene cerca de 20 años de experiencia mejorando cadenas de suministro complejas a través de múltiples sectores industriales y países.

La cosa número uno que las empresas pueden hacer para gestionar y controlar sus errores de inventario de almacén es...

Registrar correctamente las mercancías al recibirlas.

Los problemas que se presentan como errores de selección, o se descubren durante conteos de stock, a menudo son el resultado de errores en la recepción de mercancías. Para prevenir estos errores, asegúrese de que todos los productos y ubicaciones de almacén estén claramente identificados. El etiquetado con código de barras en productos y ubicaciones (si no tiene estanterías puede pegar etiquetas laminadas al suelo) es la mejor opción en la mayoría de los casos. Escanee tanto el producto como la ubicación al ubicar para prevenir errores. Almacene solo un código de producto por ubicación en cualquier momento. Hoy en día hay una amplia gama de Sistemas de Gestión de Almacén (WMS) disponibles para todos los presupuestos, así que no hay excusa para procesos deficientes.

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Forrest Burnson

Forrest Burnson es Asociado de Investigación de Mercado en Software Advice, una firma que evalúa y recomienda software de gestión de inventario, donde cubre los mercados de construcción, gestión de inventario y cadena de suministro. Antes de unirse a Software Advice, fue escritor e investigador para Global Water Intelligence. También ha escrito para varios otros medios, incluyendo Texas Tribune, Austin Business Journal, Market News International y Austin American-Statesman.

Lo mejor que una empresa puede hacer para eliminar errores en su almacén es...

Invertir en un software de gestión de inventario, que se integre con hardware de código de barras y software de punto de venta. Rastrea lo que tienes, cuánto tienes, dónde está en el almacén o tienda, y cuándo se vende.

El beneficio principal es que esto ahorra a los propietarios de negocios una cantidad considerable de tiempo al no tener que ingresar manualmente esta información cada vez que un artículo entra o sale del almacén. Además, el software de gestión de inventario también puede ayudar a mantener los niveles de inventario correctos usando datos de ventas históricas para proyectar ventas futuras.

Si un propietario de negocio realiza conteos cíclicos regulares de inventario con su software, y toma nota de discrepancias, pueden comenzar a surgir patrones si hay un problema, lo que puede llevar a una investigación más exhaustiva. Aprovechar un sistema como este no solo reduce errores, también actúa como disuasorio para el robo — si los empleados saben que el propietario o gerente hace conteos cíclicos y auditorías regulares, podrían ser menos propensos a robar. Esto, a su vez, ayudará a las empresas a mantenerse rentables, ya que el robo de empleados representa el 44% de toda la merma de inventario.

Usar software de gestión de inventario solo no evitará el robo, pero dará al propietario del negocio mejor información e inteligencia sobre las operaciones diarias de su negocio, y puede señalarles la dirección correcta si algo va mal. Tiene que tomar un enfoque holístico para prevenir el robo de empleados: al final del día, se reduce a contratar a las personas correctas, rastrear todo, estar organizado, usar disuasorios tecnológicos como sensores magnéticos y cámaras de seguridad cuando sea necesario, y aprovechar el poder del software y otras tecnologías para hacer los procesos empresariales más fáciles y menos consumidores de tiempo.

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Bryan Conklin

Bryan Conklin es Fundador y CEO de Zylo, una firma de diseño que se especializa en creación de aplicaciones y consultoría en plataformas de escritorio y móviles.

Mi consejo para empresas que quieren reducir errores de inventario de almacén es...

Regístrese en FBA (Fulfillment by Amazon) y deje que Amazon se ocupe de ello.

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Brandon Levey

Brandon Levey es el creador de Stitch Labs, también conocido como el ThinkerUpper, y escritor del código original que hace funcionar el producto. Tiene un trasfondo diverso que abarca desde microsistemas y seguridad nuclear hasta accesorios para iPhone y moda sostenible.

La clave para reducir errores de inventario de almacén es...

Documentación de Procesos y Organización.

Si está usando algún tipo de tecnología para gestionar y rastrear inventario, como debería, es probable que tenga actualizaciones continuas. Cuando ocurran, asegúrese de dedicar tiempo a educar a su equipo sobre las actualizaciones y cómo afectan las rutinas diarias. Mantener un registro de los procesos actuales hace que el seguimiento y la capacitación sean mucho más fáciles. Optimizar su proceso de selección es clave para desarrollar un sistema más eficiente. Almacene los productos más vendidos cerca del área de envío para evitar una búsqueda que lleve a una desaceleración importante en el cumplimiento, etiquete claramente y mueva los envíos a medida que se reciben.

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Brian Sutter

Brian Sutter es Director de Marketing en Wasp Barcode Technologies, un fabricante de software y soluciones de código de barras. En su rol de liderazgo, Brian establece la dirección estratégica y supervisa la ejecución táctica de los programas de marketing de la empresa.

La forma número 1 de reducir errores de inventario es...

Implementar un sistema de control de inventario (no un sistema de seguimiento manual).

Después de haber comprado artículos, un sistema de control de inventario puede ayudarle a contarlos y gestionarlos con precisión. Obtener visibilidad y control de sus niveles de inventario ayuda a reducir bajas, eliminar agotamientos de stock y disminuir el tiempo dedicado a buscar inventario.

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Chris Borkert

Chris Borkert es Líder de Equipo de Optimización de Negocios en Linium, una firma nacional de consultoría de procesos de negocio e IT dedicada a mejorar el rendimiento empresarial a través de servicios transformacionales y soluciones de software. Con 15 años de experiencia, Chris ha liderado implementaciones de Gestión de Servicios de IT y Gestión de Activos de IT para grandes empresas en diversas industrias.

Lo mejor que las empresas grandes o pequeñas pueden hacer para reducir errores de inventario es...

Tener un proceso y sistema lógico de activos de IT e inventario. Preferiblemente usando software probado que sea potente y flexible. En los últimos años, han salido al mercado algunas herramientas muy buenas, varias de las cuales tienen flujos de trabajo integrados específicos para gestión de inventario. Algunas incluso son basadas en la nube y mucho más avanzadas que los sistemas del pasado.

Por ejemplo, los artículos se escanean con teléfonos inteligentes y tabletas en lugar de los viejos lectores de código de barras. Un sistema potente soportará ambos, sin embargo, y debería ser adaptable. Estas herramientas son muy efectivas para eliminar el error humano, y las empresas no necesitan hacer sus procesos de recepción y transferencia difíciles o complejos para acomodarlos. Permiten posibilidades emocionantes como cumplimiento just-in-time, rastreo de ubicación GPS y entornos multi-proveedor complejos.

Soluciones de Rastreo de Activos de Camcode:

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